Заключение договоров с архивными учреждениями и передача документов по личному составу на государственное и муниципальное хранение

9518

Из предыдущих публикаций мы знаем, что срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет. В течение этого срока организации в соответствии со ст. 17 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон об архивах) обязаны обеспечивать их сохранность. Однако не все организации имеют соответствующие условия для их длительного хранения, учета и использования в соответствии с действующими нормативами. Документы, как правило, хранятся в рабочих комнатах, что нередко приводит к их утрате. А ведь эти документы содержат сведения социально-правового характера, являясь основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников организации. Кроме того, упорядочение документов – это довольно сложный комплекс работ, требующий специальных знаний и большого практического опыта. Ведь от качества обработки документов, составления к ним научно-справочного аппарата зависит их дальнейшее использование, оперативный поиск нужной информации.

Услуги архивов по подготовке документов к хранению

В соответствии со ст. 15 Закона об архивах архивным учреждениям предоставлено право оказывать организациям платные услуги: по подготовке нормативно-методических документов по организации документов в делопроизводстве (инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, перечней документов со сроками хранения и др.); проведению экспертизы ценности документов и отбору их на дальнейшее хранение и уничтожение; упорядочению документов, составлению научно-справочного аппарата к ним (описей дел, титульных листов, исторических справок, предисловий к описям, указателей, актов о выделении документов к уничтожению и др.), а также по вопросам обеспечения сохранности документов, их учета и использования.

Архивные учреждения, как правило, располагаются в специально построенных зданиях, в которых созданы оптимальные условия, соблюдаются нормативные режимы и надлежащая организация хранения документов, исключающие их утрату и обеспечивающие поддержание их в должном физическом состоянии.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу и их использования организации могут передавать их в государственные и муниципальные архивы; при этом составляется договор или соглашение.

Составление соглашения между архивом и организацией

Предметом договора (соглашения) является взаимодействие сторон по подготовке дел к передаче на государственное (муниципальное) хранение, в т. ч. на стадии делопроизводства (например, составление номенклатуры дел), организации хранения, учета и использования архивных документов организации – собственника документов.

Государственный (муниципальный) архив, как правило, принимает на себя на безвозмездной основе в качестве обязательств:
–   обеспечение сохранности документов организации и ее предшественников, находящихся на хранении в архиве;
–   исполнение запросов граждан о трудовом стаже для перерасчета пенсий по документам, хранящимся в государственном (муниципальном) архиве;
–   выдачу организации дел во временное пользование, в т. ч. и для работы в читальном зале архива.

На договорной основе за плату государственный (муниципальный) архив осуществляет:
–   прием дел долговременного хранения по личному составу, а также документов депозитарного и временного хранения;
–   проведение экспертизы ценности документов, комплекса работ по упорядочению документов по личному составу, подлежащих долговременному хранению;
–   оказание консультативно-методической помощи организации в совершенствовании организации работы с документами;
–   отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
–   составление учетного и научно-справочного аппарата к документам, находящимся на хранении в организации;
–   разработку нормативно-методических документов по организации делопроизводства и работы архива (номенклатур дел, положений об архиве, об экспертной комиссии, должностных инструкций и т. д.);
–   изготовление копий документов;
–   исполнение тематических запросов по производственной, хозяйственной и другой деятельности организации;
–   повышение квалификации кадров по вопросам работы с документами и организации работы архива.

В свою очередь организация обязуется:
–   обеспечивать сохранность образующихся в ее деятельности документов до передачи их на хранение в государственный (муниципальный) архив;
–   соблюдать установленные законодательством требования по работе с документами, передачу документов производить своими силами и за счет своих средств.

Стоимость архивных работ, указанных в договоре, определяется на основе договорных цен на работы и услуги, выполняемые государственными (муниципальными) архивами в соответствии с прейскурантами цен, зарегистрированными в установленном порядке.

На каждый вид работы может составляться отдельный договор. Объем работ и их стоимость определяется на основе приложенных к договору расчетов. Стоимость работ может быть скорректирована в случае изменения цен на услуги или расценок на виды работ.

Упорядочение документов, составление описи, акта приема-передачи дел

В архивные учреждения поступают документы в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Эту работу могут проводить сами работники организации, а также могут привлекаться специалисты-архивисты. При упорядочении документов проводится экспертиза их ценности, в ходе которой из дел, имеющих долговременный, 75-летний, срок хранения, изымаются черновые, дублетные документы, а также документы, имеющие временный (1, 3, 5, 10 лет) срок хранения. Также выполняется систематизация документов в делах, переплет дел, нумерация листов, составление листов – заверителей дел, оформление обложек дел, проставление архивных штампов и шифров.

На обработанные дела по личному составу составляется опись по установленной форме. К описи оформляются титульный лист, предисловие, а в определенных случаях – указатели, оглавление. Необходимо также составить историческую справку, в которой излагается история фондообразователя (организации) и архивного фонда (совокупность архивных документов, представленных в описи). Напоминаем, что порядок оформления дел и составления на них научно-справочного аппарата изложен в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02 (далее – Основные правила работы архивов).

Прежде чем документы поступят на государственное или муниципальное хранение, описи на них должны быть согласованы с тем архивным учреждением, в которое предполагается передача документов.

Описи с соответствующим научно-справочным аппаратом составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и после согласования направляются на утверждение Экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа.

Прием документов на временное, в т. ч. депозитарное, хранение оформляется актом приема-передачи по установленной форме (приложение 1).

Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный или муниципальный архив.

Если при передаче обнаружено отсутствие каких-либо дел, числящихся в описи, то их номера оговариваются в акте приема-передачи документов, а в прилагаемой к акту справке излагаются причины их отсутствия.

Перед передачей документов на хранение в архивные учреждения их представители проверяют правильность оформления дел и их описания. В случае некачественно проведенной работы по упорядочению документов, несоответствия ее требованиям Основных правил работы архивов и других нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству необходимо устранить отмеченные недостатки.

Кроме того, проводится проверка физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов их физического состояния (разрыве листов, размывке текста документов и т. п.) составляется акт произвольной формы, в котором указываются соответствующие номера дел и листов. В случае заражения документов плесенью, грибком работники архивов вправе не принимать их на хранение. Данные документы подлежат специальной обработке. Утраченные подлинники документов могут быть заменены заверенными копиями.

В государственные и муниципальные архивы могут также поступать документы, имеющие временный (до 10 лет) срок хранения по перечню (например: переписка, графики, докладные записки, основания к приказам и т. д.).

Подобные документы могут поступать в архивные учреждения по сдаточным описям (приложение 2) или актам, в которых могут содержаться групповые заголовки дел. При составлении договора на прием-передачу этих документов необходимо также указать порядок их использования и условия уничтожения после истечения сроков хранения.

За временное хранение этих документов архивными учреждениями также взимается плата.

Словарь кадровика

Депозитарное хранение документов – хранение архивных документов на условиях, определяемых договором между собственником доку-

ментов и соответствующим государственным или муниципальным архивом с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

Приложение 1

Форма акта приема-передачи документов на хранение

Заключение договоров с архивными учреждениями и передача документов по личному составу на государственное и муниципальное хранение

Приложение 2

Пример сдаточной описи

Заключение договоров с архивными учреждениями и передача документов по личному составу на государственное и муниципальное хранение

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль