Новые формы первичных учетных документов. Трудности первого года, рекомендации по разработке

3774
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Применение унифицированных форм учетной документации традиционно зависело от норм законодательства о бухгалтерском учете. С 1 января 2013 г. многие работодатели получили право самостоятельно разрабатывать и утверждать «первичку». А у кадровиков, оформляющих документы по учету труда и его оплаты, появилась возможность творчески переработать те формы, которые раньше были фактически навязаны им Госкомстатом России. Как показала практика, дело это непростое. Уже можно говорить о типичных ошибках и давать рекомендации, тем более что формы утверждаются на каждый год в составе учетной политики.

C 1 января 2013 г. специалисты кадровых служб получили право по-новому решать некоторые вопросы, связанные с документированием трудовых правоотношений, - разрабатывать и применять собственные формы кадровых документов по учету труда и его оплаты. Долгое время проявление инициативы в этом вопросе не допускалось, т. к. первичные учетные документы по учету труда и его оплаты - составная часть первичной учетной документации, за которую отвечает бухгалтерия и на которую распространяется действие соответствующих норм законодательства о бухгалтерском учете. А это законодательство (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете») требовало применения унифицированных форм документов, содержавшихся в специальных альбомах, утвержденных Госкомстатом России.

Вступивший в силу 1 января 2013 г. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухгалтерском учете) указанного выше требования не содержит, кроме как для первичных учетных документов компаний государственного сектора и документов по кассовым операциям.

В то же время унифицированные формы Госкомстата России не отменены. И многие специалисты кадровых служб задают, например, такие вопросы:

«Зачем отказываться от привычных форм документов, вошедших во все автоматизированные системы обработки кадровой информации, если они не отменены и их дальнейшее применение не запрещено?»

«Есть ли смысл самим разрабатывать формы документов и чем они должны отличаться от госкомстатовских?»

«Что требуется от кадровиков в связи с новыми положениями законодательства о бухгалтерском учете?»

Отвечая на указанные вопросы, прежде всего отметим, что изменилось в требованиях к формам первичных учетных документов по учету труда и его оплаты и обязательно ли создавать свои формы.

ПРАВИЛА УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

В части 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете содержится норма об утверждении форм первичных учетных документов руководителем экономического субъекта (организации). При этом не оговаривается, какими должны быть эти формы, а значит, они могут быть любыми: и «старыми» (которые были утверждены Госкомстатом России), и новыми (разработанными самой организацией). Следовательно, в приказе руководителя организации об утверждении бухгалтерской учетной политики может быть указано, что для учета кадров в компании применяются унифицированные формы Госкомстата России или формы документов, разработанные и утвержденные работодателем. В последнем случае формы документов должны быть приложены к приказу.

Кто должен разрабатывать формы учетных документов по учету труда и его оплаты?

Согласно Закону о бухгалтерском учете руководитель организации утверждает те формы первичных учетных документов, которые ему представляет должностное лицо, осуществляющее ведение бухгалтерского учета. Однако очевидно, что кадровые документы, входящие в состав первичной учетной документации, должны составлять специалисты кадровой службы для последующей передачи их в бухгалтерию. Таким образом, бухгалтерия готовит проект приказа об утверждении бухгалтерской учетной политики на очередной календарный год, а кадровая служба определяет, какие формы документов будут использоваться для учета сотрудников.

Конечно, унифицированные формы Госкомстата России можно применять в неизменном виде. Полагаем, однако, что такой подход к решению вопросов документирования трудовых правоотношений нежелателен. Формы имеют ряд существенных недостатков, которые необходимо устранить для приведения их в полное соответствие с требованиями Трудового кодекса РФ.

Назовем лишь некоторые из имеющихся недостатков.

1. Лишняя информация, которая может быть не востребована в работе конкретной организации.

Так, в унифицированной форме № Т-3 «Штатное расписание» далеко не всем компаниям нужна графа «Надбавки». Однако изъять ее ранее было нельзя из-за установленных Госкомстатом России требований к порядку применения данных форм (постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).

2. Отсутствие информации, которую следует включать при документировании работы с кадрами на основе норм ТК РФ.

В унифицированной форме № Т-7 «График отпусков» не предусмотрен требующийся в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ реквизит «Виза ознакомления работника с документом».

3. Ошибки в трафаретных текстах прежних форм, приводящие к неверному оформлению документов.

В унифицированной форме № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» неудачно представлен раздел «Основание».

Кроме того, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты явно недостаточно для документирования ситуаций, возникающих при работе с персоналом.

Приказ об изменении фамилии работника не имеет унифицированной формы, что до сих пор приводит к ошибкам при его издании.

Мы бы посоветовали найти золотую середину в решении вопроса о совершенствовании форм кадровых документов: не отвергая накопленный годами опыт применения унифицированных форм, внести в них необходимые изменения в целях приведения их в полное соответствие, во-первых, с требованиями ТК РФ, во-вторых, с особенностями деятельности конкретной организации.

ПРАВИЛА РАЗРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

Приступая к составлению удобных для вашей компании форм кадровых документов, необходимо учесть ряд указаний по оформлению управленческой документации, закрепленных в соответствующих государственных стандартах и методических рекомендациях.

Указание 1. Текстовой или табличный управленческий документ структурно состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть включает сведения об организации - авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер).

Содержательная часть - это, собственно, та информация, ради которой и создавался документ.

Оформляющая часть включает сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащейся в нем информации, а также вспомогательные надписи, необходимые для организации документооборота.

Указание 2. В каждой структурной части документа располагаются его отдельные элементы - реквизиты.

Закон о бухгалтерском учете (ч. 2 ст. 9) устанавливает состав обязательных реквизитов первичного учетного документа:

  • наименование (вид);
  • дата составления;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ (т. е. наименование организации);
  • содержание факта хозяйственной жизни (применительно к кадровой документации - оформление трудовых отношений с работником в различных ситуациях);
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи лиц, предусмотренных п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Из перечисленных реквизитов выделим наименование документа, должности лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события, и подписи этих лиц. Кроме того, необходимо рассмотреть и такое важное понятие, как «состав удостоверения документов».

Наименование документа

Все кадровые документы имеют свое наименование (вид), например, приказ, штатное расписание, график отпусков. Вид документа - очень важный реквизит, непосредственно определяющий и структуру его текста, и порядок придания ему юридической силы. Поэтому нельзя произвольно менять содержательную часть - это может привести к полному изменению вида документа, т. е. к созданию документа другого вида.

Подписание документа

При внесении реквизита «Подпись» необходимо решить следующие вопросы:

Кто кроме руководителя организации уполномочен подписывать (издавать) кадровые документы определенного вида и содержания?

Правильно ли делегированы полномочия по подписанию кадровых документов?

Предусмотрен ли при оформлении реквизита «Подпись» случай отсутствия должностного лица и подписания документа другим уполномоченным лицом?

Возможно ли применение аналогов собственноручной подписи? Полномочия по подписанию некоторых наиболее важных документов установлены нормативными правовыми актами.

Статьей 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» установлено, что приказы издает единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор).

Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» содержит в ст. 40 норму о том, что единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор, президент и др.) выдает доверенности на право представительства от имени общества, издает приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания.

Зачем руководителю делегировать полномочия по подписанию документов?

Большинство документов, как внутренних, так и исходящих, подписывает руководитель организации. Однако без делегирования полномочий по подписанию документов все равно не обойтись.

Во-первых, руководитель нередко отсутствует на рабочем месте (находится в служебной командировке, в отпуске, на переговорах и т. п.). Во-вторых, даже присутствуя на работе, он не может и не должен заниматься рассмотрением и подписанием всех создаваемых в организации документов, т. к. многие из них содержат оперативную информацию, требующуюся для разрешения повседневных производственных вопросов.

Поэтому правильное делегирование полномочий по подписанию служебных документов является актуальной практической задачей. Такие полномочия могут быть установлены учредительными документами общества, локальными нормативными актами организации.

Нужно составить доверенность на подписание кадровых документов. Что в ней указывается?

Нередко передача такого рода полномочий другим должностным лицам (заместителям, руководителям структурных подразделений) оформляется с помощью доверенности.

Доверенность как вид документа упоминается в ст. 185 Гражданского кодекса РФ, где признается письменным уполномочием, выдаваемым одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. Такая доверенность выдается от имени юридического лица за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Однако оформление доверенности связывается законом с совершением сделок, получением заработной платы и иных платежей и др. Считаем, что передача полномочий по подписанию кадровых документов составления доверенности не требует. В этих целях необходимо издать приказ по основной деятельности о распределении обязанностей.

Каждое должностное лицо подписывает документы в пределах своей компетенции. Неслучайно в ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003) предусмотрена такая разновидность бланков документов, как бланк должностного лица.

Словарь кадровика Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица

Серьезной ошибкой является подписание документа лицом, не имеющим соответствующих полномочий. Полагаем, что в данном случае документ не имеет юридической силы.

Под стандартизированным термином «подпись» в ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» понимается «реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного долж ностного лица».

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита «Подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи.

Здесь же указаны основные правила написания данного реквизита, в частности:

Правило 1. При оформлении документа на бланке в наименование должности не включается название организации, а в случае оформления на стандартном листе бумаги без реквизитов бланка - включается обязательно.

Правило 2. Если наименование должности лица, подписавшего документ, включает не одну строку, то личная подпись и ее расшифровка должны быть расположены на уровне последней строки в наименовании должности.

Однако ГОСТ Р 6.30-2003 отвечает далеко не на все насущные вопросы, связанные с отображением в документах реквизита «Подпись». Особенно много противоречивых толкований вызывает вопрос о правильном оформлении замены подписи отсутствующего руководителя организации или структурного подразделения подписью другого работника, имеющего соответствующие полномочия.

На период отсутствия руководителя организации полномочия по подписанию кадровых документов переходят к его заместителю по управлению персоналом. И он требует, чтобы в проектах приказов я писала: «И. о. директора». Но ведь это же неправильно!Или я не права?

В рассматриваемой ситуации замещение директора заместителем по управлению персоналом не связано с изменением должности этого сотрудника, т. к. при этом он не переводится временно на другую работу (должность), поэтому оформляется исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором (ст. 60.2 ТК РФ), или передача полномочий осуществляется каким-то другим способом (указанным, например, в приказе о распределении обязанностей и в трудовом договоре заместителя).

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.22) в реквизит «Подпись» входит наименование должности лица, подписавшего документ, а все имеющиеся в организации должности включаются в штатное расписание.

В связи с этим при замене подписи руководителя подписью другого уполномоченного лица в реквизите «Подпись» следует указывать должность этого лица, а не заменять ее широко распространенным, но совершенно неправомерным вариантом с «И. о.» - директора, начальника отдела и т. п. (в штатном расписании организации такие должности отсутствуют!). Таким образом, ставить в реквизите «Подпись» должность отсутствующего работника с отметкой «И. о.» (исполняющий обязанности) - ошибка.

Кстати сказать

В 1979 г. руководителем Главного архивного управления при Совете Министров СССР были утверждены унифицированные формы организационно-распорядительной документации, разработанные ВНИИ доку- ментоведения и архивного дела, в состав которых вошли унифицированные формы приказов о распределении обязанностей между руководством министерства, промышленного объединения, предприятия и приказов о внесении изменений в распределение обязанностей между руководством.

Трудовые договоры, заключаемые с новыми сотрудниками, в нашей компании подписывает только руководитель. И недавно у него возник вопрос: надо ли ставить подписи сторон на каждой странице договора? Я так понимаю, что такой способ подписи практикуется в нашей компании при заключении гражданско-правовых сделок.

Вопрос о порядке подписания многостраничных документов, в частности о возможности их постраничного подписания, возникает часто. С реквизита «Подпись» начинается оформляющая часть документа, поэтому по общему правилу этот реквизит располагается после основного текста на последней странице.

Однако в отдельных случаях во избежание подделок (например, в договорах, в приказах) требуется подтверждение подлинности каждой страницы документа. Для этого подпись приходится ставить на каждой странице, а не только в конце.

Такой порядок подписания некоторых многостраничных документов, а также их виды можно предусмотреть в инструкции по кадровому делопроизводству. При этом полный состав элементов реквизита «Подпись» обязательно должен быть указан на последней странице документа (т. е. после текста), а на всех остальных можно, например, проставлять только личную подпись руководителя.

Можно ли использовать факсимиле при создании кадровых документов?

Все большее распространение получает сегодня факсимильная подпись руководителя организации, являющаяся аналогом его собственноручной подписи, ее механическим воспроизведением с помощью специального штампа.

В части 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете говорится о «подписях лиц», а не о «личных подписях», что наводит на мысль о возможности использования в первичных учетных документах факсимильной подписи.

Вместе с тем следует подчеркнуть, что в ГОСТ Р 51141-98 определение понятия «факсимильная подпись» отсутствует. ГОСТ Р 6.30-2003 также не предусматривает проставления в документах факсимиле должностного лица.

Словарь кадровика Факсимиле (от лат. fac simile - сделай подобное) -
1) точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи) фотографическим или печатным способом;
2) клише - печать, воспроизводящая собственноручную подпись

О факсимильном воспроизведении подписи с помощью механического или иного копирования говорится лишь в п. 2 ст. 160 ГК РФ. Однако в данной статье речь идет об использовании факсимиле при совершении сделок. При этом аналог собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

В соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита «Подпись» входит личная (а не факсимильная) подпись должностного лица. А значит, в первичных учетных документах по учету труда и его оплаты должна проставляться личная подпись должностного лица.

В то же время в нормативных правовых актах нет прямого запрета на применение аналога собственноручной подписи. Поэтому, на наш взгляд, факсимиле допустимо, например, в документах, не вызывающих юридических последствий (в приглашениях, поздравлениях и т. п.). Но и в этом случае использование факсимильной подписи должно быть оговорено в инструкции по делопроизводству или закреплено в приказе руководителя организации.

Состав удостоверения документов

«Подпись» является основным среди реквизитов, отнесенных к такому важнейшему в документировании понятию, как «состав удостоверения документов». Другими его составляющими являются реквизиты «Оттиск печати» и «Гриф утверждения документа». Они не отнесены Законом о бухгалтерском учете к числу основных, но для первичной учетной документации по учету труда и его оплаты они очень важны и традиционно проставляются:

  • оттиск печати - в унифицированной форме № Т-10 «Командировочное удостоверение»;
  • гриф утверждения документа - в унифицированных формах № Т-3 «Штатное расписание» и № Т-7 «График отпусков».

При разработке новых форм кадровых документов желательно сохранить названные реквизиты и учесть порядок их оформления.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003). Документы заверяют печатью организации.

Действующее законодательство регулирует вопросы применения печатей только в части их наличия, формы и содержания информации, внесенной в печать.

Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (п. 7 ст. 2) и Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (п. 5 ст. 2) содержат аналогичные нормы об обязательности наличия в обществе круглой печати с полным его наименованием на русском языке и указанием места нахождения. Печать общества также может включать его наименование на языке народов России и (или) иностранном языке.

Законом не ограничено количество печатей, которые могут быть изготовлены в организации, не установлен порядок их применения, не запрещено вносить в печати дополнительные надписи по усмотрению организации.

В организации может использоваться несколько печатей - собственно организации, ее структурного подразделения с наименованием (например, «Канцелярия», «Отдел кадров» и др.), печать для удостоверения документов различных видов (например, «Для договоров»).

Обратите внимание! Правила использования печатей необходимо закрепить в локальном нормативном акте или приказе

При наличии в компании нескольких печатей правила их применения следует закрепить в инструкции по делопроизводству или установить порядок их использования в приказе, изданном руководителем организации.

При наличии у документа, требующего простановки оттиска печати установленной формы, место для печати обозначается буквами «М.П.» или надписью «Место печати».

Гриф утверждения - реквизит документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Гриф проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Они утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом после подписания ответственным исполнителем. Документы могут утверждаться двумя способами.

Способ 1. Лично руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Способ 2. Посредством издания другого документа, утверждающего данный документ.

В первом случае гриф утверждения включает:

  • слово «УТВЕРЖДАЮ» (пишется прописными буквами без кавычек и двоеточия);
  • должность лица, утвердившего документ, с указанием наименования организации;
  • личную подпись должностного лица, утвердившего документ;
  • расшифровку личной подписи (инициалы перед фамилией без скобок);
  • дату утверждения, проставляемую от руки.

Дату частично можно напечатать заранее, т. е. обозначать год или месяц и год. В последнем случае от руки проставляется только число и месяц или только число.

Во втором случае гриф утверждения включает:

  • слово «УТВЕРЖДЕН» или «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНО», «УТВЕРЖДЕНЫ» в зависимости от рода и числа существительного (в грифе эти слова пишутся прописными буквами без кавычек и двоеточия);
  • сведения о документе, изданном для утверждения данного документа: наименование его вида; название организации - автора документа, или должность лица, его подписавшего, или наименование органа, его принявшего; дата документа; его регистрационный номер.

С учетом сделанных выше замечаний рассмотрим вопросы разработки форм кадровых документов.

Кстати сказать

Печати организаций могут содержать изображение Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ, городов и районов. Право на использование гербовой печати установлено Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 № 2-ФКЗ. Использование изображения герба при изготовлении печатей регламентируется соответствующими законами, государственными стандартами, нормативными правовыми актами субъектов, городов и районов РФ.

Гербовые печати используются в документах центральных органов власти, федеральных органов исполнительной власти, органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, городов и районов. Использование гербовых печатей негосударственными организациями запрещено. Вместо герба в центре печати таких компаний может быть изображена ее эмблема или указано сокращенное наименование, предусмотренное уставом.

НОВАЯ ФОРМА ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Прежде всего определимся со штатным расписанием - важнейшим для каждой компании документом, упомянутым в ст. 15 и 57 ТК РФ.

В заголовочной части штатного расписания (унифицированная форма № Т-3) помимо реквизитов бланка размещается реквизит «Гриф утверждения документа» (приложение 1).

Бланк штатного расписания унифицированной формы № Т-3 разработан некорректно.

Выделим следующие недостатки:

  • неверна последовательность расположения реквизитов «Номер документа» и «Дата составления»;
  • не имеет смысла располагать названные реквизиты в табличной форме;
  • отсутствует реквизит «Место составления документа».

Заголовочную часть штатного расписания можно улучшить.

Совет 1. В грифе утверждения документа словосочетание «Приказом организации» лучше заменить на конкретную (для данной организации) запись, например: «Приказом ЗАО "Прогресс"» (см. п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003).

Совет 2. Наименование организации (полное и сокращенное), а также код по ОКПО являются постоянными реквизитами бланка первичного учетного документа по учету труда и его оплаты и вносятся еще при его проектировании.

Предложенный нами бланк штатного расписания см. в приложении 2.

В следующем номере журнала вы найдете рекомендации по составлению и оформлению штатного расписания.

Новые формы первичных учетных документов. Трудности первого года, рекомендации по разработке



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль