Распределение функций: каждому свое

8940
Корпорация «Инком» существует с 1991 г. Объединяет торговые марки Villagio Estate (девелопмент элитной загородной недвижимости), «ИНКОМ» (девелопмент загородной недвижимости экономи бизнескласса) и «ИНКОМ-Недвижимость» (риелторские услуги). Общая численность персонала – более 12 тыс. человек...
Распределение функций: каждому свое Елена Семишко,
ведущий специалист отдела оценки
и мотивации персонала, департамент
по управлению персоналом, Корпорация
«Инком», г. Москва
Корпорация «Инком» существует с 1991 г. Объединяет торговые марки Villagio Estate (девелопмент элитной загородной недвижимости), «ИНКОМ» (девелопмент загородной недвижимости экономи бизнескласса) и «ИНКОМ-Недвижимость» (риелторские услуги). Общая численность персонала – более 12 тыс. человек.


На примере компании «ИНКОМ-Недвижимость» рассмотрим, каким образом основные HR-функции распределяются между департаментом по управлению персоналом и начальниками отделов в территориальных филиалах организации.

Прежде всего, обозначим основные направления работы с персоналом. К HRфункциям относятся:

  1. Обеспечение компании кадрами – планирование потребности в сотрудниках, организация поиска и привлечения кандидатов, их оценка.
  2. Адаптация персонала – деятельность, помогающая сотруднику приспособиться к содержанию и условиям работы, к новой для него социальной среде.
  3. Обучение и развитие персонала – определение потребности в обучении, подбор и/ или подготовка учебных программ, организация и проведение обучающих мероприятий, анализ их эффективности, работа с кадровым резервом.
  4. Оценка персонала – определение критериев эффективности деятельности, методов оценки, планирование и проведение оценочных мероприятий, и по их результатам – составление плана развития сотрудника.
  5. Мотивация персонала – формирование и поддержание систем, направленных на повышение качества работы сотрудников (оплата труда, премий, льгот, бонусов, нематериальной мотивации), оценка эффективности используемых в компании мотивационных схем.
  6. Кадровое делопроизводство – ведение кадрового документооборота, подготовка нормативной документации, учет персонала, его перемещения.

Рассмотрим, какую роль в выполнении каждой из этих функций играют линейный руководитель (начальник отдела производственного подразделения) и департамент по управлению персоналом.

В Приложении представлена часть должностной инструкции начальника отдела, где описаны его основные обязанности в отношении работы с персоналом.

Обеспечение компании кадрами

С одной стороны, обеспечение кадрами – одна из самых трудоемких HR-функций (особенно на предприятиях с высокой текучестью кадров). С другой стороны, работа по организации поиска и привлечения персонала носит скорее технический характер. В связи с этим она полностью ложится на плечи менеджера по персоналу подразделения (Менеджер по персоналу подразделения – специалист департамента управления персоналом, выполняющий работу с персоналом «на месте», т. е. в конкретном территориальном подразделении.). В его задачи входит:

  • организация рекламных кампаний по привлечению сотрудников (выбор каналов коммуникации, планирование расходов) на основании бизнес-плана набора персонала;
  • проведение рекламных кампаний (через интернет-ресурсы, районную прессу, с помощью дней открытых дверей, центров занятости и др.), анализ эффективности источников привлечения персонала;
  • прием и обработка откликов от соискателей, первичная оценка кандидатов по формальным признакам (образование, опыт);
  • проведение очных собеседований и оценка кандидатов с точки зрения соответствия основным требованиям компании (активная жизненная позиция, коммуникабельность, обучаемость);
  • организация встреч начальника отдела с финальными кандидатами.

За руководителем подразделения остаются следующие задачи:

  • планирование потребности в персонале в соответствии с динамикой развития отдела;
  • согласование бюджета на рекламные мероприятия по привлечению персонала;
  • проведение собеседований с финальными кандидатами и принятие окончательного решения о трудоустройстве соискателя.

Кроме того, в «ИНКОМ-Недвижимость» начальники отделов принимают личное участие в привлечении новых сотрудников из числа клиентов и контрагентов, формируя образ корпорации как надежного партнера и привлекательного работодателя (Работа с клиентами и контрагентами включает презентацию компании – описание ее как стабильного, надежного партнера в бизнесе. Рассказывая об этом, руководитель может среди прочего отметить, что его отделу сейчас нужен сотрудник). Департамент по управлению персоналом определяет общие принципы и политику компании в области организации набора персонала, поддерживает имидж корпорации как привлекательного работодателя. Он осуществляет методологическую поддержку HR-менеджеров (В состав департамента управления персоналом компании входят директор по персоналу и специалисты различных HR-служб, работающие в центральном офисе, а также менеджеры по персоналу территориальных подразделений.) и линейных руководителей в планировании численности персонала, разработке новых и использовании существующих источников кадров, соблюдении принципов проведения рекламных кампаний по привлечению и оценки кандидатов.

Функцию кадрового делопроизводства, учета персонала, его движения и перемещения (подготовку отчетов, статистических данных и т. п.) в силу своей специфичности выполняют работники HR-службы.

Адаптация персонала

Адаптация сотрудника (не только нового, но и перешедшего на другую должность) – это функция его непосредственного руководителя. В соответствии с общепринятыми определениями она бывает профессиональной, социально-психологической и организационной.

Профессиональная адаптация – это приспособление человека к содержанию и условиям трудовой деятельности. Естественно, рассказать о непосредственных обязанностях, разъяснить принципы, технологии и стандарты работы лучше всего может непосредственный руководитель – тот, кто ставит производственные задачи, контролирует ход и результат их выполнения, предоставляет необходимые для этого ресурсы. В рамках профессиональной адаптации начальник проводит с сотрудником следующую работу:

  • разъясняет функциональные обязанности;
  • описывает критерии оценки деятельности и принципы оплаты труда;
  • знакомит с документацией;
  • обучает технологиям работы, специфичным для корпорации;
  • оказывает помощь во взаимодействии с коллегами;
  • ставит задачи на период испытательного срока, контролирует процесс и результаты их выполнения, предоставляет обратную связь о результатах работы.

Социально-психологическая адаптация – это приспособление сотрудника к новой социальной среде. Представить новичка коллективу может и менеджер по персоналу, но если это делает непосредственный начальник, то эффект гораздо больший. Принимая личное участие в судьбе сотрудника, линейный руководитель повышает его ценность в коллективе, способствует ускорению его адаптации, быстрому налаживанию рабочих и дружеских связей.

В рамках социально-психологической адаптации начальник отдела выполняет следующую работу:

  • представляет новичка коллективу подразделения или всего офиса (например, на общем собрании), а также административному персоналу;
  • разъясняет нормы поведения и выстраивания взаимоотношений;
  • знакомит с традициями и ценностями коллектива;
  • дает краткую личностную характеристику сотрудникам подразделения, с которыми новичок будет работать.

Организационная адаптация – это формирование у человека представления об основных целях и задачах корпорации, ее структуре, а также целях и задачах подразделения. Как правило, соискатель знакомится с информацией о компании еще до трудоустройства (через ее сайт, на собеседованиях с менеджером по персоналу и начальником отдела), но формирование полноценного представления о ней все-таки происходит в первые месяцы работы. В адаптационных материалах «ИНКОМ-Недвижимость» много внимания уделено истории корпорации, ее миссии, структуре, направлениям деятельности и другим организационным аспектам.

Оказывая помощь линейному руководителю в адаптации сотрудника, менеджер по персоналу подразделения выполняет следующие действия:

  • выдает новичку адаптационную папку, комментируя информацию, содержащуюся в ней;
  • проводит с сотрудником ознакомительную экскурсию по офису;
  • рассказывает ему о том, где какую информацию можно найти, к кому по какому вопросу следует обращаться;
  • приглашает сотрудника принять участие в корпоративных мероприятиях (оповещает о дате проведения, формате события и т. п.).

Департамент по управлению персоналом осуществляет методологическую поддержку линейного руководителя, разрабатывает и обновляет материалы, регламентирующие процедуру адаптации (Положение об адаптации персонала, адаптационную папку сотрудника), наполняет информацией разделы корпоративного портала, содержащие сведения об истории компании, ее структуре, первых лицах и т. п. Методическая поддержка также подразумевает разъяснение регламентирующих документов, ответы на актуальные вопросы, например: «Что можно делегировать менеджеру по персоналу, а что лучше сделать начальнику отдела?», «Как организовать адаптационные мероприятия сразу для нескольких новых сотрудников?» и т. п.

Обучение и развитие персонала

Практически всегда деятельность, направленная на обучение и развитие персонала, – это совместная работа специалистов департамента по управлению персоналом и линейных руководителей (см. таблицу) в области:

  • планирования потребностей в обучении;
  • работы с кадровым резервом;
  • составления учебных программ;
  • проведения обучения;
  • анализа эффективности обучения. 

С целью обучения и развития сотрудников специалисты департамента по управлению персоналом выполняют следующую работу:

  • определяют политику и принципы обучения (Положение об обучении);
  • предоставляют методологическую поддержку линейным руководителям при подготовке учебных программ и проведении занятий (разъясняют принципы и особенности разработки, проведения и анализа эффективности обучающих и развивающих мероприятий);
  • составляют методические пособия по обучению сотрудников без опыта (пособие для наставника, программа лекционного обучения и др.);
  • разрабатывают учебно-методические материалы для занятий (видеозаписи, пособия);
Задача Специалисты
по управлению персоналом
Линейные руководители
Планирование потребности
в обучении
Определение направлений
обучения на основании ре-
зультатов квалификационного
тестирования
Определение необходимости
развития сотрудников в том
или ином направлении по ре-
зультатам текущей или еже-
годной оценки
Работа с кадровым резервом Оценка кандидатов, подго-
товка и проведение обучаю-
щих мероприятий по разви-
тию управленческих навыков
(планирование, организация,
контроль, делегирование), на-
выков работы с персоналом
(адаптация, обучение, оценка,
мотивация). Составление ин-
дивидуальных программ раз-
вития
Подготовка кадрового резерва.
Постановка задач по отработке
практических навыков управ-
ления. Например, кандида-
ты в кадровый резерв сначала
должны зарекомендовать себя
как результативные наставники
(ведение 1-2 новичков), потом
им доверяют управление груп-
пой из 5-7 человек. Началь-
ник отдела помогает им со-
ставлять планы работы с груп-
пой сотрудников, организовы-
вать их деятельность, помогает
на практике уяснить принципы
системной и планомерной ра-
боты с персоналом
Подготовка учебных про-
грамм и проведение обуче-
ния (в основном направлен-
ного на повышение эффектив-
ности работы персонала)
Разработка и проведение тре-
нингов, семинаров, лекций,
практикумов для сотрудников
корпорации
Разработка и проведение те-
матических лекций, семина-
ров, практикумов для сотруд-
ников подразделения
Анализ эффективности обу-
чения
Анализ ошибок, допущенных
при сдаче квалификационно-
го теста, анализ обратной свя-
зи, предоставленной линей-
ными руководителями и со-
трудниками
Отслеживание изменений
результатов работы, анализ
ошибок, допущенных при сда-
че квалификационного теста
  • проводят профессиональные конкурсы;
  • организуют внутреннее и внешнее обучение (в настоящее время основной упорв компании делается на проведении занятий своими силами).

Оценка персонала

Это самая «интимная» функция управления персоналом. Во-первых, по результатам оценки сотруднику необходимо предоставить обратную связь, которая может включать как позитивные, так и негативные аспекты. Во-вторых, может возникнуть необходимость в принятии непопулярного решения относительно работника, с которым его необходимо ознакомить. Поэтому основную роль в процессе оценки сотрудника играет непосредственный начальник. Чтобы он выполнял эту функцию грамотно, в компании проводятся специальные подготовительные мероприятия для руководителей, например, «Эффективное управление», «Оценка персонала», «Проведение аттестационного интервью».

Департамент по управлению персоналом выполняет работу по подготовке оценочных мероприятий:

  • определяет единые критерии оценки;
  • разрабатывает методы и инструменты для ее проведения (опросные листы, тесты, отчеты о выполнении производственных задач);
  • определяет процедуру и форму проведения мероприятий (текущая, ежегодная оценка);
  • формирует базу данных для хранения информации о результатах оценки и принятых в отношении сотрудника решениях;
  • оказывает методологическую поддержу линейным руководителям при проведении оценочных мероприятий, принятии решений на основании их результатов, подготовке обратной связи, фиксации и использовании результатов.

Линейный руководитель принимает участие в разработке методов и форм оценки и в соответствии с ними:
1. Оценивает сотрудника на основании выделенных критериев (уровень знаний, навыков, результаты производственной деятельности) в текущем режиме (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально – в зависимости от степени самостоятельности и успешности подчиненного), а также подводит итоги годовой работы персонала. Текущую оценку начальник отдела проводит самостоятельно, привлекая в сложных ситуациях своего непосредственного руководителя. В присутствии последнего обычно происходит и годовая оценка, но решение линейный менеджер принимает сам.
2. На основании оценки планирует профессиональное (дополнительное обучение, совершенствование управленческих навыков и т. п.) и карьерное (переход на вышестоящую должность, зачисление в кадровый резерв) развитие сотрудника или принимает решение об увольнении подчиненного, предоставляет обратную связь о результатах оценки, ставит задачи на следующий отчетный период (производственные, по отработке профессиональных навыков, повышению квалификации).

Мотивация персонала

Данную функцию можно рассматривать с точки зрения стратегического и оперативного управления. Стратегическое управление мотивацией подразумевает целенаправленное формирование такой организационной среды, которая постоянно поддерживает и развивает стремление сотрудников к работе, а ее составными частями должны быть:

  • система оплаты труда, премиальная система;
  • система социальных льгот;
  • система профессионального и карьерного развития;
  • соответствующая корпоративная культура, сохраненяемые и передаваемые традиции компании;
  • политика в отношении организации рабочих мест, графика и других условий деятельности.

Департамент по управлению персоналом отвечает за стратегическое управление мотивацией, анализирует эффективность существующих систем стимулирования, корректирует их при изменении рыночных условий и планов развития корпорации, оказывает методологическую помощь и поддержку линейным руководителям в использования мотивационных схем компании.

Оперативное управление мотивацией подразумевает воздействие на конкретного сотрудника «здесь и сейчас» с целью повышения его мотивации к работе. Это не системное воздействие, как в первом случае, а индивидуальная работа с человеком, поэтому для оперативного управления важно знать личные цели, интересы, ценности сотрудника. Соответственно, задача оперативного управления мотиваций практически полностью ложится на плечи непосредственного начальника.

Выполняя эту задачу, линейный руководитель использует существующие в компании мотивационные схемы, чтобы показать сотруднику возможность приобретения того или иного блага. Например, ссылаясь на корпоративную систему оплаты труда, он разъясняет подчиненному, как тот может увеличить свой доход, или напоминает, каких результатов нужно достичь для перехода на следующую ступень карьерного роста.

***

Таким образом, функционал HR-службы распределен между ней и линейными руководителями по определенным принципам. Департамент по управлению персоналом несет ответственность за все, что касается:

  • стратегического HR-управления (общей кадровой политики, корпоративной культуры, имиджа компании как привлекательного работодателя);
  • методологического сопровождения работы с сотрудниками (помощь и поддержка линейных руководителей в этой области);
  • технического сопровождения (кадровый документооборот, обеспечение потока соискателей, проведение первичных собеседований, организация обучения). 

Линейный менеджер отвечает за оперативное управление персоналом, принимает решения в отношении сотрудников своего подразделения.

Описанная система распределения функционала хорошо зарекомендовала себя на практике:

  • компания продолжает расти и развиваться независимо от ситуации на рынке;
  • организация обладает статусом привлекательного работодателя;
  • сотрудники заинтересованы в профессиональном росте и построении карьеры в корпорации.
Приложение.

Выдержка из должностной инструкции начальника отдела

2. Основные функции и должностные обязанности

2.1. Организует работу по комплектованию отдела сотрудниками и привлечению персонала в отдел:

  • проводит работу по привлечению новых сотрудников (из числа клиентов, экспертов других риелторских компаний);
  • проводит собеседования с новыми сотрудниками и осуществляет отбор сотрудников для работы в отделе;
  • осуществляет согласование решения о приеме нового сотрудника с непосредственным руководителем.

2.2. Организует и координирует работу по адаптации новых сотрудников отдела в первые месяцы работы, контролирует обучение их корпоративным стандартам работы и технологии производственного процесса в соответствии с Положением об адаптации, в том числе осуществляет:

  • ознакомление новых сотрудников с корпорацией: история, услуги, организационная структура (роль и организационный статус отделения в общей организационной структуре корпорации);
  • знакомство с сотрудниками отдела и отделения и внутренними нормами поведения;
  • доведение до нового сотрудника всей необходимой информации, касающейся официального оформления на работу, выплаты заработной платы, принятой системы мотивации и стимулирования труда сотрудников отдела;
  • контроль обучения нового сотрудника основным технологическим этапам работы (освоение технологических стандартов, договорной базы, электронной базы данных по объектам недвижимости).

2.3. Координирует работу по обязательному обучению новых сотрудников в рамках установленной корпоративной программы обучения в учебном центре (контролирует своевременную подачу заявки на обучение стажеров, посещение занятий и сдачу соответствующих квалификационных экзаменов, дисциплину).

2.4. Организует работу по развитию профессионального уровня сотрудников отдела (отслеживает прохождение сотрудниками отдела обязательных программ обучения, по итогам ежегодной оценки агентско-экспертного состава составляет план развития сотрудников, формирует запрос в учебный центр на обучение необходимым знаниям и навыкам, контролирует дисциплину посещения занятий и отслеживает применение полученного опыта на практике).

2.5. Организует работу сотрудников отдела, в том числе:

  • совместно с администратором отделения принимает меры по обеспечению и организации рабочего места сотрудников отдела, контролирует состояние рабочих мест, следит за внешним видом сотрудников отдела и наличием корпоративных пропусков;
  • анализирует работу сотрудников, проводит консультации и систематическое обучение сотрудников отдела практической работе;
  • организует и контролирует работу наставников в отделе;
  • обеспечивает соблюдение технологии работы (корпоративных стандартов) сотрудниками отдела;
  • контролирует выполнение графиков дежурств, производственную и трудовую дисциплину в отделе;
  • проводит регулярные собрания сотрудников отдела (не реже одного раза в месяц);
  • доводит до сведения сотрудников отдела приказы, распоряжения и другие организационно-распорядительные и нормативно-методические документы, регулирующие работу сотрудников отдела;
  • контролирует присутствие и участие сотрудников отдела на собраниях отделения.

2.6. Проводит целенаправленную работу по формированию клиентоориентированной позиции у сотрудников отдела, в том числе:

  • контролирует соблюдение сотрудниками отдела корпоративных стандартов и качественного обслуживания клиентов;
  • контролирует качество обслуживания на рекламных телефонах и при выявлении ошибок в работе принимает меры к их устранению;
  • обеспечивает эффективное взаимодействие с другими отделениями;
  • участвует в проведении агентских часов и других мероприятий отделения, направленных на повышение качества работы и квалификационного уровня сотрудников;
  • регулярно проводит работу по профилактике и предотвращению возможных конфликтов с клиентами.

2.7. Создает в отделе рабочую атмосферу, позитивный настрой, формирует командный дух:

  • ежемесячно (ежеквартально) проводит оценку работы сотрудников;
  • представляет сотрудников отдела к наградам и другим поощрениям за успешное выполнение работы;
  • организует мероприятия по сплочению сотрудников отдела;
  • разрешает возможные конфликтные ситуации внутри отдела, между сотрудниками разных отделов, и в случае необходимости привлекает для разрешения конфликтов своего непосредственного руководителя.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль