Создание кадровой службы. Шаг 3

4299
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Мы уже определили, каким образом в идеале должна быть организована работа кадровой службы* и устроена система кадрового делопроизводства**. Тема настоящей статьи - процедура приема-передачи дел в кадровой службе. Как передать дела увольняющегося работника, на что следует обратить внимание при приеме дел и как поступать в том случае, если в дальнейшем будет обнаружено отсутствие необходимых кадровых документов или документы будут неверно оформлены? Подобные вопросы волнуют и работодателя, принимающего на работу кадровика, и работника, пришедшего на новое место работы и получившего «в наследство» кадровую документацию.

Редко бывает так, что одни и те же сотрудники «стоят у истоков» кадровой службы и работают в ней в течение всего периода существования организации. Обычно организуют работу с кадровой документацией одни работники, а затем им на смену приходят другие. Иногда организация такой работы происходит как раз с приходом нового специалиста, а до этого она или не велась вообще, или велась со значительными нарушениями. Как бы то ни было процесс приема-передачи дел по личному составу имеет большое значение для стабильной и налаженной работы.

Сложность такого процесса состоит в том, что, во-первых, он не регламентирован законодательством. А во-вторых, все ситуации, в которых происходит смена работников кадровой службы, настолько уникальны, что давать какие-либо универсальные рецепты довольно сложно. Тем не менее существуют определенные правила, о которых и пойдет речь в нашей статье.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ КАДРОВЫХ ДЕЛ

На практике организационную проблему передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику решают несколькими способами.

Способ 1. «идеальный». Новый сотрудник принимается на работу до увольнения прежнего.

Такая ситуация возможна, например, когда в отделе кадров несколько штатных единиц инспекторов по кадрам, одна из которых «свободна». Работодатель, предупрежденный инспектором об увольнении, быстро находит ему «замену» и оформляет прием на работу нового работника на свободную единицу. Получается, что оба сотрудника какое-то время работают вместе, в этот период и организуется процесс приема-передачи дел.

Однако, как правило, новый работник заменяет «старого» и принимается на уже вакантную должность.

Я работаю начальником отдела кадров в довольно крупной компании. Но отдел кадров у нас небольшой, всеми «бумажными» делами занимается один инспектор, который подал заявление об увольнении. Учитывая особенности нашей работы и «разделение труда» в кадровой службе, хотим передать все текущие дела будущему сотруднику, которого уже подобрали на освобождающееся место. Можно ли в этих целях заключить гражданский договор с кандидатом, успешно прошедшим собеседование? Или, если мы не успеваем проделать такую работу до увольнения нашего сотрудника, заключить такой договор с ним уже после его увольнения и приема на работу новичка?

Полагаем, что в данной ситуации идет речь о некоем договоре гражданско-правового характера, например по оказанию услуг по передаче дел. Но заключать подобные договоры нельзя.

Во-первых, работа по приему-передаче дел должна производиться в рамках рабочего времени, так как один из участников этого процесса является работником организации. А значит, здесь идет речь о подчинении правилам внутреннего трудового распорядка работодателя, что, как известно, является одним из признаков трудовых, а не гражданско-правовых отношений.

Во-вторых, следует учитывать, что кадровая документация содержит конфиденциальную информацию - персональные данные работников организации, и вряд ли можно «узаконить» доступ к ней в рамках гражданских отношений в указанной ситуации.

Способ 2. «Расточительный». На время одновременной работы «старого» и «нового» кадровика соответствующая должность (единица) вводится в штатное расписание организации.

Такую возможность вводить в штатное расписание дополнительные штатные единицы, пусть и на непродолжительный период, имеют далеко не все. Хотя такой способ вполне законный и им пользуются те работодатели, которые свободно могут вносить изменения в штатное расписание без финансовых последствий.

Способ 3. «Доступный». Чаще всего прием-передача дел осуществляется через «третье лицо».

Например, специалист по кадрам перед увольнением передает дела начальнику отдела, а тот, в свою очередь, вводит в курс дела вновь принятого работника.

ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЦЕССА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ КАДРОВЫХ ДЕЛ

Следующий вопрос, который нужно решить, организуя процесс приема-передачи дел, как будет оформлена эта процедура? Здесь возможны два варианта.

Вариант 1. Работник, принятый на работу, принимает дела с соблюдением определенной процедуры и оформлением акта приема-передачи дел (приложение 1).

Я работаю секретарем руководителя, имею небольшой опыт работы в отделе кадров. Через две недели увольняется кадровик, и мне предложили перевод на эту должность. В течение этого периода будет организована процедура передачи кадровых документов и составлен акт. На что мне следует обратить особое внимание при приеме дел и оформлении акта приема-передачи?

В случае когда процесс приема-передачи дел в кадровой службе заканчивается оформлением специального акта, работнику, принимающему дела, рекомендуем не относиться к этой процедуре формально. Для принимаемых по акту документов должны быть установлены:

  • Комплектность;
  • Соответствие их содержания и формы требованиям нормативных актов;
  • Соблюдение правил их учета и хранения.

Обратите внимание: все обнаруженные в документах недостатки должны быть зафиксированы в акте приема-передачи дел.

Процедура приема-передачи дел довольно длительная по времени и требует большого внимания и аккуратности. Рекомендуем в процессе просмотра принимаемых документов делать пометки, чтобы впоследствии не забыть указать все замечания в акте.

Вариант 2. Работник, принятый на работу, принимает дела без соблюдения определенной процедуры и оформления специальных документов.

Здесь особо отметим следующее: если работник кадровой службы не принимал свой участок работы с соблюдением определенной процедуры, не имел достаточного времени для проверки кадровых документов и не подписывал акт приема-передачи кадровой документации, это не означает, что он не будет нести ответственности при обнаружении в будущем недостающих документов или ошибок, допущенных его предшественником.

Год назад я устроилась на работу в организацию, в которой кадровика не было несколько лет. Трудовые книжки, например, хранились сначала в бухгалтерии, потом у секретаря. Никакой процедуры передачи дел, конечно же, не было. Руководитель издал приказ о назначении меня ответственной за ведение и хранение трудовых книжек, и сейф с ними переставили в кабинет, который выделили под «отдел кадров». Я, конечно, книжки пересчитала, убедилась, что их количество совпадает с числом сотрудников, и на этом успокоилась. В этом году в нашей организации будет проводиться комплексная плановая проверка ГИТ. Я потихоньку начала к ней готовиться, просмотрела все трудовые, теперь уже внимательно. И обнаружила, что двух трудовых книжек работающих сотрудников в сейфе нет. А количество совпало потому, что в общей массе лежат две невостребованные трудовые книжки уволенных. Но ведь пропажа книжек случилась до моего приема на работу! Можно ли будет сослаться на это, если инспектор обнаружит «недостачу»?

Подобные ситуации, к сожалению, не редкость. Но сослаться на ошибки предшественников здесь не получится. Ответственность наступает не за нарушение правил хранения и утрату трудовых книжек, а за то, что такие нарушения не были обнаружены и грамотно оформлены лицом, ответственным за их ведение и хранение.

Ответственность за утрату трудовых книжек будет нести работодатель, так как именно на нем лежит обязанность соблюдать трудовое законодательство. Вина же работника кадровой службы в подобной ситуации заключается в том, что он не обеспечил соблюдение порядка в кадровом делопроизводстве, вовремя не обнаружил нарушения и не принял меры к их устранению.

Вновь принятый работник, который «официально» не принимал дела, должен самостоятельно провести аудит кадровой документации и работу по исправлению ошибок своего предшественника.

Какие действия следует предпринять при обнаружении недостатков в ведении кадрового делопроизводства?

В случае обнаружения недостающих документов, нарушения в их оформлении, иных недостатков в ведении кадрового делопроизводства рекомендуем обратиться к руководителю организации с докладной запиской (приложение 2). В этом документе следует сформулировать просьбу о создании комиссии по проверке состояния кадрового делопроизводства и комплектности кадровой документации.

Такая комиссия обычно создается приказом руководителя организации по основной деятельности (приложение 3), в котором указываются:

  • Состав комиссии,
  • Цель, период и место ее работы,
  • Перечень проверяемых вопросов и документов,
  • Порядок отчета о проделанной работе и оформления результатов работы.

Придя на новое место работы, я провела аудит кадровых документов. В первый же час этой работы стало ясно, что без комиссионной проверки не обойтись, настолько много я нашла нарушений. Написала докладную записку, руководитель в резолюции поручил мне подготовить проект приказа о проведении проверки. У меня такой вопрос: кого можно включить в состав комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией?

Состав комиссии определяется исходя из конкретных условий, в зависимости от численности персонала, «возраста» компании и количества проверяемых дел. Председателем, как правило, назначается один из заместителей руководителя. Членами комиссии могут быть сотрудники структурных подразделений, имеющие отношение к кадровому учету и делопроизводству. Это обязательное условие, так как проверяющие должны знать, что они проверяют.

Необходимо учитывать и тот факт, что кадровая документация содержит персональные данные сотрудников, а значит, к работе с ней, в том числе и проверке наличия и состояния кадровых документов, могут быть допущены только те сотрудники, которые с учетом своих должностных обязанностей имеют доступ к конфиденциальной информации и несут обязательства по ее неразглашению. Это могут быть работники бухгалтерии, отдела труда и заработной платы, секретариата и т. д.

Результаты работы комиссии оформляются соответствующим актом (приложение 4). Материалы этого акта должны содержать все сведения об утраченных и не оформленных своевременно документах, а также о документах, подлежащих восстановлению, дополнительному оформлению или исправлению.

В следующем номере «Справочника кадровика» мы рассмотрим систему кадровой документации и правила работы с основными видами документов, создаваемых кадровой службой.

Приложение 1

Пример оформления акта приема-передачи кадровой документации

Создание кадровой службы. Шаг 3

Приложение 2

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации

Создание кадровой службы. Шаг 3

Приложение 3

Пример оформления приказа о создании комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией

Создание кадровой службы. Шаг 3

Приложение 4

Пример оформления акта проверки состояния работы с кадровой документацией

Создание кадровой службы. Шаг 3

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль