Адаптация? Навигация!Или Как работать с новичками

2450
В 2009 г. в компании «Видео Интернешнл» была формализована и принята стратегия развития до 2020 г., затронувшая, в частности, область управления персоналом. Ключевыми задачами стали: привлечение лучших кадров с рынка; использование комплексного подхода к найму, удержанию, оценке, развитию и мотивации сотрудников; активная передача знаний о бизнес-процессах компании между сотрудниками как в рамках каждого подразделения, так и на межфункциональном уровне.

Говоря о компании «Видео Интернешнл» (далее - «ВИ»), невозможно обойти тему корпоративной культуры, которая весьма существенно влияет на процессы в сфере управления персоналом.

Как и многие российские предприятия, созданные в конце 1980-х гг., «ВИ» изначально была небольшой, практически «семейной» компанией с неформальной коммуникацией, высоким уровнем доверия к членам коллектива, сплоченностью и известной долей недоверия к людям извне.

Справка о компании

«Видео Интернешнл»- профессиональный продавец рекламы. На рынке медиарекламы - 25 лет. Численность персонала - более 2 тыс. сотрудников в России и за рубежом.

Даже сейчас, когда численность сотрудников увеличилась многократно, а бизнес стал диверсифицированным («ВИ» ведет несколько направлений селлер-ского бизнеса), компания воспринимается в медиарекламном сообществе как достаточно закрытая, и внешним людям нелегко ассимилироваться в ней.

До недавнего времени данное обстоятельство выражалось в неблагоприятной статистике ухода новых сотрудников, часто не проработавших в компании и полгода (рис. 1), и подтверждалось результатами проведенного с ними «выходного» интервью. Основными причинами, указанными уходящими сотрудниками и их начальниками, были дефицит коммуникации и обратной связи между сотрудником и руководителем, а также недостаточная информированность нового работника о компании, особенностях ее бизнеса и внутренних процессах.

Адаптация? Навигация!Или Как работать с новичками

Ввиду высокой потребности в новых квалифицированных кадрах разных профессиональных уровней и функций перед службой персонала остро встал вопрос создания системы адаптации, с помощью которой новые сотрудники быстрее входили бы в должность, а старые кадры быстрее бы их принимали.

Формируя комплексную систему адаптации, нельзя не затронуть самый первый шаг знакомства потенциального сотрудника с компанией, а именно этап подбора. Очевидно, что уже на этом этапе проявляется некая изначальная совместимость сотрудника и компании, иначе процесс адаптации превратился бы в коренную ломку человека. В связи с этим при подборе персонала HR-служба стала уделять больше внимания тем качествам кандидатов, которые присущи корпоративной культуре «ВИ» и требуются на любой позиции: хорошие коммуникативные навыки, командность, сбалансированная амбициозность и гибкость.

Нельзя утверждать, что система адаптации была выстроена с нуля за один год. Достраивание и корректировка процессов подбора и адаптации, сложившихся в компании, происходили поэтапно. Реализация проекта заняла полтора года (с апреля 2010 г. по сентябрь 2011 г.).

При этом были выделены следующие этапы:

  • построение системы информирования и обратной связи между новым сотрудником, руководителем и HR-менеджером (3 месяца);
  • разработка курсов коммуникативной компетентности (6 месяцев);
  • разработка симуляционной игры и системы внутренних стажировок (6 месяцев);
  • разработка информационной программы для дирекции развития (1 месяц).

Система адаптации была создана силами сотрудников службы персонала с привлечением руководителей подразделений - экспертов. В связи с этим прямые затраты на создание оказались минимальными и коснулись только разработки симуляционной игры «ПУЛьС ВИ».

В новой системе адаптации компании «ВИ» можно выделить следующие составляющие, которые закреплены в документе «Положение об адаптации».

Для всех сотрудников:

  • базовый (вводный) курс о деятельности компании;
  • комплекс адаптационных мероприятий;
  • курсы коммуникативной компетентности.

Дифференциация по функциям:

  • дирекции развития (в основном IT);
  • фронт-офис;
  • бэк-офис.

Дифференциация по уровням:

  • топ-менеджеры;
  • специалисты;
  • стажеры.

Рассмотрим подробнее каждую составляющую.

Направления адаптации

Вазовый курс. Этот курс разработан для новых сотрудников, прошедших испытательный срок, он проводится два-три раза в год. Генеральный директор и руководители функциональных направлений устраивают презентации, посвященные основным бизнес-процессам «ВИ». Как правило, речь идет не только об истории компании и ее текущих задачах, но и о планах на будущее. Новым членам коллектива очень важно видеть перспективу - это позволяет им ассоциировать свое будущее с будущим компании.

О популярности базового курса не только среди новых, но и среди старых сотрудников всех подразделений (от рядовых работников до линейных менеджеров) свидетельствуют переполненные аудитории, а также тот факт, что руководители топ-уровня тоже никогда не отказываются от участия в нем.

По итогам обучения проводится онлайн-тестирование, показывающее степень усвоения полученной информации, заполняются анкеты обратной связи. По результатам тестирования каждый участник получает диплом о прохождении базового курса. По данным анкетирования выбирается лучший презентатор. Руководители, занявшие первое место в рейтинге презентаторов, всегда с благодарностью принимают соответствующие сертификаты.

Адаптационные мероприятия. Целью их проведения является максимальное информирование и получение обратной связи в триаде «новый сотрудник - руководитель - служба персонала». В первый день работы нового сотрудника на внутреннем портале появляется небольшая новость «Познакомьтесь - новый сотрудник» с фото и краткой информацией о нем. Такие новости чрезвычайно популярны у руководителей и подчиненных. Новому работнику выдается папка с материалами о компании, важными телефонами (техподдержки, врача и т. п.). Сотрудник знакомится с HR-менеджером, курирующим его подразделение, затем отправляется на экскурсию по офису.

Через три недели HR-менеджер или специалист по рекрутменту проводит с новым сотрудником интервью для выяснения его удовлетворенности работой, узнает о возможных сложностях, отвечает на вопросы. Новичок заполняет анкету обратной связи. В тоже время HR-менеджер встречается с непосредственным руководителем нового сотрудника, чтобы получить информацию о том, как он справляется со своей работой, адаптируется в коллективе, каковы возможные риски и перспективы его развития. Подобные интервью позволяют целенаправленно вовлечь руководителя в процесс адаптации нового работника.

Получая информацию с одной и с другой стороны, сотрудник службы персонала имеет возможность помочь с решением потенциальных проблем, используя ресурс руководителя или других сотрудников.

За две недели до окончания испытательного срока менеджер службы персонала встречается с сотрудником и его непосредственным руководителем, чтобы подвести итоги процесса адаптации на основе реализованных задач за этот период.

Курсы коммуникативной компетентности (или ВИтамины). Гибкость, умение понять собеседника, говорить с ним на одном языке, способность избегать давления и агрессивных техник влияния в нашей компании очень важны, для того чтобы стать «своим» и эффективным.

Два года назад был создан институт внутренних тренеров, которые активно реализуют различные программы для сотрудников. Программы представляют собой короткие (четырехчасовые часа) тренинги, позволяющие быстро в игровой манере выровнять информационное поле между давно работающими сотрудниками и новичками. В процессе тренинга у нового работника есть возможность рассмотреть эффективные для «ВИ» модели поведения и «примерить» их на себя.

Адаптация по функция

Для дирекции развития. Значительную долю процессов в «ВИ» занимают технологии, поэтому в компании существует дирекция развития. В нее входят многофункциональный IT-департамент, департамент инновационных технологий, департамент сопровождения и развития бизнес-систем.

Очевидно, что сотрудникам указанной дирекции важно обладать полным спектром информации о компании, ее функциях и ключевых персонах, чтобы легче ориентироваться в бизнесе данной организации и лучше вы-стривать свою работу. Для дирекции развития была разработана специальная информационная программа, включающая следующие блоки:

  • цели, задачи и структура дирекции;
  • продукты, проекты и технологии;
  • обслуживаемые бизнес-процессы;
  • смежные подразделения;
  • политика в области обучения, оценки, оплаты труда и карьерного продвижения.

Для фронт-офиса. Для новых сотрудников фронт-офиса организовано внутреннее обучение основным корпоративным системам. Этот курс состоит из отдельных презентаций, подготовленных руководителями направлений и экспертами для обучения вновь пришедших сотрудников новым или модифицированным системам, которые были методически обработаны и адаптированы.

Для обучения и закрепления полученных знаний для новых сотрудников отделов продаж ТВ была разработана симуляци-онная игра «ПУЛьС ВИ» («Поучимся У Лучших Специалистов ВИ»), имитирующая ключевые моменты деятельности клиентских менеджеров в части работы с рекламными роликами. Игра позволяет увидеть, каким образом принимаемые решения влияют на последующие процессы, и как сделать их наиболее эффективными. Эта симуляционная игра проводится для всех новых сотрудников отделов продаж после окончания испытательного срока.

Для бэк-офиса. В дополнение к общей программе адаптации сотрудники подразделений IT, HR, ERP, документооборота, разработки и сопровождения бизнес-систем могут пройти внутренние стажировки на рабочем месте менеджера по продажам ТВ. Предваряют стажировки две презентации руководителей подразделений: цикл работы менеджера по продажам и технология продаж рекламы на ТВ. Затем в течение двух недель сотрудник бэк-офиса в реальном времени на рабочем месте менеджера по продажам проходит весь бизнес-процесс обслуживания медийной сделки. Это помогает лучше понять суть бизнеса компании, разобраться в сложных ситуациях, возникающих при межфункциональном взаимодействии, выстроить отношения с сотрудниками фронт-офиса. Несмотря на то, что эта программа требует от участника много сил и высокой организованности (от непосредственных обязанностей сотрудник не освобожден), число желающих пройти ее растет с каждым годом, ведь она доступна для всех сотрудников, независимо от срока работы в «ВИ» и обязательна для тех, кто прошел испытательный срок.

Адаптация по уровням

Очевидно, что адаптационные мероприятия в «ВИ» представляют собой подобие конструктора. Индивидуально для каждой позиции и каждого нового сотрудника можно подобрать необходимый именно ему набор адаптационных мероприятий, приведенных ранее. Однако описание адаптационных программ было бы неполным без упоминания о двух важных для компании категориях сотрудников: топ-менеджерах и стажерах.

Топ-менеджеры. Традиционно в «ВИ» топовые позиции занимают сотрудники, подготовленные внутри компании, хорошо знакомые с ее структурой и спецификой бизнеса, носители ее корпоративной культуры. Именно поэтому топ-менеджеров, пришедших в «ВИ» извне, немного.

В общем виде адаптационные мероприятия для топов представляют собой индивидуальные встречи с руководителями функциональных подразделений, гендиректором или его заместителем при участии директора по персоналу. Условно программу адаптации топ-менеджеров можно разделить на три этапа: стартовая встреча с руководителем, постановка целей на год, озвучивание ожиданий на ближайшие три месяца. Кроме того, на этом этапе новый руководитель знакомится с политикой в области управления персоналом. Специально для него готовится программа индивидуального обучения, включающая встречи с ключевыми экспертами компании. Особое внимание уделяется тем функциям и бизнес-процессам, с которыми будет работать будущий топ.

Через месяц по результатам работы директор по персоналу запрашивает обратную связь с топ-менеджером и его непосредственным руководителем.

На втором-третьем месяце работы происходит защита перед непосредственным руководителем плана действий на ближайшие полгода-год. Также проводится встреча с HR-директором, посвященная коммуникациям с руководителем, коллективом, коллегами.

На третьем этапе (четвертый-шестой месяцы) проводится мониторинг реализации заявленного плана действий топ-менеджера на соответствие промежуточным результатам и срокам. Также через полгода работы осуществляется сбор результатов обратной связи топ-менеджера и руководителя относительно итогов полугодия. Иногда, для того чтобы сделать процесс адаптации и разрешения возможных проблем более гибким, обратная связь в свободной форме запрашивается у коллег или подчиненных.

Стажеры. Компания ежегодно набирает стажеров, а затем лучших из них приглашает на работу. Адаптацией для стажеров является период месячной стажировки (рис. 2). Сначала они проходят интенсивный вводный курс, посвященный знакомству с деятельностью компании. Затем готовят презентацию о себе для руководителей тех подразделений, в которые им хотелось бы пойти работать. После этого стажеры в течение трех недель выполняют серьезное рабочее задание под руководством наставника и защищают его перед комиссией, состоящей из руководителей тех подразделений, где прошла их стажировка. На закрытом обсуждении члены комиссии решают, кто из стажеров останется работать в компании.

Адаптация? Навигация!Или Как работать с новичками

Стажерская программа стала крайне важной для «ВИ» - руководители и давно работающие сотрудники стали охотнее принимать в свой коллектив молодых перспективных работников. Благодаря разработанной системе адаптации новых сотрудников за последние четыре года текучесть кадров в первые три месяца работы снизилась на 65%. Кроме того, повысилась вовлеченность руководителей в процесс подбора новых сотрудников и их введения в должность, что положительно сказалось на общем климате в коллективе.

Подписаться на журнал "Справочник по управлению персоналом"



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль