Завтра проектного управления : ставки на саморегулируемые команды

1233
Управление сотрудниками в ходе реализации проекта имеет свои особенности и отличается от специфики работы с подчиненными на постоянной основе. Излишне напоминать, что успех любого проекта гарантируют люди, а задача руководителя заключается в формировании команды, общем управлении проектом, регулярном мониторинге выполнения работ и координации деятельности членов проектного коллектива.

Участники проектной группы

В настоящее время в крупных компаниях все более популярным становится проектное управление и создание кросс-функциональных программ для решения конкретных задач бизнеса. Юлия Кошелева, руководитель проектов по разработке систем мотивации компании «Вдохновение», обращает внимание на следующий факт: «Помимо проектов, обусловленных спецификой отрасли, все чаще реализуются реализуются различные ИТ-проекты (от организации внутренних интранет-порталов до внедрения всеобъемлющих ERP-систем), а также проекты, направленные на совершенствование коммуникаций. Это вызвано увеличением информационной нагрузки во всех сферах деятельности и осознанным желанием топ-менеджмента повысить эффективность процессов при помощи инструментов командного взаимодействия».

Формирование команды - трудоемкий процесс. В одних организациях этим занимается HR-служба, в других - достаточно рекомендаций руководителя. Для обеспечения успешной работы проектной группы важно учитывать наличие у ее членов профессионального опыта и навыков. Также нужно своевременно оценивать их психологические качества для определения совместимости и соответствия специфике проекта.

Василий Василенко, директор по специальным проектам компании «Простой бизнес», отмечает: «HR-департамент проводит тестирование сотрудников, составляет их психологические портреты, а затем формирует психологическую карту должностей в рамках предстоящего проекта и подбирает членов проектной группы. Автоматизированное управление позволяет спланировать проект с учетом психологических особенностей его исполнителей».

Для создания успешной проектной группы необходимо четко определить цели проекта и распределить роли между его участниками. От этого во многом зависит достижение запланированных результатов.

Владимир Бобровский, PMP, руководитель направления проектного офиса «АИЖК», комментирует: «Для небольших проектов достаточно назначить ответственного за выполнение конкретной работы или пакета работ, для крупных и сложных используются матрица ответственности, план коммуникаций и должностные инструкции каждого члена проектной группы».

На разных этапах разработки и реализации проекта, а также в ходе управления им численность проектной группы может определяться предъявляемыми требованиями, поставленными задачами, количеством и сложностью проводимых мероприятий. Однако костяк команды всегда остается неизменным: это руководитель проекта, менеджер проекта, бухгалтер и при необходимости юрист, между ними четко распределяются обязанности. В зависимости от проекта в проектной группе могут быть сотрудники из разных организаций, городов или даже стран.

В управлении любым проектом всегда участвуют три группы работников:

  • высшее руководство - специалисты, отвечающие за постановку целей и задач, планирование деятельности организации и оценку выполнения намеченного;
  • специалисты, ответственные за разработку детальных планов достижения целей, поставленных высшим руководством, распределение работ по конкретным исполнителям, планирование использования ресурсов, контроль за выполнением планов и подготовку отчетов для высшего руководства;
  • сотрудники на местах, ответственные за выполнение определенных работ в соответствии с графиком, представление соответствующих отчетов, качественное выполнение работ, доступность и загруженность ресурсов и т. д. Помимо организации-исполнителя (организатора проекта) в реализации проекта также участвуют инвесторы, заказчики, поставщики, подрядчики и др. Состав участников меняется от проекта к проекту, но перечисленные уровни управления представлены в каждой организации.

«Список ролей в конкретных проектах различается: в одних, например в сфере интеллектуальных технологий, есть архитекторы, бизнес-аналитики, тестировщики и пр., в других - разработчики, маркетологи, технологи, специалисты по сертификации и т. д. Численность и состав команды зависят от предметной области проекта. Каждой роли соответствует определенный профиль компетенций. Куратор и заказчик чаще всего являются частью постоянной штатной структуры организации, а вот руководитель проекта может быть взят с рынка, из функциональных подразделений самой компании или из внешней организации. Для участия в проекте он должен обладать уникальным набором личностных качеств, знаний, умений и навыков», - утверждает Павел Алферов, заместитель генерального директора по управлению проектами и информационным сервисам НИПК «Электрон».

Выбор руководителя проекта

«Основная задача руководителя проекта заключается в создании команды и стимулировании ее членов к достижению определенных результатов, -считает Владимир Бобровский. - Компаниям нужно готовить своих квалифицированных руководителей проектов, обладающих знаниями и умениями в этой области, а также специальными навыками общего менеджмента и личностными характеристиками, позволяющими эффективно управлять командой и достигать поставленных целей. Руководитель проекта должен предложить членам своей команды прозрачную и понятную мотивацию, определить систему бонусов за достижение конкретных результатов. Он также может использовать нефинансовую мотивацию, например регулярно проводить коман-дообразуюшие тренинги и обучение, привлекать членов команды к участию в планировании проекта и управлении им».

«Обучение проектной деятельности в компании "Простой бизнес" сосредоточено на квалификации, психологии и личных коммуникациях. HR-служба проводит обучающие мероприятия с использованием различных программных тренажеров. Решая в ходе реализации проекта интересные и сложные задачи, участники существенно развиваются. Руководители учатся четко формулировать задачи и требования, аналитически мыслить. Менеджер должен быстро анализировать информацию, просчитывать развитие ситуации на несколько шагов вперед и оперативно принимать решение», - делится опытом Василий Василенко.

Юлия Кошелева перечисляет основные качества успешного руководителя: «Системность, вмдение целей и стратегии их достижения, способность осваивать новое, умение выражать свои мысли и понимать других, разрешать конфликты, любознательность, развитая интуиция, умение управлять временем, расставлять приоритеты, смелость брать на себя риск и ответственность, обязательность, чувство юмора.

Главное - это нацеленность на результат, вера в успех задуманного предприятия (такой лидер сможет вдохновить каждого и повести за собой) и нацеленность на людей, умение слушать и слышать (заказчиков, клиентов, членов команды). Такие лидеры, как правило, искренни и открыты в общении, во всем придерживаются принципа "выиграл/выиграл", работают с людьми и ради людей».

Жизненный цикл проектной группы

Каждый проект начинается с подготовительного этапа. Обычно проводится несколько сессий с заказчиками проекта и исполнителями, на которых в ходе обсуждения решается, как будут выполняться работы, какую методологию можно использовать, каковы приоритеты заказчика по требованиям, срокам и бюджету, как распределить ответственность на каждом этапе.

Очень важно составить план взаимодействия (решить, кто с кем будет общаться по коммерческим и техническим вопросам) с уточнением требований и описанием приемки работ. При наличии третьей стороны ее присутствие учитывается в плане. Периодичность обмена информацией на различных уровнях управления проектом устанавливается документально: отчеты о статусе проекта, общий обзор текущего взаимодействия между заказчиком и поставщиком и т. п.

Павел Алферов делится своим опытом: «НИПК "Электрон"реализуетсложные инновационные проекты по разработке уникальных медицинских аппаратов. Совместно с директором по персоналу Иветтой Литвиновой мы разработали пять ключевых оснований, на которые следует опираться при управлении проектной группой:

1) цели (члены команды должны четко понимать, чего именно нужно достичь согласно стандартам проектного управления, зафиксированным при запуске проекта, - документации, уставу, запросу на проект и т. д.);

2) распределение ролей (все должны знать распределение ролей и ответственность, присущую каждой из них. Согласно ГОСТ Р 54869-2011 «Требования к управлению проектом» должны быть определены как минимум четыре роли участников проекта: куратор, заказчик, руководитель и член проектной команды);

3) эффективные коммуникации (обмен информацией в терминах ГОСТ служит основой проекта -люди должны разбираться в том, кому какая информация нужна, как ее передавать и где хранить);

4) общие командные ценности и мотивация (каждый член команды должен понимать, что в рамках данного проекта хорошо и что плохо, какова его личная выгода от успешной реализации проекта и чем чревато невыполнение задания);

5) синергия в работе (осознание того, что совместно члены команды знают и могут делать больше, чем каждый из них в отдельности)». Особого внимания требует и расформирование проектной команды. «Чем прозрачнее и понятнее описаны условия работы человека в проекте (в трудовом договоре, должностных инструкциях и т. п.), тем меньше проблем возникнет при расформировании команды по его завершении. По итогам реализации проекта должны быть выполнены все договоренности со всеми членами команды. Желательно оценить вклад каждого в выполнение проекта и предложить лучшим сотрудникам участие в новом проекте или предоставить им какие-либо карьерные возможности. По окончании проекта целесообразно провести финальное собрание в формате вечеринки с участием всех членов команды и руководителей проектной группы, вспомнить заслуги каждого и подвести итоги», - советует Владимир Бобровский.

Система управления командой проекта

В ходе реализации проекта большинство проблем возникает из-за плохо налаженных связей в команде или по причине отсутствия навыков общения у его участников. Прозрачные и налаженные внутренние коммуникации - ключ к достижению общей цели. Сотрудники должны иметь представление о разных методах принятия решений, их преимуществах и недостатках, а также знать, как и когда их использовать. Каждый участник должен владеть информацией о промежуточных и конечных целях проекта.

Для эффективного управления проектной группой нужно создать единое информационное пространство (ИТ-систему, раздел на интранет-портале и т. п.). Василий Василенко отмечает: «Это необходимо для того, чтобы оперативно контролировать все процессы и основные показатели работы проектной группы: сроки, качество, бюджет, загруженность сотрудников. Рынок предлагает множество эффективных средств автоматизации управления проектами. Главное, чтобы в системе были все необходимые инструменты и развитый модуль внутренних коммуникаций. За счет этого можно создать информационное поле проектов, повысить прозрачность работы и ответственность сотрудников. Мы используем собственную систему управления организацией. Программа ведет аналитику, на основе которой можно оценить вклад каждого. Когда руководители и сотрудники взаимодействуют в одном информационном пространстве, проблема оценки качества снимается сама собою, налаживаются коммуникации между ними. Единое информационное пространство обусловливает прозрачность работы, позволяет четко формализовать рабочий процесс, оперативно решать вопросы и правильно выстраивать мотивацию. Такой подход позволяет всем - от простого сотрудника до руководителя - чувствовать себя частью команды. Участник проектной группы может отслеживать, как его работа влияет на конечный результат. Это повышает его ответственность перед коллегами, усиливает мотивацию на качественное выполнение работы и профессиональный рост».

Юлия Кошелева делится своим опытом: «До недавнего времени считалось, что командой надо управлять, для чего было создано множество инструментов. Например, для регулярного мониторинга деятельности проектной команды используются планы-отчеты того или иного формата с выделением реперных точек контроля или "ключевых событий"; отчеты по показателям соблюдения бюджета, сроков и качества выполнения работ или самостоятельно разработанных ключевых показателей эффективности; реестр рисков и т. п. Чаще всего инструменты мониторинга результатов соответствуют инструментам, применяемым командой при планировании своей деятельности.

В то же время появляется все больше сторонников того, что нужно не управлять командой, а направлять ее. Особенно это касается творческих людей, а также крупных и нестандартных проектов, причем команда и лидер должны подходить друг другу.

Будущее - за созданием самоорганизуемых и саморегулируемых команд. Их лидером должен быть уже состоявшийся в личностном плане человек, не стремящийся перекраивать участников команды "под себя", а умеющий правильно использовать их личностные качества, опираясь на сильные стороны каждого».

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль