PRO-персонал

Упорядочение кадровой документации организации

  • 25 июня 2010
  • 7373

В предыдущем номере были рассмотрены вопросы, связанные с созданием условий, обеспечивающих сохранность архивных документов, а именно какие требования предъявляются к помещениям, выделяемым для размещения архива организации. Сегодня мы подробно остановимся на том, какие именно документы и в каком виде должны поступать на хранение в архив. Ведь документы кадровой службы, так же как и любого другого структурного подразделения организации, имеют различные сроки хранения.

В архив организации должны поступать документы (в упорядоченном состоянии), срок хранения которых 10 и более лет.

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” под упорядочением архивных документов понимается комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

    – распорядительные документы (приказы; распоряжения; записки, заменяющие приказы по личному составу; постановления и др.);

    – списки личного состава, в т. ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

    – карточки по учету личного состава, в т. ч. временных работников (форма Т-2);

    – личные дела;

    – лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

    – акты о несчастных случаях, связанных с производством;

    – тарификационные ведомости;

    – табели и наряды работников вредных профессий;

    – трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел;

    – протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

    – протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;

    – документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;

    – списки работников, уходящих на льготную пенсию;

    – штатные расстановки;

    – книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Типовая номенклатура дел

Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень), утв. Росархивом 06.10.03. 

Срок хранения указанных документов в соответствии с перечнем в основном 75 лет. Исключение составляют следующие документы:

Упорядочение кадровой документации организации

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

В целях четкой организации работы с документами и оперативного поиска сведений, содержащихся в них, составляются номенклатуры дел.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации определяет порядок формирования дел, систематизацию и группировку исполненных документов в дела, индексацию и сроки хранения документов; она является основой для составления описей дел постоянного и временного сроков хранения.

Основными нормативными актами, в которых установлены общие требования по организации работы с документами, как на стадии делопроизводства, так и на стадии подготовки их к дальнейшему хранению, являются:

    – Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68;

    – Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02.

Запрещается группировать
в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату

При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

    – помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;

    – включать в дело по одному экземпляру документа;

    – группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);

    – помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

    – дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.

Формирование распорядительной документации по личному составу

Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу – приказы.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что не допускается группирование документов с разными сроками хранения в одно дело.

В соответствии с типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К документам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

    – о приеме;

    – увольнении;

    – перемещении;

    – премировании;

    – поощрении;

    – длительных отпусках по уходу;

    – длительных командировках.

К имеющим 5-летний срок хранения относятся приказы:

    – о предоставлении очередных и учебных отпусков;

    – дежурствах;

    – наложении взыскания;

    – краткосрочных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее формировать их в дела по вопросам деятельности.

Например, рекомендуется отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, т. е. связанные с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и другие, в которых содержатся сведения о заработной плате.

В каждом деле приказы должны иметь свою самостоятельную валовую нумерацию.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

В соответствии с правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией, т. е. приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

По истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в т. ч. по личному составу, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством.

Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи.

Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению

Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

    – проведение экспертизы ценности документов;

    – оформление дел;

    – составление описей и научно-справочного аппарата (указателей, оглавлений).

Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел

При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; следует также обращать внимание на правильность оформления документов.

Необходимо проверить наличие и соответствие всех реквизитов документов дела. Особое внимание необходимо обратить на оформление дат, простановку номера (индекса) документа, наличие необходимых подписей, печатей.

Оформление дел предусматривает:

    – систематизацию документов в деле;

    – подшивку или переплет дела;

    – нумерацию листов дела;

    – составление листа – заверителя дела;

    – составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

С учетом того, что документы по личному составу, связанные с социально-правовыми запросами граждан и учреждений, интенсивно используются, при выполнении переплетных работ и подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность

Документы в делах, содержащих приказы и распоряжения по личному составу, перегруппируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т. д.

Аналогично по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры, тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками.

Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т. п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме (приложение 1).

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

После чистого листа в начале дела подшивается внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме (приложение 2).

Внутренняя опись составляется для учета документов дела, она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т. п.) заносятся в графу “Примечание” со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т. п. В случае значительных изменений в составе личного дела итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.

Приложение 1

Упорядочение кадровой документации организации

Приложение 2

Упорядочение кадровой документации организации

В следующем номере журнала мы продолжим тему подготовки документов по личному составу к архивному хранению, рассмотрим вопросы описания и оформления дел.

Оформить подписку
logo
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас!!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети.
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.