Вопрос-ответ № 76

1999

Как разобраться со сроками хранения приказов? У нас все приказы нумеровались подряд (отпуск, прием, перевод, увольнение, приказы по ОД). С нового года хотим сделать правильно!
Но я не очень уверена, какое для этого необходимо количество журналов.
Приказы по ОД – постоянный срок хранения.
Приказы по л/с (прием, перевод, увольнение) – 75 лет.
А приказы на отпуск? Приказы на отпуск за свой счет, если я не ошибаюсь, – 75 лет. А на очередной отпуск сколько? Тоже 75 или 5 лет?
Можно ли тогда журналы регистрации заводить по срокам хранения документов?
Приказы о приеме, переводе, увольнении регистрировать вместе с приказами о поощрении и отпуском за свой счет?
А приказы о наложении взысканий вместе с приказами о предоставлении очередных отпусков?
Это не будет ошибкой?

Да, действительно, для правильного ведения системы регистрации документов вам понадобится несколько журналов, как минимум четыре:
–    для приказов по основной деятельности;
–    для текущих производственных приказов;
–    для приказов по кадрам;
–    для текущих кадровых приказов.

Это связано с тем, что информационные системы, а к ним относятся и журналы, хранятся столько же времени, сколько и зарегистрированные в них документы. Поэтому в настоящее время для регистрации документов со сроками хранения более 10 лет применяются бумажные регистрационные системы.

Что касается “времянки”, т. е. текущих распорядительных актов, корреспонденции, других информационных документов, то не возбраняется ведение компьютерных регистрационных баз данных.

Конечно, можно в одной базе данных регистрировать и поощрения, и отпуска, и взыскания, если их количество невелико и не будет сложностей с поиском понадобившегося документа.

Так, в соответствии со ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00 (далее – Перечень), устанавливаются следующие сроки хранения книг, журналов, карточек учета:
–    приема, перемещения (перевода), увольнения работников – 75 лет;
–    работников, направленных в командировки, – 5 лет;
–    военнообязанных – 3 года;
–    отпусков – 3 года;
–    личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений – 75 лет;
–    выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет;
–    выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы – 3 года;
–    выдачи командировочных удостоверений – 5 лет.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль