Возможности и ограничения кросс-функционального взаимодействия

6437
Групповая деятельность характеризуется стремлением людей либо к соперничеству, либо к сотрудничеству. В первом случае часто возникают конфликты, неэффективно используется рабочее время, каждый настаивает на своей точке зрения, пренебрегая мнением других. Все это отрицательно сказывается на показателях организации в целом. Во избежание таких последствий необходимо выстраивать эффективное кросс-функциональное взаимодействие.

В организациях нередко складываются сложные отношения между разными функциональными подразделениями (занимающимися продажами, финансами, производством, логистикой и пр.). Прежде всего в этом случае страдают те, кто работает непосредственно с клиентами, однако сбои происходят и в повседневной работе других подразделений. Кросс-функциональное взаимодействие - согласованные действия работников разных направлений деятельности в ходе выполнения ими своих функциональных обязанностей для достижения целей компании.

Актуальность вопроса

В настоящее время огромное количество компаний либо расширяется, либо объединяется. Подобные процессы имели место во все времена, однако именно сейчас собственники бизнеса стали придавать особое значение выстраиванию системы взаимоотношений персонала в ходе таких процессов. Когда в результате слияния компания укрупняется, изменения, происходящие в ее структуре, касаются многих сотрудников в связи с неизбежной оптимизацией расходов, доходов и ресурсов. При этом первое, что можно оптимизировать, не сокращая численность персонала, -это коммуникации.

Актуальность затронутой темы обусловлена тем, что эффективная коммуникация позволяет компаниям решать глобальные задачи с гораздо меньшими затратами. Для большинства организаций это очень важно. При выяснении причин возникновения той или иной проблемы в деятельности компании многие руководители обнаруживают, что таковыми в основном являются отсутствие договоренности между подразделениями, неэффективная система управления, непонимание роли внутреннего клиента в компании. Все это складывается в диагноз непродуманных функциональных взаимоотношений. В такой ситуации первым делом следует обратить внимание на кросс-функциональное взаимодействие.

Пример

В торговой компании продавцы, которым нужно было получать определенный товар со склада, старались лишний раз не обращаться к руководителю складской логистики с просьбой отпустить им товар только из-за того, что побаивались его и не могли нормально взаимодействовать с таким сотрудником. Из-за этого происходили задержки с поставкой товара, сопровождавшиеся потерей клиентов. Поскольку объем продаж стал заметно снижаться, к решению такой незначительной (и в какой-то степени даже смешной) проблемы подключился генеральный директор. Как выяснилось позже, подобная ситуация сложилась из-за недоброжелательных высказываний руководителя отдела продаж по поводу работы отдела складской логистики. Если руководитель одного подразделения нелестно отзывается о деятельности других подразделений, его подчиненные моментально подхватывают это и начинают так же негативно относиться к своим коллегам, занятым на иных направлениях деятельности. В итоге развивающийся межличностный конфликт сильно снижает результативность компании в целом.

Анализ интервью, проведенных в течение последних лет, показывает что топ-менеджеры компаний все больше связывают эффективность бизнеса с отлаженными коммуникациями между линейными руководителями и их командами. Именно поэтому тема кросс-функционального взаимодействия сейчас вышла на передний план. Дружное взаимодействие подразделений компании позволяет связать их работу единой целью, сформировать командный дух, решить проблемы функциональной обособленности. Кросс-функциональное взаимодействие необходимо развивать для поиска лучших практик, принятия оптимальных решений, конструктивного распределения ресурсов и минимизации рисков.

Особое внимание кросс-функциональному взаимодействию нужно уделять в следующих случаях:

  • при решении задач (в том числе новых), выходящих за рамки одной функции;
  • при наличии ограничений в отношении полномочий / компетенций / ресурсов подразделения;
  • на стадии стартапа проекта;
  • при изменении бизнес-процессов организации;
  • в ходе решения нестандартных задач;
  • при наличии агрессивной цели;
  • в ситуации конфликта целей и задач.

В табл. 1 приведены преимущества отлаженного кросс-функционального взаимодействия в компании и недостатки отсутствия такового.

Возможности и ограничения кросс-функционального взаимодействия

При хорошо налаженном кросс-функциональном взаимодействии абсолютно все сотрудники единодушно разделяют общие цели компании; каждый четко понимает, что требуется непосредственно от него, к кому он может обратиться с тем или иным вопросом; все зоны ответственности работников строго разделены.

Сейчас в компаниях уже практически не осталось сотрудников, ответственных только за одну функцию. Точно так же в отношении множества критически важных для клиента операций нельзя сказать, что за них отвечает одна конкретная служба. Например, при заключении сделки с клиентом менеджеры по продажам должны поработать с договором. Если в компании плохо налажено кросс-функциональное взаимодействие, а у отдела продаж сложились натянутые отношения с юридическим отделом, менеджеры начинают составлять такие договоры самостоятельно. При этом они теряют время как продавцы и неграмотно выполняют юридическую работу, что не может не сказаться негативно на удовлетворенности клиентов и формировании у них соответствующего мнения о компании. Кроме того, происходит дублирование функций: менеджер по продажам неправильно составляет договор, и юридическому отделу приходится его переделывать. Или, например, бухгалтерия считает, что ее главные обязанности - это ведение учета и составление отчетности, а такой мелкой операцией, как выставление счетов, вполне могут заниматься подразделения, работающие с клиентом. Тем временем, со стороны бизнеса имеет место совершенно противоположное понимание: выставление счета -это часть важнейшего процесса, а учет и отчетность - вспомогательная деятельность...

Стратегия управления человеческими ресурсами должна ориентироваться на реализацию деловой стратегии компании и концентрироваться на эффективности достижения бизнес-целей. Менеджеру по управлению персоналом необходимо периодически проводить с сотрудниками работу, направленную на поддержание и поощрение плодотворного взаимодействия команд. Для повышения эффективности взаимодействия в компании нужно использовать передовые технологии (базы данных, Интернет), развивать коммуникационные каналы. Существуют специальные программы, нацеленные на улучшение кросс-функционального взаимодействия, используемые внешними тренерами. Большое значение в таких программах имеет моде-рация.

Основные этапы модерации

1. Введение.

2. Формулирование темы модерации (определение проблемы).

3. Поиск вариантов решения.

4. Ранжирование вариантов решения.

5. Фиксация результатов.

Модератор должен не выражать собственное мнение; не оценивать высказывания и поведение участников; активизировать группу с помощью вопросов; воспринимать все высказывания и мнения группы; слушать, принимать информацию и демонстрировать нейтральную позицию.

Этапы программы улучшения кросс-функционального взаимодействия

Этап первый. Встреча со всеми представителями топ-менеджмента компании. Проводится в формате интервью. Кроме того, применяется моде-рация карточками. На этом этапе выявляются основные проблемы компании, их предполагаемые причины, видение ситуации руководством, намечаются желаемые результаты.

Этап второй. Разработка программы стратегической сессии. На основе информации, полученной в результате встречи с руководителями, разрабатывается и обязательно согласовывается с топ-менеджерами компании программа стратегической сессии (приложение). В процессе согласования в программу часто вносятся коррективы.

Этап третий. Реализация утвержденной программы стратегической сессии. На этом этапе участники сессии достигают единого понимания важности командного взаимодействия и путей его достижения. Во всех мероприятиях программы участвуют топ-менеджеры и линейные руководители компании.

Очень важным является участие в сессии всех руководителей структурных подразделений, так как именно через них сотрудникам будут транслироваться основные ценностные установки по взаимодействию команд.

Сначала проводятся мероприятия, направленные на коман-дообразование, в ходе которых устанавливаются дружеские взаимоотношения и оценивается готовность к выстраиванию дальнейшего кросс-функционального взаимодействия. Далее по мере реализации программы участники определяют, что такое кросс-функциональность и что она дает компании. Достигается понимание ими целей и задач разных функциональных подразделений, а также их влияния на бизнес-процессы компании. В частности, участники сессии определяют, в какой ситуации те или иные подразделения будут взаимодействовать друг с другом, как видно из табл. 2. Затем обсуждаются цели компании на ближайшие два-три года.

Возможности и ограничения кросс-функционального взаимодействия

В процессе обсуждения разрешаются многие мелкие сложности, мешающие организации полноценно функционировать. Например, руководители подразделений торговой компании задавали друг другу много вопросов по функционированию вверенных им коллективов и в итоге пришли к общему решению стандартизировать договор, который до этого постоянно приходилось править.

Этап четвертый. Разработка правил кросс-функционального взаимодействия. Осуществляется на основе распространения таковых на конфликтующих между собой руководителей подразделений. На этом этапе часто появляются новые правила.

Этап пятый. Составление плана мероприятий по кросс-функциональному взаимодействию. Каждая организация устанавливает свои поддерживающие мероприятия.

Например, в производственной компании была создана группа, которой вменялось курировать выполнение правил кросс-функционального взаимодействия. Кроме того, HR-отделу было дано указание по разработке «входной» книги для ознакомления с данными правилами новых сотрудников. Или, например, внутренний тренер торговой компании разработал и внедрил тренинг по применению правил кросс-функционального взаимодействия для руководителей подразделений, которые, в свою очередь, провели мини-тренинги со своими сотрудниками.

Главные цели реализации программы улучшения кросс-функционального взаимодействия заключаются в следующем: каждый сотрудник должен понимать, каковы его место в компании и значимость для ее развития, осознавать степень своей ответственности и важность взаимодействия с коллегами из разных функциональных подразделений.

Эффективная кросс-функциональная работа способна обеспечить атмосферу сотрудничества и поддержки в компании. В результате целенаправленных действий создается обстановка взаимопонимания, доброжелательности, требовательности к качеству работы. Командная деятельность становится способом функционирования и достижения общих целей.

Приложение.

Проект программы стратегической сессии (1 день)

Возможности и ограничения кросс-функционального взаимодействия



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль