Идеальный документ: штатное расписание

8515
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Штатное расписание - без преувеличения, один из самых важных доку ментов в любой компании. В соответствии с ним принимают на работу сотрудников. Любые изменения структуры и численности работников начинаются с внесения поправок в расписание. Серьезные управленческие решения принимает, конечно же, руководитель, а вот за составление и оформление документа отвечает, как правило, кадровая служба. Итак, попробуем создать идеальное штатное расписание - ведь недавно коммерческие организации получили право утверждать собственные формы первичных учетных документов.

Cодержательная часть штатного расписания всегда вызывала много вопросов у специалистов кадровых служб. Далеко не всем подходила принятая Госкомстатом России таблица из десяти граф, из которой ничего нельзя было удалять. С другой стороны, многие работодатели дополняли эту таблицу важной для них информацией, например графой с отметками о том, занята или вакантна предусмотренная штатным расписанием должность.

СОДЕРЖАТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ

Обратите внимание! Содержание документа непосредственно связано с его видом (наименованием)

Получив возможность самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, многие работодатели решили прежде всего изменить содержание штатного расписания. К сожалению, без ошибок здесь не обошлось.

Так, не все понимают, что содержание документа непосредственно связано с его видом (наименованием), а значит, произвольное изменение содержательной части недопустимо и может привести к подмене одного документа другим.

Ошибка 1. Некоторые организации удалили из штатного расписания информацию, связанную с оплатой труда работников. В документе остались только сведения о структурных подразделениях, должностях (профессиях) и количестве штатных единиц.

Идеальный документ: штатное расписание

Разработка и утверждение подобной формы говорят о том, что ее создатели не владеют необходимыми знаниями в области документове- дения и не понимают, что это просто не штатное расписание. Документ с таким содержанием называется «структура и штатная численность» и широко использовался на предприятиях нашей страны в советское время.

Ошибка 2. Нередко в штатное расписание включают дополнительные графы для указания фамилий и инициалов работников, замещающих предусмотренные должности (профессии).

Читайте также:

Идеальный документ: штатное расписание

Этот документ также не является штатным расписанием, он называется «штатная расстановка».

Идеальный документ: штатное расписание

Пример Штатной расстановки

Скачать бланк

Скачать пример

Приведенные примеры неудачных переработок содержательной части штатного расписания говорят о том, что к созданию форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты надо подходить вдумчиво, учитывая советы профессионалов - специалистов в области документове- дения.

Что же можно порекомендовать для совершенствования содержания штатного расписания и его «привязки» к особенностям конкретной организации?

Рекомендация 1. Из типовой таблицы можно исключить информацию, которая не требуется вашей компании.

Например, малые предприятия, не имеющие сложной организационной структуры, могут обойтись без граф «Структурное подразделение (наименование, код)».

Фрагмент штатного расписания без граф «Структурное подразделение»

Идеальный документ: штатное расписание

Организации, не применяющие в своей системе оплаты труда надбавки, могут исключить из таблицы унифицированной формы № Т-3 соответствующие графы.

Фрагмент штатного расписания без граф «Надбавки»

Идеальный документ: штатное расписание

Рекомендация 2. Типовую таблицу штатного расписания можно дополнить сведениями, которые необходимы вашей компании. Например, если организация применяет сдельную систему оплаты труда, разумно будет включить в штатное расписание соответствующую графу.

Фрагмент штатного расписания с графой «Размер часовой тарифной ставки»

Идеальный документ: штатное расписание

А в компаниях, выплачивающих различного рода надбавки к окладам, - дополнить документ графой «Надбавки», показав все их виды, и т. д.

Далее отметим некоторые особенности заполнения отдельных граф таблицы штатного расписания.

Недавно я устроилась на работу в отдел кадров крупного предприятия. До этого была единственным кадровиков в небольшой компании, у нас даже отделов не было. Получила задание оформить и заполнить штатное расписание, которое будет действовать в 2014 г., и споткнулась на графе «Код структурного подразделения». Как заполнить эту графу?

Код структурного подразделения организации берется из классификатора структурных подразделений, который обычно разрабатывается службой документационного обеспечения управления и утверждается руководителем организации. В классификаторе перечисляются подразделения организации с присвоенными им кодами (индексами), например:

1 - канцелярия

2 - бухгалтерия

3 - отдел кадров

...

12 - административно-хозяйственный отдел и т. д.

Кодирование (индексация) структурных подразделений играет важную роль в делопроизводстве: присвоенный подразделению индекс используется при разработке системы нумерации дел, а также входит в состав регистрационных номеров некоторых видов служебных документов (например, в регистрационные номера писем).

Особое внимание следует обратить на указанные в штатном расписании должностные оклады работников. Исходя из требований ст. 37 Конституции РФ и ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) о равной оплате за труд равной ценности, полагаем, что по одинаковым должностям должны быть установлены одинаковые же оклады.

ОФОРМЛЯЮЩАЯ ЧАСТЬ

Оформляющая часть штатного расписания включает в себя подписи должностных лиц, ответственных за составление данного документа. В унифицированной форме № Т-3 такими лицами названы руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. В результате разработка штатного расписания обычно возлагалась на кадровую службу, так как бухгалтерия в этом случае отвечает только за вопросы оплаты труда.

Полагаем, что подобная практика составления штатного расписания не вполне оправданна. Разработчиками этого важнейшего для каждой организации документа, на наш взгляд, должны быть экономисты по труду и заработной плате (если они есть в компании), а подписывать его должен руководитель экономического подразделения. Только в небольших организациях, где таких специалистов нет, можно (вынужденно) поручить эту работу кадровику.

Нужно ли согласовывать проект штатного расписания с отдельными должностными лицами организации?

Представляется необходимым согласовывать его с заинтересованными должностными лицами, к которым можно отнести заместителей руководителя организации и руководителей структурных подразделений (в том числе начальника отдела кадров и главного бухгалтера).

Напомним, что в случае привлечения к этой процедуре работников организации согласование называется внутренним и предполагает визирование документов.

Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие с его содержанием, называется визой.

Виза включает:

  • должность визирующего с указанием структурного подразделения (при его наличии);
  • личную подпись должностного лица, участвующего в согласовании документа;
  • расшифровку личной подписи (два инициала и фамилию);
  • дату согласования проекта документа (проставляемую от руки).

Идеальный документ: штатное расписание

При наличии возражений и замечаний виза дополняется соответствующими надписями: «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. п.

Идеальный документ: штатное расписание

Замечания обычно излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Краткие замечания можно написать рядом с визой согласования. Если в процессе сбора подписей в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. При внесении уточнений, не меняющих сути дела, этого не требуется.

Можно ли оформить визы согласования не на самом документе - например, если на нем уже нет места?

Обычно визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Если виз много, их можно разместить на отдельном листе согласования, прилагаемом к проекту, с указанием вида документа, его автора, даты и номера.

Пример оформления листа согласования

Идеальный документ: штатное расписание

Cовет Одновременно с разработкой формы штатного расписания подготовьте и формы приказов о его утверждении и изменении

При оформлении листа согласования на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации по основной деятельности (приложение 1). Следовательно, и изменения в штатное расписание вносятся посредством соответствующего приказа.

Если в компании проводится, например, реорганизация, вызывающая большие изменения в штатном расписании, то издается приказ об утверждении нового штатного расписания.

Один наш сотрудник просит ознакомить его со штатным расписанием. Мы в замешательстве. Если показать документ, работник не только получит сведения о своей должности, но и узнает, например, размер оклада непосредственного руководителя. Можем ли мы отказать в такой просьбе?

Штатное расписание - документ, имеющий самое непосредственное отношение к работнику. Например, согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ трудовая функция работника как обязательное для включения в трудовой договор условие - это работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Поэтому каждый сотрудник имеет право просить работодателя ознакомить его с данным документом.

Очевидно при этом, что показывать штатное расписание в целом не позволяют требования защиты персональных данных. Выход - предоставить работнику выписку из штатного расписания по его должности (приложение 2).

Выписка - часть копии документа, а значит, должна заверяться с помощью реквизита «Отметка о заверении копии». Такая отметка включает: слово «Верно», должность лица, заверившего выписку, его личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. По просьбе работника выписка может быть дополнительно удостоверена оттиском печати отдела кадров.

В следующих номерах мы продолжим рассматривать вопросы совершенствования форм приказов по личному составу.

Приложение 1

Пример оформления приказа об утверждении штатного расписания (фрагмент)

Идеальный документ: штатное расписание

Приложение 2

Пример оформления выписки из штатного расписания

Идеальный документ: штатное расписание



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль