Правовое регулирование командировок в зарубежных странах

2780
Современное трудовое законодательство предоставляет внебюджетным организациям большую свободу в решении вопросов, связанных с командированием работников (более подробно об этом – в статье А.К. Гаврилиной с. 12). Надеемся, нашим коллегам будет интересен и опыт других стран в этой области.

Зарубежное законодательство не всегда содержит нормы, регулирующие порядок направления работников в командировки. Если же законодатель и упоминает о командировках, то чаще всего в контексте проблемы включения времени проезда к месту командировки и обратно в объем рабочего времени; соответственно, речь идет об оплате данного времени как сверхурочной работы или по иным основаниям.

Более детальная регламентация командировок характерна, как правило, для стран Восточной Европы и бывших союзных республик, в то время как большинство развитых стран предпочитают предоставлять возможность работодателям и работникам самостоятельно осуществлять регулирование данной сферы взаимоотношений.

Нормы о командировках – СМ. в локальных актах

Таким образом, основная масса норм о командировках оказывается сосредоточенной в локальных нормативных актах работодателя, а также в коллективных договорах и соглашениях. При этом нередко соответствующий локальный нормативный акт принимается «по следам» заключения коллективного договора или соглашения, ввиду чего многие его нормы либо напрямую отсылают к этим документам, либо содержат прямые цитаты из таковых. Тем более закономерно и структурное сходство положений о командировках с аналогичными разделами коллективных договоров и соглашений.

Многие работодатели предпочитают разрабатывать не только соб­ственную политику регулирования командировок, но и специализированные бланки (формы), предназначенные для указания понесенных расходов и иных необходимых аспектов командировки. Нередко в подобной же стандартизованной форме оформляется и собственно командировочное задание, включающее цель и задачи командировки, ее сроки, место отбытия и назначения, ответственное подразделение, данные для расчета компенсаций за проезд и обустройство, утвержденный перечень затрат на реализацию целей командировки, особенности организации охраны труда в период нахождения в командировке, а также другие подобные вопросы.

Так, и в коллективных договорах, и в локальных нормативных актах нормы о командировках начинаются, как правило, с определения основных понятий (командировка, командируемый работник, руководитель, имеющий право направлять в командировку, моменты начала и окончания командировки и др.) и систематизации видов командировок с целью дифференциации их правового регулирования. Командировкой в общем случае обычно признается путешествие, связанное с трудовыми отношениями по делам работодателя, выполняемое по его поручению или с его разрешения и направленное на реализацию трудовой функции работника.

Регламентирование расходов на транспорт, обустройство и питание

Иногда определение командировки дополняется указанием на необходимость использования командированными только тех видов транспорта, которые разрешены работодателем. В таком случае самодеятельность работника в вопросе выбора транспорта для командировки может обернуться для него потерей статуса командируемого и, как следствие, – права на возмещение расходов и иных прав, вытекающих из данного статуса. Несколько непривычным для российского специалиста может оказаться тот факт, что зарубежное законодательство, локальные акты и коллективные договоры (соглашения) весьма часто распространяют нормы о командировках на весьма широкий круг лиц, включающий не только работников, работающих на основании трудового договора, но и добровольцев (волонтеров), лиц, работающих по гражданско-правовым договорам (например, сторонних консультантов), студентов и др.

Наиболее типичным можно считать деление командировок на местные и зарубежные. Понятие местных командировок весьма пластично и во многом зависит от позиции сторон трудовых отношений. Соответственно, местная командировка может означать любую поездку внутри данного государ­ства, но может трактоваться и как командировка в пределах одной конкретной административно-территориальной единицы. Для таких командировок обычно рекомендуется использовать общественный транспорт (поезд, автобус, трамвай, троллейбус, метро или маршрутное такси).

Моментом начала командировки обычно считается выбытие работника из подразделения, где он выполняет свои обязанности большую часть времени, непосредственно к месту назначения – при выполнении иных условий, позволяющих отнести отъезд работника к категории командировок. Окончанием командировки признается возвращение работника в данное подразделение, домой либо в иное заранее оговоренное сторонами место.

Следующим по значимости вопросом является порядок оплаты дорожных расходов и обустройства в месте прибытия. Интересно, что из всего многообразия проблем, связанных с оформлением командировок, этот вопрос наиболее часто урегулирован не только на локальном уровне, но и в рамках общегосударственного законодательства, устанавливающего компенсационные механизмы в отношении различных видов ущерба и потерь, встречающихся в трудовых отношениях. Дорожными расходами и расходами на обустройство обычно признаются расходы, произведенные с ведома работодателя на цели, непосредственно связанные с реализацией задач данной командировки. Такие расходы, как правило, возмещаются работнику полностью, после предоставления им подтверждающих документов и при условии, что эти расходы были целесообразны и действительно необходимы для данной командировки.

Расходы на обустройство обычно не возмещаются, если место постоянного проживания работника находится достаточно близко от места его командировки (например, в радиусе 50 км). Не компенсируются работнику и дорожные расходы, произведенные за счет третьей стороны.Дорожные расходы могут быть разделены на группы по видам транспорта (общественный / личный, самолет / поезд / автобус / автомобиль и др.). При этом для каждого вида могут быть прописаны специфические случаи его использования (например, использование такси только в случае отсут­ствия иных видов транспорта, наличия угрозы личной безопасности либо перевозки крупных грузов, использование самолета для преодоления расстояний свыше 300 км от места работы или места жительства командированного и пр.). В отношении расходов, не превышающих определенную сумму (например, 20 евро, 25 долларов и др.), сторонами может быть принят упрощенный порядок, не требующий подтверждающих документов. Тем не менее такие расходы должны быть так или иначе задокументированы работником (записаны даты, точные суммы и назначение платежей). Это может быть сделано в свободной форме, в то же время позволяющей при необходимости проверить их достоверность. Вся документация, подтверждающая расходы, прилагается к заявке на их возмещение. Представление такой заявки, как правило, ограничено определенными сроками, составляющими от нескольких дней до двух месяцев. Если локальными актами предусмотрено представление работником отчета о командировке, заявка на возмещение расходов может выступать в качестве обязательного приложения к такому отчету или подаваться совместно с отчетом по личной инициативе работника.

Применительно к местным командировкам компенсация расходов на проезд чаще всего рассчитывается исходя из стоимости билетов экономического класса на общественные виды транспорта в обычное (не пиковое) время. Примечательно, что в ряде локальных актов и коллективных договоров (соглашений) работникам прямо предписано использовать наиболее прямые маршруты и наиболее экономичные тарифы. Во многих странах для расчета таких расходов используются перечни тарифов и цен, утвержденные государственными или региональными органами власти специально для расчета компенсаций. В иных случаях для этих целей используются средние по стране или региону показатели.

Проезд на частном транспорте подлежит компенсации только в случае предварительного получения у руководителя разрешения на использование данного вида транспорта для местных поездок. В процессе принятия решения руководитель обязан учесть не только принципиальную возможность, но и эффективность реализации целей командировки при использовании того или иного вида транспорта.

Отметим, что к частному транспорту обычно относится и собственный автомобиль работника. В таком случае нередко компенсация рассчитывается на основании принятой в данной стране модели расчета оплаты проезда в такси (по километражу, по времени). При этом размер компенсации увеличивается пропорционально числу пассажиров, направляющихся в ту же командировку совместно с водителем при условии, что в заявлении на компенсацию работник укажет их данные.

Компенсация за проживание и питание рассчитывается на основании представленных работником гостиничных и ресторанных счетов. Для целей расчета размера компенсации расходов на обустройство командированного лица в месте прибытия локальный нормативный акт или коллективный договор (соглашение) могут устанавливать минимальную продолжительность командировки, начиная с которой данные виды расходов подлежат возмещению.

Зарубежные поездки – заменит ли их Интернет?

Возмещение расходов на зарубежные командировки, как правило, регулируется существенно жестче. Так, для зарубежных командировок нередко заранее устанавливается конкретный бюджет, класс транспортных средств, которые имеет право использовать работник, и др.

Помимо расходов на проезд и обустройство, работникам могут возмещаться также расходы на питание, парковку транспорта, визовые, регистрационные и иные сборы, стоимость аренды помещений, необходимых для проведения мероприятий, входящих в командировочное задание, затраты на пользование компьютером, офисной техникой, Интернетом, а также расходы на оплату услуг химчистки и прачечной (как правило, в случае длительных командировок, превышающих недельный срок).

Расходы на завтрак возмещаются нередко только в случаях, когда командировка начинается ранее 6 часов утра, затраты на ланч – если срок командировки превышает 18 часов, а затраты на обед компенсируются, если командировка оканчивается в 19:00 или позже.

В то же время возмещение расходов на проезд членов семьи (если соответствующее положение не включено в трудовой договор конкретного работника), расходов, связанных с нарушением сроков и порядка прохождения рутинных процедур (регистрации в аэропорту, выписки из гостиничного номера и пр.), расходов на алкогольные напитки, табачные изделия, развлекательные мероприятия и других подобных трат практически не встречается. Исключением являются так называемые «представительские расходы», производимые с ведома работодателя и тесно связанные с командировочным заданием либо непосредственно перечисленные в нем.

Особо крупные расходы, как и все иные нестандартные ситуации в ходе планирования и нахождения в командировке, могут требовать специального разрешения, получаемого у руководства более высокого ранга.

Командировочные расходы могут также возмещаться заблаговременно, в форме суточных. Конкретные основания и порядок их выплаты могут быть детально изложены в соответствующем локальном нормативном акте или коллективном договоре (соглашении) либо определяться по мере необходимости, в случае представления работником заявления или заполнения специализированной унифицированной формы запроса предварительной компенсации командировочных расходов. В последнем случае указанные документы подаются за некоторое время до отбытия работника в командировку (чаще всего за 7–10 дней).

За нарушение положений, регулирующих порядок направления работников в командировки, обычно устанавливается дисциплинарная и материальная ответственность сообразно характеру нарушения. Для привлечения внимания работников к проблеме несанкционированного и нецелевого расходования средств в период командировки соответствующий раздел локального нормативного акта или коллективного договора (соглашения) может включать упоминание о том, что расходы, в отношении которых работником не было получено одобрение или разрешение работодателя, производятся под его личную ответственность и возмещению не подлежат.

Медики утверждают, что командировочные стрессы, вызванные неожиданными изменениями графиков и сроков, необходимостью одновременно проявлять самостоятельность в принятии решений, оставаясь под контролем командирующего подразделения, а также иными специфическими свойствами командировочной работы, способны весьма заметно изменить работоспособность и эффективность работника как в худшую, так и в лучшую сторону.

Таким образом, задача оптимизации командировочного процесса предполагает тщательное планирование не только финансовых, но и технических и даже психологических аспектов таких путешествий.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль