Идеальный документ: уведомление об увольнении

4792
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Ситуации, связанные с прекращением трудовых отношений, могут быть самыми разными. В большинстве случаев увольнение работника - это ожидаемый, а может быть, даже запланированный процесс. И нередко возникает необходимость заранее предупредить об этом работника. Тем самым мы или выполняем требования закона о соблюдении определенной процедуры, или подчиняемся обычаям делового документооборота, или стараемся обезопасить себя от возможных негативных последствий увольнения. Письменно предупредить работника о прекращении трудовых отношений поможет специальный документ - уведомление. В нашей статье вы найдете всю необходимую информацию о форме и содержании этого документа.

Первый вопрос, на который следует ответить: в каких ситуациях необходимо письменно уведомить работника об увольнении? Такое уведомление направляется, если в Трудовом кодексе РФ закреплена обязанность работодателя предупредить работника о предстоящем увольнении. Таких ситуаций в ТК РФ приведено немного, и для каждой указан определенный срок предупреждения об увольнении (табл. 1).

Cовет Уведомляйте работника об увольнении под роспись, даже если закон не требует соблюдать такую форму предупреждения

Обратите внимание: отдельные нормы ТК РФ (ст. 180, 292 и 296) прямо предписывают предупреждать работника об увольнении «под роспись». Этот же способ можно использовать и в остальных случаях, когда сотрудник письменно предупреждается о прекращении трудовых отношений. Так у работодателя останется документальное подтверждение выполнения обязанностей, что крайне важно в конфликтной или спорной ситуации.

На практике подобные уведомления вручаются даже в тех случаях, когда это прямо не предусмотрено законом.

Так, работник может быть письменно извещен об увольнении по следующим основаниям:

1) смена собственника имущества организации (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);

2) представление работодателю подложных документов при заключении трудового договора (п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);

3) восстановление на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу, по решению Государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);

4) прекращение допуска к государственной тайне, если выполняемая работа требует такого допуска (п. 10 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) и др.

Таблица 1

Случаи письменного предупреждения работника об увольнении, установленные ТК РФ

Идеальный документ: уведомление об увольнении

Желательно, чтобы случаи создания и правила оформления уведомлений работников об увольнении были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 1).

При составлении Инструкции по кадровому делопроизводству возник вопрос: обязательно ли письменное предупреждение работника о предстоящем увольнении должно оформляться отдельным документом - уведомлением? Или это могут быть другие документы? Например, если работнику перед увольнением необходимо предложить перевод на другую работу, можно ли здесь же указать, что в случае отказа от перевода он будет уволен по соответствующему основанию?

Действительно, для письменного предупреждения об увольнении могут использоваться и другие документы. Так, в предусмотренных ТК РФ ситуациях прекращение трудовых отношений возможно только тогда, когда сотрудника невозможно перевести на другую работу (табл. 2). В этих случаях предупреждение об увольнении может содержаться, например:

  • уведомлении о реорганизации организации (приложение 2),
  • в уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора (приложение 3),
  • в уведомлении о переводе в другую местность вместе с работодателем (приложение 4),
  • в предложении о переводе на другую работу (приложение 5),
  • в уведомлении об отсутствии работы, на которую можно предложить перевод (приложение 6).

При этом основные правила составления и оформления названных документов совпадают с правилами создания письменного уведомления.

Таблица 2

Случаи письменного предупреждения работника об увольнении в других документах

Идеальный документ: уведомление об увольнении

правила составления и оформления уведомлений

Для оформления уведомлений об увольнении работодатель может разработать специальный бланк. На нем должны быть указаны название организации и вид документа.

Название организации пишется точно так же, как в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии у организации сокращенного названия сначала указывается полное, а затем внизу или после (в скобках) - сокращенное.

Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем, после названия организации прописными буквами. Например: УВЕДОМЛЕНИЕ.

Далее в бланке уведомления обозначаются места расположения переменных реквизитов: даты документа и его регистрационного номера.

Как правило, эти реквизиты имеют угловое расположение.

Идеальный документ: уведомление об увольнении

Дата уведомления указывает на время его подписания. Дата подписания, а также другие даты, встречающиеся в тексте документа, обычно оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 19.08.2013.

Допускается и словесно-цифровой способ, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно пишется буква «г» с точкой или слово «год», например: 15 августа 2013 г. или 16 августа 2013 года.

Мнение эксперта

Идеальный документ: уведомление об увольнении
Т.В. Иванкина, доктор юрид. наук, профессор кафедры трудового права и охраны труда Санкт-Петербургского государственного университета

Правовое значение предупреждения об увольнении

Конституционный принцип свободы труда предполагает, что трудовой договор может быть расторгнут работником в любое время независимо от причины или без ее указания. Что касается работодателя, то он вправе расторгнуть трудовой договор по своей инициативе только в случаях, прямо предусмотренных законом. Одной из гарантий прав сторон трудового правоотношения при расторжении трудового договора выступает обязанность инициатора увольнения заранее предупредить об этом другую сторону. Такое предупреждение является способом минимизации отрицательных последствий неожиданного для другой стороны расторжения трудового договора. Так, предупреждение работодателя об увольнении позволяет сотруднику принять своевременные меры к трудоустройству.

Устанавливая обязанность работодателя или работника предупредить другую сторону трудового договора о его расторжении, закон определяет, как правило, минимальные сроки предупреждения. Это означает, что оно может быть сделано и ранее, но увольнение допускается лишь по истечении установленного законом минимального срока уведомления.

Работник должен быть предупрежден об увольнении в тех случаях, когда оно не связано с нарушением трудовой дисциплины или его несоответствием занимаемой должности (выполняемой работе) вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации. Но может быть извещен об этом и в других ситуациях, когда появляются основания для расторжения трудовых отношений.

Письменное предупреждение работника об увольнении в случаях, предусмотренных законом, является обязанностью работодателя. Сотрудник, уволенный с нарушением порядка расторжения трудового договора - без предусмотренного законом уведомления или до истечения установленного ТК РФ срока, - подлежит восстановлению на прежней работе.

В некоторых ситуациях закон заменяет предупреждение работника об увольнении выплатой денежной компенсации. Так, при расторжении трудового договора с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером в связи со сменой собственника имущества организации новый собственник обязан выплатить указанным работникам компенсацию в размере не ниже трех средних месячных заработков (ст. 181 ТК РФ). В случае прекращения трудового договора с руководителем организации по решению уполномоченного органа юридического лица, собственника имущества организации либо лица (органа), уполномоченного собственником, при отсутствии виновных действий (бездействия) руководителя ему выплачивается компенсация в размере, определяемом трудовым договором, но не ниже трехкратного среднего месячного заработка (ст. 279 ТК РФ). В указанных ситуациях закон не требует обязательно предупреждать работника об увольнении.

Регистрационный номер - это цифровое или буквенное обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от вида документа к порядковому номеру могут добавляться и другие составные части. Например, при регистрации уведомлений может применяться буквенно-цифровая индексация: 111-у.

Идеальный документ: уведомление об увольнении

Помимо перечисленных выше уведомление содержит следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Адресат. Уведомление - внутренний документ, адресованный сотруднику, работающему в организации. При угловом расположении реквизитов в верхнем правом углу указываются: наименование структурного подразделения, где числится работник, название должности (профессии, специальности), фамилия (в дательном падеже) и инициалы.

Идеальный документ: уведомление об увольнении

Для облегчения восприятия сведений, включенных в документ, принято кратко и точно формулировать его содержание в заголовке к тексту. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием документа и в уведомлениях обычно начинается с предлогов «о» или «об».

Идеальный документ: уведомление об увольнении

Текст уведомления об увольнении (приложение 7) может содержать следующую информацию:

  • основание увольнения,
  • предполагаемую дату,
  • условия,
  • гарантии и компенсации, предоставляемые работнику в связи с увольнением.

Уведомление должно быть подписано руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего уведомление, личная подпись и ее расшифровка.

движение документа

Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация. Так называется запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).

Уведомления регистрируются в день подписания - соответствующие формы разрабатываются работодателем. Для регистрации уведомлений используется специальный журнал. Он может предназначаться для регистрации разных видов внутренних документов, или только для уведомлений, адресованных работникам, или даже только для уведомлений об увольнении.Работник должен быть ознакомлен с содержанием уведомления. Письменным подтверждением факта информирования служит виза ознакомления. Она начинается словами «С уведомлением ознакомлен» и включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

Идеальный документ: уведомление об увольнении

Работник должен быть ознакомлен с содержанием уведомления. Письменным подтверждением факта информирования служит виза ознакомления. Она начинается словами «С уведомлением ознакомлен» и включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

Уведомления, адресованные сотрудникам, составляются, как правило, в двух экземплярах. Это позволяет вручить один из них работнику, о чем в визе ознакомления делается соответствующая отметка: «Экземпляр уведомления получил».

Также в визе ознакомления сотрудник может отразить свое решение по существу информации, изложенной в уведомлении. Подобное оформление письменного согласия (приложение 3) или отказа (приложение 4) значительно упрощает различные кадровые процедуры, поскольку не требует составления дополнительных документов.

Исполненные документы, в т. ч. уведомления, определяются для последующего хранения. Если уведомление было составлено в двух экземплярах, в дело подшивается экземпляр работодателя (с отметкой работника о получении им своего экземпляра).

Приложение 1

Пример оформления Инструкции по кадровому делопроизводству (фрагмент)

Идеальный документ: уведомление об увольнении

Приложение 2

Пример оформления уведомления о реорганизации организации

Идеальный документ: уведомление об увольнении

Приложение 3

Пример оформления уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора

Идеальный документ: уведомление об увольнении

Приложение 4

Пример оформления уведомления о переводе в другую местность вместе с работодателем

Идеальный документ: уведомление об увольнении

Приложение 5

Пример оформления предложения о переводе на другую работу (фрагмент)

Идеальный документ: уведомление об увольнении

Приложение 6

Пример оформления уведомления об отсутствии работы, на которую можно предложить перевод (фрагмент)

Идеальный документ: уведомление об увольнении

Приложение 7

Пример оформления уведомления об увольнении в связи с сокращением численности работников организации

Идеальный документ: уведомление об увольнении



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль