Вопрос 7...Можно ли хранить кадровые документы до сдачи их в архив в шкафу в коридоре? Шкаф не металлический, закрывается на замок. Или есть какие-то строгие требования к техническому оснащению архивных шкафов?

1666

Работа службы персонала связана с созданием, обработкой, использованием и хранением значительного количества документов. Как правило, они содержат сведения, относящиеся к персональным данным сотрудников, и должны быть защищены от несанкционированного доступа.

Правительство РФ в своем распоряжении от 21.03.1994 № 358-Р рекомендовало организациям (независимо от форм собственности) включать в свои уставы (положения) специальные пункты, где прописывать все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации.

Все это накладывает серьезные правовые обязательства на работодателя - он должен разработать комплекс правовых, организационных и практических мер, обеспечивающих условия хранения и использования подобных документов.

Ответственность за сохранность кадровых документов несет руководитель кадровой службы, а там, где такой службы нет, - кадровый работник. Поэтому в его задачи входит не только правильная организация работы с документами, но и создание условий, обеспечивающих их сохранность.

За утрату документов, а также их уничтожение ранее положенного срока предусмотрена административная ответственность.

Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов должностному лицу придется заплатить штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Если же налоговые инспекторы потребуют документы, а организация не сможет их представить, штраф возрастет до 15 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Условия хранения документов должны обеспечивать их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключать их утрату. Как правило, для этого в отделе кадров и архиве устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п.

Помещение, где расположен архив организации, должно быть изолированным, отвечать основным требования пожарной безопасности, включая оснащение охранной и пожарной сигнализацией. Документы следует хранить в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.

Имейте в виду, что специалисты Государственного архива могут проверить порядок хранения и уничтожения документов в организации, - например, если после проверки Государственной инспекции труда были выявлены нарушения правил ведения кадровых документов. Также архивная инспекция проводит проверку хранения кадровых документов в случае, если сотрудник обратился в суд с заявлением о нарушении его социальных прав (не может получить справку с места работы о зарплате, о стаже работы и т. д.).

В связи с этим полагаем, что кадровые документы нельзя хранить в шкафу, который стоит в коридоре. Необходимо исключить возможность несанкционированного доступа к ним посторонних лиц, особенно когда речь идет о документах, содержащих персональные данные работников.

О.С. Соколова

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль