Будни рекрутера: от заявки до Job-offer*

3498
У менеджера по подбору персонала крупной компании, которая развивается хорошими темпами и имеет текучесть кадров со всеми вытекающими из этого последствиями, обычный объем работы – не менее 10–20 вакансий одновременно. Удержать в памяти, сколько кандидатов просмотрено, кто и когда направлен на собеседование с руководителем или на проверку в службу безопасности, невозможно. А значит, требуется собирать и систематизировать информацию, разрабатывать удобные формы отчетности.

Литературы на тему документооборота в рекрутинге практически нет, менеджерам по подбору остается обмениваться опытом. Поэтому предлагаем ознакомиться с основными документами, которые могут значительно облегчить труд рекрутера.

заявка на подбор

Это «стартовый» документ для процедуры подбора. Составляет его непосредственный руководитель, визирует начальник подразделения. В заявке указываются: дата открытия вакансии, название отдела, должностные обязанности, требования, уровень оплаты и т. д. К заявке прилагается копия должностной инструкции, если вакантная должность новая.

Типичные ошибки при составлении заявки на подбор персонала:

  • отсутствие либо некорректное указание срока подачи заявки (это важно при регламентированных сроках подбора);
  • номинальное обозначение функциональных обязанностей (в лучшем случае руководители переадресовывают к должностной инструкции, которая не отражает нюансов, характерных именно для этой должности, данного подразделения);
  • отнесение желаемых требований к разряду обязательных, что значительно сужает круг соискателей;
  • неполное, формальное заполнение документа.

Все заявки делятся на плановые и внеплановые. К первым относятся те, которые содержат вакансии, указанные в плане подбора на текущий год и утвержденные генеральным директором (о вторых см. ниже). Они принимаются к исполнению автоматически. Исходя из числа этих вакансий распределяются ресурсы группы подбора. Заполненная и завизированная заявка передается руководителю группы подбора для регистрации и экспертизы вакансии.

экспертиза вакансии

Экспертиза вакансии служит «ответом» службы персонала на заявку руководителя и позволяет решить сразу несколько задач:1. Фиксируется дата поступления заявки в группу подбора (бывает так, что начальник заполняет ее, а передает только через неделю, что влечет за собой увеличение сроков подбора).2. Проверяется наличие данной вакансии в соответствующих организационных документах. Если такой должности нет в штатном расписании, требуется служебная записка о введении новой единицы. Если ее нет в плане подбора, значит, она является внеплановой, что дает возможность предлагать руководителю подразделения иные формы подбора (через кадровое агентство, самостоятельно, силами группы подбора).3. Руководитель знакомится с ситуацией на рынке - соответствуют ли требования к кандидату предлагаемому уровню оплаты.4. По заявке сверяется наличие рабочего места. Если его нет - уточняются сроки его подготовки. Это очень важный момент: иногда бывает так, что сотрудник уже найден, а работать ему негде. Определяются категория, плановые сроки подбора (см. ниже). Руководитель получает информацию о том, кто из менеджеров по подбору назначен ответственным за закрытие данной вакансии.5. Подтверждается возможность использования ресурса кадровых агентств с акцентом на бюджете подразделения, чтобы избежать ситуации, когда после закрытия вакансии и выхода специалиста на работу руководитель сообщает, что он был не в курсе необходимости оплаты.

Преимущества составления экспертизы вакансии:

  • стимулирование руководителей планировать деятельность по подбору персонала (внеплановая вакансия является неприоритетной для группы подбора);
  • ознакомление руководителей подразделений с плановыми сроками закрытия конкретной вакансии позволяет избежать подхода, когда «сотрудник нужен еще вчера»;
  • напоминание о необходимости заблаговременной подготовки рабочего места;
  • подтверждение использования группой подбора ресурсов кадрового агентства (бюджет подразделения);
  • экспертная оценка соответствия уровня оплаты и требований к кандидатам (позволяет сразу отсечь неликвидные заявки).

Продолжительность экспертизы вакансии составляет не более двух рабочих дней. Ее результатом становится письменное уведомление о принятии вакансии в работу или об отказе с указанием причин и предложениями по изменению требований к кандидатам.

план подбора

Это основной отчетный документ группы подбора персонала (см. приложение 1). Как правило, ведет его менеджер по подбору, контролирует руководитель группы. Ведение плана в режиме оn-line позволяет предоставлять по первому запросу информацию об открытых и закрытых вакансиях, загрузке каждого менеджера по подбору, количестве вакансий по подразделениям, источнике подбора, стоимости вакансии, дате ее открытия, сроках закрытия (плановых и фактических).

Следует отметить, что дата закрытия вакансии может не соответствовать фактическому дню выхода специалиста на работу. Причиной тому может служить стандартная двухнедельная отработка в прежней компании или длительная подготовка рабочего места. Фактическим сроком закрытия вакансии лучше считать день принятия job-ofer (предложения о работе) кандидатом (после положительного решения руководителя относительно соискателя и проверки его службой безопасности).

сопроводительное письмо

В случае, если кандидат соответствует требованиям вакансии, на него составляется сопроводительное письмо (см. приложение 2), в котором перечисляются основные анкетные данные, приводится краткая характеристика квалификации и дается экспертная оценка моделей поведения и ценностных установок. Документ включает описание рисков (например, неготовность к ненормированному графику, наличие маленьких детей и т. д.), дополнительную информацию (причины поиска работы, хобби), зарплатные ожидания кандидата.

Грамотно составленное сопроводительное письмо подчеркивает профессионализм рекрутера. При заполнении документа специалист должен помнить, что любую характеристику кандидата (тип мышления, вид мотивации и т. д.) он должен быть готов расшифровать и подтвердить фактами.

job-offer (предложение о работе)

При подборе руководителей данный документ готовится в обязательном порядке, для ключевых специалистов в случае необходимости. Включает следующие сведения: уровень подчиненности, функциональные обязанности, задачи на испытательный срок, структуру дохода, дату выхода на работу. Составляется руководителем подразделения, согласовывается с кандидатом, подписывается обеими сторонами в первый рабочий день.

«Оффер» нужен новому сотруднику для четкого понимания своей роли в компании и подразделении, функциональных обязанностей, задач на испытательный срок, критериев оценки своей деятельности, перспектив развития в организации. Руководителю «оффер» помогает четко осознать роль новичка в отделе, распределить обязанности между подчиненными. Также предложение о работе фиксирует устную договоренность об условиях оплаты на испытательный срок и далее и является гарантом соблюдения обязательств.

В случае частичного несогласия кандидата с означенными условиями организуется дополнительная встреча, на которой стороны приходят к общему мнению.

Приложение 1

Текущий план подбора

Будни рекрутера: от заявки до Job-offer*

Приложение 2

Сопроводительное письмо

Будни рекрутера: от заявки до Job-offer*


* Полная версия статьи опубликована в журнале «Справочник по управлению персоналом».

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль