Я знаю, как правильно... Организовать новогодний корпоратив с выездом

6660
Каждая компания так или иначе отмечает Новый год, некоторые организуют выезды в другие города России или за границу. Новогодний корпоратив с выездом - это не только веселый праздник, инструмент командообразо- вания, но и ответственное мероприятие, организацию и проведение которого нужно правильно оформить. Конечно, хочется, чтобы из бумаг были только гирлянды, конфетти и серпантин. Однако неполное или неправильное документальное оформление торжества грозит стать причиной налоговых споров и недовольства сотрудников, которые могут финансово пострадать. Не уверены, что правильно организуете выездное корпоративное мероприятие? Мы поможем вам избежать проблем и справиться с этой нелегкой задачей!

Для бухгалтерского учета и управленческой отчетности в части начисления налогов и страховых взносов нужны соответствующие документы, подтверждающие выездное корпоративное мероприятие. Но на практике специалисты по управлению персоналом, кадровики и бухгалтеры сталкиваются с множеством проблем, так как законодательством не установлен конкретный перечень документов, подтверждающих проведение корпоратива с выездом. Разделим эти документы на группы и рассмотрим каждую.

Документы для работодателя и сотрудников

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Информационное письмо не является обязательным документом при оформлении выездного праздничного мероприятия. Как правило, его составляют в тех компаниях, где утверждены специальные локальные документы, например Кодекс деловой этики

Приказ об организации новогоднего корпоратива с выездом. Это приказ по основной деятельности (пример 1), и оформить его нужно заблаговременно, указав следующее:

  • название праздника;
  • дату и место проведения;
  • ответственного за организацию и проведение;
  • поручения ответственным лицам: заключить договоры со специализированным агентством по организации праздников, загородным отелем, пансионатом и т. д., проинформировать сотрудников компании о мероприятии, выбранной системе организации питания и т. п.;
  • список сотрудников и приглашенных лиц, принимающих участие в корпо- ративе;
  • программу мероприятия.

Информационное письмо. Этот документ обязательным не является, но многие компании создают его во избежание конфликта интересов и ради соблюдения принципов деловой этики при получении новогодних подарков и приглашений на праздник.

Такое письмо (пример 4) может быть составлено начальником кадровой службы и направлено только топ-менеджерам и линейным руководителям.

Оформление выезда на корпоратив в рабочие дни. Ситуация, когда праздновать Новый год собираются за городом и в будни, не редкость. А значит, следует позаботиться о документах, оформляющих выезд на корпоратив в рабочее время. Как это сделать правильно?

Полагаем, что в данном случае оптимальный выход - это дополнительные оплачиваемые выходные дни (пример 2). Такие дополнительные дни отдыха предоставляются всем сотрудникам компании посредством издания приказа по форме, созданной работодателем. В приказе следует указать, что выходные дни оплачиваются в размере среднего заработка (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон № 402-ФЗ; Информация Минфина России №ПЗ-10/2012, письмаРострудаот 19.12.2007№5202-6-0, от 14.02.2013№ПГ/1487-6-1).

В табеле учета рабочего времени, оформляемом в соответствии с приложением к бухгалтерской учетной политике компании, дополнительный день отдыха может фиксироваться буквенным кодом «ОВ» или цифровым «27» (дополнительный оплачиваемый выходной день).

Учтите, что средний заработок, начисленный работникам за дополнительные выходные дни, приуроченные к нерабочим праздничным, работодатель не сможет учесть при исчислении налога на прибыль. Это связано с тем, что к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли может быть отнесена только сумма начисленного работникам среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством о труде (п. 6 ст. 255 Налогового кодекса РФ; далее - НК РФ).

ВАЖНО!

Заранее ознакомить сотрудников под роспись с приказом о предоставлении дополнитель ных оплачиваемых выходных дней

Документы для бухучета и отчета об исполнении бюджета компании

Для целей бухгалтерского учета проведение выездного праздничного мероприятия должно быть оформлено первичными учетными документами. Таково требование п. 8 ст. 3, ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Договор возмездного оказания услуг. Выездные корпоративы, как правило, организуют специализированные агентства - так называемые event-агентства, с которыми компании заключают договор на проведение праздничного мероприятия. Это договор возмездного оказания услуг, который регулируется положениями гл. 39 Гражданского кодекса РФ (далее - ТК РФ).

По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется их оплатить (ч. 1 ст. 779 ГК РФ).

НЕ ЗАБЫТЬ!

Составляя договор на проведение корпоративного праздника,четко сформулировать, какие конкретно виды услуг оказываются исполнителем заказчику

Предметом договора могут быть, например, такие услуги, как:

  • написание сценария новогоднего праздника,
  • подбор и оформление места его проведения,
  • создание шоу-программы и разработка музыкального сопровождения,
  • кастинг ведущего и артистов,
  • техническое оснащение праздника,
  • обеспечение трансфера участников мероприятия,
  • бронирование номерного фонда и другой инфраструктуры отеля,
  • визовая, страховая, медицинская поддержка мероприятия,
  • организация ресторанного обслуживания и т. д.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

...выезд на новогоднее мероприятие в рабочие дни нельзя оформлять как командировку. Напомним, что служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ; далее - ТК РФ). Поскольку участие в корпоративе не связано с производственной деятельностью работников и выполнением ими служебных поручений, то такие поездки не могут считаться командировками, а расходы, связанные с участием сотрудников организации в данных мероприятиях, не могут быть отнесены к командировочным (письмо Минфина России от 14.08.2013 № 03-04-06/33039).

Не рекомендуем также оформлять выезд на корпоратив как дополнительный оплачиваемый отпуск. Конечно, работодатель вправе самостоятельно устанавливать такие отпуска (ч. 2 ст. 116 ТК РФ), но их предоставление должно носить регулярный, а не разовый характер.

ВАЖНО!

Содержание акта должно быть максимально подробным и соответствовать условиям договора

Акт приема-сдачи оказанных услуг. Этот документ составляется по результатам проведенного корпоратива.

Акт приема-сдачи услуг относится к внешним первичным учетным документам, а значит, каждый контрагент имеет собственное представление о том, как должен выглядеть такой документ. Поэтому заказчику и исполнителю имеет смысл договориться между собой и предусмотреть в тексте самого договора на проведение корпоративного мероприятия, как они будут оформлять сдачу-приемку оказанных услуг. Утверждением формы этого первичного учетного документа будут подписи руководителей организации- заказчика и организации-исполнителя на договоре и на самом акте (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Чем подробнее будет раскрыто содержание услуг в самом договоре и в акте (пример 3), тем меньше будет претензий у проверяющих. В частности, в акте надо указать, какие услуги оказаны (характер услуг в деталях, расценки), по какому договору, за какой период, в какие сроки и на какую сумму.

Договора на проведение праздничного мероприятия и акта приема-сдачи оказанных услуг достаточно для учета расходов на проведение корпоратива с выездом в бухгалтерском учете.

Документы для налогообложения

Любые организуемые компанией праздники как у сотрудников, так и у налоговых инспекторов традиционно ассоциируются с отдыхом, развлечением и всеми вытекающими неблагоприятными налоговыми последствиями. Чтобы снизить налоговые риски компании, поговорим о каждом налоге в отдельности.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

...вы можете услышать «полезный» совет и попытаться уменьшить налог на прибыль, оформив документы и списав затраты на проведение праздника под видом представительских расходов. Но мы не рекомендуем так рисковать.

При оценке понесенных затрат имейте в виду, что не являются представительскими расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). Так, например, средства, выделенные на приглашение артистов, прогулки на теплоходе, фуршет, не учитываются в составе представительских расходов и не уменьшают налогооблагаемую базу (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1Д96).

Чтобы учесть при налогообложении прибыли затраты на корпоративное мероприятие, недостаточно пригласить на него деловых партнеров компании - его целью должно быть установление и поддержание делового сотрудничества (п. 2 ст. 264 НК РФ, постановление ФАС Уральского округа от 19.01.2012 № Ф09-9140/1 1 по делу № А50-3964/2011). Но если на новогоднем празднике соберутся практически все сотрудники компании (а именно так, как правило, в этом случае и происходит), налоговые инспекторы сочтут мероприятие развлекательным, а не деловым и исключат затраты на него из расходов, учитываемых при налогообложении прибыли.

Еще одна ошибка, которую часто допускают в отношении источника финансирования расходов на корпоратив, - это списание таких затрат за счет чистой прибыли (именно такой источник часто указывается в приказе об организации новогоднего праздника). Размер чистой прибыли указывается в строке 1370 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» бухгалтерского баланса и в строке 2400 «Чистая прибыль (убыток)» отчета о финансовых результатах. Использование чистой прибыли является прерогативой учредителей (участников, акционеров), которые решают, получить ли им дивиденды, либо по- иному распорядиться деньгами. Поэтому, чтобы ссылаться на этот источник в приказе, нужно заранее оформить использование чистой прибыли для празднования Нового года соответствующим решением участников/акционеров (протоколом общего собрания), если собственники бизнеса согласятся с таким предложением.

НАШ СОВЕТ

Форму акта приема-сдачи оказанных услуг лучше заранее закрепить в приложении к договору

1. Налог на прибыль.

С точки зрения работодателя новогодний корпоратив - это один из способов поддержания командного духа, мотивации и поощрения сотрудников, тем не менее это неделовое мероприятие.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходы, принимаемые для целей налогообложения, должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены для деятельности, направленной на получение дохода.

С точки зрения финансистов и закона корпоративные праздники не связаны с получением дохода, поэтому расходы на их проведение нельзя учесть в целях налогообложения прибыли, ведь они не соответствуют критерию экономической обоснованности (п. 1 ст. 252, пп. 29, 49 ст. 270 НК РФ, письма Минфина России от 11.09.2006 № 03-03-04/2/206, от 20.12.2005 № 03-03-04/1/430, УФНС России по г. Москве от 16.08.2006 № 20-12/72985).

НЕЛЬЗЯ!

Учесть расходы на проведение корпоратива в целях налогообложения прибыли

Самый безопасный и правильный вариант - написать в приказе об организации новогоднего праздника, что источником его финансирования являются внереализационные расходы, не учитываемые при исчислении налога на прибыль (в налоговом учете), а также прочие расходы (в бухгалтерском учете). Основание - п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н, письмо Минфина России от 20.10.2011 № 07-02-06/204.

2. Налог на добавленную стоимость.

Компания проводит новогодний корпоратив в своих интересах и для собственных нужд. Согласно подп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ передача товаров, работ, услуг для собственных нужд, расходы на которые не принимаются к вычету при исчислении налога на прибыль, признается объектом обложения НДС. По формальным признакам расходы на проведение праздничных мероприятий подпадают под данную норму.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Поскольку корпоративные мероприятия уже давно стали постоянным элементом социальной политики компаний и статьей расходов в их HR- и консолидированных бюджетах, а также финансовых пла нах, документы пригодятся и для отчета об исполнении бюджета

Но в целях исчисления НДС расходы на корпоратив нельзя признать передачей товаров (работ, услуг) для собственных нужд, поскольку товары (работы, услуги) должны передаваться для нужд самой организации, а не ее работников или третьих лиц. В случае новогоднего мероприятия это условие не выполняется, праздник ведь устраивают не для компании, а для людей: работников и представителей других организаций - деловых партнеров.

Заказываемые компанией услуги по организации и проведению культурно-развлекательного мероприятия для сотрудников, включая аренду зала, концертную программу, банкетно-фуршетное обслуживание, реализацией товаров (работ, услуг) не является, поскольку персонифицированный учет передачи этих товаров (работ, услуг) не ведется. Таким образом, в отношении корпоративных мероприятий норма подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ не применяется.

Более того, основание для ее использования возникает только тогда, когда товары (работы, услуги) передаются от одного структурного подразделения другому. В ситуации же с новогодним праздником ничего такого заведомо не происходит.

Поэтому на затраты, связанные с проведением корпоратива, НДС начислять не надо: нет объекта обложения (письма Минфина России от 13.12.2012 № 03-07-07/133, от 28.03.2011 № 03-07-07/11, от 16.06.2005 № 03-04-11/132, МНС России от 21.01.2003 № 03-1-08/204/26-В088, постановления ФАС Центрального округа от 27.11.2007 по делу № А68-8307/06-358/18, ФАС Московского округа от 17.09.2006, 28.09.2006 № КА-А40/7292-06 по делу № А40-13686/05-115-78).

Однако и к вычету входной НДС по таким расходам, предъявленный event-агентством, компания принять не сможет, поскольку товары (работы, услуги) использованы не для облагаемых НДС операций (подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Соответственно, и при исчислении налога на прибыль этот входной НДС тоже не учитывается.

Обратите внимание: вашей компании не нужно оформлять счет-фактуру в одном экземпляре, как при совершении операций по передаче товаров (работ, услуг) для собственных нужд, когда в качестве продавца и покупателя указывается одно и то же лицо - ваша организация (п. 3 ст. 169 НК РФ).

ВАЖНО!

Если из документов явствует, кто присутствовал на празднике и сколько денег потрачено на каждого, компания должна определить доход каждого сотрудника и начислить на него НДФЛ и страховые взносы

3. Налог на доходы физических лиц и страховые взносы.

Статья 41 НК РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить. Поэтому при отсутствии возможности персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную каждым сотрудником, дохода, подлежащего обложению НДФЛ, не возникает (письма Минфина России от 30.08.2012 № 03-04-06/6-262, от 18.04.2012 № 03-04-06/6-117).

Из этого следует, что если расходы на новогоднее торжество в первичных учетных документах не распределены на всех работников по отдельности (отсутствует возможность их персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную конкретным сотрудником), то невозможно определить сумму дохода каждого из них (ст. 41 НК РФ). При этом главой 23 НК РФ не предусмотрено определение налоговой базы по НДФЛ расчетным путем. А значит, делаем вывод: НДФЛ считать не нужно (письма Минфина России от 14.08.2013 № 03-04-06/33039, от 30.01.2013 № 03-04-06/6-29).

Соглашаясь с таким подходом, контролирующие органы тем не менее указывают налогоплательщику, что организация должна принимать все возможные меры по персонификации, оценке и учету экономической выгоды (дохода), получаемой каждым сотрудником (письмо Минфина России от 15.04.2008 № 03-04-06-01/86).

Обратите внимание: если ваша компания будет настаивать на том, что при проведении выездного корпоратива определить доход каждого сотрудника невозможно, следует заранее позаботиться о доказательствах в виде первичных учетных и иных документов. О необходимости таких доказательств говорят и судебные органы (постановление ФАС Поволжского округа от 22.06.2009 по делу № А55-14976/2008). Но если первичные учетные документы содержат информацию о том, кто присутствовал на празднике и сколько денег потрачено на каждого, вашей компании придется определить доход каждого работника и начислить НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 211 НК РФ, Письма Минфина России от 14.08.2013 № 03-04-06/33039, от 21.06.2013 № 03-04-06/23587, от 03.04.2013 № 03-04-05/6-333, от 06.03.2013 № 03-04-06/6715, от 30.01.2013 № 03-04-06/6-29, от 15.04.2008 № 03-04-06-01/86). Аналогичный подход применяется и в отношении страховых ВЗНОСОВ (ч. 1 ст. 7, ч. 3 ст. 8, ст. 9, ч. 6 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее - Закон № 212-ФЗ), постановления Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 16.05.2012 № А14-10978/2011, от 16.05.2012 № 19АП-1805/12, решение Арбитражного суда Воронежской области от 29.02.2012 № А14-13077/2011).

Обратимся к примерам.

В приказе об организации выездного празднования Нового года, информационном письме работникам, а также в акте приема-сдачи услуг указывается, как именно будет организовано питание: в форме шведского стола или традиционного питания с подачей блюд на индивидуальных тарелках.

ПРИМЕР

При организации питания по принципу шведского стола размер натурального дохода (стоимость продуктов и напитков, потребленных каждым участником корпоратива) по конкретному работнику установить невозможно. Поэтому оплату работодателем стоимости такого питания нельзя включать в налоговую базу по НДФЛ. Этот вариант выгоден с точки зрения минимизации НДФЛ и страховых взносов.

ПРИМЕР

Другой пример - традиционное питание, когда для каждого участника корпоратива заказывается определенное количество блюд и напитков, допустим, из расчета:

  • 75 г холодных закусок;
  • 150 г салатов;
  • 500 г банкетных блюд (общее блюдо - рыба, птица и т. п. либо первое горячее);
  • 500 г основного горячего;
  • хлебобулочные изделия, фрукты, десерты - 250-270 г.

НАШ СОВЕТ

Если предоставление приуроченных к праздникам дополнительных выходных дней носит регулярный характер, это положение можно закрепить в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 15, абз. 3 ч. 2 ст. 21, абз. 7 ч. 1 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ, письмо Роструда от 19.12.2007 № 5202-6-0)

И если сотрудникам компании выдавались пригласительные билеты, приказом определен список работников, приглашенных на новогоднее мероприятие, при заезде в отель велся поименный учет посетителей, в этом случае рассчитать величину натурального дохода каждого сотрудника труда не составит.

Менеджер по организации корпоративных мероприятий (или уполномоченный сотрудник, назначенный приказом) должен рассчитать размер натурального дохода каждого работника - участника новогоднего торжества, составить соответствующую ведомость с указанием величины натурального дохода и ознакомить с ней сотрудников под роспись. Такие действия обезопасят компанию от налоговых рисков.

ВАЖНО!

Договор должен быть подписан получателем подарка (работником - от лица ребенка или своего собственного)

Документы для новогодних подарков

Новогодние подарки оформляются договором дарения.

Договор должен быть составлен в письменной форме, если дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000 руб. (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Но мы рекомендуем оформить такой договор, даже если стоимость подарка не превышает эту сумму. Потому что в этом случае компания сможет не начислять страховые взносы во внебюджетные фонды со стоимости новогодних презентов своим работникам (ч. 3 ст. 7Закона № 212-ФЗ, письма МинздравсоцразвитияРоссии от 19.05.2010 № 1239-19, от 05.03.2010 № 473-19).

В письменном договоре (пример 5) необходимо указать:

  • кто дарит (компания),
  • кому дарит (сотруднику, его ребенку или другому лицу),
  • что дарит (наименование подарка).

Цену подарка указывать необязательно.

ПРИМЕР 1

Приказ об организации корпоративного праздника

Я знаю, как правильно... Организовать новогодний корпоратив с выездом

ПРИМЕР 2

Приказ о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней

Я знаю, как правильно... Организовать новогодний корпоратив с выездом

ПРИМЕР 3

Пример акта приема-сдачи услуг

Я знаю, как правильно... Организовать новогодний корпоратив с выездомЯ знаю, как правильно... Организовать новогодний корпоратив с выездом

ПРИМЕР 4

Информационное письмо

Я знаю, как правильно... Организовать новогодний корпоратив с выездом

ПРИМЕР 5

Договор дарения(фрагмент)

Я знаю, как правильно... Организовать новогодний корпоратив с выездомЯ знаю, как правильно... Организовать новогодний корпоратив с выездом

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль