Вопрос-ответ № 15

2126
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.

Каковы правила и способы хранения электронных документов?

Порядок работы с электронными документами (ЭД) в организации установлен Основными правилами. После того, как ЭД перестают использоваться в оперативной работе, они подлежат сдаче в архив организации. Отбор ЭД на архивное хранение осуществляется путем проведения экспертной комиссии организации, экспертизы ценности документов на электронных носителях.

В соответствии с требования п. 2.1.4 Основных правил работы архивов организаций экспертиза ЭД проводится во взаимосвязи с документацией на традиционных носителях. При этом применяются общие и специальные критерии экспертизы ценности документов: значимость, полнота (завершенность) документа, аутентичность документа, отсутствие дублирования информации в документах, принятых на архивное хранение.

При приеме электронных документов на хранение в архив организации учитываются такие факторы, как ограничения на прием ЭД, завершенность процесса создания ЭД, стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив, наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД, наличие необходимой сопроводительной документации, соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД, затраты на обеспечение хранения.

Архивы организаций должны обеспечивать сохранность ЭД, их учет и использование, а также передачу на государственное хранение (в составе фондов организаций – источников комплектования архивов).

Согласно п. 1.3.4 Основных правил все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль