Подготовка корпоративного праздника своими силами Рекомендации на основе личного опыта

4024
Подготовка и проведение корпоративного праздника – не такое простое дело, как может показаться на первый взгляд. О том, как сделать торжественное мероприятие радостным и запоминающимся, рассказывает директор по персоналу ООО «Инвестиционная компания “МСК-Инвест”» Е.М. Кравцова. В статье предлагаются практические рекомендации, рассматриваются типичные ошибки при организации мероприятия, прилагается сценарий корпоративного праздника. Полный вариант статьи опубликован в № 6 журнала “Справочник по управлению персоналом”. В этом номере HR-cпециалисты делятся с читателями опытом внедрения методик командной работы, описывают технологии создания коллектива единомышленников в организации, их влияние на успех бизнеса. Авторы статей предлагают эффективные способы решения таких актуальных задач, как повышение доверия в команде, разрешение конфликтов среди сотрудников, делегирование полномочий, создание и корректировка корпоративной культуры. Читатели также узнают, с помощью каких методов укрепляется команда топ-менеджеров в период реорганизации предприятия, можно ли оценить степень сплоченности руководителей компании, какие качества необходимы современному лидеру. Сотрудников кадровых служб наверняка заинтересует опыт внедрения японских бригадных методов работы на Заволжском моторном заводе. Кроме того, читайте в журнале:      – система управления по целям: командная работа или индивидуальный подход;      – западная методика эффективной организации рабочего процесса;      – обзор рынка труда: роль директора по PR в компании;      – обсуждение вопросов лидерства и построения успешной команды в рубрике “Сделано в регионах”;      – новости российских и зарубежных компаний;      – исследования сайта kadrovik.ru;      – case-практикум;      – обзор новых книг по управлению персоналом.

Общие рекомендацииПриятные сюрпризы“Горький” опыт

ООО «Ивестиционная компания “МСК-Инвест”» образовано в 1998 г. Занимается брокерской и дилерской деятельностью на рынке ценных бумаг

Необходимость регулярного проведения корпоративных праздников в наше время признает большинство руководителей компаний как крупных, так и небольших. По мнению топ-менеджеров, подобные мероприятия помогают формировать и поддерживать командный дух организации. Участие работников в общем празднике способствует:
    – сплочению сотрудников разных отделов; 
    – поддержанию положительного имиджа компании;
    – созданию позитивного образа организации у новых работников;
    – устранению враждебности между подразделениями или конкретными сотрудниками.

Помимо общих задач конкретное торжество обязательно должно преследовать локальную цель. Ее лучше связывать не с государственными праздниками и не с юбилеями сотрудников, а с жизнедеятельностью предприятия: днем рождения фирмы, подведением итогов работы за определенный период, успешным завершением крупного проекта, заключением важной сделки и т. п.

Решающее значение для разработки плана вечера имеет его финансирование. Для крупной компании, численность персонала которой превышает 500 человек, выгоднее обратиться в агентство по организации праздников. Перед тем как заказать услуги в такой фирме, желательно побеседовать с их бывшими клиентами и выяснить, насколько им понравился подготовленный вечер.

Нередко организаторам из числа собственных сотрудников выделяется некоторая сумма, исходя из которой они должны спланировать праздник. В этом случае нужно учитывать, что большая часть денег уйдет на продукты и напитки.

Вариантами формы проведения праздника исходя из его повода, бюджета и численности участников могут быть: классическое застолье, бал-маскарад, викторина (по образцу известных телевизионных игр), спортивные игры, КВН, вечер кулинарных секретов и т. п. В соответствии с форматом торжества подбирается и место его проведения – конференц-зал компании, ресторан, теплоход, берег реки или лес, спортивный центр, дом отдыха и т. п. Естественно, на выбор формы и места проведения торжества влияет и время года

Значительная доля средств понадобится для приглашения артистов или музыкантов (если будет принято решение об их участии в мероприятии). При попытке самостоятельно организовать выступление “звезд” на корпоративном торжестве следует помнить, что, во-первых, их агенты охотнее контактируют с посредниками, чем с заказчиками и могут сильно завышать стоимость услуг; во-вторых, расплачиваться придется, скорее всего, наличными.

В бюджете должны быть запланированы и другие расходы: на оформление приглашений, фото- и видеосъемку, изготовление фотографий, материалы для игр и конкурсов и т. п.

Общие рекомендации

Для организации любого корпоративного праздника, независимо от его темы и формата, применимы следующие рекомендации:
    1. Начинать подготовку торжества нужно не менее чем за месяц до назначенной даты. Чем раньше будут написаны и утверждены речь генерального директора, тексты приглашений, развлекательная программа и другое, тем более вероятно, что праздник пройдет с успехом.
    2. Необходимо заранее продумать схему рассаживания гостей, условия пользования гардеробом и другими общими помещениями.
    3. Лучше, если игры последуют блоком – одна за другой, причем их должно быть не более четырех, поскольку в большем количестве они утомляют участников.
    4. Успешность корпоративного праздника не зависит напрямую от суммы потраченных на него денежных средств. Важен психологический настрой аудитории, который передается как от ведущего, так и от общей атмосферы, предшествующей торжеству и созданной на нем при помощи декораций, костюмов официантов и т. п.
    5. Не следует планировать более трех-четырех объемных речей. Тостов может быть больше, но коротких.
    6. Опоздания руководства, артистов или сотрудников не должны быть неожиданностью для ведущего. Для подобных ситуаций необходимо приготовить “запасные” пункты программы, можно объявить внеочередной “перекур”.
    7. Нельзя забывать о видео- и фотохронике торжества. Стенгазета с фотографиями прошедшего вечера, будучи вывешенной через неделю в коридоре, повысит настроение всем сотрудникам и позволит еще раз пережить приятные моменты.
    8. Распространенная ошибка при проведении корпоративного торжества – это полный отказ от игр, конкурсов и концерта в пользу неформальных бесед, танцев или пения караоке. Велика вероятность, что присутствующие будут скучать, многие поспешат покинуть мероприятие.

Приятные сюрпризы

Создать торжественную атмосферу еще до начала праздника помогут приглашения. Их лучше раздать за полторы-две недели до назначенной даты. Особенно впечатлят сотрудников не стандартные, купленные в магазине открытки, а специально напечатанные карточки с логотипом компании. Текст приглашения может содержать не только информацию о том, где и когда состоится праздник, но и некоторые интригующие подробности, например: “Вас ждут банкет, танцы и приятные сюрпризы”, “Форма одежды – парадная!” и др. Желательно, чтобы на каждой открытке стояла подпись генерального директора.

Как и приглашения, грамоты для награждения можно сделать на заказ, поместив на них логотип фирмы и персональный текст для каждого награждаемого сотрудника, а также вставив в красивую рамку. Кроме грамоты обязательно должен быть подарок; какой именно – решает руководство компании, HR-менеджер может только предложить варианты. Лучший из них – денежная премия – не всегда приветствуется начальством. Если вместо единоразового материального поощрения решено повысить награждаемому работнику заработную плату, то можно вручить ему конверт с указанием “прироста” оклада в процентах (но не объявлять об этом). Часто вручаются ценные подарки – часы, ручки, мобильные телефоны и т. п.

В инвестиционной компании “МСК-Инвест” стало традицией отмечать День рождения компании. С большим успехом в ноябре 2003 г. прошло празднование пятилетия фирмы. В это время численность ее персонала составляла 42 человека.Все этапы подготовки и план торжества обсуждались с руководством. Дизайн грамот и приглашений разрабатывали специалисты рекламного агентства, с которым сотрудничает компания. Праздник был назначен на вечер пятницы, поэтому было издано распоряжение окончить рабочий день на час раньше. В план подготовки праздника входило:
    1. Назначение даты и времени проведения мероприятия.
    2. Обзор ресторанов, расположенных недалеко от офиса компании (куда можно дойти пешком). Выбор ресторана.
    3. Заключение договора с рестораном. Утверждение меню. Приглашение музыкантов. Внесение предоплаты.
    4. Изучение условий, предоставляемых рестораном: где находятся гардероб, места общего пользования, комната для курения. “Привязка” программы вечера к помещению (где будут проходить игры и танцы, как расставить столы, рассадить сотрудников, где будет сидеть руководство и ведущий).
    5. Составление списка награждаемых сотрудников. Написание текстов приглашений и поздравительных грамот. Разработка их дизайна (фирменный стиль, логотип) совместно со специалистами рекламного агентства. Обсуждение дизайна с исполнительным директором, утверждение. Размещение заказа в полиграфической фирме.
    6. Подготовка и обсуждение предложений по поводу ценных подарков награждаемым сотрудникам. Выбор подарков (в данном случае – наручные часы). Размещение в рекламном агентстве заказа по нанесению логотипа компании на циферблат часов.
    7. Подготовка и обсуждение плана праздника. Покупка материалов, необходимых для игр.
    8. Приобретение фото- и видеопленки. Переговоры о порядке выполнения съемки с ответственными за это сотрудниками.
    9. Вручение приглашений (за неделю до праздника).
    10. Консультирование ответственных за гардероб, помощников для проведения игр и конкурсов из числа секретарей и курьеров компании.План проведения праздника состоял из следующих пунктов:
    1. Встреча сотрудников, информирование о расположении мест общего пользования, условиях работы гардероба.
    2. Рассаживание гостей.
    3. Вступительное слово HR-менеджера: объявление о начале праздника, краткий анонс программы вечера. Опоздавших встречает секретарь и предлагает занять свободные места.
    4. Речь генерального и исполнительного директоров компании.
    5. Награждение лучших сотрудников. Грамоты и подарки вручают генеральный, исполнительный и коммерческий директоры по очереди, предварительно сказав несколько слов о награждаемом работнике.
    6. Речь коммерческого директора (с упоминанием о том, что награждения сотрудников станут для фирмы традицией).
    7. Небольшой перерыв.
    8. Приглашение гостей за стол, объявление начала развлекательной программы.
    9. Развлекательная часть вечера: проведение игр “Живая анкета”, “Реклама”, «Скульптура “Успешный бизнес”».
    10. Небольшой перерыв.
    11. Приглашение гостей за стол (горячие блюда). Объявление начала танцевальной части вечера.
    12. Выступление музыкантов, танцы.
    13. Чай.
    14. Объявление окончания вечера. В качестве “запасного” пункта программы была запланирована игра “Топ-модель”.

“Горький” опыт

Неприятностей и даже трагических ситуаций можно избежать, если учесть чужой негативный опыт.

HR-менеджер должен заранее решить, как он будет действовать в случае задержки руководства компании, опоздания приглашенных артистов, сбоя в работе аппаратуры. Оптимальным выходом при подобных накладках является перестановка местами пунктов программы, например внеочередное проведение одной из запланированных игр. Кроме того, у ведущего всегда должны быть в запасе дополнительный конкурс, игра или диск с танцевальными мелодиями.

Небольшая фирма отмечала День рождения компании в ресторане, где за соседним столом праздновали юбилей пожилой дамы. У гостей именинницы был микрофон, и из-за произносимых тостов и громкого пения сотрудники фирмы не слышали друг друга и чувствовали себя неуютно. Чтобы такого не случилось, необходимо заранее договориться с менеджером ресторана об аренде отдельного зала.

Возможны недоработки, которые в ходе праздника исправить крайне сложно, но можно предупредить их появление: низкое качество продуктов, избыток алкогольных напитков, неудачно выбранное помещение (слишком маленький или слишком большой зал), присутствие в ресторане посторонних посетителей.

Серьезной может стать проблема алкогольного опьянения сотрудников. За состоянием людей нужно следить и при необходимости вовремя останавливать их или даже уводить с мероприятия. В больших компаниях эту функцию могут выполнять сотрудники сервисной или охранной служб, в маленьких – руководители отделов. Решением проблемы может также стать полный отказ от употребления на празднике крепких напитков.

Нежелательно собирать одновременно сотрудников, чьи социальный статус и интересы значительно различаются. Вопрос о делении коллектива на несколько групп при проведении праздника требует тщательной предварительной проработки, т. к. непродуманная “сортировка” может вызвать обиду у персонала.

В крупной компании имеет смысл напомнить сотрудникам, что в суматохе праздника необходимо следить за своими вещами. Лучше сделать это приватно, например зайти перед началом мероприятия в каждый отдел.

Пример неудачного опыта проведения корпоративного праздника. Московская фирма, являющаяся филиалом крупной компании Новосибирска, отмечала свой пятилетний юбилей. Торжество проходило в одном из дорогих ресторанов столицы. Стоимость банкета и развлекательной программы были сравнимы с ценой средней иномарки. Пригласили на праздник и начальство из Новосибирска. Этот шикарный юбилей настолько вывел из себя руководство головного офиса, что московскому филиалу специальным приказом было запрещено проводить корпоративные праздники.

В одной из торговых компаний был организован новогодний вечер. Праздник проходил в конференц-зале фирмы, где был накрыт стол. Руководство пригласило всех сотрудников без исключения: присутствовали и торговые представители, и работники склада, и бухгалтеры, и специалисты отдела доставки. Негативные последствия выбранного формата вечера были следующими: во-первых, из сумки секретаря, оставленной на рабочем месте, пропали заработная плата и премия; во-вторых, некоторые сотрудники быстро и сильно опьянели. Руководители компании сделали вывод: больше не устраивать общего застолья для всего персонала. При организации последующих корпоративных праздников тем, кого решено было не приглашать, дарили ценные подарки и специально напечатанные к этому дню открытки с логотипом предприятия и подписью генерального директора.

Надеемся, что приведенные рекомендации помогут сделать корпоративное мероприятие по-настоящему праздничным и запоминающимся.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль