Взгляд на HR-процессы как на бизнес-проекты

1837
Деятельность HR-службы в современной организации включает не только обеспечение стабильно функционирующих процессов и определенных процедур, таких как наем или кадровое делопроизводство, но и проектную деятельность, подразумевающую выполнение единичных и уникальных задач. Все задачи в области продаж, производства и экономики компания решает путем реализации проектов.

Роль HR-подразделения в реализации стратегических целей компании

Культура управления проектами и соответствующие управленческие технологии развиты далеко не во всех организациях, в связи с чем HR-службы имеют опыт больше процессной, нежели проектной деятельности. Однако современный бизнес становится все более проектно-ориентирован-ным. Вводятся в строй новые мощности, модернизируются существующие активы, разрабатываются и внедряются новые технологии и услуги, проводятся маркетинговые исследования и мероприятия, оптимизируется организационная структура.

Екатерина Голубкина, руководитель департамента внутренних коммуникаций и управления результатом «ВымпелКом», считает, что «стратегические цели компании не могут напрямую отражаться в задачах HR-подразделения, поскольку работа с персоналом является поддерживающей бизнес-функцией. Однако HR-функция должна ориентироваться на потребности бизнеса, отвечая изменившимся условиям и задачам».

«Новая стратегия, обозначая направления развития организации и ее целевые показатели, может повлиять на многие бизнес-процессы. Успешная реализация стратегии требует максимальной вовлеченности сотрудников в общее дело, их лояльности и приверженности организации, готовности к принятию изменений. HR-подразделение играет в этом ключевую роль, обеспечивая определенные условия для данных процессов в компании, - комментирует эксперт. - В целом задачи HR-подразделения в реализации стратегических целей бизнеса можно разделить на три основных блока: внутренний климат, работа с сотрудниками и влияние на эффективность бизнеса.

Так, блок «внутренний климат в компании» подразумевает усиление корпоративной культуры (комфортные условия для работы персонала, мотивацию на достижение целей), формирование ценностей компании (каким сотруднику необходимо быть, чтобы достичь максимального результата), регулярное открытое информирование сотрудников и разъяснение текущего положения дел организации, ее успехов, фокусов развития; блок «работа с сотрудниками» - удержание талантливых специалистов, обучение сотрудников и направление их усилий в нужное русло (управление талантами, финансовая и нематериальная мотивация, обучение персонала в соответствии с текущими потребностями бизнеса); блок «влияние на эффективность бизнеса» - повышение эффективности бизнеса благодаря постоянной эволюции организационных структур и бизнес-процессов, запуску и реализации стратегически важных для компании проектов».

Эльмира Хадиева, директор по работе с персоналом «О'кей», считает, что «сотрудник по работе с персоналом любого уровня - от руководителя крупного звена до специалиста - должен быть партнером по бизнесу, который оказывает полное сопровождение всех процессов, связанных с персоналом. Когда в какой-либо функции происходят изменения, HR-департамент должен помогать руководителю управлять ими».

«Во-первых, любые изменения в компании всегда вызывают опасения и вопросы - от недостатка информации сотрудники переживают стресс. Задача HR-директора - заранее подготовить систему коммуникации изменений таким образом, чтобы достичь максимальной прозрачности и сбалансированности информации, предоставлять ее своевременно, последовательно и в достаточном объеме, сокращая тем самым поле вымыслов. В компании "О'кей" каждый сотрудник может записаться на прием к директору по работе с персоналом и задать все интересующие его вопросы - организация предоставляет людям независимый прямой канал коммуникации.

Во-вторых, важно, чтобы изменения поддерживались и внедрялись не только функцией по работе с персоналом, инициатором проекта (директором другой функции) или высшим руководством. Ключевые сотрудники должны быть вовлечены в протекающие в организации процессы и поддерживать их, - делится опытом Эльмира Хадиева. - Работники по-разному реагируют на изменения - поддерживают их или, напротив, сопротивляются. Поэтому при составлении системы коммуникаций необходимо подбирать индивидуальные инструменты для работы с разными группами персонала. Важно, чтобы все сотрудники, вовлеченные в процесс изменений, знали свою роль и ожидания бизнеса, связанные с этими процессами.

Внедренные компанией проекты надо доводить до конца, отслеживая этапы их реализации: двигаемся ли мы в задуманном направлении, надо ли что-то менять, насколько полезны применяемые инструменты, какова реакция участников изменений?»

Формирование проектной команды: внутренние и внешние эксперты

Для успешной реализации проекта важно правильно подобрать его руководителя, сформировать рабочую группу, распределить роли и зоны ответственности. При этом компании зачастую прибегают к экспертной поддержке внешних специалистов.

«При разработке концепции HR-проектов прежде всего следует учитывать их актуальность для бизнеса. В идеале внутренним заказчиком проекта должно быть первое лицо компании. Также им может быть руководитель ключевого направления, в этом случае HR-проект способствует повышению эффективности работы важного подразделения бизнеса.

Формируя команду проекта, необходимо понимать, каковы внутренние ресурсы компании для его внедрения. Возможно, лучшим решением будет привлечение внешних экспертов. Кроме того, стоит соотнести предстоящие затраты с тем результатом, который компания ожидает получить в итоге реализации проекта.

Так, если речь идет о внутренних исследованиях (например, об исследовании уровня заработной платы определенных категорий персонала в различных регионах страны), то имеет смысл воспользоваться предложением внешних провайдеров, располагающих достаточными ресурсами для проведения соответствующих опросов, типовыми схемами получения интересующей информации, отстроенной логистикой проекта и т. д. Чтобы получить от внешних консультантов решение, максимально отвечающее целям исследования компании, стоит заранее посмотреть, в какой форме будет предоставлена итоговая информация. HR-специалисты, со своей стороны, должны сформулировать техническое задание, проконтролировать качество выполнения проекта в процессе его реализации, проанализировать результаты, представить их руководству и проинформировать всех сотрудников компании относительно полученных данных, опираясь на позитивные аспекты, выявленные в ходе исследования», - советует Елена Филиппова, заместитель начальника департамента управления персоналом и организационного развития «ФСК ЕЭС».

Денис Котов, генеральный директор компании «Буквоед», считает, что экспертная поддержка в реализации проектов требуется в случае отсутствия адекватной экспертизы внутри организации и компетентного руководителя, которому можно полностью доверить внедрение инициативы. «Кроме того, консалтинговые компании в силу своего опыта могут выразить независимое мнение по поводу тех или иных процессов в организации. Выгода от привлечения внешних специалистов заключается в экономии времени и снижении рисков при реализации проекта. Однако при выборе консультантов стоит учитывать их опыт и репутацию на рынке. Компания получит более выраженный эффект, если найдет исполняющего специалиста высокого уровня, который может самостоятельно выстраивать программу проекта и контролировать этапы его реализации», - отмечает эксперт.

«Если в результате реализации проекта будет создана уникальная методология, которой компания планирует пользоваться неоднократно (например, тестовые задания по определению уровня развития профессионально-технических компетенций сотрудников), целесообразнее привлечь внутренних экспертов, - уверена Елена Филиппова. - В этом случае специалисты примут участие в разработке методологии для оценки своих подчиненных и будут вовлечены в создание продукта для компании. Именно внутренние специалисты становятся лучшими контентыми экспертами по предметному содержанию тестовых заданий. Для эффективной реализации проекта следует сформировать рабочую группу из экспертов разного уровня. В таком проекте HR-специалист должен выступать прежде всего в роли модератора процесса.

Любой внутренний проект должен иметь коммуникационную поддержку. Информирование персонала о результатах каждого этапа способствует его вовлеченности в процесс. При этом можно использовать разные формы коммуникации: внутренние СМИ, доски визуализации, внутренний портал и т. д.».

Планирование HR-проекта: цели, этапы, ресурсы

План проекта включает не только последовательность действий с указанием сроков, но и ответственных за выполнение конкретный действий, способы реализации определенных этапов, необходимые ресурсы. Как показывает опыт, самый дефицитный ресурс HR-проектов - это время менеджеров, включенных в проект, его также следует планировать.

«План должен включать этапы проекта с описанием промежуточных результатов; сроки реализации; ресурсы (участников проекта, информационную систему финансы и пр.), ответственных за проект; организационно-распорядительные документы, регламентирующие деятельность каждого этапа (приказ, распоряжение, положение и др.); форму отчетности (отчет, презентация и др.).

Лучше каждый проект сопровождать написанием методологии - подробно описать его цели, задачи, этапы, результаты и т. п. Данная информация относится к сфере знаний компании и в дальнейшем может использоваться для решения подобных задач», - отмечает Елена Филиппова.

«При расчете бюджета проекта нужно заранее оценить прибыль, которую бизнес получит в результате его внедрения. Например, компания проводит обучение продавцов для увеличения объема продаж либо обучает сотрудников склада для сокращения издержек.Стоит также учитывать стратегические риски для бизнеса. Например, при выходе на новое поле деятельности всегда следует обучать сотрудников. В целом, если компания может получить результат от проекта через год или ранее, то это целесообразная инвестиция, - считает Денис Котов.

Для оценки жизнеспособности проекта нужно проанализировать идею и обосновать проект, презентуя его высшему руководству. Обоснование должно включать оценку необходимых ресурсов (времени, денег, усилий, других издержек) и ожидаемых результатов (конкретных положительных изменений в данной организации в результате реализации проекта).

«При защите проекта перед руководством стоит четко описать выгоду для компании от его реализации и конкретизировать риски, которые ждут бизнес в том случае, если проект не состоится. Кроме того, если планируется долгосрочный проект (например, создание системы кадрового резерва), следует сразу предупредить руководство о реальных сроках его реализации, чтобы не сформировать лишних ожиданий в части временных ресурсов», -советует Елена Филиппова.

Цели и ожидаемые результаты проекта должны одинаково пониматься всеми его участниками, в процессе реализации они могут лишь корректироваться в разумных пределах.

Специфика реализации HR-проектов

Сегодня проектная деятельность в HR-сфере набирает обороты, и многие компании практикуют внедрение стратегических процессов, которые влияют на эффективность бизнеса, способствуют оптимизации затрат, привлечению квалифицированных специалистов и укреплению корпоративной культуры организации.

Татьяна Паршина, старший менеджер по персоналу Magna International, рассказывает: «"Магна" - мировой производитель и разработчик автокомпонентов. В основу корпоративной культуры компании заложен принцип справедливого предприятия - стабильный баланс интересов сотрудников, инвесторов и заказчиков. В соответствии с этим мы осуществляем проекты, связанные с обучением и развитием персонала, поиском и внедрением инновационных HR-решений.

Например, программа «Технические эксперты "Магна"» - это глобальная инициатива, позволяющая команде руководителей выявлять и отбирать кандидатов, обладающих техническим опытом и квалификацией. Раз в год сменив свое место работы на четыре недели и более, отобранные кандидаты смогут предоставить технические консультации и экспертную оценку при решении сложных задач другим подразделениям "Магна". Таким образом, компания поддерживает клиентов, сохраняет репутацию надежного партнера и создает своим сотрудникам условия для обмена передовым опытом. Программа была запущена в конце 2012 г. и на данный момент полностью реализована. Еще одна инициатива - тренинговый центр "Магна Питерформ", принадлежащий операционному подразделению компании "Магна" в г. Санкт-Петербурге - "Питерформ". В ходе анализа текущей ситуации на рынке труда и потребностей бизнеса был выявлен ряд проблем: дефицит квалифицированных рабочих для обслуживания оборудования компании, несоответствие системы обучения профессиональных рабочих в России потребностям современного бизнеса (отсутствие практических навыков, преподавателей, использование старых образовательных программ).

В связи с этим "Магна Питерформ" совместно с профессиональным училищем № 43 в Санкт-Петербурге реализовали проект, целью которого является бесплатное обучение студентов в соответствии с российскими и зарубежными образовательными стандартами. Директор тренингового центра "Магна Питерформ" координирует обучение и одновременно является преподавателем данной образовательной программы. Кроме того, составляется расширенный план обучения: специальные тренинги на производстве, дополнительные тренинги на заводе "Магна" (PLC, по гидравлике, пневматике, сварке). Десяти студентам выплачивается стипендия, а после окончания обучения предлагается трудоустройство. При этом существует возможность участия в данном проекте для других заинтересованных организаций».

«В результате реализации проекта компания получила продукт высокого качества в соответствии с требованиями заказчика, выполненный локальным персоналом, обеспечила себя высококвалифицированными рабочими с широкими знаниями в области штамповки, сборки и технического обслуживания оборудования, повысила эффективность производства, сократила затраты, создала рабочие места для дефицитной специальности на рынке труда и возможность профессионального роста для сотрудников.

Таким образом, HR-проекты способствуют достижению стратегических целей компании "Магна", укреплению ее ценностей, а также повышают вовлеченность персонала в работу компании», - заключает Татьяна Паршина.

ГК «О'кей» реализует кроссфункциональные проекты, в которых HR-департамент играет ключевую роль. «Компания достаточно часто открывает новые точки продаж, в данные проекты вовлечены все функции организации. Департамент по работе с персоналом активно трудится на каждом этапе проекта: от планирования численности магазина и штатного расписания, оценки и подбора разного уровня руководителей и линейных сотрудников, обучения и подготовки персонала к работе до решения различных индивидуальных вопросов, связанных с управлением людьми на каждом объекте. Обычно все эти процессы занимают от пяти до восьми месяцев. Как правило, для того чтобы процесс управления работой с персоналом стабилизировался, необходимо контролировать его и проводить изменения, а после открытия нового магазина адаптировать сотрудников еще не менее шести месяцев», - отмечает Эльмира Хадиева.

В компании «Буквоед» к HR-проектам, имеющим стратегическое значение, относятся обучение топ-менеджмента и изменение подхода к найму нужных сотрудников, в частности использование внутреннего сайта, изменение его функциональных возможностей, текстов и поиск новых возможностей для продвижения. Также важным ежегодным проектом является празднование Дня рождения компании. Мероприятие проходит в режиме деловой конференции с полезным содержанием, а не просто в развлекательном формате», - комментирует Денис Котов.

Сегодня HR-партнеры - инициаторы и проводники изменений в компании, обеспечивающие дополнительную рыночную ценность через создание единой стратегии управления человеческим ресурсом и оптимизацию деятельности.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль