Первичный учет кадров. Как заполнять унифицированные формы?

10526
В последнее время наши читатели задают много вопросов по заполнению унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. Один из наиболее часто задаваемых: для всех ли организаций обязательны к применению формы 2004 г., с чем связано их введение и как правильно оформлять реквизиты? Чтобы разобраться с этими и другими наиболее часто встречающимися вопросами, мы планируем разместить ряд публикаций по данной проблеме. Уважаемые коллеги! Обращаем ваше внимание, что подписчики “Справочника кадровика” (второго полугодия 2005 г.) получат в подарок наглядное пособие “Унифицированные формы: заполняем без ошибок”, а те, кто подписался на комплект журналов “Справочник кадровика” и “Нормативные акты для кадровика” на второе полугодие 2005 г., – наглядное пособие “Унифицированные формы: заполняем без ошибок” и дискету “Типовые формы для отдела кадров” (образца 2005 г.).

Оформление реквизитов, которые присутствуют на всех формах учетных документов по кадрамОформление реквизитов, которые есть на всех формах приказов (распоряжений)

В целях реализации требований ТК РФ Госкомстат России принял постановление от 05.01.04 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”. Работники кадровых служб интересуются, почему утвержденные формы не зарегистрированы в Минюсте России и обязательно ли их применение, учитывая отсутствие номера государственной регистрации, а также зачем понадобилось вводить в действие новые формы, когда они практически не отличаются от прежних форм, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты должны применяться в организациях всех организационно-правовых форм и форм собственности

В соответствии с письмом Минюста России от 15.03.04 № 07/2732-ЮД данные формы не нуждаются в государственной регистрации. Однако их применение обязательно на территории РФ в соответствии с п. 2 постановления Госкомстата от 05.01.04, в котором дословно сказано следующее: “Распространить унифицированные формы первичной учетной документации… на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации”.

Необходимость переработки форм, представленных в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, введенных в действие 6 апреля 2001 г., возникла после вступления в силу ТК РФ (1 февраля 2002 г.), т. е. позже введения в действие унифицированных форм. Поэтому при их заполнении не были учтены соответствующие нормы ТК РФ.

Например, в унифицированных формах 2001 г. трудовой договор назван “Трудовой договор (контракт)”.

Необходимо обратить внимание, что состав унифицированных форм остался прежним, а сами формы претерпели незначительные изменения.

К документации по учету кадров отнесены приказы (распоряжения):

    – о приеме;

    – о переводе на другую работу;

    – о предоставлении отпуска;

    – о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении);

    – о направлении в командировку;

    – о поощрении.

Каждый из перечисленных приказов можно составить как на одного работника, так и на нескольких. К приказу о предоставлении отпуска составляется график отпусков по форме Т-7; приказ о направлении в командировку сопровождается оформлением командировочного удостоверения по форме Т-10, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении по форме Т-11. Другой вид документов – личные карточки: личная карточка работника по форме Т-2, личная карточка государственного (муниципального) служащего по форме Т-2ГС (МС), учетная карточка научного, научно-педагогического работника по форме Т-4; штатное расписание по форме Т-3.

? Почему в унифицированных формах отсутствует приказ о применении дисциплинарного взыскания за нарушение трудовой дисциплины?

На наш взгляд, это объясняется тем, что данный приказ не несет на себе учетной функции, поскольку он не находит отражения ни в форме Т-2, ни в трудовой книжке, за исключением случаев увольнения работника в соответствии с пп. 5–11 ст. 81 ТК РФ. Хотя, безусловно, данная разновидность приказа относится к приказам по личному составу, или кадровым.

Оформление реквизитов, которые присутствуют на всех формах учетных документов по кадрам

Реквизиты, которые присутствуют на всех формах учетных документов по кадрам, – это коды по ОКУД и ОКПО.

Если организация приобретает специализированную компьютерную программу по кадрам, то в ней коды во все формы уже проставлены; если же кадровик делает это самостоятельно, он должен пользоваться Общесоюзным классификатором

ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011–93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299, введенный в действие в 1994 г. Все унифицированные, т. е. приведенные к единообразному оформлению формы документов, имеют в соответствии с ОКУД свой код.

Проблема нахождения кода документации по учету кадров состоит в том, что в данном классификаторе отсутствует Унифицированная система документации по учету труда и его оплаты, поэтому коды проставляются в соответствии с классификатором, созданным в советский период, – Общесоюзным классификатором управленческой документации – ОКУД, который действовал с начала 1980-х годов и куда включена упомянутая система документации.

Коды по ОКУД для организаций всех форм собственности одинаковые

Бывает так, что, не зная, где взять данные коды, кадровая служба вообще отказывается от этого реквизита. Это неправильно. Тем более что, если однажды проставить коды по ОКУД, ими можно будет пользоваться до переработки классификатора.

Код по ОКПО – Общероссийскому классификатору предприятий и организаций проставить легко, т. к. каждая организация получает этот код в процессе регистрации. Руководители и юристы каждой организации его знают.

Оформление реквизитов, которые есть на всех формах приказов (распоряжений)

К реквизитам, которые помещены на всех формах приказов (распоряжений), относятся:

    – наименование организации;

    – номер документа;

    – дата документа;

    – вид и разновидность документа;

    – табельный номер;

    – основание;

    – подпись;

    – ознакомительная отметка.

В формах приказов (распоряжений) проставлен реквизит “Наименование организации”. Он является обязательным. Наименование организации, указанное в приказе, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах, точнее в уставе организации. Причем, если в уставе наряду с полным наименованием организации проставлено ее сокращенное наименование, его помещают ниже полного или за ним, обязательно заключая в скобки.

Первичный учет кадров. Как заполнять унифицированные формы?

Над наименованием организации – автора приказа (распоряжения) необходимо размещать наименование вышестоящей организации, если такая есть. Во-первых, это предусмотрено п. 3.8 ГОСТ Р 6.30–2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Во-вторых, при оформлении пенсии может возникнуть ситуация, которая потребует подтверждения того факта, что в данный период времени организация – автор приказа (распоряжения) подчинялась, например, Министерству культуры или Сбербанку России.

К сожалению, в последние годы сохранность документов по личному составу не соблюдается в полной мере. Многие документы пропали или их местонахождение неизвестно, а пенсионные фонды при оформлении пенсии требуют от работника подтверждения записей в трудовой книжке в виде справок с прежних мест работы. Поэтому наименование вышестоящей организации следует указать. ГОСТ Р 6.30–2003 предписывает над наименованием организации-автора указывать сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Указание наименования вышестоящей организации может подсказать, где хранится документация по личному составу искомой организации.

Первичный учет кадров. Как заполнять унифицированные формы?

Номер документа проставляется по существующим правилам регистрации приказов, т. е. ставится порядковый номер подписанного приказа. Необходимо помнить, что нумерация приказов по личному составу осуществляется в пределах календарного года. Они в отличие от приказов по основной деятельности могут иметь литерные (буквенные) знаки, указывающие на то, что это кадровый приказ; например: Л/С, ОК и т. п. Хотя использование унифицированных форм делает отличие кадровых приказов от приказов по основной деятельности бесспорным.

? Где должны регистрироваться и храниться первые экземпляры кадровых приказов?

Вопрос о месте регистрации и хранения первых экземпляров кадровых приказов решен давно и закреплен в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ), введенной в действие в 1991 г. Кадровые приказы регистрируются в кадровой службе и здесь же хранятся их подлинники – первые экземпляры. Бухгалтерия и другие структурные подразделения организации получают от кадровиков заверенные копии кадровых приказов. А как известно, правильно заверенная копия документа обретает силу подлинника.

Если один работник ведет и общее, и кадровое делопроизводство, он обязан регистрировать отдельно приказы по основной деятельности и кадровые приказы.

Дату приказа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату “второе декабря 2004 года” надо оформить так: 02.12.2004.

? Наименование вида – “приказ” и его разновидности четко обозначены в унифицированных формах: о приеме, о переводе, о предоставлении отпуска, о поощрении и т. д. Необходимо ли обозначать как вид документа не только приказ, но и в скобках писать “распоряжение”, как это представлено в унифицированных формах?

В некоторых организациях как вид документа проставляют только “Приказ”, в большинстве организаций пишут “Приказ (распоряжение)”. К сожалению, разработчики унифицированных форм не дали конкретных разъяснений: как и почему надо обозначать вид первичной учетной документации по учету кадров.

В большинстве организаций все действия, связанные с личным составом, оформляют в приказах, но есть и такие, где издают распоряжения. Поэтому дано обобщенное название вида – приказ (распоряжение), а организация в зависимости от того, документ какого вида она издает при приеме, переводе, увольнении и т. д., проставляет его наименование.

? При оформлении реквизитов “Подпись” и “С приказом (распоряжением) работник ознакомлен” особых проблем не возникает, за исключением одной: нужно ли перед наименованием должности писать “Руководитель организации”?

Многие кадровые службы оформляют реквизит “Подпись”, начиная сразу с наименования должности, как это установлено ГОСТ Р 6.30–2003. По-моему, они поступают правильно, т. к. наименование должности всегда указывает на то, что документ подписан ее руководителем.

Оформление других реквизитов мы рассмотрим в следующих номерах журнала, где будет комментироваться оформление всех унифицированных разновидностей приказов.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль