Составление описей на дела по личному составу

5840

После того как завершена работа по оформлению дел по личному составу (переплет, нумерация, составление листа заверителя дела, заполнение реквизитов обложки дела), составляются архивные описи.

Сводные и отдельные описи

Опись представляет собой справочник, содержащий систематизированный перечень дел, предназначенный для их учета и раскрытия содержания документов, включенных в дела. От того, насколько точно и полно будут представлены описательные статьи в описи документов, зависит удобство поиска необходимых сведений о трудовом стаже и заработной плате сотрудников организации.

На документы по личному составу в зависимости от их объема, видового состава, формата дел и характера использования могут составляться как сводные, так и отдельные описи.

Читайте также:

Например, самостоятельные описи могут составляться на приказы по личному составу, лицевые счета или расчетные ведомости (листки) по заработной плате, личные дела или личные карточки уволенных работников, невостребованные подлинные личные документы уволенных работников (трудовые книжки, удостоверения, дипломы, аттестаты, свидетельства и т. п.).

Необходимость составления отдельных описей на невостребованные личные подлинные документы или личные карточки (форма Т-2), лицевые счета по заработной плате, как правило, вызвана особенностями их формата и характером использования. Из практики мы знаем, что дела, включенные в опись, хранятся в архиве в связках или коробках в строгом соответствии с их порядковыми номерами по описи. Формирование же дел разных форматов в одну связку или коробку согласно описи создает определенные трудности в работе с ними. Невостребованные личные документы, помимо того, что их формат также отличается от формата основной массы документов, по заявлению их владельцев должны выдаваться им на руки; итоговая запись в описи о количестве дел, включенных в опись, при этом постоянно меняется в связи с их выбытием. Порядок выдачи подлинных личных документов будет предложен читателям журнала в одном из последующих номеров.

Как правило, заголовок каждого личного невостребованного документа уволенного работника вносится в опись под своим самостоятельным номером. При этом данная категория документов никоим образом не оформляется (т. е. не нумеруется, не подшивается и т. д.). Пример составления описи на невостребованные подлинные личные документы приведен в приложении № 1.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Каждой описи присваивается свой собственный номер, например: опись № 1 л/с, опись № 2 л/с и т. д. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций от 06.02.02 учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке. При этом необходимо указать название описи.

Например: "Опись № 1 л/с дел по личному составу (приказы) за 1980 - 1985 годы", или "Опись № 2 л/с дел по личному составу (личные дела) за 1980 - 1985 годы" и т. д.

Опись может состоять из нескольких частей, если описание документов проводилось за определен ный период, например: за 1980 - 1985 гг., затем за 1986 - 1995 гг., т. е. в различные периоды времени

Если опись состоит из нескольких томов (частей), то каждые последующие разделы описи будут являться продолжениями предыдущего раздела, что также оговаривается в названии описи.

Например: "Опись № 1 л/с дел по личному составу (приказы), продолжение, за 19861995 годы".

Если документы организации уже поступали на хранение в государственный или муниципальный архив, то номер каждой описи согласовывается с этим архивом.

Составление описи на дела по личному составу

Описи на дела по личному составу составляются в трех экземплярах по установленной Основными правилами работы архивов организаций форме (приложение 2). Рассмотрим пример ее заполнения.

В реквизите "Наименование организации" указываем то ее наименование, которое было в период создания документов, включенных в данный раздел описи.

Например, в период упорядочения и описания документов, допустим , в 2000 г. организация именовалась ОАО "Подмосковье"; в опись включены документы за 1996 - 1999 гг.; организация же в этот период носила другое название. В этом случае указываем то наименование организации, которое она носила в 1996 - 1999 гг.
Если за период 1996 - 1999 гг. организация неоднократно меняла свое наименование, то указываем ее последнее наименование, которое у нее было в 1999 г.

Список фондов является основным учетным документом архива организации

Следующий реквизит описи "Фонд № _____". В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то номер фонда присваивается им. В противном случае поступаем следующим образом. Если организация хранит только один архивный фонд, то надобность в данном реквизите отпадает. Если же архив организации хранит несколько фондов, например ее предшественников или подведомственных организаций, документы которых составляют самостоятельные фонды, то каждому фонду в соответствии со списком фондов присваивается очередной номер в хронологической последовательности по мере поступления его в архив.

При составлении сводной описи на дела по личному составу (т. е. на все их виды и разновидности документов) название раздела описи указывается в таблице в соответствии с выбранной схемой построения описи и систематизации заголовков дел в описи.

Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков: 
    - хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы); 
    - структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); 
    - номинального (видам и разновидностям документов).

Как правило, применяется хронологически структурная схема систематизации заголовков дел в описи.

В соответствии с номинальным признаком заголовки дел в описи систематизируются в пределах каждого раздела, подраздела в следующей последовательности: 
    - приказы (распоряжения) по личному составу; 
    - списки личного состава; 
    - личные дела;
    - карточки по учету личного состава; 
    - лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); 
    - невостребованные личные подлинные документы уволенных работников (при отсутствии отдельной описи); 
    - акты о несчастных случаях.

Рассмотрим пример построения сводной описи в соответствии с хронологически структурной схемой (см. таблицу 1).

Сводная опись

Составление описей на дела по личному составу

При внесении в опись заголовков дел, содержащих личные дела работников (или личные карточки), следует помнить, что они включаются в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которого было заведено личное дело (или карточка). В пределах каждого года заголовки этих дел систематизируются по алфавиту фамилий.

Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы:
    - порядковый номер дела (тома) по описи; 
    - индекс дела (тома); 
    - заголовок дела (тома); 
    - даты дела (тома); 
    - количество листов в деле (томе).

В табличном варианте она выглядит следующим образом.

Описательная статья

Составление описей на дела по личному составу

Теперь рассмотрим более подробно заполнение граф таблицы.

В графе 1 проставляется порядковый номер дела по описи. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, о чем подробно было рассказано выше. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый из них вносится в опись под самостоятельным номером (см. пример в таблице 1 на с. 76: дела № 1, 2 и 4, 5).

В графе 2 проставляется индекс дела, при этом имеется в виду индекс дела по номенклатуре дел.

В графе 3 указывается заголовок дела. Напоминаем, что заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой их систематизации. Заголовок дела в опись вносится в точном соответствии с заголовком, указанным на обложке дела. Расхождений быть не должно. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (дела № 13, 15, 18 и 19 в таблице 1 на с. 77). При этом следует помнить, что на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

В графы 4 и 5 включаются сведения о крайних датах и количестве листов, которые переносятся с обложки дела.

Графа описи "Примечание" используется для отметок о выбытии дел, особенностях физического состояния документов и т. д.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

В соответствии с правилами работы архивов организаций допускается внесение в опись заголовков дополнительно обнаруженных дел, которые включаются в опись под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации или в конец годового раздела.

При необходимости к описям составляются предисловие, титульный лист, оглавление, указатель и список сокращенных слов. О том, как правильно это сделать, а также о порядке согласования и утверждения описей на дела по личному составу речь пойдет в ближайших номерах журнала.

Составление описей на дела по личному составуСоставление описей на дела по личному составу



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль