Разработка бюджета службы управления персоналом*

8669

В большинстве средних и малых фирм, как показывает опыт, выделение статей расходов службы персонала в общей смете компании не предусмотрено. Как правило, долгосрочные планы, на основе которых строится бюджет отдела HR, разрабатываются только в крупных организациях, твердо стоящих на ногах.

Наполнение бюджета кадрового подразделения зависит от уровня развития компании и круга функций, которые выполняет данная служба. Например, средства на поддержание корпоративного сайта могут относиться как к бюджету отдела рекламы, так и к бюджету кадровой службы. В некоторых фирмах фонд оплаты труда всего персонала включается в HR-бюджет, и это вполне разумно, т. к. определение размера заработной платы имеет прямое отношение к процессам приема, адаптации, проведения оценки и определения способов мотивации сотрудников.

Статьи, входящие в бюджет HR-подразделения, могут быть как более, так и менее развернутыми, исходя из специфики работы и потребностей компании.

Форма и содержание бюджета

Форма документа, отражающего бюджет, также определяется его наполнением. Как правило, его составляют в виде таблицы в редакторе Excel (см. рис. 1).

Список статей, входящих в бюджет HR-подразделения, примерно следующий:
   1. Подбор персонала
   1.1. Размещение объявлений в СМИ
   1.2. Оплата услуг агентств по подбору
   1.3. Проведение тестирования при приеме на работу
   1.4. Участие в ярмарках вакансий
   2. Адаптация сотрудников
   2.1. Доплата наставникам
   3. Оценка/развитие
   3.1. Оплата услуг провайдеров оценки
   3.2. Закупка специальных диагностических программ для оценки сотрудников
   4. Обучение

Разработка бюджета службы управления персоналом*

Рис. 1. Пример формы бюджета HR-подразделения

   4.1. Внешнее обучение
   4.1.1. Обучение топ-менеджеров
   4.1.2. Обучение сотрудников отдела продаж
   4.1.3. Закупка
   4.1.4. Логистика и пр.
   4.2. Корпоративный учебный центр
   4.2.1. Продукты для кофе-пауз
   4.2.2. Методические материалы, сертификаты
   4.2.3. Оргтехника, расходные материалы
   5. Кадровое делопроизводство
   5.1. Закупка бланков трудовых книжек, карточек, форм, специальных шкафов для хранения и т. д.
   6. Корпоративные мероприятия
   6.1. Дни рождения
   6.2. Праздники
   6.3. Выпуск корпоративной газеты
   6.4. Проведение конкурсов
   7. Соцпакет
   7.1. Аренда спортзала
   7.2. Оплата медицинских страховок (ДМС)
   7.3. Оплата путевок
   7.4. Выплата материальной помощи
   8. Командировки сотрудников подразделения
   9. Зарплата сотрудников подразделения
   9.1. Постоянная часть
   9.2. Компенсации
   9.3. Премии
   10. Расходы на содержание отдела
   10.1. Канцелярские расходы
   10.2. Участие в специальных кадровых конференциях, выставках
   10.3. Подписка на специальную литературу и т. д.
   11. Охрана труда
   11.1. Приобретение оборудования

Как спрогнозировать расходы по тем или иным статьям расходов и на чем можно сэкономить?

Стоимость размещения объявлений о вакансиях в СМИ вопросов не вызывает: у каждого издания и сайта есть прайс-лист. И максимум, что может сделать менеджер по персоналу для экономии бюджетных средств, – это договориться о скидках на публикацию.

С оплатой услуг кадровых агентств теоретически тоже сложностей быть не должно: их цена, как правило, составляет 12–20% от годового дохода подбираемого работника. Однако во многих компаниях (особенно небольших) вопрос сотрудничества с агентством по подбору персонала решается индивидуально по каждой вакансии, и заранее предусмотреть объем работы и ее стоимость довольно сложно. Может быть действенным следующий прием: выставлять сумму на рекрутинг через кадровые агентства не на месяц, а на квартал. Значительно облегчит задачу кадровика во время обсуждения вопроса о финансировании этой статьи утвержденный план подбора/ ротации персонала, а также презентация результатов тендера, проведенного среди кадровых агентств.

Тестирование при подборе может проводиться как собственными силами, так и с привлечением профессионалов из других организаций. Аргументом в пользу последнего варианта может стать план подбора персонала, а также цена ошибки, если прием на работу будет проводиться без тестирования (деньги, потраченные на испытательный срок, повторный поиск специалиста и т. д.).

Дополнительной статьей затрат на тестирование, возможно, станет покупка или создание компьютерной программы.

Затраты на адаптацию сотрудников, как правило, включают оплату труда наставников, а также стоимость разработки и изготовления брошюр о компании, которая может быть отнесена как к бюджету службы персонала, так и к расходам отдела рекламы.

Что касается оценки и развития персонала, то если компания проводит аттестацию своими силами, это не требует значительных финансовых ресурсов. Привлечение же сторонних организаций в среднем обойдется в 400 долл. США на одного человека. При выборе компании-подрядчика желательно систематизировать результаты тендера среди фирм, проводящих оценку, а также отзывы о качестве их работы.

К затратам на обучающие мероприятия относятся стоимость поиска и отбора компаний-провайдеров (в случае с внешним обучением), среднерыночная цена тех или иных тренингов, семинаров и пр. Кроме того, в бюджет “Обучения” включается стоимость материалов и оборудования учебных помещений, а также методической литературы. Поскольку данная статья расходов может составить весьма приличную сумму, перед ее защитой целесообразно обсудить с руководством список оборудования и материалов, планируемых к закупке. Значительно облегчит процесс согласования бюджета обучения отчет HR-менеджера о финансовом эффекте уже проведенных тренингов.

Если руководитель фирмы полагает, что кадровое делопроизводство не нуждается в специальных вложениях, он ошибается. Для нормального ведения документооборота требуются специальные компьютерные программы, к тому же периодически обновляемые. Весьма действенным способом убедить начальство в необходимости закупки автоматизированных систем может стать предоставление списка нормативных документов, которые должны иметься на предприятии, и возможных штрафных санкций в случае их отсутствия, а также результатов почасового расчета времени на ведение бумажной базы вручную.

Сумма средств на организацию корпоративных мероприятий, а также список дополнительных компенсаций, входящих в социальный пакет, определяются политикой предприятия. И, как правило, если работодатель уже решил включить тот или иной пункт в этот перечень, то обсуждение и выделение денег на его реализацию затруднений не вызывает. Совет один: следует быть в курсе средних по рынку цен на услуги, входящие в соцпакет, и связанных с ними условий.

В отношении планирования зарплаты сотрудников сложности могут возникнуть в следующих случаях:
- по результатам оценки или пересмотра компенсации сотруднику зарплату повысили/понизили, а в бюджете ее прежний размер зафиксирован до конца года;
- сотрудник выполнил разовую работу, за что был премирован единовременно, соответственно фонд оплаты труда изменился.

Если данная статья касается только специалистов службы персонала, то лучше не вдаваться в сложные схемы расчета и оговорить размер ежеквартального премиального фонда. Его распределение происходит согласно приказам о поощрении, решениям по результатам оценки и пр. В этом случае превышение бюджета на заработную плату не грозит.

Во многих компаниях выделяются деньги на охрану труда, приобретение средств личной защиты и пр. Эта статья часто отражается вне рамок HR-бюджета, а ее наполнение зависит от специфики деятельности предприятия.

Текущие расходы HR-подразделения могут относиться как к бюджету службы персонала, так и к общекорпоративным (административным) расходам. Обычно они включают стоимость канцелярских товаров, воды (если она привозная), подписку на газеты и журналы для подразделения и пр. Как правило, сумма этих затрат постоянна из месяца в месяц.

Этапы проектирования

Проектирование бюджета начинается с подготовки. Она включает сбор, а при необходимости и создание основополагающих документов: планов найма персонала, его обучения и развития; положений о социальной и корпоративной политике, материальном стимулировании, зарплате, наставничестве; штатного расписания и пр. К этому этапу относится также сбор информации, проведение тендеров, выяснение стоимости нужного оборудования, материалов и пр.

Затем нужно определиться с формой бюджета (обычно его представляют в программе Excel). Если документ большой, целесообразно разбить его на отделы, выделить на каждый месяц по листу, значимые данные из каждого сводить в итоговом листе по результатам года.

В процессе защиты уточняется следующее: кто будет осуществлять контроль за исполнением и соблюдением бюджета, как получать деньги (по заявке на платеж или другим способом), по каким суммам требуется дополнительное согласование (например, при подборе кандидатов через кадровое агентство), как распорядиться неиспользованными в текущем месяце средствами.

Далее можно приступать к реализации разработанного документа.

Как показывает практика, финансирования деятельности службы персонала в достаточном объеме добиться сложно, но реально. Главное, чего предстоит достичь на этом пути, – это научиться обосновывать структуру бюджета, его отдельных статей и размер предполагаемых расходов.

Однако бюджет, как и любой “живой” проект, должен регулярно корректироваться. На практике чаще всего вносятся изменения в статьи, касающиеся обучения. Их вес в общем бюджете может достигать 40%. Корректировкам обычно подлежат и затраты на подбор персонала. Часть из них, например связанная с сезонной миграцией людей или с реорганизацией, может быть запланирована. В то же время убытки, скажем, из-за открытия конкурентами магазина по соседству, в который “строем” переходят сотрудники компании, прогнозировать невозможно.

Наличие в компании бюджета HR-подразделения позволяет решить следующие задачи:
- четко сформулировать цели работы с персоналом;
- добиться прозрачности деятельности кадровой службы и показателей отчетности;
- наглядно пояснить руководству, сколько стоит содержание самого HR-отдела;
- формализовать расчет таких важных для кадровой политики показателей, как стоимость подбора специалиста, его удержания и развития.


*Статья предоставлена журналом “Справочник по управлению персоналом”.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль