Комплект новобранца. Как работает папка новичка?

6820
Все мы испытываем стресс, а нередко живем в стрессовой ситуации длительное время. Можно ли измерить его уровень и определить зоны риска? Одной из методик, позволяющих это сделать, является Шкала стресса. В 1967 году сотрудники Медицинской школы при Вашингтонском университете Томас Х. Холмс и Ричард Х. Рэй составили такую шкалу для оценки стрессового значения различных событий, которые могут произойти в жизни каждого человека. По этой 100-балльной шкале увольнение оценивается в 47 баллов. Впрочем, по другим данным, вынужденная смена работы занимает по уровню стресса третье место после смерти близкого человека и развода. Сколько будет длиться стрессовое состояние у каждого конкретного человека, зависит от его психотипа, адаптационных способностей, гибкости характера и целого ряда других причин. Можно ли уменьшить срок адаптации и сделать так, чтобы сотрудник быстрее влился в коллектив и стал работать в полную силу? Конечно да! Именно для этого существуют программы, инструменты и методики адаптации новичков. Про один из таких инструментов, так называемую Папку новичка, мы сегодня и поговорим.

Для любого человека смена работы - это стресс. А в таком состоянии человек вряд ли сможет работать на все 100%. Кому-то хватит 2-3 месяцев, чтобы полностью адаптироваться к новым работе, коллективу, пути от дома до работы (да-да, смена привычного маршрута - это тоже стрессовая ситуация!). Другим для этого понадобится гораздо больше времени. Довольно серьезные затруднения испытывают сотрудники, которые до этого пять и более лет проработали на одном месте. Долго адаптируются топ-менеджеры, поскольку у них очень большой объем задач и ответственности.

Одним из инструментов, позволяющих уменьшить, а также повлиять на эффективность процесса адаптации, является Папка новичка. Она существует в двух вариантах.

Вариант 1. Брошюра с типовым названием «Руководство сотрудника», «Папка новичка», «В помощь новому сотруднику», «Книга сотрудника», где собрана вся информация, представляющая интерес для нового работника. Это может быть электронный документ, брошюра, распечатанная на принтере или даже отпечатанная типографским способом, видеоролик.

Такие документы имеют следующие типовые разделы.

Раздел 1. Полезная информация (пример 1):

  • ФИО, фотографии, должности и контакты всех сотрудников компании;
  • перечень дел на первый день работы с контактами ответственных лиц;
  • ответы на самые частые вопросы: что делать, если сломался компьютер (не работает телефон; вы потеряли пропуск, заболели и т. д.).

Раздел 2. Правила поведения в офисе (пример 2):

  • требования к внешнему виду;
  • требования к рабочему месту;
  • правила курения и употребления алкоголя на территории компании;
  • правила пользования ресурсами и оборудованием компании;
  • правила служебной переписки.

Раздел 3. Информация о компании:

  • организационная структура;
  • описание деятельности, продуктов (услуг), клиентов, географии, достижений и наград;
  • руководство компании.

Эта брошюра, вручаемая новичку в первый день работы, позволяет быстрее сориентироваться на новом месте, познакомиться с корпоративной культурой компании; помогает в решении вопросов и проблем, которые могут возникнуть на этапе вхождения в новый коллектив.

Вариант 2. Сборник документации, необходимой новичку во время мероприятий, которые организует компания на этапе адаптации. Рассмотрим этот вариант на примере дилерского центра, занимающегося продажей и послепродажным обслуживанием автомобилей.

Наша справка

Адаптация (от латинского adaptio, приспособлять) - процесс ознакомления работника с новой организацией и изменения его поведения в соответствии с требованиями и правилами организационной культуры новой компании; освоение им стандартов работы в соответствии с должностной инструкцией.

Считается, что в период адаптации сотрудник работает всего на 70% своих возможностей*. Исходя из этого, логично предположить, что компания весь этот период недополучает какое-то количество продукции (выручки).

Рассчитать количество недополученной по этой причине продукции можно по формуле:

Vср х A х (Q х L) - 70%, где

Vср - среднесуточный объем производства (реализации) с одного рабочего места,

А - средний период адаптации сотрудника (дней),

Q - среднесписочная численность сотрудников за отчетный период (чел.),

L - текучесть кадров за отчетный период (количество уволенных по собственному желанию и за прогулы, деленное на Q, %).

ПРИМЕР

В компании разработана и введена система адаптации и обучения новичков, так называемого контактного персонала (сотрудники, работающие с клиентами: менеджеры по продажам, мастера-приемщики, секретари- администраторы на ресепшен в салоне и сервисе). В программу входят Welcome-тренинг для всех новичков, принятых на работу за определенный период, Карта адаптации (сокращенный вариант Руководства новичка), а для некоторых категорий - например, менеджеров по продажам - оплачиваемая стажировка с обучением, наставник, специальная схема мотивации, цели и задания на испытательный срок и период адаптации.

Папка новичка представляет собой сборник документов, который особенно важен и нужен новому работнику именно в период адаптации:

1. ФИО, должности и координаты сотрудников отдела обучения, которые проводят Welcome-тренинг, организуют обучающие программы и осуществляют личный коучинг новичков, в частности помогают им в решении возникающих проблем и вопросов.

2. Положение об испытании.

3. Положение об адаптации.

4. Положение о стажерах и наставниках.

5. План прохождения испытания. В этом документе подробно, с указанием дат, описано, что именно должен изучить и знать новый сотрудник, где и у кого можно получить необходимую информацию, критерии успешности и сроки выполнения того или иного задания.

6. Стандарты работы.

ЭТО ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Утвержденные стандарты - идеальная помощь и подспорье новичку в его работе и адаптации, особенно если они содержат алгоритмы действий и в них можно найти ответ на большинство вопросов, возникающих у каждого нового сотрудника

В этой компании стандарты - обязательные документы, на основании которых проводятся адаптация, обучение персонала, аудит качества работы, аттестация специалистов и к выполнению которых привязана система мотивации. Такие стандарты были разработаны и утверждены для всех категорий контактного персонала: менеджеров по продажам автомобилей в салоне, мастеров-приемщиков автосервиса, секретарей в автосалоне и сервисе, менеджеров по оптовым продажам.

Таким образом, Стандарты работы менеджера по продажам автомобилей - это свод правил, описывающих идеальную деятельность менеджера по продажам автомобилей, по работе с клиентом и его обслуживанию. Сюда входят следующие пункты:

  • внешний вид;
  • работа с потенциальным клиентом;
  • поведение в дилерском центре;
  • правила разговора по телефону;
  • процесс консультативных продаж, работа с клиентом в зале продаж;
  • проведение тест-драйва;
  • оформление покупки автомобиля;
  • поддержание контактов с клиентом после подписания контракта на покупку автомобиля;
  • выдача автомобиля клиенту;
  • поддержание контактов с клиентом после выдачи автомобиля.

7. Положение об аудите качества работы контактного персонала с чек- листами, по которым проводится проверка. Этот документ подробно описывает процедуру проверки и взаимосвязь ее результатов с системой мотивации.

8. Анкета обратной связи, которую каждый новичок заполняет по окончании срока адаптации и передает в службу персонала. Такая анкета позволяет выявлять слабые места в бизнес-процессах и своевременно на них реагировать.

На наш взгляд, такая Папка новичка вкупе с типовым Руководством сотрудника и Welcome-тренингом снимает если не все, то половину вопросов, которые неизбежно возникают у каждого нового работника, учитывая, что большинство из этих вопросов типичные.

Эффективная адаптация новичка необходима обеим сторонам процесса: и работнику, и работодателю. Для компании выгодно, что сокращаются сроки достижения новым сотрудником установленных ключевых показателей, уменьшаются издержки, связанные с его вхождением в должность. Для сотрудника эффективная адаптация является своеобразным мотивирующим фактором: он полностью ознакомлен со всеми льготами, правами и обязанностями, правилами поведения, ценностями компании; у него возникает чувство удовлетворенности от работы и отношений с коллегами. И как следствие, новый работник быстрее достигает установленных ключевых показателей.

ПРИМЕР 1

Полезная информация в Папке новичка

Комплект новобранца. Как работает папка новичка?

ПРИМЕР 2

Правила поведения в офисе в Папке новичка

Комплект новобранца. Как работает папка новичка?



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль