Создание кадровой службы. Шаг 3

4282
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Мы уже определили, каким образом в идеале должна быть организована работа кадровой службы* и устроена система кадрового делопроизводства**. Тема настоящей статьи - процедура приема-передачи дел в кадровой службе. Как передать дела увольняющегося работника, на что следует обратить внимание при приеме дел и как поступать в том случае, если в дальнейшем будет обнаружено отсутствие необходимых кадровых документов или документы будут неверно оформлены? Подобные вопросы волнуют и работодателя, принимающего на работу кадровика, и работника, пришедшего на новое место работы и получившего «в наследство» кадровую документацию.

Редко бывает так, что одни и те же сотрудники «стоят у истоков» кадровой службы и работают в ней в течение всего периода существования организации. Обычно организуют работу с кадровой документацией одни работники, а затем им на смену приходят другие. Иногда организация такой работы происходит как раз с приходом нового специалиста, а до этого она или не велась вообще, или велась со значительными нарушениями. Как бы то ни было процесс приема-передачи дел по личному составу имеет большое значение для стабильной и налаженной работы.

Сложность такого процесса состоит в том, что, во-первых, он не регламентирован законодательством. А во-вторых, все ситуации, в которых происходит смена работников кадровой службы, настолько уникальны, что давать какие-либо универсальные рецепты довольно сложно. Тем не менее существуют определенные правила, о которых и пойдет речь в нашей статье.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ КАДРОВЫХ ДЕЛ

На практике организационную проблему передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику решают несколькими способами.

Способ 1. «идеальный». Новый сотрудник принимается на работу до увольнения прежнего.

Такая ситуация возможна, например, когда в отделе кадров несколько штатных единиц инспекторов по кадрам, одна из которых «свободна». Работодатель, предупрежденный инспектором об увольнении, быстро находит ему «замену» и оформляет прием на работу нового работника на свободную единицу. Получается, что оба сотрудника какое-то время работают вместе, в этот период и организуется процесс приема-передачи дел.

Однако, как правило, новый работник заменяет «старого» и принимается на уже вакантную должность.

Я работаю начальником отдела кадров в довольно крупной компании. Но отдел кадров у нас небольшой, всеми «бумажными» делами занимается один инспектор, который подал заявление об увольнении. Учитывая особенности нашей работы и «разделение труда» в кадровой службе, хотим передать все текущие дела будущему сотруднику, которого уже подобрали на освобождающееся место. Можно ли в этих целях заключить гражданский договор с кандидатом, успешно прошедшим собеседование? Или, если мы не успеваем проделать такую работу до увольнения нашего сотрудника, заключить такой договор с ним уже после его увольнения и приема на работу новичка?

Полагаем, что в данной ситуации идет речь о некоем договоре гражданско-правового характера, например по оказанию услуг по передаче дел. Но заключать подобные договоры нельзя.

Во-первых, работа по приему-передаче дел должна производиться в рамках рабочего времени, так как один из участников этого процесса является работником организации. А значит, здесь идет речь о подчинении правилам внутреннего трудового распорядка работодателя, что, как известно, является одним из признаков трудовых, а не гражданско-правовых отношений.

Во-вторых, следует учитывать, что кадровая документация содержит конфиденциальную информацию - персональные данные работников организации, и вряд ли можно «узаконить» доступ к ней в рамках гражданских отношений в указанной ситуации.

Способ 2. «Расточительный». На время одновременной работы «старого» и «нового» кадровика соответствующая должность (единица) вводится в штатное расписание организации.

Такую возможность вводить в штатное расписание дополнительные штатные единицы, пусть и на непродолжительный период, имеют далеко не все. Хотя такой способ вполне законный и им пользуются те работодатели, которые свободно могут вносить изменения в штатное расписание без финансовых последствий.

Способ 3. «Доступный». Чаще всего прием-передача дел осуществляется через «третье лицо».

Например, специалист по кадрам перед увольнением передает дела начальнику отдела, а тот, в свою очередь, вводит в курс дела вновь принятого работника.

ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЦЕССА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ КАДРОВЫХ ДЕЛ

Следующий вопрос, который нужно решить, организуя процесс приема-передачи дел, как будет оформлена эта процедура? Здесь возможны два варианта.

Вариант 1. Работник, принятый на работу, принимает дела с соблюдением определенной процедуры и оформлением акта приема-передачи дел (приложение 1).

Я работаю секретарем руководителя, имею небольшой опыт работы в отделе кадров. Через две недели увольняется кадровик, и мне предложили перевод на эту должность. В течение этого периода будет организована процедура передачи кадровых документов и составлен акт. На что мне следует обратить особое внимание при приеме дел и оформлении акта приема-передачи?

В случае когда процесс приема-передачи дел в кадровой службе заканчивается оформлением специального акта, работнику, принимающему дела, рекомендуем не относиться к этой процедуре формально. Для принимаемых по акту документов должны быть установлены:

  • Комплектность;
  • Соответствие их содержания и формы требованиям нормативных актов;
  • Соблюдение правил их учета и хранения.

Обратите внимание: все обнаруженные в документах недостатки должны быть зафиксированы в акте приема-передачи дел.

Процедура приема-передачи дел довольно длительная по времени и требует большого внимания и аккуратности. Рекомендуем в процессе просмотра принимаемых документов делать пометки, чтобы впоследствии не забыть указать все замечания в акте.

Вариант 2. Работник, принятый на работу, принимает дела без соблюдения определенной процедуры и оформления специальных документов.

Здесь особо отметим следующее: если работник кадровой службы не принимал свой участок работы с соблюдением определенной процедуры, не имел достаточного времени для проверки кадровых документов и не подписывал акт приема-передачи кадровой документации, это не означает, что он не будет нести ответственности при обнаружении в будущем недостающих документов или ошибок, допущенных его предшественником.

Год назад я устроилась на работу в организацию, в которой кадровика не было несколько лет. Трудовые книжки, например, хранились сначала в бухгалтерии, потом у секретаря. Никакой процедуры передачи дел, конечно же, не было. Руководитель издал приказ о назначении меня ответственной за ведение и хранение трудовых книжек, и сейф с ними переставили в кабинет, который выделили под «отдел кадров». Я, конечно, книжки пересчитала, убедилась, что их количество совпадает с числом сотрудников, и на этом успокоилась. В этом году в нашей организации будет проводиться комплексная плановая проверка ГИТ. Я потихоньку начала к ней готовиться, просмотрела все трудовые, теперь уже внимательно. И обнаружила, что двух трудовых книжек работающих сотрудников в сейфе нет. А количество совпало потому, что в общей массе лежат две невостребованные трудовые книжки уволенных. Но ведь пропажа книжек случилась до моего приема на работу! Можно ли будет сослаться на это, если инспектор обнаружит «недостачу»?

Подобные ситуации, к сожалению, не редкость. Но сослаться на ошибки предшественников здесь не получится. Ответственность наступает не за нарушение правил хранения и утрату трудовых книжек, а за то, что такие нарушения не были обнаружены и грамотно оформлены лицом, ответственным за их ведение и хранение.

Ответственность за утрату трудовых книжек будет нести работодатель, так как именно на нем лежит обязанность соблюдать трудовое законодательство. Вина же работника кадровой службы в подобной ситуации заключается в том, что он не обеспечил соблюдение порядка в кадровом делопроизводстве, вовремя не обнаружил нарушения и не принял меры к их устранению.

Вновь принятый работник, который «официально» не принимал дела, должен самостоятельно провести аудит кадровой документации и работу по исправлению ошибок своего предшественника.

Какие действия следует предпринять при обнаружении недостатков в ведении кадрового делопроизводства?

В случае обнаружения недостающих документов, нарушения в их оформлении, иных недостатков в ведении кадрового делопроизводства рекомендуем обратиться к руководителю организации с докладной запиской (приложение 2). В этом документе следует сформулировать просьбу о создании комиссии по проверке состояния кадрового делопроизводства и комплектности кадровой документации.

Такая комиссия обычно создается приказом руководителя организации по основной деятельности (приложение 3), в котором указываются:

  • Состав комиссии,
  • Цель, период и место ее работы,
  • Перечень проверяемых вопросов и документов,
  • Порядок отчета о проделанной работе и оформления результатов работы.

Придя на новое место работы, я провела аудит кадровых документов. В первый же час этой работы стало ясно, что без комиссионной проверки не обойтись, настолько много я нашла нарушений. Написала докладную записку, руководитель в резолюции поручил мне подготовить проект приказа о проведении проверки. У меня такой вопрос: кого можно включить в состав комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией?

Состав комиссии определяется исходя из конкретных условий, в зависимости от численности персонала, «возраста» компании и количества проверяемых дел. Председателем, как правило, назначается один из заместителей руководителя. Членами комиссии могут быть сотрудники структурных подразделений, имеющие отношение к кадровому учету и делопроизводству. Это обязательное условие, так как проверяющие должны знать, что они проверяют.

Необходимо учитывать и тот факт, что кадровая документация содержит персональные данные сотрудников, а значит, к работе с ней, в том числе и проверке наличия и состояния кадровых документов, могут быть допущены только те сотрудники, которые с учетом своих должностных обязанностей имеют доступ к конфиденциальной информации и несут обязательства по ее неразглашению. Это могут быть работники бухгалтерии, отдела труда и заработной платы, секретариата и т. д.

Результаты работы комиссии оформляются соответствующим актом (приложение 4). Материалы этого акта должны содержать все сведения об утраченных и не оформленных своевременно документах, а также о документах, подлежащих восстановлению, дополнительному оформлению или исправлению.

В следующем номере «Справочника кадровика» мы рассмотрим систему кадровой документации и правила работы с основными видами документов, создаваемых кадровой службой.

Приложение 1

Пример оформления акта приема-передачи кадровой документации

Создание кадровой службы. Шаг 3

Приложение 2

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации

Создание кадровой службы. Шаг 3

Приложение 3

Пример оформления приказа о создании комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией

Создание кадровой службы. Шаг 3

Приложение 4

Пример оформления акта проверки состояния работы с кадровой документацией

Создание кадровой службы. Шаг 3



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль