Регистрация командированных работников: новый порядок

23366
Орлова Елена Васильевна
Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»
Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н утверждены порядок и специальные формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Документ разработан во исполнение пункта 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и вступил в силу 13 ноября 2009 г.

По новым правилам с 13 ноября 2009 г. каждый работодатель обязан вести учет своих работников, которые направлены в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств, а также учет работников других организаций, которые командированы к нему. Для осуществления такого учета предназначены две специальные формы регистрации командированных сотрудников:

  • журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия);
  • журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).

Для организации учета командированных работников руководитель организации (или уполномоченное им лицо) должен назначить работника, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях. Кроме того, работодатель обязан обеспечить хранение журналов выбытия и прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке. Таковы требования пунктов 5 и 6 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее – Порядок учета).

Новое – это хорошо забытое старое

Обратите внимание!
Новые формы журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки, и журнала учета работников, прибывающих в организацию, в которую они командированы, обязательны для применения всеми организациями с 13 ноября 2009 г.

Следует отметить, что еще в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее – Инструкция № 62) была установлена обязанность как министерств и ведомств, так и организаций вести в соответствующих журналах регистрацию лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки в данную организацию (п. 6). Рекомендуемые формы этих журналов были установлены в приложениях 2 и 3 к Инструкции № 62. Руководитель министерства, ведомства, организации своим приказом должен был назначить лицо, ответственное за ведение таких журналов регистрации и производство отметок в командировочных удостоверениях. В этой части установленный новый порядок регистрации командированных сотрудников практически не отличается от того, который был зафиксирован ранее в Инструкции № 62.

Как показывает аудиторская практика, ранее многие организации не вели регистрацию командированных сотрудников, считая, что приложения 2 и 3 к Инструкции № 62 носят рекомендательный характер. В качестве дополнительного аргумента они приводили следующий факт: для учета регистрации командированных работников федеральных государственных органов применяются формы журналов, установленные постановлением Росстата от 23.12.2005 № 107 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету федеральными государственными органами работников, выезжающих и приезжающих в служебные командировки», а не приложения 2 и 3 к Инструкции № 62. При этом формы № ТК-1 (гос) «Журнал учета федеральным государственным органом работников, выезжающих в служебные командировки» и № ТК-2 (гос) «Журнал учета федеральным государственным органом работников, приезжающих в служебные командировки» несколько отличаются от форм, установленных в приложениях 2 и 3 к Инструкции.

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

В то же время организации, которые вели учет командированных работников, использовали для этого либо формы журналов из приложений 2 и 3 к Инструкции № 62, либо формы журналов выбытия и прибытия, разработанные и утвержденные самостоятельно. В настоящее время все организации независимо от организационно-правовой формы обязаны применять новые формы журналов выбытия и прибытия в соответствии с п. 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках) и Порядком учета.

Что же изменилось?

Отличия нового порядка регистрации командированных сотрудников от прежнего заключаются в следующем.

Обратите внимание!
Срок хранения журналов прибытия и выбытия – 5 лет

1. Пунктом 6 Порядка учета установлен срок хранения журналов прибытия и выбытия – 5 лет со дня их оформления в установленном порядке, в то время как в Инструкции № 62 сроки хранения журналов выбытия и прибытия определены не были.

Срок хранения указанных документов (5 лет) установлен в п. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000. При этом п. 2.9 данного Перечня определено, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Исчисление срока хранения журнала выбытия (журнала прибытия), пронумерованного, прошитого и скрепленного подписью уполномоченного лица и печатью компании, законченного делопроизводством в 2010 г., начинается с 1 января 2011 г.

2. Имеются принципиальные отличия в содержании журнала выбытия. Так, новый журнал выбытия (в отличие от прежнего) содержит более лаконичную информацию: № п / п, Ф. И. О. командированного работника, номер и дата командировочного удостоверения, место командирования с расшифровкой наименования организации и пункта назначения.

Обратите внимание!
Предельный срок командировок как по России, так и за рубеж законом не установлен

Принципиально то, что теперь в этом документе не фиксируется общий срок командировки, как это было ранее. Очевидно, это связано с тем, что начиная с 25 октября 2008 г. (дата вступления в силу Положения о командировках) нет ограничений по предельному сроку служеб- ных командировок как по России, так и за рубеж. Работодатель вправе самостоятельно устанавливать срок командировки с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).

Еще одним отличием новой формы журнала выбытия является указание в нем места командирования работника с уточнением наименования организации и пункта назначения.

Прежний журнал выбытия (приложение 2 к Инструкции № 62) включал в себя еще и такую дополнительную информацию, как занимаемая должность командированного работника, Ф. И. О. и должность работника, подписавшего командировочное удостоверение, даты фактического выбытия и фактического прибытия (что позволяло определить общий срок командировки сотрудника), расписку командированного сотрудника в получении командировочного удостоверения. При этом старая форма не содержала необходимой информации о месте командирования сотрудника (табл. 1).

Таблица 1. Реквизиты журналов выбытия (прежняя и новая формы)

Регистрация командированных работников: новый порядок

3. Новый журнал прибытия включает в себя такую же информацию, что и прежний. Исключение составляет только должность прибывшего в командировку работника, которая теперь не должна указываться. Как и раньше, журнал прибытия фиксирует время пребывания физического лица в месте командирования (табл. 2).

Таблица 2. Реквизиты журналов прибытия (прежняя и новая формы)

Регистрация командированных работников: новый порядок

Журналы выбытия и прибытия как косвенные доказательства

Журналы могут служить косвенным доказательством самого факта служебной командировки; источниками данных о географии служебных командировок, количестве поездок и командированных работников (в отношении своего персонала) или продолжительности командировок, количестве приезжавших специалистов, частоте деловых контактов (в отношении прибывших в организацию специалистов). Таким образом, эти документы могут использоваться, прежде всего, для статистического, управленческого и кадрового учета в организации.

Обратите внимание!
Журналы выбытия и прибытия не являются первичными учетными документами для целей бухгалтерского и налогового учета

Несмотря на то что в контексте ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст. 313 НК РФ журналы выбытия и прибытия не являются первичными учетными документами для целей бухгалтерского и налогового учета, в случае возникновения налоговых споров они могут быть использованы (по запросу налоговых органов) в качестве косвенных доказательств при признании в налоговом учете организациями-сполнителями, подрядчиками и другими компаниями расходов по договорам возмездного оказания услуг, договорам подряда и прочим договорам, как в целом по сумме расходов, так и в части расходов на служебные командировки.

ООО «Импульс» (г. Москва) арендует квартиру в г. Тверь для проживания своих работников, направляемых в служебную командировку в филиал ООО «Импульс», находящийся в Твери. Понятно, что расходы на содержание арендованной квартиры (в частности оплата коммунальных услуг) должны осуществляться постоянно, а не только в те дни, когда в квартире живет командированный сотрудник. Да и договориться по поводу аренды квартиры сразу на длительный срок менее хлопотно и гораздо проще, чем урывками – на кратковременные периоды командировок сотрудников арендатора. Плата за аренду квартиры, а также за коммунальные платежи, исчисленные за то время, когда служебная квартира пустовала, в налоговом учете не признаются в расходах, так как эти затраты не удовлетворяют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Расходы на содержание арендованной квартиры в Твери (арендная плата, коммунальные платежи) ООО «Импульс» признает для целей исчисления налога на прибыль в составе других расходов, связанных с производством и реализацией (основание – налоговая учетная политика ООО «Импульс», п. 4 ст. 252 НК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ), но только в той доле расходов, которая приходится на период фактического проживания командированных работников в этой квартире, т. е. за период со дня прибытия сотрудника в место командировки (г. Тверь) и до дня его выбытия из места командировки (из г. Тверь). Это особенно важно, в т. ч. и в ситуациях, когда в период служебной командировки работники ООО «Импульс» возвращаются на выходные дни в Москву, а в понедельник снова уезжают в Тверь.

Таким образом, сумма ежемесячных расходов на содержание арендованной квартиры (арендная плата, коммунальные платежи) в Твери должна учитываться в расходах пропорционально количеству дней фактического использования арендуемой квартиры командированными сотрудниками ООО «Импульс», определяемому непосредственно на основании отметок в командировочных удостоверениях. Но, как показывает аудиторская практика, в случае возвращения работников в течение срока служебной командировки в Москву на выходные дни такие отметки в командировочном удостоверении не производятся, что само по себе является ошибкой.

Косвенным подтверждением фактического проживания командированных в Тверь сотрудников-москвичей будут также отметки в журнале выбытия ООО «Импульс», который ведется в головной организации, а также в журнале прибытия, который в данном случае нужно вести в филиале, находящемся в Твери. Именно такой подход к признанию в налоговом учете расходов на содержание арендованной для командированных работников квартиры является экономически обоснованным, соответствующим требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Да и действующая в настоящее время редакция абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ позволяет признавать расходы на содержание арендованной квартиры (арендная плата, коммунальные платежи) на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней командированных сотрудников во время командировки. Это могут быть следующие документы:

  • приказ по организации о необходимости аренды квартиры;
  • договор аренды квартиры; в нем целесообразно указать целевое назначение арендуемой квартиры – проживание сотрудников арендатора, направляемых в служебные командировки в данный населенный пункт;
  • командировочное удостоверение сотрудника с отметками о пребывании в пункте назначения;
  • отчет о выполнении служебного задания;
  • проездные документы до места командировки и обратно;
  • журнал прибытия в филиал организации (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 28.09.2007 по делу № А56–25147 / 2006) и др.

Без локального акта не обойтись

Порядок регистрации командированных работников работодателю целесообразно зафиксировать в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках (приложение 1). Такой локальный нормативный акт, как правило, включает: правила направления сотрудников в служебные командировки, их документальное оформление и порядок компенсации командировочных расходов, принятые в организации с учетом специфики ее деятельности и финансовых возможностей (ст. 168 ТК РФ).

В случае если в связи с вступлением в силу Порядка учета требуется изменить утвержденный и действующий в организации порядок направления работников в служебные командировки, работодатель может издать соответствующий приказ (приложение 2), которым в локальный нормативный акт будут внесены необходимые изменения и дополнения.

Порядок регистрации командированных работников может отражаться в соответствующем разделе графика документооборота (приложение 3), являющегося одной из составных частей бухгалтерской учетной политики (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1 / 2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

Приложение 1. Пример оформления Положения о служебных командировках (фрагмент)

Регистрация командированных работников: новый порядок

Приложение 2. Пример оформления приказа о внесении изменений в Положение о служебных командировках

Регистрация командированных работников: новый порядок

Приложение 2. Продолжение

Регистрация командированных работников: новый порядок

Приложение 2. Продолжение

Регистрация командированных работников: новый порядок

Приложение 2. Окончание

Регистрация командированных работников: новый порядок

Приложение 3. Пример оформления Графика документооборота (фрагмент)

Регистрация командированных работников: новый порядок

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль