Особенности администрирования учебных процессов

1308
Стулов Андрей
начальник учебного центра Управления делами, Банк «Возрождение» (ОАО), г. Москва
Практически на всех предприятиях среднего и крупного бизнеса создаются или уже созданы подразделения, отвечающие за обучение персонала. Эти подразделения решают задачи, связанные с планомерным развитием сотрудников с момента их прихода в компанию, помогая тем самым бизнесу в достижении поставленных целей и выступая агентом изменений.

Для того чтобы внедренная система обучения персонала выполняла соответствующие функции, компании нужно иметь стратегию в области обучения; регламент и порядок; положение по обучению и тестированию персонала; профессиональную команду учебного подразделения; программно-аппаратный комплекс управления обучением; сформулированные требования по обучению, предъявляемые к руководителям подразделений и их подчиненным; утвержденные учебные программы, электронные курсы.

Любые учебные программы прежде всего необходимы бизнесу. В связи с этим каждая программа должна согласовываться с подразделениями-заказчиками. HR-специалисты, преподаватели учебного подразделения должны выступать в этом вопросе экспертами и консультантами для заказчиков обучения, чтобы выстроить обучение с максимально возможным результатом и минимальными затратами, как временными, так и финансовыми.

Справка о компании

Банк «Возрождение» ведет свою историю с апреля 1991 г. Сегодня филиальная сеть банка насчитывает 142 офиса и более 800 банкоматов в 20 регионах страны. Численность персонала более 6000 человек.

Управление развитием персонала, то есть администрирование учебных процессов, требует наличия оптимально выстроенных бизнес-процессов, коммуникаций. В деловой литературе термину администрирование даются разные определения. В данной статье под администрированием понимается непрерывный процесс, позволяющий поддерживать уровень знаний и навыков работников банка на требуемом уровне путем планирования, организации и проведения обучения, минимизации издержек в области обучения персонала.

Какие учебные процессы необходимо администрировать

В банке «Возрождение» проводится очное и электронное дистанционное обучение.

Под очным понимается такое обучение, когда преподаватель передает знания, формирует навыки при непосредственном контакте со слушателями, находясь вместе с ними в одной аудитории. К такой форме обучения следует отнести семинары, тренинги, лекционные занятия.

В очном обучении есть несколько разных по составу бизнес-процессов, которые необходимо администрировать (табл. 1).

Особенности администрирования учебных процессов

Выделяют четыре этапа администрирования учебных мероприятий: планирование, организацию, проведение учебных мероприятий и их завершение.

Следует отметить, что в банке «Возрождение» администрированием учебных процессов занимаются два работника: один курирует электронное, второй -индивидуальное и корпоративное дистанционное обучение.

Планирование учебных мероприятий

Данный этап стартует еще до начала проведения обучения. В банке «Возрождение» новый учебный год совпадает с календарным, а планирование всего обученияначинаетсянамного раньше - в конце октября. То есть на подготовку к учебному году отводится два месяца. В течение этого времени составляются проекты планов: индивидуального и корпоративного обучения, разработки и модернизации электронных учебных курсов. Проекты учебных планов составляются на основе общих планов развития банка, консультаций с руководителями его бизнес-подразделений, планов разработки и модернизации банковских продуктов и услуг. Этим занимаются работники учебного центра.

Проекты планов отправляют заинтересованным бизнес-подразделениям для уточнения, дополнения и согласования. После этого работники учебного центра рассчитывают и утверждают у руководства бюджет на проведение всех учебных мероприятий. В табл. 2 приведен пример проекта плана корпоративного обучения.

Особенности администрирования учебных процессов

Согласованные даты обучения являются основой для всех остальных процессов. При этом важно учитывать, что бизнес очень быстро развивается, банковские продукты постоянно совершенствуются, внедряются новые технологии и бизнес-процессы.

Пример

В 2009 г. в банке «Возрождение» был принят в эксплуатацию учебный курс «Признаки подлинности и правила проверки. Рубли России». В 2010 г. этот курс был внесен в план модернизации учебных курсов на 2011 г. для плановой доработки. А уже в середине 2012 г. решено было внести в этот курс внеплановые изменения в связи с большим количеством поддельных банкнот на рынке. В связи с важностью данной темы в план были внесены соответствующие изменения.

В утвержденный план всегда можно внести необходимые дополнения и изменения.

Утвержденные учебные планы публикуются на web-портале банка «Портал обучения и развития». Каждый работник банка может ознакомиться с ними. При появлении каких-либо вопросов их можно задать работникам учебного центра. Web-портал является действенным инструментом управления обучением и развитием персонала.

У каждого работника банка свой уникальный набор информации, который определяется занимаемой должностью и подразделением, в котором он работает, выполняемым функционалом и уровнем руководства подразделением. Этот набор состоит из официальных документов, касающихся обучения (приказов, распоряжений, форм служебных записок и т. д.); библиотеки учебных курсов; отчетов по обучению, как очному, так и дистанционному; панели руководителя, в которой есть уникальные функции; личной информации о работнике, которую видит только владелец своей страницы, и др.

Благодаря различным функциям web-портала руководитель каждого подразделения имеет возможность наблюдать за тем, чему обучаются подчиненные и каковы их результаты. После утверждения и опубликования планов начинается процесс организации обучения. Поскольку в рамках одной статьи детально описать все учебные процессы, имеющие место в банке «Возрождение», не представляется возможным, рассмотрим администрирование электронного дистанционного обучения.

Организация учебных мероприятий

Этап организации электронного дистанционного обучения состоит из сбора заявок на обучение; назначения учебных курсов; информирования участников обучения и их руководителей о начале и завершении обучающего цикла.

На текущий момент все этапы -сбор заявок, назначение учебных курсов, информирование участников о начале обучения -в учебном центре банка «Возрождение» автоматизированы. Каким образом удалось их автоматизировать? В 2007 г. банк приобрел и установил программный комплекс WebTutor (далее - ПК WT) компании WebSoft. Сопровождение ПК WT осуществляют компания Websoft (техническая поддержка самого комплекса), IT-подразделение банка (обеспечение работоспособности сервера и программных продуктов, которые работают совместно с ПК WT), учебный центр (поддержка пользователей web-портала). Этот комплекс позволяет автоматизировать все направления деятельности учебного центра крупной компании.

Сам ПК WT состоит из сервера базы данных, программного модуля средства системного администрирования - административной панели и web-портала «Портал обучения и развития».

Пример решения конкретной задачи

В банке четвертый год подряд действует учебная программа «Эффективный руководитель». Она состоит из четырех самостоятельных учебных модулей: технологии продаж; сложные переговоры; проведение презентаций; управление подразделением. Участниками программы становятся руководители бизнес-подразделений, занятые в процессе продаж. Эта программа охватывает более 200 руководителей.

Во время планирования учебных мероприятий на 2013 г. необходимо было выяснить общее количество и персональный состав руководителей, подпадающих под данную программу. С помощью ПК WT это заняло примерно 30 минут, поскольку сведения о количестве руководителей, прошедших какие-либо программы, и об их результативности хранятся в единой базе данных, а отчеты и выборка данных строятся достаточно просто.

Программный комплекс Web-Tutor очень гибок с точки зрения настройки для решения разных стандартных и нестандартных задач. Если в учебном центре имеется нестандартная задача, которую требуется автоматизировать, то ПК WT позволит сделать это при помощи открытого программного кода, встроенных для этих целей основных и дополнительных функций. Подобным образом были автоматизированы процедура организации обучения по программе ПОД/ФТ, процедура бронирования учебного класса и др.

Поскольку программа обучения по ПОД/ФТ является постоянно действующей, ход ее реализации и результаты контролируются различными подразделениями, для автоматизации обучения по ней был разработан дополнительный программный модуль ПК WT «Электронный журнал инструктажа по ПОД/ ФТ». К этому журналу имеют доступ лишь отдельные специалисты филиалов банка. Они являются ответственными за проведение обучения в рамках данной программы. В журнале отмечается, кто и когда должен пройти инструктаж, проверку знаний и т. п. Из этого журнала печатаются специальные отчеты и ведомости. После прохождения обучения и проверки знаний работники расписываются в ведомости, что является подтверждением прохождения обучения.

Бизнес-процесс подачи заявок на дистанционное обучение также был несколько изменен, подстроен под уникальные задачи банка. Заявки подаются с использованием web-портала «Портал обучения и развития» за 30 дней до начала учебного мероприятия.

В программе WebTutor встроены различные типы документооборота по подаче заявок. В банке «Возрождение» реализован такой документооборот, при котором только руководитель структурного подразделения может подавать заявки на обучение. Почему заявки начинают подаваться за 30 дней до начала процесса обучения? Во-первых, общий календарный план доступен в течение года на учебном портале, поэтому все сотрудники банка могут ознакомиться с ним заранее. Во-вторых, как показывает опыт, если регистрацию на обучение открывать намного раньше, то часть работников забудет о предстоящем обучении.

Сама процедура подачи заявок в программе WebTutor предельно проста. Руководитель подразделения заходит на учебный портал, выбирает нужное ему мероприятие и добавляет перечень работников, которых следует отправить на обучение. Интерфейс подачи заявки интуитивно понятен, выбор работников осуществляется из предлагаемого списка, полностью соответствующего штатному расписанию. Весь процесс занимает минимум времени, не более двух-трех минут.

После того как руководитель подаст заявку на своих подчиненных, всем заинтересованным лицам автоматически будет отправлен e-mail о свершившемся факте.

Уведомление отправляется автоматически:

  • тому, кого зарегистрировали в качестве участника мероприятия, с целью напомнить об обучении. В уведомлении обязательно указывается, кто, кого, когда зарегистрировал и что необходимо сделать для прохождения обучения;
  • тому, кто зарегистрировал работника, с целью проинформировать руководителя о том, что нужные ему работники зарегистрированы. В уведомлении обязательно указывается, кто, кого, когда зарегистрировал. При необходимости список получателей и текст уведомления может быть изменен.

Обработка поданных заяво

После того как руководитель зайдет на портал, заполнит все поля, необходимые для подачи заявки и нажмет на кнопку «Сохранить», программа WebTuror сформирует и отправит администратору уведомление о том, что заявка на обучение подана, а также прикрепит к карточке обучающего мероприятия тех работников, на которых пришла заявка. Теперь администратору необходимо проверить поступившую информацию (карточку мероприятия, заявку на обучение) на предмет корректности введения сведений.

Обратите внимание!

Процесс обработки заявок на корпоративное и индивидуальное обучение несколько шире. Обработка дополнительно включает формирование документов, которые будут направлены в другие подразделения для организации и проведения обучения, а именно: приказа о направлении на обучение, соответствующего распоряжения, пояснительной записки. Формирование документов осуществляется простым нажатием клавиши в программе WebTutor.

Сбор заявок происходит в определенный интервал времени: с момента начала их приема до завершения. На следующий день после окончания приема заявок администратор обучения назначает всем утвержденным сотрудникам электронный учебный курс. Это означает, что на личной странице веб-портала у работника появляется название учебного курса, который ему назначен. Одновременно на электронную почту работника и электронную почту его руководителя отправляется письмо с сообщением о том, что уже можно приступить к обучению.

Пример реализации проекта

В 2011 г. в России был принят закон о защите персональных данных. Поскольку в настоящее время информационные технологии все шире и глубже внедряются в разные сферы деятельности человека, а в банковскую особенно, в банке «Возрождение» было принято решение о разработке электронного дистанционного курса, в задачу которого входит ознакомление с новым законом, обучение установленным процедурам, закрепление полученных знаний.

В течение двух недель принимались заявки на обучение. Общее количество работников, на которых были поданы заявки, превысило 2 тыс. 500 человек. И все они за короткий срок (в течение двух недель) успешно освоили курс. Затем руководителям филиалов были разосланы протоколы с указанием результатов. Эта огромная работа была проделана силами одного специалиста по администрированию учебных процессов, который управлял всем обучением при помощи ПК WT.

В чем заключается этап проведения учебных мероприятий? Когда всем утвержденным работникам назначен электронный учебный курс, необходимо:

  • отслеживать процесс обучения (сколько человек на текущий момент проходит обучение, завершило его, не приступило к обучению). Отслеживать процесс обучения позволяет грамотно сконструированный интерфейс карточки учебного мероприятия. Эти три пункта легко просматриваются в ней;
  • взаимодействовать с участниками обучения при их обращении по вопросам доступа на учебный портал; выполнения заданий различной сложности; технических ошибок при работе с учебным курсом.

На следующий день после наступления плановой даты завершения учебного мероприятия подводятся итоги обучения (кто, в какие сроки завершил обучение), составляется список лиц, которые начали, но не завершили обучение, а также тех, которые его не начали. На основе этих списков формируется протокол (приложение), в котором указывается вся информация о результатах.

Построение учебных курсов в банке «Возрождение» осуществляется с помощью двух технологий:

  • во время прохождения курса необходимо набрать максимально возможное количество баллов. Курс считается пройденным, если участник набрал минимальное количество баллов. За максимальное количество всегда принимается 100 баллов, а минимальный уровень определяется методистом - разработчиком учебного курса;
  • учебный курс считается пройденным, если участник изучил все его разделы, успешно выполнил задания и бизнес-кейсы, правильно ответил на контрольные вопросы. Данный вариант учебного курса применяется в основном для особо важных учебных тем, таких как информационная безопасность, ПОД/ФТ, проверка банкнот на подделку и др.

В связи с этим в первом случае в протоколе указывается количество баллов, во втором -пройден ли учебный курс. Этот протокол получает руководитель работника, проходившего обучение. Если работник по каким-либо причинам не прошел учебный курс, у него есть возможность завершить его в течение 10 следующих дней. В противном случае руководитель сам решает, как поступить в ситуации, когда работник не завершил обучение в установленный срок.

Вместе с протоколом всем работникам, прошедшим запланированный курс, направляется сертификат о прохождении обучения, подписанный руководителем учебного центра.

Учебный электронный курс по ПОД/ФТ назначается всем без исключения новым работникам. Кто конкретно, из каких подразделений должен пройти обучение, в какой срок, какие учебные курсы - все это описано в документе «Регламент прохождения обучения по программе ПОД/ФТ».

Web-портал «Портал обучения и развития» гармонично встроен в корпоративную культуру банка. С его помощью каждый работник может ознакомиться с последними событиями в области обучения, высказать свое мнение по различным учебным вопросам, узнать результаты исследований, проводимых работниками учебного центра, повысить свою квалификацию и т. д.

Активное использование системы обучения подразумевает несколько составляющих:

  • заинтересованность руководителя подразделения
  • в надлежащем уровне знаний и навыков своих подчиненных - вовлечение в учебный процесс;
  • удобство пользования компьютерной системой управления обучением;
  • мотивацию работников на достижение поставленных перед ними целей;
  • профессионализм работников учебного подразделения, создание ими интересных, уникальных учебных программ;
  • грамотную программу продвижения системы обучения -надлежащее информирование о темах, способах предоставления информации, плановых мероприятиях и др.

Приложение.

Протокол обучения работников банка в мероприятии СДЭО «ПОД/ФТ - вводный инструктаж» № SPC-007-080 от 28.02.2013 г.

В протоколе отображены данные по завершению указанного мероприятия.

Дата начала мероприятия: 25.02.2013.

Дата окончания мероприятия: 15.03.2013.

Особенности администрирования учебных процессовОсобенности администрирования учебных процессовОсобенности администрирования учебных процессов



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль