Создание кадровой службы. Шаг 4

2970
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Мы уже определили, как должна быть организована работа кадровой службы и устроена система кадрового делопроизводства, обсудили проблемы приема- передачи дел в кадровой службе*. Следующая тема, в которой необходимо разобраться, - это виды и разновидности кадровых документов. Какие документы, принадлежащие работнику, хранятся у работодателя? Какие документы создает работодатель? Как они оформляются и хранятся? Понятно, что все кадровые документы должны быть систематизированы. О создании системы кадровой документации мы сегодня и поговорим.

Документация кадровой службы включает большое количество видов и разновидностей документов, относящихся к разным системам управленческой документации. иногда правила оформления кадровых документов достаточно подробно предусмотрены в законе.

Например, ч. 1 ст. 67 ТК РФ содержит правило о том, что трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

В других ситуациях оформление письменных документов предусмотрено законом, а вот о правилах их составления ничего не говорится.

Так, статья 72 ТК РФ предусматривает только, что соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Иногда из норм трудового законодательства четко не следует, что в определенной ситуации должен быть составлен письменный документ, однако на практике они создаются.?

В соответствии со ст. 78 ТК РФ трудовой договор может быть в любое время расторгнут по соглашению сторон

Документация кадровых служб включает большое количество видов и разновидностей документов, относящихся к разным унифицированным системам управленческой документации.

Совокупность этих документов можно разделить на две существенно различающиеся по назначению группы.

Группа 1. документы, связанные с процедурами управления персоналом (планы потребности в кадрах; аналитические справки о кадровом составе и причинах текучести кадров; тесты, анкеты, вопросники для подбора персонала; документация по вопросам мотивации труда, оценки персонала, управления карьерой, повышения квалификации и переподготовки кадров и т. п.).

Группа 2. документы, фиксирующие движение кадров (от приема на работу и до увольнения) и учитывающие личный состав организации.

К обязательным документам кадровой службы относятся документы второй группы. в трудовом кодексе РФ названы те их виды, которые должны разрабатываться и оформляться каждым работодателем в установленном порядке. к таким документам относятся:

а) локальные нормативные акты;

б) документы, создаваемые при осуществлении кадровой службой своих функций.

Также в систему документов кадровой службы входят документы, предъявляемые работниками.

Поговорим об этих видах документации подробнее.

ДОКУМЕНТЫ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ РАБОТНИКАМИ

При заключении трудового договора работодатель должен располагать необходимой информацией о личности будущего работника и о его деловых качествах. статья 65 ТК РФ содержит перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю. при заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами документы, указанные в этой статье, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронного документа. Однако по требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

1. документ, удостоверяющий личность.

В соответствии с п. 1 положения о паспорте гражданина российской Федерации, утв. постановлением правительства РФ от 08.07.1997 № 828, паспорт гражданина рФ является основным документом, удостоверяющим его личность на территории рФ.

К иным документам, удостоверяющим личность, относятся:

  • временное удостоверение личности - для граждан в случае оформления нового паспорта. такой документ выдается гражданину по его просьбе по форме, установленной МВД России;
  • свидетельство о рождении - для ребенка в возрасте до 14 лет.

Работники - иностранные граждане предъявляют работодателю следующие документы, удостоверяющие их личность:

  • паспорт иностранного гражданина;
  • иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность.

2. Трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

При заключении трудового договора работник представляет страховое свидетельство государственного пенсионного страхования по форме, утв. постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 № 192п. В страховом свидетельстве содержится страховой номер индивидуального лицевого счета, дата регистрации в качестве застрахованного лица и анкетные данные лица.

Если работник поступает на работу впервые, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляет работодатель.

4. Документы воинского учета.

Военнообязанные, а также лица, подлежащие призыву на военную службу, предъявляют при заключении трудового договора документы воинского учета.

Документами воинского учета, на основании которых ведется воинский учет и заполняются учетные документы, являются:

  • удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - для призывников;
  • военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - для военнообязанных.

5. Документы, подтверждающие получение соответствующего образования или специальной подготовки.

Эти документы предъявляются работником при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

6. Справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Документы, которые будущие сотрудники предъявляют при заключении трудового договора, не хранятся в кадровой службе. Если работодатель ведет личные дела, то в них могут подшиваться копии личных документов работника.

Исключение - трудовая книжка работника, которая хранится по основному месту работы.

В течение трудовой деятельности работник также предъявляет работодателю документы, относящиеся к трудовым отношениям.?

Так, работник представляет:

  • документы, свидетельствующие о получении работником образования или приобретении специальных знаний;
  • медицинские справки, заключения, подтверждающие состояние здоровья работника.

Трудовые книжки

Обратите внимание! Издание такого приказа обязательно, несмотря на то, что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в трудовой договор и (или) в должностную инструкцию работника, ведущего этот документ

Трудовые книжки сотрудников занимают особое место в системе документов кадровой службы.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, который должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо.

В соответствии с п. 45 правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - правила), утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», работодатель должен издать приказ (распоряжение) о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Руководитель организации приказом назначил меня ответственной за ведение и хранение трудовых книжек. В должностной инструкции и трудовом договоре выполнение такой работы предусмотрено, но по факту раньше этим занимался другой инспектор, который сейчас написал заявление об увольнении. На что следует обратить особое внимание, приступая к работе с этими документами?

Приступая к работе с трудовыми книжками, ответственный за их ведение должен, прежде всего, проверить, как выполняется требование п. 44 правил о наличии необходимого количества бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Это требование обусловлено тем, что при оформлении трудовой книжки впервые правила предусматривают использование только тех бланков, которые приобретены работодателем в установленном порядке и оприходованы соответствующим образом.

Обратите внимание: приобретенные бланки трудовых книжек и вкладышей в них учитываются и хранятся не у работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, а в бухгалтерии, где сведения о бланках вносятся в приходно-расходную книгу по их учету (п. 41 правил). приходно-расходная книга имеет установленную форму, в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков, с указанием серии и номера каждого бланка.

Оформленные работодателем трудовые книжки и вкладыши в них, а также трудовые книжки, переданные работниками при поступлении на работу, хранятся в кадровой службе на протяжении всего периода работы. в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику, о чем делается запись в книге учета движения трудовых книжек.

ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Локальные нормативные акты, конкретизируя нормы трудового законодательства применительно к особенностям данного работодателя, создают организационно-правовую базу, необходимую для последующей индивидуальной работы с каждым работником организации. все локальные нормативные акты, создаваемые работодателем, условно можно разделить на две группы:

Группа 1. Обязательные - акты, наличие которых предусмотрено законодательством, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами и соглашениями.

Группа 2. Факультативные - акты, принимаемые по усмотрению работодателя в рамках его компетенции.

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя независимо от специфики его деятельности, говорится в Трудовом кодексе РФ:

1. Определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ).

2. Заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ).

3. Работники организации должны быть под роспись ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

4. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ).

5. Работодатель устанавливает и закрепляет системы оплаты труда, включая размер тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера (ст. 135 ТК РФ).

6. Работодатель вводит, заменяет и пересматривает нормы труда (ст. 162 ТК РФ).

Также ТК РФ предусматривает необходимость решения в локальных нормативных актах определенных вопросов в зависимости от специфики деятельности организации. Так, с учетом специфики деятельности работодатель должен разработать и утвердить:

  • документы, устанавливающие порядок проведения аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ);
  • перечень должностей с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
  • графики сменности (ч. 2 ст. 103 ТК РФ);
  • документы, устанавливающие разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);
  • документы, устанавливающие размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни (ч. 3 ст. 112 ТК РФ);
  • документы, устанавливающие порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками (ч. 2 ст. 168 ТК РФ);
  • документы, устанавливающие условия и порядок проведения профессиональной подготовки, переподготовки, повышения квалификации работников, обучения их вторым профессиям (ч. 2 ст. 196 ТК РФ).?

Помимо названных в законе локальных нормативных актов, работодатель по своему усмотрению разрабатывает и утверждает иные документы: положения о персонале, положения о повышении квалификации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и др.

При грамотной организации работы по разработке текста, согласованию со специалистами, правильному оформлению документов у работодателя будет создана единая целостная система взаимно дополняющих друг друга документов, способная эффективно регулировать отношения с работниками.

ДОКУМЕНТЫ, СОЗДАВАЕМЫЕ ПО КАДРОВЫМ ФУНКЦИЯМ

Документы, создаваемые кадровой службой при осуществлении функций учета личного состава и документирования движения кадров, можно условно разделить на несколько групп.

Группа 1. Договорные документы.

Трудовое законодательство общее определение договора не содержит. в статьях трудового кодекса рФ называются различные договоры, которые могут заключать стороны трудовых отношений.

Статья 56 ТК РФ содержит определение трудового договора.

Часть 1 ст. 198 ТК РФ содержит норму о том, что работодатель имеет право заключать с лицом, ищущим работу, ученический договор на профессиональное обучение, а с работником данной организации - ученический договор на профессиональное обучение без отрыва или с отрывом от работы.

К договорным документам, создаваемым кадровой службой, можно отнести:

  • трудовой договор;
  • соглашение сторон об испытании при фактическом допущении работника к работе;
  • дополнительное соглашение к трудовому договору (о переводе на другую работу, об изменении определенных сторонами условий трудового договора, о выполнении дополнительной работы и др.);
  • ученический договор;
  • договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
  • соглашение об обучении за счет работодателя;
  • соглашение о возмещении причиненного работнику морального вреда;
  • соглашение о возмещении расходов работника;
  • соглашение о возмещении ущерба, причиненного работодателю;
  • соглашение сторон о расторжении трудового договора.

Группа 2. распорядительные документы.

Распорядительная деятельность руководителя организации необходима для реализации принимаемых управленческих решений. Для выполнения этих решений издаются распорядительные документы. в результате единоличной распорядительной деятельности работодателя создаются в основном приказы и распоряжения, реже указания. Как правило, виды издаваемых организационно-распорядительных документов определяются в учредительных документах.

Так, в Уставе организации может быть указано, что руководитель организации может издавать только приказы.

Если в соответствующих документах закреплена компетенция руководителя организации издавать и приказы, и распоряжения, то в этом случае, как правило, принципиальные решения оформляются приказами, а текущие административно-хозяйственные вопросы решаются в распоряжениях.

По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности является документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы компании и т. п.

Подготовкой проектов приказов по основной деятельности, как правило, занимаются специалисты структурных подразделений организации, отвечающие за определенные направления деятельности, в том числе и специалисты кадровых служб.

Кадровая служба может готовить приказы об утверждении штатного расписания, о внесении изменений в штатное расписание, о сокращении численности или штата работников организации, об устранении последствий производственной аварии в выходные или нерабочие праздничные дни и др.

Основу документации по личному составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя.

Обратите внимание! Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности

Отличительной особенностью распорядительных документов по личному составу является то, что они играют двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, они удостоверяют, подтверждают наличие юридического факта - заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. являются распорядительными, правовыми. с другой стороны, такой распорядительный документ по личному составу регистрирует сам факт, т. е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных документов.

Группа 3. Информационно-справочные документы.

Документы этой группы служат основанием для издания распорядительных документов. к таким документам относятся, например:

1. Документы, созданные коллегиальными органами (протоколы и акты);

2. служебные записки работников организации (докладные и объяснительные);

3. Заявления работников организации;

4. Заявления граждан, не являющихся работниками организации;

5. Уведомления и предложения, направляемые работникам организации.

Информационно-справочные документы регистрируются в учетных книгах (журналах) раздельно по видам и разновидностям в пределах календарного года и хранятся в личных делах работников (при их заведении) или помещаются в отдельное (самостоятельное) дело (если работодателем не ведутся личные дела). Формы регистрационных книг (журналов) разрабатываются по усмотрению работодателя.

Группа 4. первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда.

Основной учетный документ работника - личная карточка, унифицированная форма № т-2 которой была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Напомним, что 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ). Этот нормативный акт не устанавливает обязанности применения организациями унифицированных форм первичных учетных документов (кроме кассовых операций для коммерческих компаний и первичных учетных документов для организаций государственного сектора). согласно ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплаты, должен утвердить руководитель компании по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты следует утверждать в составе бухгалтерской учетной политики.

Таким образом, с 1 января 2013 г. коммерческие организации должны применять свои формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. при разработке своих форм кадровых документов работодатели могут брать за основу применяемые ранее унифицированные формы, переработав их по своему усмотрению.?

Если работник был принят на работу до 1 января 2013 г., на него была оформлена личная карточка формы № Т-2, то она и продолжает заполняться до увольнения работника. Если после этой даты работодателем была разработана и утверждена собственная форма личной карточки работника, то она заполняется в соответствии с правилами, принятыми в организации.

Для учета отработанного и (или) неотработанного работником времени, для контроля соблюденим работниками установленного режима рабочего времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду до 1 января 2013 г. применялись унифицированные учетные формы: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) и Табель учета рабочего времени (форма № Т-13). Сейчас работодатели имеют право разработать и утвердить свои формы табеля учета рабочего времени. Также возможно утверждение применяемых ранее унифицированных форм № Т-12 и № Т-13 в неизменном виде или после их переработки в соответствии с потребностями работодателя.

К учетным документам, связанным с расчетами причитающейся работнику заработной платы относятся:

  • записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);
  • записка-расчет о прекращении (расторжении) трудового договора (форма № Т-61);
  • лицевой счет (форма № Т-54);
  • расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
  • расчетная ведомость (форма № Т-51);
  • платежная ведомость (форма № Т-53).

Записки-расчеты составляются работником кадровой службы (лицевая сторона) и передаются в бухгалтерию для заполнения оборотной стороны. После 1 января 2013 г. работодатели имеют право разработать и утвердить свои формы расчетных документов, применяемых при предоставлении работникам отпуска и при увольнении. Другие учетные формы, отражающие начисленную работнику заработную плату, заполняются бухгалтерий.

Группа 5. Регистрационные (учетные) формы.

К этой группе документов относятся документы, подтверждающие ознакомление работников с локальными нормативными актами работодателя, касающимися их трудовой деятельности, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также книги регистрации документов, созданных по кадровым функциям.

Приведенное описание состава кадровой документации свидетельствует о многообразии ее видов и разновидностей и лишний раз подтверждает целесообразность разработки каждым работодателем Инструкции о порядке работы с документами по личному составу (Инструкции по кадровому делопроизводству).

В следующем номере «Справочника кадровика» мы поговорим о требованиях к составлению, содержанию и оформлению отдельных видов кадровых документов.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль