Такие разные секретари...

1717
Итак, вы должны определиться с кандидатурой на должность секретаря. Но знаете ли вы, что в секретарском деле существует своя профессиональная иерархия, а каждая сфера деятельности диктует свои требования к личности секретаря и его деловым качествам? Нюансов очень много. Во-первых, секретари различаются по набору выполняемых должностных обязанностей. И конкретные требования к уровню подготовки и социально-психологическим качествам кандидатов нужно выдвигать с учетом перечня этих функций. Во-вторых, многое зависит от специфики компании. Даже при схожем круге обязанностей секретарь в коммерческой или государственной организации и секретарь в крупной международной или российской компании - далеко не равноценные сотрудники. В-третьих, в зависимости от типа организации может варьироваться количество формальных и неформальных обязанностей и их содержание. Цель нашей статьи - разобраться в тонкостях профессии «секретарь» и помочь вам в подборе кандидатов на эту позицию.

Конкретные профессиональные и личностные качества, наличие которых у кандидата и будет определять специалист по подбору персонала, зависят от того, кто именно требуется на позицию секретаря, а также от специфики компании.

Учитываем особенности должности

Одна из самых распространенных секретарских должностей - офис-менеджер (office manager), управляющий офисом. Это тот самый человек, в чьи обязанности входит полное обеспечение работоспособности офиса, то есть своевременное оснащение его всем необходимым от картриджа для ксерокса до «расходных материалов» для людей - чай, кофе, вода в кулере.

НАШ СОВЕТ

При подборе работника на позицию офис-менеджера обращайте внимание на организаторские способности кандидатов и такие личностные качества, как внимательность, самообладание, стрессоустойчивость

Какими качествами должен обладать сотрудник, отвечающий практически за все? Безусловно, выдержкой и самообладанием. И действительно, только стрессоустойчивый человек может одновременно отвечать на звонок, гостеприимным жестом приглашать посетителя раздеться и подождать, заваривать кофе для начальника и заполнять документы на доставку бумаги для принтера. Казалось бы, многие работают в авральном режиме, ощущая себя Цезарем, выполняющим несколько дел сразу. Но офис- менеджер не просто крутится весь день как белка в колесе - он должен делать это с улыбкой, легко, излучая доброжелательность, у него нет права на плохое настроение или ошибку, ведь об этом сразу станет известно всем.

С одной стороны, такому сотруднику очень сложно планировать свой день, так как его время полностью подчинено обстоятельствам и ситуациям, которые возникают «здесь и сейчас». С другой стороны, именно для офис-менеджера умение планировать, заглядывать вперед и даже отчасти предсказывать корпоративные события - ценнейшее профессиональное качество.

ПРИМЕР

Как правило, сотрудники замечают, что кофе заканчивается, только в тот момент, когда в банке его остается на одну чашку, в случае с бумагой - когда в лотке принтера остается последний лист, и т. д. А офис-менеджер должен предвидеть эти ситуации заранее, своевременно закупать все необходимое и вообще всегда быть во всеоружии.

Уследить за целым офисом и не бегать при этом от одного «очага возгорания» к другому - в этом и состоит профессионализм офис-менеджера. На какие личностные качества кандидатов стоит обратить особое внимание в этом случае? Внимательность, хорошая память, умение в нужный момент сосредоточиться, а когда надо, отвлечься, оптимизм и, конечно, умение видеть, слышать и делать свои, профессиональные выводы.

Другая распространенная профессия - помощник или секретарь руководителя (personal assistant), в чьи обязанности входит обеспечение комфортной работы главы компании (или подразделения - в зависимости от масштаба организации).

Чтобы эффективно выполнять свою работу, ассистент должен быть не только профессионалом в области секретарского дела, но и знать все или почти все о руководителе и об организации в целом (распорядок дня босса, его привычки, семейное положение, специфика отношений с другими ключевыми фигурами компании и многое другое).

Нередко помощник руководителя выступает в роли психолога, анализирующего стиль работы и общения своего начальника. Именно эти наблюдения помогают ему грамотно организовывать рабочий день шефа, подсказывать посетителям и подчиненным, когда и как лучше подойти с определенной проблемой, разрешать конфликтные ситуации. Другими словами, чтобы быть максимально результативным, помощник руководителя должен не только выполнять свои текущие обязанности, но и следить за работой руководителя, то есть контролировать и собственную деятельность, и деятельность того, кому он помогает.

ВАЖНО!

Для кандидата на позицию помощника руководителя большое значение имеют безупречный внешний вид и деловой стиль

Таким образом, для ассистента чрезвычайно важны не только организаторские качества (как, например, в случае офис-менеджера), но и наблюдательность, навыки контроля за действиями других людей (кто и когда вошел в кабинет, устал ли руководитель и ему требуется перерыв на чашку кофе, подписал ли он срочные документы, позвонил ли генеральному партнеру компании, чтобы поздравить с днем рождения, и т. д.). При этом очень важно оставаться «в тени», появляясь только в те моменты, когда это требуется.

Наконец, обязательным требованием к кандидату на позицию ассистента руководителя является безупречный внешний вид. Ведь человек, встречающий посетителя (клиента или партнера), может, и не лицо компании, но уж точно «лицо» руководителя. Поэтому деловой стиль в одежде, прическе и макияже - неотъемлемый атрибут настоящего помощника руководителя.

Следующий вариант профессии - секретарь, работающий на телефоне, или ресепшионист (receptionist). Это сотрудник, функциями которого являются общение с клиентами и партнерами по телефону и, возможно, встреча гостей в офисе. Соотношение телефонных переговоров и общения с посетителями разнится в зависимости от должностных обязанностей и нужд конкретной компании. Остановимся на варианте, при котором большую часть работы составляют именно ответы на телефонные звонки (информирование, назначение встреч, уточнение запросов и т. д.). Что требуется от такого сотрудника? Важнейшими профессиональными качествами для него являются уже не внешний вид и организаторские способности, а голос и умение с ним обращаться.

ПРИМЕР

Секретари, долгое время проработавшие на телефоне, великолепно подбирают необходимые слова и интонации, разговаривая с самыми разными людьми. Они знают, где нужно замедлить темп речи, чтобы тебя услышали и приняли информацию к сведению, а где, наоборот, ускориться, чтобы быстрее перейти к следующему пункту; в каких случаях говорить громче и тверже, а когда медленнее и мягче.

Сотрудник, работающий на телефоне, кроме собственно голосовых данных должен обладать гибким мышлением, бесконфликтным стилем взаимодействия, умением контролировать собственные эмоции, если разговор становится острым и неудобным. В его голосе должны быть слышны доброжелательность, приветливость, уважение, готовность выслушать и помочь в любой ситуации по мере собственных сил и компетенции.

Учитываем особенности компании

Работа в любой компании требует от сотрудника погружения в рабочую атмосферу, понимания основных закономерностей взаимоотношений с клиентами, поставщиками, партнерами, конкурентами, заучивания основных терминов, которые встречаются в документах, телефонных разговорах или упоминаются на совещаниях, на которых секретарь обязан присутствовать. В настоящее время особую важность приобретает владение основами менеджмента (ведь секретарь непосредственно участвует в управлении компанией, помогая руководителю), маркетинга, рекламы и PR (поскольку зачастую он контактирует с клиентами, партнерами или поставщиками), основ экономики (так как участвует в основных экономических процессах организации).

Такие разные секретари...

ПРИМЕР

По сути, секретарь является чуть ли не универсальным работником, который знает понемногу о деятельности всех сотрудников (или подразделений) компании, понимает, какую роль они играют в общем деле, что от них зависит. Ведь даже переключить звонящего клиента нужно точно «по адресу», а для этого требуется хотя бы немного понимать, о чем он говорит, при этом в редком деле нет своей терминологии, которой профессионалы пользуются практически неосознанно. Вот и приходится секретарю вникать в тонкости взаимодействия подразделений компаний или в технические особенности выпускаемого (продаваемого) продукта (услуги).

Еще одним параметром, рознящим должности секретарей, является масштаб компании: крупные учреждения совершенно не похожи на организации, построенные по принципу семейного бизнеса. Соответственно, и требования к секретарю, к его личностным особенностям будут разными. Зачастую специалисты, отработавшие долгое время в крупной компании, никак не могут приспособиться к небольшому офису, и наоборот. И дело не только в масштабах и объемах работы.

ПРИМЕР

Крупная компания более стабильна, меньше подвержена изменениям, в ней можно планировать далеко вперед, о встречах договариваться за недели и месяцы, дела вести в соответствии с нормативами и регламентами. Сотрудник крупной компании со временем приобретает эти же качества - становится невозмутимым, неторопливым, солидным, гордится собой и своей принадлежностью к компании, где все делается как положено и вовремя. А что такое маленькая фирма? Это мобильность, активность, гибкость, потребность развиваться и расти, обыкновение «хвататься» за любые проекты и предложения, дающие хоть малейшую надежду вырваться вперед, - таковы особенности не только фирмы, но и людей, которые в ней трудятся.

Крупная компания, работающая не только на российском рынке, может требовать от секретаря дополнительных умений и навыков. Во-первых, владения в совершенстве языком страны, в деловых отношениях с которой состоит организация. Во-вторых, знания тонкостей этикета этой страны, традиций и обычаев ведения бизнеса. Бывает и так, что секретарь должен знать в небольшом объеме сразу несколько иностранных языков, чтобы принять звонок с любого конца света или ответить на входящий документ. Ответственность специалиста, работающего на такой должности, повышается в разы: он уже не только лицо компании или руководителя - он представляет целую страну (как своими внешними данными, так и психологическими качествами). Поэтому и требования к такому сотруднику ужесточаются многократно (найти-то предстоит фактически идеал во плоти): это и безупречный внешний вид, и поставленный приятный голос, и грамотная речь, и стрессоустойчи- вость, и профессиональные навыки, и способность к урегулированию конфликтов. А может быть, даже умение провести чайную церемонию, знание классической музыки или способность разбираться в коллекционном вине.

Учитываем другие особенности

Как бы детально ни были прописаны функции в должностных инструкциях, работа секретаря не всегда исчерпывается списком должностных обязанностей. Это может быть связано с разными обстоятельствами - например, с необходимостью (для компании и, соответственно, ее сотрудников) быстро адаптироваться к меняющимся условиям бизнес-среды. А может зависеть от характера руководителя, который либо строго следует «букве закона», либо, наоборот, уверен, что всех ситуаций на бумаге не предусмотришь, а «деньги я плачу за реальную работу, даже если она выходит за рамки какой-то инструкции».

Какова бы ни была причина несоответствия реально выполняемых обязанностей перечню из должностной инструкции, желательно заранее поставить об этом в известность кандидата. Это может повлиять на его решение о трудоустройстве, процесс адаптации и результат прохождения испытания.

Как правило, секретарь выполняет два вида работ - с документами (оформление, учет и хранение приказов, писем, уведомлений, распоряжений и др.) и бездокументное обслуживание (помощь руководителю в приеме посетителей, организация его дел, взаимодействие с различными компаниями и структурами - банками, страховыми организациями, государственными органами, перевозчиками и т. д. - по техническим вопросам). Но на практике обязанности секретаря могут быть как расширены, так и сужены до отдельного пункта должностной инструкции.

ПРИМЕР

Так, в небольших фирмах секретарь чаще всего «и чтец, и жнец, и на дуде игрец» - выполняет и писаные, и неписаные задачи и поручения. А вот в крупных компаниях разделение обязанностей может быть настолько узким и специализированным, что даже переход с одной секретарской должности на другую внутри подразделения может вызвать огромные затруднения и необходимость переучиваться.

При подборе кандидата на секретарскую позицию помните, что работа секретаря отличается повышенной мобильностью. Он всегда должен быть готов к самым разным ситуациям, просьбам и принимать их спокойно, сразу превращая в должностную задачу, которая должна быть быстро выполнена. Это требует сообразительности и гибкости, фантазии и смелости, инициативности и широты кругозора. Секретарь во многом человек риска, так как в поисках нужного решения он обращается с самыми невероятными просьбами к самым разным людям и организациям. Важно, чтобы такой сотрудник стремился найти ответы на все вопросы, не боялся выглядеть неопытным или смешным и настойчиво шел к поставленной цели.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль