Организация экспертизы ценности документов

8990
Возвращаясь к теме архивирования документов, мы публикуем статью об организации работы экспертной комиссии организации и о том, каким образом проводится отбор документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Экспертиза ценности документов, в т. ч. по личному составу, должна проводиться ежегодно работниками соответствующих структурных подразделений (в которых эти документы были заведены) совместно с экспертной комиссией (ЭК) и под методическим руководством архива организации.

В предыдущей статье (см. «Справочник кадровика» № 7, 2005), которая была посвящена составлению научно-справочного аппарата к документам по личному составу, говорилось, что подготовленные в установленном порядке описи по личному составу вместе со справочным аппаратом подлежат рассмотрению экспертной комиссией организации.

Постоянно действующая экспертная комиссия создается приказом руководителя организации (см. приложение 1). В ее состав включаются наиболее квалифицированные и опытные специалисты организации (в т. ч. работники кадровой службы), хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации, содержащейся в документах подразделения, в котором они работают. В обязательном порядке в состав ЭК включается руководитель службы ДОУ (документационного обеспечения управления) и архива (или лицо, ответственное за архив организации).

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива.

Главная задача деятельности ЭК – организация и проведение работы по определению сроков хранения документов, по отбору их для дальнейшего длительного хранения, а также по уничтожению документов, сроки хранения которых согласно перечням истекли.

Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Функции, права и организация работы экспертной комиссии

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением. При разработке положения об ЭК следует руководствоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Росархива от 19.01.95 № 2.

Основные задачи ЭК:
– организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
– организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к передаче в архив учреждения;
– организация и проведение отбора документов, подготовка их к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (в случае если документы отнесены к составу Архивного фонда РФ).
Основные функции ЭК:
– организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
– рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного учреждения проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т. ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
– подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
– участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Сроки хранения документов

НА №2'2005При определении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.00. Перечень можно также использовать при формировании дел и при составлении номенклатур дел.

Указанный Перечень включает в себя документы, которые образуются в деятельности организаций всех форм собственности при документировании общих для всех, т. е. однотипных, управленческих функций, в т. ч. вопросов кадрового обеспечения деятельности организации.

Словарь кадровика

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов организации на

основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора для дальнейшего хранения.

Раздел Перечня «Кадровое обеспечение» содержит документы с указанием сроков их хранения, касающиеся приема, перемещения, увольнения; установления, подготовки и повышения квалификации, а также награждения работников.

Сроки хранения документов, указанных в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, подлежат их документы к передаче на государственное или муниципальное хранение или нет. Но применяют эти сроки организации по-разному.

Временный срок хранения документов обязателен для всех. Причем занижать срок хранения документов не допускается, а увеличивать его можно. Постоянный же срок хранения применяется теми организациями, чьи документы поступают на хранение в государственные или муниципальные архивы.

Если организация не является источником комплектования соответствующего архивного учреждения, то она хранит документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации – 10 лет, негосударственные – не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения этих документов определяет сама организация в соответствии с действующим законодательством и исходя из необходимости их практического использования в своей деятельности.

Применяя Перечень в процессе работы по определению сроков хранения документов, не следует забывать и о графе «Примечание».

Например, в ст. 336 Перечня, которая содержит «Записки, заменяющие приказы по личному составу», указан срок их хранения – 75 лет, но при этом в графе «Примечание» имеется сноска: «О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет». Это означает, что при проведении полистной экспертизы ценности этих видов документов указанные в примечании документы изымаются из дел и включаются в акт на их уничтожение.

Или же, например, согласно ст. 348 «Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет» Перечня срок хранения этих документов – 15 лет, а в примечании имеется сноска «При отсутствии приказов – 50 лет». Это означает, что если по каким-либо причинам произошла утрата приказов организации, в которых были зафиксированы решения комиссии по данному вопросу, то срок хранения документов этой комиссии, содержащих эти решения, увеличивается до 50 лет.

Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2005 г., исчисляется с 1 января 2006 г.

Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал).

Отбор документов

Следует напомнить, что отбор документов на дальнейшее хранение и уничтожение проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается определение ценности и значения документов, включенных в дело, только лишь по их заголовкам, указанным в номенклатурах дел или на обложках дел, без просмотра самих дел и изучения содержащейся информации в документах.

При полистном просмотре дел изымаются копийные, дублетные, черновые документы, а также документы с временными сроками хранения, которые подлежат выделению к уничтожению.

По итогам проведения экспертизы ценности, помимо описей на дела, отобранные для дальнейшего длительного хранения, составляется акт о выделении к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли и практическая надобность в которых отпала.

Акт составляется по установленной форме (см. приложение 2). Приведенный в приложении 2 пример итоговой записи к акту относится к организациям, документы которых подлежат передаче на государственное или муниципальное хранение.

Если документы организации не отнесены в установленном порядке к Архивному фонду РФ, то итоговая запись акта будет выглядеть следующим образом:

Организация экспертизы ценности документов

Имеются в виду документы, отражающие нормативно-правовую деятельность организации (в т. ч. распорядительные документы по основной деятельности), содержащие информацию об имущественных правах организации, об итогах ее деятельности, учредительные документы и другие документы, подлежащие хранению в организации до момента ее ликвидации или ввиду их практической надобности.

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится только после составления описей дел постоянного или длительного хранения.

Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации одновременно. В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то согласованные экспертной комиссией организации описи и акты утверждаются руководителем организации только после утверждения и согласования описей на дела постоянного и долговременного хранения по личному составу. Только после этого разрешается проводить уничтожение дел, включенных в акт.

Организации, документы которых приему в архивные учреждения не подлежат, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае экспертным комиссиям организаций дано право согласовывать описи на дела долговременного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации.

И только после этого отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются в организации для их утилизации. Передача дел для их уничтожения производится на основании приемо-сдаточной накладной.

Погрузка и вывоз документов для переработки (утилизации) осуществляется под контролем сотрудника архива организации (или ответственного за архив).

После этого в Акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, делается запись следующего содержания:

Организация экспертизы ценности документов

В необходимых случаях, например если документы содержат конфиденциальную информацию, физическое уничтожение (утилизация) документов может происходить в присутствии представителя организации, сдающего документы. При этом составляется акт в произвольной форме.

Приложение 1

Организация экспертизы ценности документов

Приложение 2, стр. 1

Организация экспертизы ценности документов

Приложение 2, стр. 2

Организация экспертизы ценности документов



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль