Печати и их применение в деятельности кадровых служб

10384
Печать является неотъемлемым атрибутом любой организации. Перечень используемых в организации печатей определяется ее учредительными документами, положениями об обособленных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами (приказами, распоряжениями и др.). В ряде случаев требования о применении того или иного вида печати содержатся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах.

Условно печати можно подразделить на три группы.

Гербовые печати, которые в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.00 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» применяются не всеми организациями, а только федеральными органами государственной власти, иными государственными органами, организациями и учреждениями, а также органами, организациями и учреждениями (независимо от форм собственности), наделенными отдельными государственно-властными полномочиями.

Порядок применения печатей с изображением Государственного герба регламентируется постановлением Правительства РФ от 27.12.95 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», а требования к печатям с изображением Государственного герба установлены ГОСТ Р 51511–2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

Обычные печати организаций. Законодательством установлены определенные требования к печатям организаций, в частности Федеральный закон от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (п. 7 ст. 2) содержит следующее положение: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Аналогичные положения содержатся в федеральных законах от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (п. 5 ст. 2), от 12.01.96 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (п. 4 ст. 3) и др.

Простые печати, к которым относятся печати структурных подразделений, а также печати для отдельных видов документов. Практика применения так называемых «простых печатей», в частности, службами кадров характерна для многих организаций. В практике закрепилось также применение не предусмотренных законодательством печатей для отдельных видов документов, например печати «Для договоров», «Для накладных», «Для копий», «Для пакетов» и др. Право подразделения использовать печать с собственным наименованием, как правило, закрепляется в положении об этом структурном подразделении, а право использовать печати для заверения отдельных видов (групп) документов устанавливается приказом (распоряжением) руководителя организации.

Обратите внимание!На данный момент не предусмотрено никаких нормативных актов, устанавливающих требования к цвету печати. На практике обычно применяется синяя мастичная краска для проставления оттиска печати на документах, поскольку это позволяет отличать подлинник документа от копии, полученной на копировальном автомате

ГОСТ Р 6.30–2003 установлено: «Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации». Последнее утверждение не носит общего характера, поскольку в соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях документы могут заверяться печатью подразделения или личной печатью лица, выполняющего определенные функции, например печатью нотариуса, печатью врача, печатью индивидуального предпринимателя и др.

В практике применения печатей нередко возникают вопросы, связанные, прежде всего, с тем, на каких документах нужна печать и где ее ставить. При решении данных вопросов следует основываться только на действующем законодательстве.

В конкретной организации виды документов, заверяемых печатью, устанавливаются инструкцией по делопроизводству, которая, как правило, содержит перечень документов, требующих заверения печатью организации. Рассмотрим некоторые ситуации, наиболее типичные для службы кадров.

Приказ (раСПоряжение) По личному СоСтаву

Законодательные и иные нормативные акты не содержат каких-либо указаний о заверении приказов (распоряжений) по личному составу печатью организации или иной печатью. Следовательно, можно сказать, что закон не требует заверять приказы (распоряжения) по личному составу печатью (также, как и приказы по основной деятельности). Унифицированные формы приказов (распоряжений),НА № 6,7‘2004 утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», также не содержат указаний на необходимость заверения печатью.

Известны случаи, когда инспекторы, проверяющие кадровые службы, в актах проверок отмечали как нарушение то, что приказы по личному составу в организации не заверены печатью. Такого рода замечания совершенно недопустимы, и работникам кадровых служб в подобных случаях нужно высказывать свое несогласие. инспекторы будут обязаны дать разъяснение со ссылкой на законодательство, а такого законодательного обоснования нет.

трудовой договор и соглашение об изменении (дополнении) трудового договора

Обратите внимание!Заверение трудовых договоров печатью законом не предусмотрено

Содержание трудового договора, его форма, порядок заключения установлены ТК РФ. Статья 67 ТК РФ определяет: «Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя». Таким образом, норма ТК РФ предусматривает лишь то, что трудовой договор подписывается сторонами. Заверение трудовых договоров печатью законом не предусмотрено. На практике мы сталкиваемся с совершенно иной ситуацией: редкая организация не поставит печать на трудовом договоре.

Соглашения об изменении (дополнении) трудового договора оформляются по тем же правилам, которые приняты для оформления договоров.

Кстати сказать

Для сравнения приведем положения ГК РФ, устанавливающие порядок придания юридической силы гражданско-правовым договорам. Статья 160 ГК РФ устанавливает: «Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами…

Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы,

скрепление печатью и т. п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Если такие последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки».

Таким образом, и здесь мы сталкиваемся с аналогичным положением. Скрепление договора печатью может предусматриваться законодательством (для договоров определенного вида закон действительно предусматривает заверение печатью) или соглашением сторон. Для большинства гражданско-

правовых договоров (договор подряда, купли-продажи, поставки, возмездного оказания услуг и др.) наличие печати не отнесено к обязательному требованию, предъявляемому к письменной форме сделки.

Такая норма в отношении трудовых договоров вполне оправдана, поскольку договор – это соглашение сторон, и если стороны приняли условия договора и подтвердили это своими подписями, то, по большому счету, никакого другого подтверждения законности заключения договора не требуется (за исключением случаев, прямо предусмотренных в законе).

акты о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы

Форма Т-73 применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Акт является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ, составляется работником, ответственным за прием выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы.

Формой акта, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», предусмотрено заверение подписи руководителя организации в грифе утверждения печатью. Место печати обозначено отметкой «М. П.». Воспроизведем заголовочную часть формы акта:

Печати и их применение в деятельности кадровых служб

командировочное удостоверение (Форма т-10)

Этот вид документа также оформляется на основе унифицированной формы, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункты назначения и время убытия из них).

Формой Т-10 предусмотрена подпись руководителя организации на лицевой стороне документа и заверение печатями отметок о выбытии работника в командировку, прибытии его в пункты назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. Все отметки о выбытии и прибытии подтверждаются подписью ответственного должностного лица и печатью. Место печати обозначено отметкой «М. П.».

В указаниях по применению формы Т-10 говорится только о том, что печатью удостоверяются подписи должностных лиц на отметках о прибытии работника в пункт назначения и выбытии из него. Ни указания по применению формы Т-10, ни сама форма командировочного удостоверения не предусматривают печати на лицевой стороне документа. На практике довольно часто можно встретить командировочные удостоверения, в которых имеется печать на лицевой стороне, заверяющая подпись руководителя.

Происходит это, очевидно, оттого, что принятая в 1988 г. Минфином СССР, Госкомтрудом СССР и ВЦСПС Инструкция о служебных командировках в пределах СССР (от 07 апреля 1988 № 62) в приложении № 1 содержала унифицированную форму командировочного удостоверения. Данная инструкция применяется до сих пор в части, не противоречащей ТК РФ. Приведенная в инструкции форма командировочного удостоверения (теперь уже не действующая) на лицевой стороне содержала отметку (МП) для проставления печати, удостоверяющей подпись руководителя организации.

Многие кадровики, имеющие опыт работы со старой формой командировочного удостоверения, ставят печать и на новую форму, хотя этого теперь не требуется делать.

Какой печатью (организации или службы кадров) следует заверять отметки на оборотной стороне командировочного удостоверения?

Поскольку формой предусмотрена подпись должностного лица (это может быть руководитель службы кадров), то, соответственно, можно использовать и печать службы кадров, если это подразделение имеет собственную печать.

трудовая книжка

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек регламентирован двумя документами: Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).

В частности, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей установлено (п. 35), что «при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника…».

Инструкцией по заполнению трудовых книжек установлено (п. 2.2.): «Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка». Аналогичным образом заверяются записи об изменении сведений, указанных на титульном листе трудовой книжки (записи об изменении фамилии, имени, отчества и даты рождения) (п. 2.3. Инструкции). Таким образом, нормативные документы содержат вполне определенные положения: записи в трудовой книжке заверяются печатью организации или печатью службы кадров.

Копии документов

Обратите внимание!Заверенная копия документа с точки зрения юридической силы соответствует подлиннику документа

В обязанности кадровых служб входит заверение копий документов, которые необходимы самим кадровым службам, другим подразделениям организации, а также могут выдаваться по запросу гражданина или иной организации.

ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» включает два понятия: копия документа и заверенная копия. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Обратите внимание!Порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30–2003. Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения».

Стандарт отмечает: «Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». Печать на копии ставится в тех случаях, когда копия выдается по запросу гражданину или организации. Копии, используемые в деятельности кадровой службы, а также копии, направляемые в другие подразделения организации, печатью не заверяются, они содержат только заверительную надпись.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится в данной организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».

Кстати сказать

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника. Работодателей – индивидуальных предпринимателей в связи с изменениями, внесенными в ТК РФ, обязали вести

трудовые книжки на работников. На сегодняшний день в законодательстве нет положений, обязывающих индивидуального предпринимателя иметь собственную печать. Получается, что если у индивидуального предпринимателя нет печати, то в трудовой книжке достаточно только подписи работодателя – индивидуального предпринимателя при увольнении работника.

Таким образом, Правила требуют заверять записи в трудовых книжках печатью, а закон не обязывает индивидуального предпринимателя ее иметь. Эта правовая коллизия требует разрешения путем внесения изменений в Правила.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

Кто может быть уполномочен заверять копии документов?

Как правило, это работник кадровой службы организации и / или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в т. ч. заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции.

Какой печатью заверять подпись лица, свидетельствующего верность копии?

При решении этого вопроса также нужно исходить из того, кто заверяет копию: если копия заверяется подписью руководителя, то ставится печать организации, если иное должностное лицо, то допустимо ставить печать подразделения. Следовательно, копии кадровых документов, если обязанность по их заверению возложена на руководителя кадровой службы, могут заверяться печатью кадровой службы, в случае наличия таковой в подразделении.

Где ставить печать: на наименование должности, на подпись (роспись лица) или на свободном месте, если, конечно, документ не оформляется на унифицированной форме, в которой место печати обозначено отметкой «М. П.»?

ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит никаких указаний относительно того, где следует ставить печать. Однако в п. 11 ГОСТ 6.38-90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» указано: «Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ».

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль