Как оформить дубликат трудовой книжки, если работник изменил фамилию после увольнения с последнего места работы?

4454
 Галайда Людмила Евгеньевна
Юрист, эксперт журналов «Справочник кадровика», «Всё для кадровика
Одна из наших бывших сотрудниц, уволенная полтора года назад, пришла в отдел кадров и сообщила, что потеряла трудовую книжку. Как выяснилось, наша организация была последним местом ее официальной работы, а значит, я должна оформить дубликат. Когда сотрудница написала заявление на выдачу дубликата, выяснилось, что за эти полтора года она вышла замуж и поменяла фамилию. Как же в этой ситуации оформить дубликат трудовой книжки? На чье имя его оформлять и на каком основании?

Бывший сотрудник потерял трудовую книжку? Такое бывает и, к сожалению, нередко. Действительно, дубликат должен быть оформлен по последнему месту работы. А о том, как быть, если владелец книжки сменил фамилию, мы сейчас расскажем.

Отметим, что лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»). Работники, конечно, не всегда следуют этому правилу. Что же делать работодателю, к которому пришла за дубликатом потерянного документа гражданка Сидорова, которую он ранее знал исключительно как Иванову? Принимал, увольнял как Иванову, да и все кадровые документы на Иванову оформлены... Ситуация, действительно, нестандартная и смутить может любого кадровика.

Как всегда, рекомендуем не паниковать и строго следовать букве закона. И для этого вам необходимо сделать следующее.

НЕ ЗАБЫТЬ!

Выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил)

Шаг 1. Зарегестрировать заявление бывшего работника о выдаче дубликата в связи с утратой трудовой книжки.

Это очень важно, так как с датой поступления заявления связаны сроки, которые необходимо соблюдать работодателю при оформлении и выдаче дубликата.

К заявлению бывшему работнику следует приложить копии документов, на основании которых произошла смена фамилии (в данной ситуации - свидетельство о заключении брака, паспорт), чтобы работодатель при оформлении дубликата верно указал необходимые сведения о работнике на первой странице (титульном листе) дубликата трудовой книжки.

Шаг 2. Передать заявление бывшего работника руководителю организации. В своей резолюции на заявлении руководитель организации назначает лицо, ответственное за оформление и выдачу дубликата трудовой книжки.

ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ, ЧТО...

...на заре советской власти потеря трудовой книжки была огромным несчастьем, так как этот документ не только подтверждал трудовой стаж, но и являлся удостоверением личности.

Все выполненные трудящимся работы (в течение нормального рабочего дня, сдельные, сверхурочные) и все полученные им суммы (вознаграждение деньгами или натурой, пособия из фонда безработных или из больничной кассы) заносились в трудовую книжку. Также в ней фиксировались отпуска, время прогулов и болезни, взыскания, налагаемые на трудящегося во время и по поводу его трудовой деятельности.

В 1923 г. трудовые книжки были упразднены и вместо них введены удостоверения личности.

Трудовая книжка в том виде, который нам более привычен, вновь вошла в оборот в связи с принятием постановления СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 «О введении Трудовых книжек».

Шаг 3. Оформить титульный лист дубликата трудовой книжки. Для оформления дубликата вам будет необходим бланк трудовой книжки.

Чистые бланки - бланки строгой отчетности, они хранятся в бухгалтерии и выдаются только лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Форма заявки разрабатывается работодателем самостоятельно.

Согласно п. 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция), утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, дубликат трудовой книжки должен заполняться в соответствии с разделами 1-6 Инструкции.

Таким образом, в титульном листе дубликата трудовой книжки (пример) фамилию работницы необходимо указать на основании документа, удостоверяющего личность (паспорта) и действующего на момент выдачи дубликата.

Шаг 4. Оформить раздел «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки.

В содержательную часть дубликата трудовой книжки вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами, а также сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Шаг 5. Выдать дубликат трудовой книжки бывшемуработнику. При получении дубликата трудовой книжки бывший работник должен:

Резюме

Дубликат трудовой книжки выдается бывшему работнику, сменившему фами-лию после увольнения из организации, на его настоящую фамилию на основании заявления и документов, под-тверждающих смену фамилии

  • расписаться на титульном листе дубликата;
  • заверить личной подписью сведения в содержательной части документа, подтверждая правильность записей, внесенных в дубликат;
  • расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

На этом, пожалуй, все! Остается только пожелать вашей бывшей работнице бережного отношения к документам и счастья в семейной жизни

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

...ни Правилами, ни Инструкцией напрямую не предусмотрено, что работник при получении дубликата трудовой книжки должен расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Вместе с тем полагаем, что поскольку дубликат является полноценной заменой трудовой книжки и обладает всеми ее признаками, факт получения работником дубликата необходимо зафиксировать в Книге учета.

Кроме того, эта несложная процедура обезопасит работодателя от недобросовестных работников (например, в случае жалобы на невыдачу дубликата или его выдачу с нарушением установленных законом сроков).

ПРИМЕР

Титульный лист дубликата трудовой книжки

Как оформить дубликат трудовой книжки, если работник изменил фамилию после увольнения с последнего места работы?

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль