Вопрос-ответ № 5

2114

По какому принципу нужно нумеровать приказы по личному составу, трудовые договоры, письма и другую кадровую документацию?
О. Черный, зам. директора по кадрам, г. Екатеринбург

В делопроизводстве принято регистрацию и учет документов вести в пределах календарного года, т. е. начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря. При регистрации приказов выделяется по крайней мере два регистрируемых массива документов: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии, длительные внутрироссийские командировки и загранкомандировки, отпуска, кроме очередных) и приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет (очередные отпуска, краткосрочные командировки и др.).

Приказы со сроком хранения 75 лет регистрируются, как правило, порядковыми номерами с присвоением буквенных индексов "К" или "ЛС" (№ 1-к, № 15-лс); приказы со сроком хранения 5 лет регистрируются порядковыми номерами с иным буквенным индексом, например "О" или другим (№ 1-о, № 15-ком). Приказы об отпусках вообще можно регистрировать отдельно, поскольку их, как правило, бывает много.

Если мы выделяем какую-либо совокупность документов в отдельный регистрируемый массив, эти документы должны помещаться в отдельное дело. Таким образом, у нас может быть два или более дел с приказами по личному составу.

Трудовые договоры регистрируются отдельно. Возможно два варианта регистрации трудовых договоров в организациях:1. Трудовым договорам присваиваются порядковые номера начиная с № 1 и до последнего трудового договора, заключенного организацией.2. Трудовым договорам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, т. е. с 1 января по 31 декабря, но в этом случае порядковый номер договора должен дополняться указанием года, чтобы отличать трудовые договоры разных лет.

Первый способ регистрации прост, но со временем порядковые номера договоров, особенно если организация существует в течение длительного времени, станут многозначными, что будет не очень удобно в работе. Лучше использовать второй способ регистрации; при этом регистрационный номер состоит из двух частей: порядкового номера договора и индекса года, которые могут разделяться дефисом или косой чертой, например: № 25-06 или № 25 / 06.

Особенностью работы с трудовыми договорами является то, что любые изменения в положении работника, касающиеся обязательных условий трудового договора (должность, характер работы, условия работы, режим работы, оклад или тарифная ставка и др.), а также дополнение трудового договора другими условиями, не включенными в трудовой договор при его заключении, должны оформляться соглашениями об изменении или дополнении трудового договора, которые также оформляются в письменной форме. Соглашение об изменении или дополнении трудового договора оформляется по тем же правилам, что и трудовой договор, и составляет неотъемлемую часть трудового договора.

Соглашения также должны регистрироваться. Регистрация соглашений ведется в привязке к конкретному трудовому договору. Например, к трудовому договору № 25 / 04 могут быть заключены соглашения № 1, № 2, № 3 и т. д.

Что же касается переписки, то ее регистрация ведется службой делопроизводства, исходящие и входящие письма регистрируются отдельно. Регистрационный номер в этом случае может иметь более сложную структуру: например, порядковый номер входящего или исходящего письма может быть дополнен кодом подразделения или индексом дела по номенклатуре дел подразделения; порядковый номер письма от остальных частей регистрационного номера, как правило, отделяется косой чертой. Например:

  • входящий документ: № 395 / 01-18 (395 - порядковый номер поступления, 01-18 - индекс дела по номенклатуре дел);
  • исходящий номер: № 02-15 / 223 (02-15 - индекс дела по номенклатуре дел, 223 - порядковый номер документа).
Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль