Трудовая книжка: внесение записей о приеме на работу

23202
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Трудовая книжка, несмотря на все разговоры о ее отмене, остается основным документом работника. И сотрудники, ответственные за ведение и хранение трудовых, знают, как важно грамотно вносить в них записи. Хорошо, если Правила и Инструкция стали вашими настольными документами, вы изучаете все публикации на эту тему, храните подборку статей и пособий. Но на практике порой складываются такие обстоятельства, разобраться в которых с помощью коллег или нормативных правил оказывается затруднительно. Мы поможем сориентироваться в путаных ситуациях и пополним вашу картотеку образцов записей в трудовую книжку.

В этой статье мы не будем останавливаться на общих правилах ведения и заполнения трудовых книжек, изложенных в Трудовом кодексе РФ, Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», и Инструкции по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция), утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Наиболее серьезные ошибки допускаются кадровиками при заполнении раздела «Сведения о работе». О таких ошибках и способах их исправления мы и поговорим.

ЗАПИСЬ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

При внесении записи о приеме на работу прежде всего необходимо учитывать, заполняется ли трудовая книжка впервые, или в нее вносится очередная запись в связи с поступлением владельца книжки на новое место работы.

При заполнении раздела «Сведения о работе» впервые нужно обратить внимание на следующее:

1) если до поступления на работу впервые работник проходил военную службу в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также службу в органах внутренних дел, в Государственной противопожарной службе МЧС России, в учреждениях и органах уголовно-исполнительном системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах, то в трудовую книжку при заполнении раздела «Сведения о работе» сначала вносятся сведения о службе, а затем о приеме на работу (подп. «а» п. 21 Правил);

2) не следует вносить в трудовую книжку часто встречающуюся на практике, но не предусмотренную ни Правилами, ни Инструкцией запись: «Стажа до поступления на работу не имел».

Запись о приеме на работу вносится с соблюдением следующих правил.

Правило 1. Отдельной строкой в виде заголовка в графе 3 раздела «Сведения о работе» должен быть указан работодатель.

Если работодатель - юридическое лицо, то указывается наименование организации (предприятия). Требования к реквизиту документов «Наименование организации» содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (п. 3.8):

  • наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах;
  • наименование организации должно быть указано полностью;
  • при наличии в учредительных документах организации сокращенного наименования оно приводится в скобках ниже полного наименования или за ним.

Правило 2. Под заголовком - наименованием работодателя (без пропуска строки) в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (без добавления 0 для номеров записей с 1 по 9).

Правило 3. В графу 2 вносится дата приема на работу, а не дата внесения записи о работе в трудовую книжку. Отметим, что многих кадровиков смущает несоответствие дат на титульном листе трудовой книжки, где ставится дата ее первичного оформления (не позднее недельного срока со дня приема на работу), и в содержательной части, где необходимо указать дату начала работы, чтобы в дальнейшем использовать ее и дату увольнения для подсчета трудового стажа.

Обратите внимание!
Дата на титульном листе трудовой книжки может быть более поздней по сравнению с датой в содержательной части

Правило 4. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

Правило 5. В пункте 10 Правил содержится требование о точном соответствии записей, вносимых в трудовую книжку, тексту приказа по личному составу. Это требование нередко воспринимается работниками кадровых служб не совсем верно: в трудовую книжку дословно переписывается весь текст приказа, за исключением сведений об оплате труда. В результате в трудовую вносится информация:

  • о сроке заключенного трудового договора;
  • об установлении работнику испытания при приеме на работу (иногда с указанием срока испытания);
  • о причине отсутствия работника, для замещения которого временно принят на работу владелец данной трудовой книжки (отпуск по беременности и родам, болезнь, длительная командировка);
  • о продолжительности работы (неполный рабочий день, неполная рабочая неделя);
  • о характере работы (подвижной, разъездной, в пути) и т. п. Обратите внимание: внесение подобной информации в запись о приеме на работу не предусмотрено п. 3.1 Инструкции.

Подобная ошибка, очевидно, происходит из-за того, что не все работники, отвечающие за ведение трудовых книжек, правильно понимают, что именно в трудовой книжке должно точно соответствовать приказу. Здесь следует пояснить, что согласно п. 3.1 Инструкции запись о приеме на работу фактически является краткой выпиской из приказа, в которой надо указать, в какое структурное подразделение и на какую должность (по какой специальности, профессии) принят работник к данному работодателю. Именно эта информация должна точно соответствовать приказу по личному составу Другие сведения из него в трудовую книжку не переносятся.

Правило 6. В графе 4 указываются дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому производится прием на работу.

Правило 7. Записи о выполняемой работе вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 10 Правил).

Довольно распространенной ошибкой является удостоверение записи о приеме на работу подписью и печатью. Это прямое нарушение п. 3.1 Инструкции, так как реквизиты, удостоверяющие записи, внесенные в трудовую книжку (подписи и оттиск печати), проставляются только при увольнении работника.

Пример неправильного внесения записи в трудовую книжку работника о приеме на работу впервые

Трудовая книжка: внесение записей о приеме на работу

Увеличить изображение

Пример правильного внесения записи в трудовую книжку работника о приеме на работу впервые

Трудовая книжка: внесение записей о приеме на работу

Увеличить изображение

Я работаю в компании, имеющей несколько филиалов в других регионах. Все книжки хранятся и оформляются в головном офисе. Недавно проводился аудит, и выяснилось, что у части сотрудников филиалов название филиала в трудовых книжках указано в заголовке, у другой - в самой записи о приеме на работу, а у третьих вообще указано только наименование организации. Хотелось бы привести все к единому варианту оформления, но для этого нужно понять, как все- таки правильно делать записи о приеме на работу сотрудников филиалов.

Независимо от формы ведения делопроизводства в организации, имеющей филиалы, при внесении в трудовые книжки сотрудников записи о приеме на работу в филиал в графе 3 раздела «Сведения о работе» должно указываться наименование этого обособленного структурного подразделения. Делаться это может по-разному: либо в самой записи о приеме на работу, либо при указании наименования организации в заголовке.

Пример внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу в обособленное структурное подразделение организации (вариант 1)

Трудовая книжка: внесение записей о приеме на работу

Увеличить изображение

Пример внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу в обособленное структурное подразделение организации (вариант 2)

Трудовая книжка: внесение записей о приеме на работу

Увеличить изображение

В нашей компании только руководитель имеет право подписывать трудовые договоры. Из-за этого недавно мы оказались в непростой ситуации. С кандидатом на очень важную позицию были проведены собеседования, он лично встречался с руководителем нашей организации, и тот распорядился пригласить его на работу с определенного числа и даже дал задание на первый рабочий день. Кандидат согласился со всеми нашими условиями, пришел в офис в назначенное время, но именно в этот день руководитель срочно уехал в командировку. Мы допустили нового сотрудника к работе в понедельник, а трудовой договор подписали и издали приказ только в среду. Как в этом случае должна быть оформлена запись в трудовой книжке?

Трудовые отношения возникают на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (ч. 3 ст. 16 ТК РФ). В этом случае работодатель обязан оформить трудовой договор с работником в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения его к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Поскольку приказ о приеме на работу издается на основании заключенного трудового договора, он подписывается более поздним числом, нежели дата фактического начала работы, что должно найти отражение и в записи о приеме на работу, внесенной в трудовую книжку.

Пример внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу при фактическом допущении работника к работе

Трудовая книжка: внесение записей о приеме на работу

Увеличить изображение

Одна из специальных норм Инструкции (п. 3.1) и п. 20 Правил посвящены порядку внесения в трудовую книжку записи о работе по совместительству. Эта запись делается по желанию работника по месту основной работы при предъявлении документа, подтверждающего работу по совместительству.

В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности, специальности, профессии, квалификации; в графе 4 пишется наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер (как правило, справка с места работы по совместительству с датой и номером приказа о приеме на работу по совместительству).

В нашей организации несколько работников трудятся на условиях внутреннего совместительства. Недавно один из них обратился с просьбой указать работу по совместительству в его трудовой книжке. Как правильно сделать такую запись?

Структура записи зависит от вида совместительства. Так, при внутреннем совместительстве не требуется указывать, в какую организацию был принят работник на этих условиях.

Пример внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу по внутреннему совместительству

Трудовая книжка: внесение записей о приеме на работу

Увеличить изображение

Внесение записи о приеме на работу по внешнему совместительству требует указания в графе 3 наименования организации, куда оформился работник. Кроме того, представляется необходимым внести наименование этой организации и в графу 4, так как ссылка будет сделана на приказ организации, принявшей работника по совместительству.

Пример неправильного внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу по внешнему совместительству

Трудовая книжка: внесение записей о приеме на работу

Увеличить изображение

Пример правильного внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу по внешнему совместительству

Трудовая книжка: внесение записей о приеме на работу

Увеличить изображение

В нашем примере записи о приеме на основную работу и работу по совместительству следуют в трудовой книжке в прямом хронологическом порядке. Однако сотрудник может представить справку о работе по совместительству в любое время, в том числе тогда, когда он уже прекратил трудиться по совместительству, но вдруг захотел внести эту информацию в трудовую книжку или если его работа в качестве совместителя началась еще до поступления на нынешнюю основную, но не была отражена в трудовой книжке по прежнему основному месту работы.

В Инструкции ничего не сказано о каких-либо ограничениях по времени для внесения в трудовую книжку по желанию работника записей о работе по совместительству, поэтому они должны быть сделаны тогда, когда сотрудник попросит об этом, представив документ-основание.

Как же следует внести запись о бывшей или давно начавшейся работе по совместительству? Конкретного разъяснения по этому вопросу в Инструкции нет, значит, нужно руководствоваться общим правилом: в графе 2 указать дату приема на работу в качестве совместителя (а не дату внесения записи о работе по совместительству), в графе 3 сделать запись о принятии на работу в качестве совместителя (с указанием организации, структурного подразделения и должности), в графу 4 вписать название документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Таким образом, при строгом соблюдении требований Инструкции нарушается хронология внесения записей о приеме на работу: дата записи о приеме на основное место работы оказывается более поздней, чем дата приема на работу по совместительству.

Пример неправильного внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу по внешнему совместительству, начавшуюся раньше, чем работа по основному месту

Трудовая книжка: внесение записей о приеме на работу

Увеличить изображение

Пример правильного внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу по внешнему совместительству, начавшуюся раньше, чем работа по основному месту

Трудовая книжка: внесение записей о приеме на работу

Увеличить изображение

Несмотря на очевидное неудобство восприятия записей, следующих в обратном хронологическом порядке, иной способ внесения в трудовую книжку записей о «прошлой» работе по совместительству нельзя признать правильным.

Запись о приеме на работу в трудовой книжке дублируется в третьем разделе личной карточки работника. Ознакомившись с записью в трудовой книжке о приеме на работу, сотрудник расписывается в графе 6 третьего раздела личной карточки.

Трудовая книжка: внесение записей о приеме на работу

Увеличить изображение

В следующих номерах «Справочника кадровика» мы разберем другие сложные ситуации, возникающие при внесении записей в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль