Вопрос-ответ № 15

2110
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.

Каковы правила и способы хранения электронных документов?

Порядок работы с электронными документами (ЭД) в организации установлен Основными правилами. После того, как ЭД перестают использоваться в оперативной работе, они подлежат сдаче в архив организации. Отбор ЭД на архивное хранение осуществляется путем проведения экспертной комиссии организации, экспертизы ценности документов на электронных носителях.

В соответствии с требования п. 2.1.4 Основных правил работы архивов организаций экспертиза ЭД проводится во взаимосвязи с документацией на традиционных носителях. При этом применяются общие и специальные критерии экспертизы ценности документов: значимость, полнота (завершенность) документа, аутентичность документа, отсутствие дублирования информации в документах, принятых на архивное хранение.

При приеме электронных документов на хранение в архив организации учитываются такие факторы, как ограничения на прием ЭД, завершенность процесса создания ЭД, стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив, наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД, наличие необходимой сопроводительной документации, соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД, затраты на обеспечение хранения.

Архивы организаций должны обеспечивать сохранность ЭД, их учет и использование, а также передачу на государственное хранение (в составе фондов организаций – источников комплектования архивов).

Согласно п. 1.3.4 Основных правил все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль