Фриланс как способ оптимизации HR-затрат

1646
В условиях кризисных тенденций в российской экономике компаниям малого и среднего бизнеса необходимо искать новые способы повышения рентабельности. Решению практических задач компании по увеличению продаж, оптимизации затрат, повышению вовлеченности сотрудников и, как следствие, прямой экономической выгоды могут способствовать HR-процессы, протекающие как бизнес-проекты. Один из вариантов реорганизации бизнес-процессов - создание структуры управления продажами на основе привлечения внештатных агентов.

Потребность в изменениях бизнес-процессов для предприятий малого и среднего бизнеса после повышения размера страховых взносов стала необходимостью. В этих условиях сохранить действующий бизнес и продолжать деятельность в рамках правового поля возможно только в случае реорганизации и поиска новых путей организации бизнес-процессов. Компании, которые не смогли быстро изменить стратегию ведения бизнеса, были вынуждены прекратить свою деятельность.

Перед руководством компании N, работающей на рынке В2В, в начале 2013 г. встал вопрос о сокращении затрат при сохранении текущего уровня продаж. В качестве первого шага было предпринято сокращение арендуемых площадей и затрат на персонал. Это потребовало уменьшения численности сотрудников отдела продаж. Его начальнику была поставлена задача поиска новых идей организации системы сбыта и сохранения лучших сотрудников отдела в компании.

В качестве решения рассматривалась возможность привлечения фрилансеров. В компании существовал положительный опыт работы с внештатными профессиональными исполнителями в направлениях, связанных с дизайном (графика, логотипы, разработка фирменного стиля, фотографии) и информационными технологиями (оптимизация сайта, тестирование, верстка, программирование). Однако сфера продаж на наиболее популярных сайтах фриланса была представлена call-центрами и исполнителями, которые осуществляют «холодные звонки», но не гарантируют достижения результата. Использование их услуг не позволяло прогнозировать сокращение затрат и рост продаж.

Решение было найдено благодаря информированности сотрудников компании о процессах, происходящих на рынке труда, и использованию фриланса как формы самозанятости людей, не имеющих возможности или не желающих работать в штате компании.

Начальник отдела продаж предложил создать сеть внештатных агентов по продажам на территории всей России. Для этого необходимо было решить следующие задачи:

  • адаптировать бизнес-процесс организации продаж для внештатных специалистов;
  • определить целевую аудиторию, которая заинтересована в таком виде занятости;
  • выявить пути поиска агентов по продажам;
  • определить и провести необходимые мероприятия, позволяющие рассчитывать на совершение агентами успешных продаж.

Рассмотрим каждый из этапов подробнее.

Адаптация бизнес-процесса организации продаж

Изначально продажи в компании осуществлялись шестью менеджерами во главе с начальником отдела. В задачи отдела продаж входит поиск новых клиентов и заключение договоров. В результате уменьшения числа сотрудников отдела продаж необходимо было сохранить специалистов, имеющих управленческие задатки и мотивированных на развитие. Решение по сотрудникам принимал начальник отдела продаж, оставляя тех менеджеров, которые в ходе работы проявляли лидерские компетенции, способность к самоорганизации, системности и саморазвитию. Необходимым условием было также стабильное выполнение плана продаж на протяжении отчетного периода.

Для снижения напряженности в отделе после увольнения большей части сотрудников необходимо было довести информацию о планах компании по реорганизации системы продаж и сохранению объемов продаж за счет привлечения внештатных специалистов - агентов по продажам. Расширение агентской сети в ближайшие полгода предполагало карьерный рост менеджеров по продажам до супервайзеров с переориентацией их основных функций с прямых продаж на организаторскую и управленческую деятельность.

Реализация плана компании по реорганизации системы продаж потребовала изменения работы всех сотрудников отдела продаж - от менеджеров до начальника отдела.

Начальник отдела продаж должен был осуществлять поиск, обучение и организацию эффективной работы внештатных агентов по продажам, а также выбор оптимальных путей доставки оригиналов документов в регионах присутствия новых клиентов.

Менеджерам, помимо личных продаж, добавились функции, связанные с оформлением документов к подписанию для внештатных специалистов, взаимодействием с клиентом после подписания договора и контролем доставки оригиналов документов в офис компании.

В задачи внештатных агентов по продажам входят переговоры с потенциальными клиентами: «холодные контакты», поиск лиц, принимающих решение, выставление коммерческого предложения, презентация услуги и доведение договора до подписания клиентом. Оплачивается каждый заключенный договор, что выступает прямой мотивацией работы на результат.

Таким образом, итогом адаптации бизнес-процесса организации продаж в компании является разработка системы сопровождения продаж агентов, эффективность которой определяется:

  • сроками оформления и обучения агентов для начала работы, скоростью подготовки пакета документов к подписанию;
  • возможностью получить оперативную консультацию от сотрудников компании;
  • высоким качеством постпродажного обслуживания клиента;
  • возможностью участвовать в «жизни» компании.

Выход на уровень продаж, который был достигнут до сокращения сотрудников отдела продаж, и его дальнейший рост возможны при оптимальном расширении сети агентов по продажам. В этом случае (в срок от 6 месяцев до 1 года) происходит постепенный перенос акцента с личных продаж штатных специалистов отдела на управление группой внештатных сотрудников и сопровождение их сделок. Факторами, определяющими срок выхода на прежние объемы продаж, являются: скорость набора внештатных агентов, их эффективность и стабильность работы. Завершение реорганизации происходит после формирования группы агентов, которые стабильно работают и получают доход, сопоставимый со средним заработком менеджера по продажам на рынке труда. Процесс перехода от существующей системы сбыта в компании к новой модели отдела продаж представлен в табл. 1.

Фриланс как способ оптимизации HR-затрат

Только после создания первоначальной системы сопровождения продаж (рисунок) можно переходить к этапам, связанным с поиском персонала. Впоследствии, по мере практической реализации, система будет корректироваться и дополняться новыми акциями, тренингами, способами коммуникации между сотрудниками компании, внештатными агентами и т. п.

Фриланс как способ оптимизации HR-затрат

Определение целевой аудитории

Базовым требованием, предъявляемым к внештатному агенту по продажам, служит готовность работать в режиме home-office. Для осуществления продаж и коммуникации со специалистами компании необходимы компьютер с выходом в Интернет и телефонная связь. Таким образом, прежде всего, нужно искать внештатных агентов из числа тех, кто:

  • не может работать в офисе (например, по причине удаленности места проживания, болезни, декрета);
  • нуждается в свободном графике занятости (учащиеся, пенсионеры, работающие посменно или неполный рабочий день);
  • может эффективно совмещать дополнительную занятость со своей основной деятельностью (менеджеры, работающие на рынке В2В, предприниматели, желающие расширить ассортимент услуг, предлагаемых клиентам). Способы поиска внештатных сотрудниковнеобходимо формировать с учетом именно этих категорий.

Пути поиска агентов по продажам

Существует много возможностей по привлечению внештатных агентов по продажам даже в случае отсутствия бюджета на поиск персонала. Необходимо исходить из характеристик целевой аудитории, которой интересно данное предложение. Выделим следующие ресурсы:

  • cайты по поиску работы и персонала - на каждом ресурсе, как правило, есть возможность размещения бесплатной вакансии или доступ к банку резюме;
  • специализированные порталы - сайты или форумы, ориентированные на определенный контингент (студенты, домохозяйки, инвалиды, жители районных центров, сел и т. п.);
  • сайты фриланса - среда включает не только исполнителей, но и небольшие компании, которые ищут дополнительные возможности для заработка;
  • форумы для поиска деловых партнеров - сообщества, где контактируют представители малого и среднего бизнеса, начинающие предприниматели. Обмен опытом позволяет найти новые возможности для расширения своего бизнеса (стать представителем компании в регионе, встроить продажи новой услуги в пакет своих услуг, получить дополнительный доход со своей клиентской базы и т. п.);
  • центры трудоустройства при учебных заведениях.

В процессе подбора агентов необходимо использовать все возможности, которые предоставляют данные ресурсы. Это позволяет сформировать агентскую сеть из специалистов, обладающих разным уровнем профессионализма и методами работы.

Опыт работы компании N показывает, что наиболее активный отклик на вакансию идет с сайтов по трудоустройству. При этом большая часть откликнувшихся соискателей не готова к условиям, которые предлагает компания: сдельная оплата труда, работа по гражданско-правовому договору, активные продажи. Наблюдается большой процент отбраковки кандидатов на этапе предварительных телефонных переговоров или общения по электронной почте.

Дольше всего решение о сотрудничестве принимается представителями малого бизнеса после детального изучения рынка, на котором работает компания, и ее услуг. Как правило, если они считают возможным встроить новые товары или услуги в свой действующий бизнес, то становятся самыми эффективными внештатными агентами. Наработанная сеть деловых контактов позволяет быстро выйти на хороший уровень ежемесячных продаж.

Мероприятия, необходимые для роста продаж

Мероприятия для построения продаж через внештатных агентов подразделяются на три этапа: набор, обучение и развитие персонала (рисунок). При этом на каждом из этапов можно выделить приоритетную задачу:

  • на этапе набора персонала -сокращение временных ресурсов. Выполнение данной задачи необходимо для экономии времени начальника отдела продаж. Это возможно при наличии стандартизованных форм для первичного общения с соискателем: шаблонов объявлений о вакансии, краткого описания схемы работы, услуг компании и мотивации, шаблонов договора с внештатным специалистом. Предполагается дистанционное общение - переписка по электронной почте, телефонные переговоры, в ходе которых начальник отдела продаж (позиция HR-менеджера в такой небольшой компании не предусмотрена) вводит в курс дела кандидата, проявившего интерес к предложению компании. Таким образом, отсеиваются кандидаты, не готовые работать на условиях, предлагаемых компанией, не имеющие необходимых документов для оформления договора или не удовлетворяющие требованиям организации (табл. 2);

Фриланс как способ оптимизации HR-затрат

на этапе обучения - стандартизация передачи информации об услугах и принципах продажи. Вся информация, необходимая для начала работы внештатного агента, находится в «Книге продаж». Данный документ содержит подробные сведения о компании, включая период существования, положение на рынке, предоставляемые услуги; маркетинговый анализ прямых и косвенных конкурентов; принципы и цели организации, а также речевые модули, скрипты, примеры диалогов, которые использовались менеджерами компании в ходе переговоров с клиентами. Выделены отраслевые направления рынков сбыта, на которые в большей степени ориентирована компания, примеры корпоративных клиентов и ответы на часто возникающие в процессе переговоров вопросы. По итогам самостоятельного изучения информации в «Книге продаж» агент получает представление о конкурентных преимуществах и недостатках предложения компании для клиентов. Исходя из вопросов, которые возникают у агента по мере ознакомления с «Книгой продаж», начальник отдела продаж формирует перечень дополнительных обучающих мероприятий, например: помощь в планировании деятельности, совместный выезд на встречу с клиентом, разбор телефонных переговоров; на этапе развития - сохранение лучших продавцов.

Данная задача приоритетна при внедрении предлагаемой системы продаж. Только повышение эффективности каждого внештатного агента по продажам за счет проводимых акций и возможность получения стабильного дохода при сотрудничестве с компанией позволит удержать его в организации и планировать продажи. Акции, разрабатываемые для клиентов и агентов, должны стимулировать продажи и предлагать дополнительные возможности заработка при выполнении агентом определенных задач. Возможность конкурировать и общаться между собой с использованием специальной площадки, созданной на сайте организации, позволит агентам быть включенными в корпоративную культуру компании, а руководству - получать информацию, контролировать успешность акций, реагировать на вопросы и предложения, которые возникают у агентов. Это предоставит возможность разработать мероприятия, которые будут наиболее эффективными в каждом конкретном случае.

На сегодняшний день компания N находится на начальном этапе реорганизации. Заключены договоры с рядом внештатных агентов из различных регионов России, которые начали продажи. За полтора месяца после начала реорганизации системы продаж четыре агента совершили первые успешные продажи. Стабильности их работы и роста эффективности планируется достичь за счет акций по стимулированию сбыта. Продолжается поиск, набор и обучение сотрудников, осуществляемый начальником отдела продаж. Выясняются причины отсутствия успешных продаж у остальных агентов. Делегирование менеджерам полномочий, связанных с консультированием внештатных сотрудников и взаимодействием с курьерами, позволяет им развивать навыки, которые будут необходимы при назначении на должность супер-вайзера.

При переходе к системе управления продажами, основанной на привлечении внештатных агентов, необходимо учитывать недостатки данного решения:

  • сложность контроля над работой удаленных сотрудников. Эту проблему планируется решать путем совершенствования системы сопровождения продаж и технических разработок, позволяющих эффективно координировать работу удаленного агента;
  • увеличение нагрузки на штатных специалистов компании;
  • дополнительные затраты и риски, связанные с длительным получением у клиентов оригиналов документов.

Неоспоримыми преимуществами являются сокращение текущих затрат, сдельная оплата труда, простота выхода на новые рынки сбыта и в другие регионы.

Опыт организации продаж через внештатных агентов может эффективно использоваться в страховании, туризме, телекоммуникациях, работе веб-студий и других сферах, которые могут работать на широком клиентском рынке.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль