Новые требования к кадровому делопроизводству

4501
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.

Новая редакция ТК РФ обязывает руководителей организаций и специалистов кадровых служб усилить внимание к проблеме документирования трудовых отношений и ведения кадровой документации. Возросло количество содержащихся в трудовом законодательстве случаев, требующих ознакомления работников с документами под роспись, увеличился общий объем кадровой документации в связи с принятием новых норм (например, норм, устанавливающих порядок изменения трудового договора), чаще придется получать письменное согласие работника в той или иной ситуации. Остановимся на некоторых из них.

Ведение кадрового делопроизводства начинается с предъявления лицом, поступающим на работу, предусмотренной в ст. 65 ТК РФ личной документации гражданина. При отсутствии одного из названных документов (трудовой книжки) лицо, поступающее на работу, имеет право получить новую трудовую книжку, которую работодатель обязан выдать по письменному заявлению этого лица. В заявлении должна быть указана причина отсутствия трудовой книжки (утрата, повреждение или иная причина) (приложение 1).

Новые нормы трудового законодательства требуют составления отдельных кадровых документов или выполнения некоторых процедур кадрового делопроизводства до подписания трудового договора. Так, ст. 22 ТК РФ дает работодателю (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) право принимать локальные нормативные акты и обязывает его знакомить работников с этими актами под роспись, а в ст. 68 ТК РФ прямо указано, что при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором до подписания трудового договора. Выполнить это требование закона можно по-разному:
–   приложить к локальному нормативному акту листы ознакомления, на которых работники будут проставлять визы ознакомления, включающие в данном случае личную подпись работника (его собственную роспись), дату визирования (при необходимости – время) и расшифровку личной подписи работника (два инициала перед фамилией без скобок);
–   оформить специальный «журнал ознакомления» работников с локальными нормативными актами (в крупной организации с большим движением кадров может быть оформлено несколько журналов по видам документов);
–   составить перечень локальных нормативных актов, с которыми должен быть ознакомлен работник; довести до сведения работника каждый документ; оформить визы ознакомления под названиями локальных актов; в дальнейшем приложить оформленный перечень к трудовому договору, заключенному с работником, указав (от руки) дату и номер договора (приложение 2).

В случае, когда поступающего на работу нужно ознакомить с локальным нормативным актом, имеющим отношение к небольшому кругу работников (например, с должностной инструкцией), целесообразнее всего поставить визу ознакомления непосредственно на самом документе, подтвердив также факт получения работником экземпляра документа (приложение 3).

Согласно ч. 3 ст. 16 ТК РФ работник может быть фактически допущен к работе без надлежащим образом оформленного трудового договора. Однако данная ситуация не исключает необходимости составления некоторых видов документов, т. к. фактическое допущение к работе возможно только с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Одним из таких документов может быть, например, докладная записка руководителя структурного подразделения, адресованная руководителю организации, с просьбой о допуске работника к работе с последующим заключением трудового договора в установленном порядке (приложение 4).

При фактическом допущении работника к работе без оформления трудового договора при необходимости может быть составлен еще один документ – соглашение об установлении работнику испытательного срока. Только при наличии такого соглашения, подписанного работодателем и работником до начала работы, условие об испытании может быть в дальнейшем включено в трудовой договор (ст. 70 ТК РФ). При подготовке такого соглашения следует придерживаться тех же правил оформления документов, которые применяются при заключении трудовых договоров (приложение 5).

Ряд новых правил, содержащихся в ст. 57 ТК РФ, необходимо учитывать при оформлении текстов трудовых договоров. Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных частями первой и второй ст. 57 ТК РФ, то трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. Недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора (приложение 6).

Недостающие условия трудового договора определяются приложением к нему или отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора (ст. 57 ТК РФ) (приложения 7, 8).

Особое внимание следует уделить требованию ст. 67 ТК РФ, связанному с подтверждением факта получения работником экземпляра трудового договора. До вступления в силу новой редакции Трудового кодекса РФ этот вопрос не регулировался в законодательном порядке, поэтому работники кадровых служб организаций действовали по своему усмотрению.

Например, при регистрации трудового договора в книге учета движения трудовых договоров предусматривали специальную графу «Расписка в получении трудового договора» или вписывали в текст договора соответствующую информацию, например: «Трудовой договор составлен в двух экземплярах и передан каждой из сторон».

С 6 октября 2006 г. названные способы подтверждения факта передачи договора работнику применять не следует, т. к. в соответствии со ст. 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. При этом нежелательны такие лексические обороты, как: «Свой экземпляр договора получил», «Мой экземпляр договора мне передан», «Второй экземпляр договора мной получен» и т. п. приведенные примеры формулировок не только неудачны по употребляемой терминологии, но и имеют двусмысленное или неточное значение. Правильными можно считать формулировки: Новые требования к кадровому делопроизводству

Приложение 1

Форма заявления работника с просьбой выдачи новой трудовой книжки в связи с утратой

Новые требования к кадровому делопроизводству

Приложение 2

Пример оформления ознакомления работника с локальными нормативными актами с использованием перечня

Новые требования к кадровому делопроизводству

Приложение 3

Пример оформления ознакомления работника с локальными нормативными актами с использованием визы ознакомления, расположенной на самом локальном нормативном акте

Новые требования к кадровому делопроизводству

Приложение 4

Форма докладной записки о допуске к работе

Новые требования к кадровому делопроизводству

Приложение 5

Форма соглашения об испытательном сроке

Новые требования к кадровому делопроизводству

Приложение 6

Пример внесения недостающих сведений в трудовой договор

Новые требования к кадровому делопроизводству

Приложение 7

Пример внесения в трудовой договор недостающих сведений с помощью приложения к трудовому договору

Новые требования к кадровому делопроизводству

Приложение 8

Пример внесения в трудовой договор недостающих сведений с помощью соглашения

Новые требования к кадровому делопроизводству



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль