Правила делегирования. Как сделать так, чтобы задачи выполнялись?

2221
 Бармакова Натэлла Геннадиевна
Преподаватель курса «Управление персоналом» ММВШБ «МИРБИС», независимый эксперт в области управления персоналом.
Многие руководители ошибочно полагают, что они все делают быстрее и лучше подчиненных, мало им доверяют и боятся поручить ответственную работу. В результате начальники перегружены рутинными обязанностями, а сотрудники безынициативны и не уверены в собственных силах. С другой стороны, еще чаще от руководителей можно услышать жалобы на то, что их работники не справляются с поставленными задачами, не соблюдают сроки и срывают выполнение работ. Как же найти золотую середину и обеспечить достижение намеченных целей? Пользуйтесь специальными правилами и грамотно делегируйте полномочия!

Делегирование полномочий - управленческий прием, эффективность применения которого зависит от соблюдения следующих условий:

1. Точно определены качество исполнения и необходимые действия.

2. Назначено время отчета о результатах.

3. Сотрудники информируются о ходе выполнения поручения.

4. Подчиненные обеспечены всей необходимой для выполнения поручения информацией.

5. Оцениваются сроки исполнения, но не методы достижения результата.

6. Делегирование заключается не только в перекладывании на подчиненных неинтересных или срывающихся задач.

Сотрудникам предоставлена возможность выбора заданий, которые им готов перепоручить руководитель. Сам процесс состоит из нескольких этапов:

  • подготовка;
  • передача полномочий;
  • контроль исполнения поручения;
  • анализ и исправление ошибок;
  • подведение итогов.

Эти этапы могут быть непродолжительными и не сопровождаться созданием каких-либо документов. Тем не менее они необходимы для грамотной постановки задачи и ее правильного и своевременного выполнения. Рассмотрим каждый из этапов подробнее.

Готовимся разделить бремя ответственности

Для начала необходимо сформулировать, для чего вы собираетесь делегировать полномочия. Целью может быть:

  • уменьшение нагрузки руководителя;
  • приобретение работниками новых навыков;
  • мотивация сотрудников к профессиональному развитию.

Собственно, от ответа на вопрос: «Зачем я перепоручаю то или иное задание?» зависят все дальнейшие действия.

Далее определяем конкретные задачи, которые делегируются подчиненному (с предоставлением соответствующих полномочий, ресурсов и информации).

Также нужно понять, какими знаниями, умениями и навыками должен обладать сотрудник для успешного выполнения задачи. Здесь необходимо учитывать не только его профессиональные знания и умения, но и личностные качества, которые нужны, чтобы успешно справиться с данным поручением.

ПРИМЕР

Сотруднику, нацеленному на развитие навыков и расширение своих полномочий, можно давать задания, требующие использования новых знаний и умений. Это хороший путь к повышению квалификации и эффективный способ мотивации к решению более сложных задач.

Наша справка

Делегирование полномочий - это эффективный управленческий прием, позволяющий руководителю высвободить время для решения более срочных и важных вопросов, проверить профессиональные качества работника и меру его ответственности за качество результата, а также повысить уровень взаимного доверия в коллективе

Итак, вы выбираете конкретного сотрудника для делегирования полномочий. Что необходимо при этом учитывать? Как правило, нужно оценить следующие факторы:

  • занятость сотрудников;
  • их профессиональный опыт и квалификацию;
  • пожелания, связанные с карьерным ростом;
  • время, которое (предположительно) будет затрачено на оказание помощи сотруднику, выбранному для выполнения поручения;
  • степень доверия к подчиненному.

Довольно часто руководители неправильно подбирают работника для конкретного задания.

Наша справка

Все входящие задачи сваливаются на одного и того же сотрудника, имеющего широкие навыки и зарекомендовавшего себя аккуратным исполнителем. Руководителю удобно давать поручения опытному сотруднику: он уверен, что тот с ними однозначно справится.

Но в этой ситуации есть несколько минусов. Например, риск демотивации остальных работников (особенно нацеленных на развитие и карьерный рост), которые видят, что все интересные и новые задачи достаются не им, а коллеге. Другим возможным осложнением может стать профессиональное выгорание «всемогущего» сотрудника, который в итоге уволится, не передав другим имеющиеся у него знания.

В приведенном примере негативные последствия связаны с тем, что задачи поручаются тому, кто и так обладает достаточными опытом и знаниями, а сотрудники, которые стремятся приобрести новые умения, такой возможности не получают.

НЕЛЬЗЯ!

Передавать подчиненным полномочия, связанные с контролем за деятельностью других работников или предполагающие общение с вышестоящим руководством

Передаем полномочия и ставим задачи

Поскольку вменить сотруднику новые обязанности можно только с его согласия, вам нужно будет провести с ним предварительную беседу, рассказать о сути новых задач и поручений, выслушать его мнение по этому поводу.

Многие руководители игнорируют данный этап, но мы считаем, что он необходим, особенно если речь идет о действительно новых задачах. На таком «собеседовании» вы сможете лучше понять мотивацию своего подчиненного, выслушать его пожелания о развитии и расширении функционала, обсудить перспективы взаимодействия и карьерного роста. Также вы должны объяснить сотруднику, что если он не будет использовать в работе все свои способности, знания и навыки, то остановится в профессиональном развитии.

Опытные руководители всегда знают, кому в коллективе нужно поручать новые задачи, а кому нет. Учтите, что некоторые сотрудники вовсе не заинтересованы в расширении полномочий и повышении квалификации. Причин этому может быть несколько: неуверенность в своих силах, боязнь ошибок, отсутствие стимулов для принятия дополнительной ответственности и проч.

ПРИМЕР

В компании в должности бухгалтера на участке «заработная плата» более пяти лет работала женщина. Работала хорошо, аккуратно, всегда в срок справлялась со всеми обязанностями. Сотрудница была на хорошем счету, и периодически у главного бухгалтера возникали мысли о расширении ее полномочий и задач.

Но каждый раз при выполнении нового задания бухгалтер испытывала сильнейший стресс, потому что по складу характера любые изменения воспринимала как угрозу - со страхом. В конце концов руководство оставило женщину в покое, и она по сей день успешно работает на знакомом участке учета, не стремясь к расширению своих функций и карьерному росту.

НАШ СОВЕТ

Ваша главная задача - поручить каждому сотруднику такую работу, с выполнением которой он справится лучше всех. Здесь нужно учитывать способности, навыки и загруженность каждого члена команды. Помогут ответы на такие вопросы:

  • Кто мог бы сделать это лучше всех?
  • Кому бы понравилась такая работа?
  • Кто имел дело с подобными поручениями и хорошо с ними справлялся?
  • У кого найдется время для выполнения этого задания?

Нужно учитывать и то время, которое уйдет у вас на контроль за порученной работой. Чем меньше его, тем квалифицированнее должен быть исполнитель.

Контролируем исполнение

До того как сотрудник приступит к новой работе, вам нужно установить показатели - измеримые результаты - ее успешного выполнения.

ПРИМЕР

Одним из таких показателей может служить время выполнения поставленных задач. На практике они нередко формулируются на бегу и со сроком исполнения «вчера». Помните, что подобные ситуации допустимы лишь в случае с опытным и проверенным сотрудником. С новичками такая постановка задач чревата срывом сроков и низким качеством работы.

ВАЖНО!

Некоторые работники отказываются от выполнения новых задач, потому что боятся критики за возможные ошибки

Далее полученные результаты сравниваются с установленными ранее показателями.

Такое сравнение руководитель проводит самостоятельно. Для этого следует установить периодичность проверок и продумать форму отчетности (письменные доклады, беседы с работником, которому были делегированы полномочия и поставлены новые задачи, а также другими сотрудниками и т. д.). Нередко руководитель, поставив работнику задачу, пускает дело на самотек, вспоминая о нем лишь тогда, когда отпущенное на него время истекает. Во избежание ситуаций, когда в самом конце вдруг выясняется, что «воз и ныне там», обозначьте промежуточные точки, которые позволят контролировать процесс выполнения задачи и оперативно снимать проблемы в случае их появления.

НАШ СОВЕТ

Установите не только срок выполнения всего задания, но и промежуточные контрольные точки

Если промежуточные результаты деятельности сотрудника будут сильно отличаться от установленных стандартов, вам придется внести в нее коррективы. Это необходимо в ситуации, когда выполнение задачи находится под угрозой, а определенные ранее сроки и требования к качеству работы не соблюдаются.

Анализируем и исправляем ошибки

При выполнении ваших поручений сотрудник может испытывать трудности. Задача руководителя - вовремя это заметить и оказать поддержку.

Если работник не справляется с возложенными на него функциями, можно:

  • положительно оценить то, что уже сделано;
  • поделиться собственным опытом в решении возникших проблем;
  • обучить сотрудника выполнению подобных заданий;
  • выделить дополнительные кадровые и материальные ресурсы для решения поставленных задач.

Можно ли отменить исполнение поручения? Да, но делать это следует только в крайних случаях. Например, если невыполнение работником возложенных на него новых обязанностей тормозит реализацию важного проекта или дестабилизирует обстановку в коллективе; если сотрудник начинает проводить собственную политику и проявляет нелояльность по отношению к руководителю.

В других случаях работнику необходимо объяснить, что и почему вас не устраивает в его действиях (бездействии), и корректно попросить исправить ситуацию.

ВАЖНО!

Особенно важно проводить сверку и корректировку, если поставленная задача является для работника новой

Обратная связь очень важна как для руководителя, так и для подчиненного. Это возможность регулярного диалога, который позволяет снять вопросы, возникающие как с одной, так и с другой стороны. Руководителю необходимо заранее выделить время на анализ и исправление ошибок, так как при первом выполнении задачи ошибки практически неизбежны.

Подводим итоги

По истечении срока, в течение которого работник выполнял новые обязанности, вы должны проанализировать результаты его деятельности и оценить эффективность принятого управленческого решения. В личной беседе с подчиненным необходимо отметить положительные моменты, определить сильные и слабые стороны в его работе, подобрать эффективные способы развития лучших качеств сотрудника.

Это очень важный этап. Помните, что подведение итогов, анализ удач и ошибок нужны не только непосредственным участникам процесса, но и работникам, которые пока не стремятся к расширению полномочий и развитию навыков. Если в коллективе закладываются традиции открытого обсуждения и продвижения активных работников, это хороший сигнал для всех сотрудников подразделения и стимул к развитию не только того, кому делегировались новые полномочия, но и всех остальных.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль