Экономичный интранет: от идеи до реализации

1812
Для крупных и территориально распределенных компаний создание корпоративного портала является не столько дополнительной возможностью объединения экономии времени и усилий сотрудников, сколько обязательным требованием динамично меняющейся окружающей среды по повышению качества работы и уровня коммуникаций. Для этого формируется отдельный бюджет, создается проектная команда, закупается дополнительное оборудование и т. д. Но как быть небольшим организациям, которые тоже хотят использовать передовые информационные и коммуникационные технологии для поддержания и развития своей корпоративной культуры, однако при этом не имеют соответствующих ресурсов?

Шаг 1. Постановка задачи

Идея по созданию внутреннего корпоративного портала возникла у руководства банка в 2011 г. Ранее у компании не было единого информационного пространства, вся актуальная информация распространялась по электронной почте или посредством бумажных носителей.

Целью проекта стало создание удобного, надежного и информативного хранилища данных о сотрудниках, процедурах и процессах, основных событиях из жизни организации, а также обеспечение сотрудникам оперативного доступа к нужной информации. Ответственность за реализацию проекта в части полноты и актуальности содержания портала была возложена на HR-подразделение, а в части техни-Идея по созданию внутреннего ческого администрирования - на корпоративного портала возник- ИТ-подразделение. ла у руководства банка в 2011 г. В ходе обсуждения с потенци-Ранее у компании не было едино- альными пользователями были го информационного простран-сформулированы ключевые требования к внутреннему порталу (рис. 1).

Экономичный интранет: от идеи до реализации

Справка о компании

Русский Международный Банк (КБ «РМБ» ЗАО) основан в 1994 г. группой российских и иностранных компаний с целью создания надежного кредитно-финансового учреждения,ориентированного на оказание широкого комплекса современных банковских услуг. Особое внимание банк уделяет сфере Private Banking, предлагая VIP-клиентам банковский сервис на основе комплексности, строгой конфиденциальности и максимального учета их пожеланий. Штат насчитывает 350 сотрудников, которые территориально находятся в Москве: в центральном офисе и отделении банка.

Для реализации поставленной задачи был составлен поэтапный план реализации проекта с описанием основных мероприятий (табл.).

Экономичный интранет: от идеи до реализации

Согласно решению руководства банка в проектную группу вошли ИТ-специалист и сотрудник HR-подразделения. На них была возложена ответственность за разработку, внедрение и поддержку корпоративного портала в соответствии с основными целями и задачами его создания.

На этапе запуска проекта ключевым моментом стал выбор оптимального технического решения, позволяющего решить все поставленные перед порталом задачи при минимальных затратах. Для этого ИТ-специалистом был проведен анализ рынка универсальных корпоративных порталов, а по итогам обсуждения предложенных вариантов с участниками проектной группы выбрана система управления контентом «Joomla!», обеспечивающая полноту управления сайтом на базе бесплатного открытого кода и не требующая глубоких знаний программирования.

Следует отметить, что первоначальный вариант самостоятельной разработки технической платформы внутренними ресурсами ИТ-подразделения не был принят, так как требовал больших временных затрат и дополнительного обучения сотрудников, не гарантируя при этом получения желаемого результата.

Шаг 2. Создание интранет-инструментов для информирования сотрудников и их вовлечения в корпоративную культуру банка

В рамках создания интранета руководство банка определило первоочередную задачу - повысить вовлеченность сотрудников в корпоративную жизнь организации. В качестве инструментов были выбраны следующие блоки: раздел «Новости», который стал стартовой страницей корпоративного портала, так как именно здесь публикуется актуальная информация о наиболее важных корпоративных событиях и представлен архив фотографий, посвященных корпоративным мероприятиям. Ответственность за выполнение была возложена на HR-подразделение.

Переход в общее информационное пространство позволил сообщать о планируемых мероприятиях более оперативно, нежели с помощью рассылки по электронной почте и развешивания бумажных объявлений. Теперь сотрудники в удобное для себя время могут задать интересующие их вопросы специалистам HR-подразделения.

Задача информирования об официальных изменениях, происходящих в банке, реализована через такие интранет-инструменты, как разделы «О банке», «Нормативные документы», «Должностные инструкции», и справочник «Сотрудники». Ответственные за выполнение данной задачи - департамент маркетинга, отдел методологии и HR-подразделение.

Раздел «О Банке» частично повторяет официальную информацию (история, рейтинги, руководство, лицензии и т. п.), представленную на внешнем сайте банка, но содержит более подробные сведения о продуктах и услугах, а также описание внутренних стандартов и процедур работы.

Разделы «Нормативные документы» и «Должностные инструкции» предназначены для хранения актуальных документов по основным направлениям работы банка, которые необходимо знать всем сотрудникам. Таким образом, портал также поддерживает программу адаптации и обучения новых работников.

Задача создания позитивного настроения у сотрудников, их знакомства друг с другом в неформальной обстановке решалась посредством следующих интранет-инструментов: юмористического раздела «Пятничный банкир», раздела «Таланты» и справочника «Сотрудники». Ответственные - департамент маркетинга и HR-подразделение.

Для поддержания и развития корпоративной культуры банка создан раздел «РМБ-инфо», включающий рубрики: «Таланты РМБ» (рассказы сотрудников о своем хобби) и «Банковский юмор» (анекдоты и веселые истории из жизни компании, рубрика «Пятничный банкир», в которой размещаются также юмористические материалы, присланные сотрудниками банка).

С технической точки зрения портал поддерживался одним ИТ-специалистом, размещавшим всю информацию. Ответственность за подготовку и актуальность содержательной части была возложена на HR-подразделение. Представленные на портале сведения стали доступны всем сотрудникам банка.

В целом посещаемость портала в 2011 г. была невысокой: сотрудники заходили на него два-трираза в неделю в основном для того, чтобы прочитать новостную ленту или посмотреть контакты того или иного коллеги (рис. 2).

Экономичный интранет: от идеи до реализации

Шаг 3. Разработка интранет-инструментов для автоматизации процессов сбора информации о сотрудниках

На основе результатов посещаемости портала и отзывов сотрудников о его работе специалистами HR-подразделения были выделены основные задачи по корректировке и развитию данного инструмента в 2012 г. Для повышения его привлекательности к основным разделам была подобрана небольшая иконка, отражающая содержание рубрики и формирующая у сотрудников позитивное отношение к представленной информации.

Задача повышения популярности портала была реализована с помощью разделов «Вакансии», «Добро пожаловать!», «Поздравляем с повышением!».

Для вовлечения сотрудников в процесс подбора и адаптации был разработан раздел «Вакансии» и проведена акция «Приведи друга!». Таким образом, через интранет можно получить актуальную информацию об открытых вакансиях банка и порекомендовать кого-либо из своих друзей и знакомых.

В рамках рубрики «Добро пожаловать!» публикуются данные о новых сотрудниках, пришедших на работу в банк (с размещением фото, указанием должности и подразделения).

Раздел «Поздравляем с повышением!» посвящен кадровым перемещениям. Он не только оперативно информирует об изменениях, но и акцентирует внимание на возможностях карьерного и личного развития, предоставляемых работодателем.

Для автоматизации проведения опросов и анкетирования сотрудников на портал добавлены новые бесплатные модули системы. Дополнительный функционал портала позволил оперативно информировать персонал о проведении опроса, быстро и качественно обрабатывать результаты, хранить историю опросов и сравнивать данные. При этом сохраняется возможность анонимного участия в опросе.

Важно и то, что после его проведения результаты публикуются на портале, и любой из сотрудников может ознакомиться с ними и задать уточняющие вопросы.

В настоящее время все опросы в банке автоматизированы и осуществляются с помощью портала.

Для самостоятельного обучения пользователей на портале создан раздел «Обучение и развитие», в котором HR-специалисты размещают:

  • методические материалы по внешнему / внутреннему обучению;
  • электронную библиотеку (книги и статьи в электронном виде);
  • базу справочных материалов по продуктам и услугам банка;
  • список рекомендуемых провайдеров для прохождения внешнего обучения.

С целью повышения информированности сотрудников о социальном пакете, а также формирования лояльного отношения к банку как к работодателю создан раздел «Социальная программа», где размещается актуальная информация о расширенной программе ДМС и скидках, предоставляемых партнерами банка. Работа по расширению социальной программы с целью повышения лояльности сотрудников ведется постоянно. Ответственность за размещение сведений в данном разделе возложена на HR-подразделение.

В связи с увеличением количества рубрик и значительно более быстрым наполнением портала ИТ-специалисту стало трудно одному поддерживать актуальность всей информации. В итоге им была подготовлена подробная инструкция по работе с основными разделами портала и проведено обучение сотрудников HR- и PR-подразделений. Это позволило существенно сократить время на подготовку и размещение сведений на портале, а также сформировать взаимозаменяемость специалистов, способных технически адми-нистрировать портал во время отсутствия коллег. В настоящее время ИТ-специалист оказывает помощь лишь в создании технически сложных рубрик, которые требуют глубокого погружения в язык программирования, и создает новые уникальные формы в соответствии с конкретной задачей. Актуальность контента корпоративного портала оперативно поддерживается сотрудником HR-подразделения не в ущерб основной работе.

Анонимный опрос пользователей о степени их удовлетворенности порталом (они должны были оценить по десятибалльной шкале, насколько им нравится корпоративный портал), проводимый HR-подразделением, показал, что действующий вариант этого инструмента нравится 70% персонала, а также что портал удобен (прост и интуитивно понятен) с точки зрения навигации.

Шаг 4. Работа по повышению эффективности корпоративного портала

С появлением у HR-подразде-ления собственных ресурсов для редактирования контента по согласованию с руководством банка было принято решение о расширении перечня представленных на портале корпоративных мероприятий с целью обогащения корпоративной культуры и повышения вовлеченности сотрудников во внутреннюю жизнь компании.

В первом полугодии 2013 г. было реализовано несколько ключевых изменений в работе портала:

  • в дополнение к информации о кадровых перемещениях создана рубрика, в которой сотрудники могут рассказать свою историю работы в банке. Этот раздел важен не только для новых или молодых сотрудников, заинтересованных в планировании карьеры в данной компании, но и для тех, кто хочет и может делиться своим опытом. Рубрика также позволяет транслировать основные корпоративные ценности и компетенции, которые способствуют успешной работе в данной организации: командный подход, открытость, ориентацию на результат и др.;
  • в рамках самостоятельного обучения и развития пользователей портала существенно расширился раздел «Корпоративная библиотека»: в дополнение к электронным версиям книг теперь на нем размещается перечень имеющихся в корпоративной библиотеке изданий с краткой аннотацией;
  • практически все корпоративные мероприятия (конкурсы, викторины, турниры и пр.)находят отражение на корпоративном портале. На страницах, посвященных тому или иному мероприятию, размещаются сведения о правилах, сроках и ходе его проведения, а также фоторепортажи и отзывы участников. Это позволяет как уже работающим, так и вновь пришедшим сотрудникам включиться в корпоративную жизнь, найти общие интересы с коллегами, обменяться опытом и поделиться впечатлениями. В этом году на корпоративном портале был отражен один из наиболее важных проектов, реализуемых в РМБ, - внедрение программы по сбору идей персонала и развитию инновационной культуры в банке под названием «Есть идея!». Для визуализации этого проекта создана рубрика с одноименным названием «Есть идея!», в которой представлена полная информация о целях и содержании программы (рис. 3).

Экономичный интранет: от идеи до реализации

Здесь каждый сотрудник может предложить свою идею по улучшению конкретного бизнес-процесса или работы банка в целом (рис. 4). Все предложения оперативно рассматриваются рабочей группой, а при необходимости и экспертами.

Экономичный интранет: от идеи до реализации

Актуальную информацию о статусе рассмотрения своей идеи сотрудник также может найти в специальном разделе портала «Банк идей», доступном не только для просмотра, но и для голосования. Здесь пользователи могут проголосовать за понравившуюся им идею и тем самым повысить ее рейтинг. В ближайшее время планируется создание форума для обсуждения вносимых предложений, чтобы сотрудники могли аргументировать свою оценку, уточнить чью-либо идею, а также принять участие в обсуждении ее целесообразности и возможности внедрения в банке.

В целях осуществления контроля над эффективностью работы портала и учета всех пожеланий персонала HR-подразделение впервые во втором квартале 2013 г. провело онлайн-опрос пользователей «Нам важно Ваше мнение!». В целом сотрудники положительно оценили (по десятибалльной шкале) работу портала (рис. 5) по ряду ключевых параметров.

Экономичный интранет: от идеи до реализации

Для оценки динамики пользования порталом по основным показателям его работы, а также для внесения оперативных корректировок подобные опросы решено проводить ежеквартально. Кроме того, в рамках программы «Есть идея!» любой сотрудник может в свободной форме изложить свои идеи по доработке портала.

Во втором полугодии 2013 г. с учетом формирования проекта основной акцент в работе интра-нета сделан на поддержание актуальности и развитие имеющихся разделов с целью повышения уверенности сотрудников в корректности предоставляемых сведений и возможности оперативно узнавать обо всех событиях корпоративной жизни.

Результаты проекта

В целом можно выделить несколько преимуществ, которые банк получает в результате внедрения корпоративного интранет-портала (прямые и косвенные).

Прямые выгоды:

  • экономия рабочего времени, затрачиваемого сотрудниками на поиск актуальной информации;
  • обмен знаниями внутри компании и, как следствие, повышение качества и производительности работы персонала;
  • формирование единой корпоративной культуры и возможность оперативного внедрения изменений.

Косвенные выгоды:

  • увеличение скорости информирования персонала о важных событиях и мероприятиях внутри компании;
  • повышение управляемости за счет организации эффективной обратной связи с сотрудниками;
  • сплочение коллектива через формирование групп по интересам;
  • повышение эффективности адаптации новых работников к корпоративной культуре и внутренним бизнес-процессам;
  • повышение имиджа компании в глазах сотрудников, партнеров и инвесторов.

В заключение несколько рекомендаций относительно того, на что целесообразно делать акцент на том или ином этапе разработки и внедрения корпоративного портала для того, чтобы его работа была максимально быстрой и эффективной (рис. 6).

Экономичный интранет: от идеи до реализации



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль