Электронные документы в кадровой службе. Новые правила и решения

4401
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
О переходе на электронный документооборот в кадровой службе говорят давно. Но не все документы могут существовать только в компьютере. Требования трудового законодательства, правила оформления, а иногда и содержание кадровых документов объясняют тот факт, что до сих пор большая их часть создается в бумажном виде и подшивается в дела по особым правилам. Не так давно в Трудовом кодексе РФ появились нормы о дистанционной работе, а вместе с ними и понятие электронных кадровых документов. Об особенностях этой документации и правилах работы с ней читайте в нашей статье.

В настоящее время основные документы, связанные с трудовыми отношениями, в обязательном порядке оформляются на бумажном носителе, хотя составляются они, как правило, с использованием современных автоматизированных технологий, т. е. имеются на электронных носителях. Это вызвано разными причинами, назовем лишь самые важные.

Причина 1. Работников необходимо под роспись знакомить с большинством кадровых документов. В отдельных ситуациях это является требованием Трудового кодекса РФ.

В соответствии со ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. А приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Причина 2. Архивное законодательство предусматривает длительное хранение многих кадровых документов на бумажных носителях.

Причина 3. Отдельные документы (например, трудовые книжки) существуют только в рукописном виде.

Вместе с тем безбумажные технологии начинают использоваться в кадровой службе все активнее. В этой статье мы расскажем об основных способах автоматизированной работы с бумажными документами, а также о видах и правилах обработки документов электронных.

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ РАБОТА С БУМАЖНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Для начала посмотрим, как можно использовать системы электронного документооборота при работе с документами на бумажных носителях.

Словарь кадровика Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

В кадровой службе обрабатываются документы:

  • входящие (поступающие из других организаций);
  • исходящие (отправляемые в другие организации);
  • внутренние (создаваемые в организации для использования в управленческих процессах).

Особенность кадровой документации состоит в том, что в основном это внутренние документы.

Процесс работы с документами всех видов сводится к их передаче от одного должностного лица к другому, т. е., по сути, к их перемещению внутри компании по определенному маршруту:

  • входящие - от получения до исполнения;
  • исходящие - от создания до отправки;
  • внутренние - от создания до исполнения. При движении документов выполняются определенные процедуры,
  • набор которых зависит от вида документа. Некоторые из них могут быть автоматизированы.

Какие процедуры работы с документами можно автоматизировать?

Прежде всего, согласование проектов документов, регистрацию, контроль исполнения и поиск в системе электронного документооборота.

Отметим основные особенности выполнения этих процедур применительно к кадровой документации.

1. Электронное согласование документов.

Потребность в согласовании документов возникает при подготовке приказов по личному составу, представлений и предложений о переводе на другую работу, поощрении работников и во многих других случаях.

Подготовка кадровых документов в автоматизированном режиме позволяет избежать трудоемкой и длительной процедуры традиционного согласования при помощи размноженных экземпляров проекта документа.

Наличие у ответственных исполнителей электронной подписи позволяет отказаться от «бумажного» согласования документов и ускорить процесс их подготовки и принятия.

Как организовать электронное согласование документов?

Система электронного документооборота должна включать перечень документов, подлежащих согласованию, с указанием следующей обязательной информации:

Электронные документы в кадровой службе. Новые правила и решения

При наличии в организации представительного органа работников, например, профсоюзного комитета, в названном перечне следует указать все предусмотренные ТК РФ случаи издания документов по вопросам работы с персоналом, требующих учета мнения профкома (иного представительного органа работников).

2. Регистрация документов.

Регистрация кадровых документов традиционно осуществляется с использованием книг, журналов регистрации, карточек учета, перечисленных в ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень документов со сроками хранения).

Какие регистрационные формы можно вести в электронном виде?

Большую часть кадровых документов можно учитывать в автоматизированном режиме. Исключение из этого правила составляют только те регистрационные формы, в которых предусмотрено проставление личной подписи работника кадровой службы после внесения сведений о документе и (или) подписи работника организации при получении документа - например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы регистрационных книг, журналов, карточек разрабатываются и утверждаются работодателем самостоятельно. Однако в отдельных случаях должны применяться регистрационные формы, установленные нормативными правовыми актами:

  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, формы которых приложены к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69;

НА № 12‘2009журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, формы которых утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Как автоматизировать процесс регистрации документов?

Соответствующие регистрационные формы с указаниями по их заполнению должны быть включены в систему электронного документооборота. Приведем примеры таких форм.

Электронные документы в кадровой службе. Новые правила и решения

Электронная регистрация документов позволяет в дальнейшем вести поиск информации о работе с персоналом и составлять аналитические справки и статистические сводки в автоматизированном режиме.

С момента создания нашей компании учет кадровых документов велся в бумажных журналах и книгах регистрации. Со следующего года мы хотим перейти на автоматизированную регистрацию и перенесли имеющиеся регистрационные формы в электронные таблицы. Такая работа к тому же позволила убедиться, что у нас есть некоторые проблемы с нумерацией кадровых документов. Хотелось бы построить логичную и грамотную систему их регистрации. Есть ли какие-то правила, в соответствии с которыми документам должны присваиваться регистрационные номера?

При построении системы регистрации кадровых документов, действительно, нужно уделить внимание их индексации (нумерации). Этот вопрос не регламентирован нормативными актами и решается работодателем, но желательно учитывать следующие рекомендации.

1. Трудовые договоры регистрируются в пределах календарного года.

Для индексации используются простые порядковые номера, к которым в целях ускорения поиска документов можно добавлять: год, когда был заключен трудовой договор, индекс структурного подразделения, в которое принят работник, и др.

2. Приказы по личному составу регистрируются и индексируются раздельно в зависимости от сроков их хранения.

Большинство кадровых приказов имеют длительный срок хранения - 75 лет. Исключение составляют приказы со сроком хранения 5 лет: о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, о командировании работников внутри страны, о наложении дисциплинарных взысканий, о дежурствах (п. «б» ст. 19 Перечня документов со сроками хранения).

В сложившейся практике много лет применяется метод буквенно- цифровой индексации, когда к порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение, например 1-к, 1 л/с и т. п. В случае большого количества приказов по личному составу при регистрации их делят не только по срокам хранения, но и по разновидностям (предметно-вопросному признаку): о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении и т. д. Каждому массиву присваивается свой буквенно- цифровой индекс.

3. При регистрации личных карточек работника и личных дел могут применяться разные методики - например, документам и делам присваиваются простые порядковые номера, причем вновь принятым на работу сотрудникам достаются «по наследству» номера личных карточек и личных дел тех, кто уволился (по аналогии с присвоением работникам табельных номеров). Нередко для нумерации личных карточек и личных дел просто используют табельный номер работника.

4. Заявления, акты, протоколы, внутреннюю переписку (докладные и объяснительные записки) нумеруют в пределах календарного года простой порядковой нумерацией.

5. Служебные письма, как правило, регистрируются централизованно с присвоением индексов, построенных по схеме: порядковый номер документа с начала календарного года и номер дела, в которое в дальнейшем будет подшит исполненный поступивший документ, или номер дела, в которое будет помещена копия отправленного документа.

Обратите внимание! Не все регистрационные книги (журналы) могут существовать только в электронном виде

Как уже упоминалось, регистрационные формы для кадровых документов включены в Перечень документов со сроками хранения.

Книги регистрации трудовых договоров, приказов по личному составу (с длительным сроком хранения), личных дел, личных карточек работников и др. хранятся 75 лет.

Следовательно, они не могут существовать только в электронном виде. В работе с такими регистрационными формами следует придерживаться следующих правил.

Правило 1. По окончании календарного года электронные регистрационные книги (журналы) должны быть распечатаны постранично и переплетены в твердые или мягкие обложки в зависимости от срока хранения, который равен сроку хранения зарегистрированных в книге (журнале) документов.

Правило 2. Все регистрационные формы, независимо от срока хранения, должны быть прошиты, а не проклеены или скреплены металлическими скобками. Страницы книг (журналов) нумеруются до начала использования формы.

Правило 3. Книги (журналы), в которых регистрируются документы длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, не только прошиваются и нумеруются, но и прошнуровываются, а затем заверяются. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество прошитых и пронумерованных листов книги (журнала). Заверитель- ная надпись делается руководителем или специалистом кадровой службы и удостоверяется печатью отдела кадров. При ее отсутствии заверительная надпись делается руководителем организации или уполномоченным им лицом и удостоверяется печатью организации.

Какие особенности оформления регистрационных форм установлены нормативными актами?

Особые требования предъявляются к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

3. Контроль исполнения документов.

Большое значение для кадровой службы имеет контроль исполнения документов, а также контроль за соблюдением требований ТК РФ при работе с персоналом.

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

Электронные документы в кадровой службе. Новые правила и решения

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

НА № 6‘2013Внесение очередных изменений в трудовое законодательство позволяет говорить о начале перехода к безбумажным технологиям при документировании работы с персоналом. Федеральным законом от 05.04.2013 № 60-ФЗ в ТК РФ введена новая глава 491 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» (вступила в силу 19 апреля 2013 г.), где впервые говорится об обмене электронными документами между работодателем и работником.

Вопрос о необходимости правового регулирования труда дистанционных работников обсуждался не год и не два - на практике такая организация работы «неофициально» существует уже довольно давно. Теперь дистанционные работники трудятся легально.

Потребность в переходе от бумажных документов к электронным вызвана прежде всего особенностью самой дистанционной работы, под которой понимается выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (ч. 1 ст. 3121 ТК РФ).

В ТК РФ прямо сказано, что дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе (ч. 2 ст. 3121 ТК РФ) и на них распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (ч. 3 ст. 3121 ТК РФ).

Все это означает, что в целом дистанционные работники должны быть оформлены на работу по общим правилам, в том числе с соблюдением требований к документированию трудовых отношений. При этом традиционные документы, составленные на бумажном носителе, могут заменяться электронными фактически во всех ситуациях, возникающих в работе с персоналом.

Чем документы, оформляемые для дистанционного сотрудника, отличаются от обычных кадровых документов?

Составляемые для дистанционного работника электронные документы по форме и содержанию в целом соответствуют традиционным бумажным аналогам, содержат те же реквизиты: наименование организации, вид документа, дату регистрации, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования (при необходимости), визы ознакомления. Оформление этих реквизитов должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Однако информация, содержащаяся в этих документах, представлена не в бумажном, а в электронном виде и передается с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, поэтому совершенно иначе оформляется один из самых главных реквизитов документов, непосредственно влияющий на их юридическую силу, - реквизит «Подпись», а также реквизит «Виза ознакомления работника с документом».

Электронная подпись

Обмен электронными документами требует применения нового вида подписи - электронной. Отсутствие ее у гражданина (будущего дистанционного работника) не позволит перейти к безбумажным информационным технологиям при документировании работы с кадрами.

Статья 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон об электронной подписи) определяет такую подпись как информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Статьей 5 Закона об электронной подписи предусмотрены два ее вида:

Вид 1. Простая электронная подпись - посредством кодов, паролей или иных средств она подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Вид 2. Усиленная электронная подпись, она может быть неквалифицированной и квалифицированной.

Неквалифицированная электронная подпись:

  • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  • создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись соответствует всем признакам неквалифицированной и следующим дополнительным признакам:

  • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным Законом об электронной подписи.

Какой вид электронной подписи используется при обмене электронными документами между работодателем и дистанционным работником?

Об этом прямо сказано в ч. 4 ст. 3121 ТК РФ: если предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи.

Создает сертификаты ключей проверки электронных подписей, выдает такие сертификаты лицам, обратившимся за их получением (заявителям), устанавливает сроки действия сертификатов, аннулирует их и т. д. удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (ст. 2, 13 Закона об электронной подписи).

Установлен ли срок действия квалифицированной электронной подписи?

Обратите внимание! Если удостоверяющий центр признан уполномоченным федеральным органом соответствующим требованиям Закона об электронной подписи, то он получает аккредитацию (ст. 2, 15 Закона об электронной подписи)

Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении следующих условий (ст. 11 Закона об электронной подписи):

  • квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром;
  • квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа или на день проверки действительности указанного сертификата;
  • имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи;
  • квалифицированная электронная подпись используется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ (если такие ограничения установлены).

Планируем заключать трудовые договоры с дистанционными сотрудниками. Задумались о том, что в электронном документообороте нужно будет применять усиленные электронные подписи. Возникают ли у работника и работодателя дополнительные обязанности в связи с получением и использованием усиленной электронной подписи?

Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей установлены ст. 10 Закона об электронной подписи.

Обязанность 1. Обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей.

Обязанность 2. Уведомлять удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки электронной подписи, и иных участников электронного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении.

Обязанность 3. Не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена.

Обязанность 4. Использовать для создания и проверки квалифицированных электронных подписей, создания ключей квалифицированных электронных подписей и ключей их проверки средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом об электронной подписи.

Обратите внимание на очень важные положения ст. 6 Закона об электронной подписи. Там определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Обмен электронными документами

Далее мы рассмотрим ситуации, когда обмен электронными документами происходит при оформлении трудовых отношений.

Ситуация 1. Документы, необходимые для приема на работу в соответствии со ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронного документа (ч. 3 ст. 3122 ТК РФ), т. е. могут быть высланы по электронной почте.

Введение в практику организации обмена электронными документами, безусловно, требует внесения соответствующих дополнений в правила внутреннего трудового распорядка, а порядок осуществления электронного документооборота и требования к его организации должны быть, на наш взгляд, изложены в Инструкции по кадровому делопроизводству.

При высылке будущим дистанционным сотрудником работодателю сканированных личных документов неизбежно встает вопрос о подтверждении их подлинности. Некоторые кадровики не без основания полагают, что во избежание подделок, например, документов об образовании и квалификации сканировать нужно не только оригиналы этих документов, но и их нотариально заверенные копии.

Мнение эксперта

Электронные документы в кадровой службе. Новые правила и решения

Е.В. Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»

Кто должен оплачивать создание электронной подписи дистанционного сотрудника?

Для использования усиленной квалифицированной электронной подписи необходимо выполнить следующие действия.

1. Изготовить квалифицированный сертификат ключа (с ограниченным сроком действия - например, один год).

2. Изготовить сертифицированный защищенный носитель с определенным объемом защищенной памяти.

3. Приобрести бессрочную лицензию на право использования средства криптографической защиты информации (СКЗИ): сублицензионный договор на передачу СКЗИ и уведомление с кодом активации.

4. Приобрести универсальный установочный диск со специальным программным обеспечением и инструкцией по его использованию.

5. Периодически получать консультационную техническую поддержку.

6. Установить и настроить программное обеспечение на компьютере сотрудника (при необходимости).

Для этого нужно заключить договор на предоставление услуг со специализированным удостоверяющим центром в данном регионе, имеющим лицензии ФСБ:

  • на осуществление разработки, производства шифровальных (криптографических) средств, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств информационных и телекоммуникационных систем;
  • на осуществление технического обслуживания шифровальных (криптографических) средств;
  • на предоставление услуг в области шифрования информации.

Например, электронные подписи оформляют ООО «Такском», УЦ «Тензор», УД «Б2Б Коннект», удостоверяющий центр ОАО «СДО», ФГУП «ЦентрИнформ», ОАО «Электронная Москва», (РАЦ) ООО «ИнфоЦентр», УЦ ООО «Кордон» и др.

Все это обойдется работнику в несколько тысяч рублей (в зависимости от региона России).

Работодатель не обязан компенсировать работнику такие расходы. Но если он согласится все же это сделать, взятое им на себя обязательство нужно будет отразить в трудовом договоре с дистанционным работником (ч. 1 ст. 3123 ТК РФ). Там же следует указать, подробный перечень компенсируемых расходов на оформление усиленной квалифицированной электронной подписи, порядок и сроки выплаты компенсации.

При принятии работодателем такого решения встает вопрос о возможности признания компенсированных работнику расходов в целях налогообложения прибыли. При этом позиция Минфина и ФНС России по этому вопросу пока не выработана.

Может ли работодатель получать электронную подпись за работника, т. е. по своему месту нахождения? Что нужно для этого - доверенность от работника?

Работодатель не может оформить электронную подпись на работника. Дистанционный сотрудник должен сделать это сам, обратившись в региональный удостоверяющий центр по месту своего нахождения и представив туда:

  • заявление на изготовление квалифицированного сертификата ключа подписи;
  • паспорт;
  • нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;
  • СНИЛС в ПФР.

Оформленной по всем правилам электронной подписью работник сможет пользоваться в личных целях, в том числе для подписания трудового договора о дистанционной работе, и на портале государственных услуг (www.gosuslugi.ru).

Такой порядок получения электронной подписи физическим лицом объясняется следующими обстоятельствами. Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - это лицо, которому в установленном п. 4 ст. 2 Закона об электронной подписи порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи.

Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи содержит в своей структуре:

  • фамилию, имя, отчество и СНИЛС в ПФР (для владельца - физического лица);
  • ОГРН и ИНН юридического лица (для владельца - юридического лица).

И даже тогда, когда электронная подпись оформляется для юридического лица на уполномоченное лицо (не руководителя организации), структура будет такой же. При этом статус владельца электронной подписи остается за юридическим лицом. Оно выступает владельцем соответствующего квалифицированного сертификата, а уполномоченное физическое лицо действует от его имени на основании учредительных документов (руководитель организации). Оформление организацией электронных подписей на уполномоченных лиц производится для обеспечения ее деятельности - сдачи отчетности в электронном виде, участия в электронных торгах и т. д., - а не в интересах сотрудников.

Осуществление дистанционным работником электронного обмена документами с помощью полученной для него работодателем электронной подписи есть не что иное как личное использование такой подписи работником. И как сказано выше, по документам сотрудника организация это сделать не сможет. Оформление квалификационного сертификата ключа по удостоверению личности производится только для физических лиц.

Ситуация 2. Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с указанными документами может осуществляться путем обмена электронными документами (ч. 5 ст. 3122 ТК РФ).

Особенности организации дистанционного труда могут быть отражены в специально разработанных локальных нормативных актах или в положениях и инструкциях, существенно отличающихся по содержанию от традиционно создаваемых документов для офисных работников.

Так, для дистанционных сотрудников целесообразно отдельно проработать и изложить в соответствующих документах вопросы (ст. 3123 ТК РФ):

  • о порядке и сроках обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
  • о порядке и сроках представления дистанционными сотрудниками отчетов о выполненной работе;
  • о размере, порядке и сроках выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
  • об охране их труда, особенно при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

В правилах внутреннего трудового распорядка необходимо указать особенности режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника. Как правило, этот режим устанавливается им по своему усмотрению, что тем не менее не освобождает работодателя от обязанности ведения табеля учета рабочего времени в соответствии с ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Необходимо также установить порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого и иных видов отпуска (ст. 3124 ТК РФ).

В дальнейшем установленные работодателем нормы могут быть включены в трудовые договоры, заключаемые с дистанционными сотрудниками.

Ситуация 3. Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 3122 ТК РФ).

При оформлении трудового договора по обычаям делового оборота документ заверяется печатью. Электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

При этом федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью (ст. 6 Закона об электронной подписи).

Ситуация 4. Если в соответствии с ТК РФ дистанционный работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с приказами работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, то он может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами (ч. 5 ст. 3121 ТК РФ).

Примерами таких документов являются: приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, изменении оплаты труда; уведомления о предоставлении отпусков, сокращении штата и др.

Ситуация 5. Если в соответствии с ТК РФ дистанционный работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, он может сделать это в форме электронного документа (ч. 6 ст. 3121 ТК РФ).

Чаще всего дистанционные сотрудники обращаются к работодателю с просьбами о перенесении даты предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска или о разделении этого отпуска на части, о предоставлении целевых отпусков (учебного, по беременности и родам, по уходу за ребенком).

Если такой сотрудник в силу объективных причин работал сверх установленной законом продолжительности рабочего времени (например, в выходной или нерабочий праздничный день), он должен направить работодателю подтверждающие эти факты документы, а тот может выслать работнику выписку из табеля учета рабочего времени для сверки данных.

Ситуация 6. При подаче дистанционным сотрудником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), эти документы могут быть направлены ему не только по почте заказным письмом с уведомлением, но и, если это указано в заявлении, в форме электронного документа (ч. 8 ст. 3121 ТК РФ).

При этом должны соблюдаться общие требования ТК РФ о защите прав работников в данном случае: работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления выдать ему копии документов, связанных с работой.

Ситуация 7. В электронной форме может осуществляться ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора о дистанционной работе (ч. 2 ст. 3125 ТК РФ).

Изданию такого приказа предшествует оформление соответствующих документов (например, заявления работника об увольнении по собственному желанию).

Ситуация 8. Каждая из сторон электронного обмена информацией обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения аналогичного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе (ч. 4 ст. 3121 ТК РФ). Это условие необходимо включить в трудовой договор с дистанционным работником.

Таким образом, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети Интернет, дистанционным работником и по отношению к нему выполняются все необходимые действия, предусмотренные трудовым законодательством:

  • предъявление кандидатом на вакансию личных документов;
  • ознакомление с локальными нормативными актами;
  • оформление трудового договора и изменений к нему;
  • оформление личной карточки работника;
  • переписка сторон трудовых отношений;
  • расторжение трудового договора.

Бумажные документы дистанционных сотрудников

Трудовая книжка дистанционного работника как рукописный документ ведется только в бумажном виде.

По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о ней могут не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться (ч. 6 ст. 3122 ТК РФ).

В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника, заключившего трудовой договор путем обмена электронными документами, является оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора на бумажном носителе, который работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 2 ст. 3122 ТК РФ).

В традиционном бумажном виде будет вестись и личное дело дистанционного сотрудника, если ведение личных дел данной категории работников предусмотрено работодателем.

В заключение краткого обзора особенностей документирования трудовых отношений с дистанционными работниками отметим, что в определенном смысле в системе организации и ведения кадрового делопроизводства начинается новая эпоха, когда на смену традиционному бумажному документообороту приходит обмен электронными документами. Электронный носитель информации потребовал замены личной подписи (собственноручной росписи) подписью электронной. Очевидно, что постепенно бумажные документы будут вытесняться электронными. И мы обязательно будем возвращаться к особенностям оформления кадровых документов в новых условиях.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль