Представление документов индивидуального (персонифицированного) учета в ПФР

3175
Система индивидуального (персонифицированного) учета действует в Российской Федерации достаточно давно, и работодатели (страхователи) хорошо знают о своей обязанности заполнять на своих работников (застрахованных лиц) соответствующие документы и своевременно представлять эти сведения в отделения Пенсионного фонда РФ. Но подготовка и сдача отчетности на практике об этом свидетельствуют и письма, поступающие в редакцию "Справочника кадровика", по-прежнему представляет для работодателей определенные трудности. Часто возникают и разногласия с отделениями ПФ РФ по поводу правильности заполнения форм индивидуального (персонифицированного) учета, вплоть до того, что отчетность не принимается и возвращается на доработку. Поэтому редакция посчитала важным дать некоторые разъяснения, которые, надеемся, помогут работникам служб, ответственным за ведение в организации индивидуального (персонифицированного) учета.

Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование

До 1 марта 2005 г. страхователи должны представить в территориальные отделения Пенсионного фонда РФ (ПФ РФ) сведения о каждом работающем застрахованном лице за 2004 г. Как правило, эта работа возлагается на бухгалтерскую и кадровую службу организации.

НАК №4,6-12, 2003НАК №1-6, 2004Формы персонифицированного учета и правила по их заполнению, утв. постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 21.10.02 № 122п, не претерпели существенных изменений. Периодичность представления сведений об уплачиваемых страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" осталась такой же, как и в предыдущем расчетном периоде, раз в год.

Следует обратить внимание на то, что, несмотря на необязательность заполнения с 2003 г. реквизита "Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета" форм "Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица" (СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2), данный реквизит может заполняться для тех застрахованных лиц, которые изъявят желание изменить адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета, о чем сообщат в кадровую или бухгалтерскую службу страхователя.

В соответствии с п. 12 Инструкции по заполнению форм докумен тов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, утв. постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 21.10.02 № 122п (далее Инструк ция), допускается отсутствие подписи руководителя на каждом листе, входящем в пачку. При этом должны быть соблюдены все условия, перечисленные в данном пункте: пачка должна быть сброшюрована, пронумерована, должна содержать список застрахованных лиц, на которых представлены сведения, а также печать и подпись руководителя на оборотной стороне пачки, на описи, которая к ней прилагается.

!В том случае, если мы имеем дело с крупным страхователем, то в соответствии с п. 13 Инструкции допускается представление документов на машинном носителе информации, заверенном электрон ной подписью. В этом случае наличие документов в письменной форме не требуется.

?Кто в организации должен заниматься подготовкой и сдачей документов в ПФР бухгалтерия или отдел кадров?

Распределение обязанностей между кадровой и бухгалтерской службами страхователя по подготовке и сдаче документов в ПФР оставляется на усмотрение страхователя. Можно лишь говорить о целесообразности разделения обязанностей по заполнению документов между этими службами в зависимости от типа представляемого документа.

Так, традиционно заполнение и представление в ПФР таких докумен тов, как "Анкета застрахованного лица" (АДВ-1), "Заявление об обмене страхового свидетельства" (АДВ-2), "Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства" (АДВ-3), находится в ведении кадровой службы.

Заполнение же документа, максимально приближенного к бухгалтерской отчетности, такого как "Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование" (АДВ-11), в ведении бухгалтерской службы.

Заполнение же основного документа персонифицированного учета "Индивидуальны е сведени я о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованно го лица" (СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2) находится на стыке бухгалтерской и кадровой служб: в части взносов - в ведении бухгалтерской службы; в части стажа - кадровой.

Ниже будут более подробно рассмотрены нюансы заполнения основных документов персонифицированного учета.

Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица

Сведения о страховом стаже представляются на основании приказов, других документов по учету кадров и иных документов, подтверждающих условия трудовой деятельности застрахованного лица, а также данных бухгалтерского учета о начислении страховых взносов. Эти сведения находят свое отражение в форме "Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица" (СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2).

Форма СЗВ-4-1 предназначена для представления сведений о застрахованном лице, у которого в расчетном периоде был какой-либо льготный стаж, что должно отражаться в таблице "Стаж работы за расчетный период", либо при необходимости выделения отдельных периодов работы, периодов ухода за детьми и т. д.

Форма СЗВ-4-2 (списочная форма) предназначена для представления сведений о застрахованных лицах, не имеющих в расчетном периоде каких-либо льгот, кроме указываемых в реквизите "Территориальные условия", который вынесен на форму "Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР" (АДВ-6-1).

Застрахованное лицо (ремонтник из ремонтной бригады организации) по основному месту работы организации имеет нормальные условия труда. При этом застрахованное лицо может в различные дни выполнять работы в особых условиях труда (например, ремонтные работы в цехах с особыми условиями труда). В этом случае застрахованному лицу в льготный стаж засчитывается фактически отработанное в этих условиях время. Приведем пример заполнения таблицы для данной ситуации.Стаж работы за расчетный период
Представление документов индивидуального (персонифицированного) учета в ПФР

Застрахованное лицо работало учителем в средней общеобразовательной школе в течение 2004 г. на 0,5 ставки. Таблица для подобной ситуации заполняется следующим образом:Стаж работы за расчетный период
Представление документов индивидуального (персонифицированного) учета в ПФР

Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование

Вместе с индивидуальными сведениями страхователь представляет форму "Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование" (АДВ-11), в которой отражает сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах в целом по организации за расчетный период, а также задолженность по уплате страховых взносов на начало и конец расчетного периода (если она имеется).

В этой форме работодатель указывает сумму взносов, начисленн ую на заработок всех его работников в отчетном периоде, а также сумму уплаченных взносов опять же за всех работников. Форма позволяет отражать погашение задолженности по уплате взносов за предыдущие периоды, а также образование новой задолженности или переплаты взносов.

За непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированно го) учета в системе обязательного пенсионного страхования, либо представ ление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям, в т. ч. физическим лицам, самосто ятельно уплачивающим страховые взносы, применяются финансовые санкции в виде взыскания 10 процентов причитающихся за отчетный год платежей в ПФ РФ. Взыскание указанной суммы производится органами ПФ РФ в судебном порядке.
Статья 17 Закона № 27-ФЗ

Когда страхователь приносит форму АДВ-11 в территориальный орган ПФР, ее содержание сверяется с реальными банковскими платежами. Если данные, указанные в форме, не совпадают с ранее обработанными данными Федерального казначейства и налогового органа, такой документ от работодателя принят не будет и работодатель должен привести его содержание в соответствие с реально поступившими взносами. Отношение уплаченных взносов по организации в целом к начисленным по этой организации взносам называется коэффициен том уплаты. Именно на этот коэффициент умножаются начисленные застрахованному лицу взносы для определения расчетного пенсионно го капитала и пенсионных накоплений.

Допустим, организация, в которой работает 12 человек, начислила по итогам года 500 тыс. руб. взносов на страховую часть пенсии и 100 тыс. руб. - на накопительную. При этом уплата составила 400 тыс. руб. на страховую часть пенсии (коэффициент уплаты - 80%) и 100 тыс. руб. - на накопительную (коэффициент уплаты - 100%). Предположим, что на зарплату работника этой организации начислено 12 000 руб. на страховую часть пенсии и 2000 руб. - на накопительную. В этом случае в расчетный пенсион ный капитал данному работнику будет включено только 9600 руб. (12 000 x 80%), а в пенсионные накопления - полностью 2000 руб. (2000 x 100%).

Казалось бы, это жестоко по отношению к работнику (ведь он не может повлиять на уплату взносов его работодателем!), но именно таковы требования пенсионного законодательства. И требования, надо сказать, справедливые. Действительно, прежняя, "гуманная", система назначения пенсии по заработку, не зависящая ни от уплаты взносов, ни даже от выплаты собственно заработной платы, позволяла "не обеспеченную" страховыми взносами зарплату учитывать при назначении пенсии. При этом надо отдавать себе отчет в том, что "гуманизм" оплачивался за счет других пенсионеров, которые и подавно не могли повлиять на уплату страховых взносов работодателями, к которым они никакого отношения не имели.

Нюансы заполнения формы АДВ-11 при сдаче отчетности за 2004 г. в довольно сложном, но реальном случае, проиллюстрируем примером.

Споры между органами ПФ РФ, страхователями и застрахованными лицами по вопросам индивидуально го (персонифицированного) учета разрешаются судом.
Статья 18 Закона № 27-ФЗ

Расчетный период 2004 г. Предприятие имеет право на регресс. Задолженность по уплате страховых взносов на начало расчетного периода: за 2003 год
на страховую часть трудовой пенсии                                            20 000.00 руб.
на накопительную часть трудовой пенсии                                     0
Начислено страховых взносов за расчетный период: за 2004 год на страховую часть трудовой пенсии                                            160 000.00 руб.
на накопительную часть трудовой пенсии                                     12 000.00 руб.
Уплачено страховых взносов в расчетном периоде: за 2003 год на страховую часть трудовой пенсии                                             20 000.00 руб.
(полностью погашена задолженность за 2003 год)
на накопительную часть трудовой пенсии                                      0
(задолженности не было) за 2004 год
на страховую часть трудовой пенсии                                             180 000.00 руб.
(переплата 20 000,00 руб.)
на накопительную часть трудовой пенсии                                      10 000.00 руб.
(недоплата 2000,00 руб.)
Задолженность по уплате страховых взносов на конец расчетного периода:
(Задолженность за 2003 год не указывается, т. к. была полностью погашена в течение отчетного периода.) за 2004 год
на страховую часть трудовой пенсии                                              0 руб.
(Было начислено страховых взносов 160 000. 00 руб., уплатили 180 000.00 руб., следовательно, за 2004 г. задолженности на страховую часть пенсии нет.)
на накопительную часть трудовой пенсии                                       2000.0 руб.
(Было начислено страховых взносов 12 000.00 руб., уплатили 10 000.00 руб., следовательно, за 2003 г. образовалась задолженность 2000.00 руб. на накопительную часть пенсии) за 2005 год
на страховую часть трудовой пенсии - 20 000.00 руб.
Предприятие приняло решение о зачете переплаты в счет будущих периодов. Будущим периодом является 2005 г. (минус 20 000 руб.: за 2004 г. было начислено страховых взносов 160 000.00 руб., а уплачено 180 000.00 руб., следовательно, образовалась отрицательная задолженность (переплата), которая перешла на 2005 г.)
на накопительную часть трудовой пенсии                                        0 руб.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль