Создание кадровой службы. Шаг 2

7523
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Создание кадровой службы начинается с «выбора формата». Каждый работодатель самостоятельно определяет, кем будут решаться кадровые вопросы - отдельным подразделением, специалистом или одним сотрудником в порядке совмещения должностей*. Второй шаг в процессе создания кадровой службы - это организация работы с кадровой документацией. Документы, создаваемые службой кадров, обладают своей спецификой. Они, как правило, содержат персональные данные сотрудников и имеют особый режим хранения. Многие кадровые документы являются первичными учетными документами по учету труда и его оплаты, а значит, с 1 января 2013 г. утверждаются работодателем по новым правилам. Учесть все особенности работы с кадровыми документами от момента их создания до сдачи в архив помогут организационные мероприятия и документы, о которых пойдет речь в нашей статье.

После того как решен вопрос о том, кто в компании будет заниматься кадровой работой, окончено организационное оформление деятельности кадровой службы (утверждены положение об отделе кадров, должностные инструкции, издан приказ о возложении обязанностей по ведению и хранению трудовых книжек и т. д.), можно переходить к следующему ответственному этапу - организации работы с кадровыми документами.

Что необходимо сделать для организации работы с документами кадровой службы?

Этап 1
Проанализировать и обобщить информацию, необходимую для принятия управленческих решений в той или иной кадровой ситуации

Например, работник совершил дисциплинарный проступок. В этой ситуации работодателю требуется собрать информацию обо всех обстоятельствах совершения проступка, о последствиях для работодателя, об отношении работника к своим действиям (бездействию), а также о поведении работника, его отношении к труду, наличии обстоятельств, исключающих вину, и др.?

Этап 2
Для выявленных видов информации определить виды и разновидности документов, создание которых будет служить письменным подтверждением имеющихся фактов, происходящих событий и принятых решений

Для подтверждения факта нарушения дисциплины труда могут быть использованы протоколы, акты, докладные записки сотрудников. Оценка поведения работника и определение степени его вины возможно при изучении оформленной объяснительной записки. В целях получения письменных объяснений работника ему может быть направлен такой документ, как предложение. В случае отказа работника от дачи объяснений необходимо составить акт. Для оформления решения о привлечении работника к дисциплинарной ответственности требуется издание приказа по личному составу и т. д.

Этап 3
Для создаваемых документов описать порядок их составления ' и придания документам юридической силы, а также подготовить примеры оформления наиболее часто применяемых в практике видов документов

Обратите внимание!
В Инструкции по кадровому делопроизводству отражается значение, взаимосвязь и порядок применения Табеля и Альбома форм кадровых документов, Сборника типовых и трафаретных текстов, а также Графика документооборота отдела кадров

Работа с документами в отделе кадров включает следующие основные процедуры:

  • создание документов;
  • обработка документов;
  • хранение документов.

Выполнение каждой из названных процедур может быть регламентировано путем разработки соответствующих нормативно-методических документов:

  • Табеля форм кадровых документов;
  • Альбома форм кадровых документов;
  • Сборника типовых и трафаретных текстов кадровых документов;
  • Графика документооборота отдела кадров.

Все перечисленные процедуры работы с документами по личному составу и разработанные для их регламентации методические документы связаны между собой и, как правило, являются приложением к Инструкции по кадровому делопроизводству.

Как должна быть организована работа по разработке и утверждению Инструкции по кадровому делопроизводству и приложений к ней?

Обычно руководитель организации организует работу по созданию локальных нормативных актов, определяя сроки, лиц, ответственных за разработку и оформление документов, и лиц, с которыми необходимо согласовать проекты, в соответствующем приказе (приложение 1).

Поговорим о названных нормативно-методических документах подробнее.

ТАБЕЛЬ ФОРМ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Основная задача организации документооборота в кадровой службе - это упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и кадровым ситуациям.

Самый грамотный подход к решению этой задачи - это создание Табеля форм кадровых документов, где будут представлены все создаваемые кадровой службой документы, сгруппированные по отдельным ситуациям. Целью подготовки Табеля является определение необходимого и достаточного количества форм документов для юридического оформления кадровых действий. Наличие Табеля позволит исключить применение в кадровой службе видов и разновидностей документов, не соответствующих трудовому законодательству и правилам делопроизводства. Используя Табель, работники кадровой службы смогут сэкономить время на решение задач документирования отдельных ситуаций.

Наша сотрудница, у которой ребенок в этом году пошел в первый класс, попросила установить ей неполное рабочее время (30 часов в неделю) - хочет уходить каждый день с работы на 2 часа раньше. Руководитель не против. Подскажите, какие документы требуется оформить в такой ситуации? Должна ли сотрудница написать заявление? Нужно ли издавать приказ?

Для установления неполного рабочего времени по инициативе работника он, как правило, обращается к работодателю с письменной просьбой об этом, а решение руководителя или иного уполномоченного лица оформляется резолюцией на этом заявлении. Возможна и устная договоренность об изменении продолжительности рабочего времени, здесь все зависит от того, как это принято в вашей организации. Далее стороны в обязательном порядке заключают дополнительное соглашение к трудовому договору и в нем фиксируют продолжительность рабочего времени и режим работы, а также размер оплаты труда (пропорционально отработанному времени). Далее работодатель издает соответствующий приказ, на основании которого и с учетом данных табеля учета рабочего времени бухгалтерия будет выплачивать работнику заработную плату.

Чтобы при возникновении этой и подобных ситуаций не возникали вопросы о том, какие кадровые документы и по какой форме требуется оформить, а также о правилах их оформления, можно утвердить Табель форм кадровых документов.

Форма Табеля определяется работодателем (приложение 2). В Табель могут входить сведения:

  • о наименовании формы документа;
  • о присвоенном этой форме коде;
  • об условиях ее заполнения (периодичность и условия создания, ответственный за подготовку и др.);
  • информация об ограничении доступа к документу, содержащему персональные данные работника.

Табель форм кадровых документов мы разработали уже давно. В нем перечислены также унифицированные формы первичных учетных документов, но с 1 января 2013 г. для коммерческих организаций действует новый порядок их утверждения. Основные кадровые приказы, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личная карточка и другие первичные учетные документы в нашей организации утверждены в составе бухгалтерской учетной политики. Нужно ли вносить изменения в Табель форм кадровых документов и другие методические документы по организации кадрового делопроизводства?

Действительно, в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с 1 января 2013 г. работодатели - коммерческие организации самостоятельно разрабатывают и утверждают формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

Требования этого закона говорят о том, что новые формы учетных документов должны быть утверждены в составе бухгалтерской учетной политики. Но если в организации разработаны и утверждены нормативно-методические документы по организации кадрового делопроизводства, то в них необходимо внести соответствующие изменения. Изменения в локальные нормативные акты вносятся в том же порядке, в каком они принимались.

АЛЬБОМ ФОРМ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Обратите внимание! Содержание Альбома должно полностью соответствовать Табелю форм кадровых документов

Для сокращения трудозатрат при подготовке кадровых документов необходимо максимально уменьшить время, затрачиваемое сотрудниками кадровой службы как на обдумывание содержания документа, так и на его оформление. Решить эту задачу поможет Альбом форм кадровых документов.

Если изменения в действующем законодательстве, в кадровых ситуациях, в сфере управления персоналом и т. п. потребуют создания новых форм, видов или разновидностей документов, то их наименования должны быть прежде всего внесены с соответствующими характеристиками в Табель форм кадровых документов.

Фрагмент Альбома форм кадровых документов приведен в приложении 3.

Кстати сказать

О правилах работы с документами

В личной жизни человека, вне сферы служебной деятельности, чаще всего используется устная информация, не закрепленная в письменной форме на каком-либо носителе. Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает необходимые документы в различных учреждениях и организациях (паспорт, трудовую книжку диплом и т. д.).

Служебная деятельность человека, напротив, требует преимущественно письменной информации, которая служит подтверждением конкретных фактов и событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров.

Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс записи инфрмации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов (ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель (ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Обязательность документирования информации, т. е. необходимость создания документов, связана с исключительной ролью документации в жизни общества, которая в свою очередь определяется важнейшими функциями документов (табл.).

Функции документов

Создание кадровой службы. Шаг 2

Документы - это материальные объекты, при работе с которыми необходимо выполнять много различных действий: создавать и оформлять документы, организовывать их движение и обработку, систематизировать и хранить документы и др. Совокупность всех действий при работе с документами называют делопроизводством, т. е. производством дел, их письменным оформлением, или документационным обеспечением управленческой деятельности.

По определению, содержащемуся в ГОСТ Р 51141-98, делопроизводство, документационное обеспечение управления - это специальная отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. При этом официальным считается документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называется служебным документом.

Обязательность ведения делопроизводства в организациях обусловлена нормами действующего законодательства. Во многих нормативных актах упоминаются документы, необходимые как для создания юридических лиц, так и для развития их деятельности: учредительные, учетные, финансовые, организационно-распорядительные и т. д.

Все документы принято делить на группы в соответствии с функциями, которые они «обслуживают». Документы, относящиеся к одной группе, связаны по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности. Эти документы оформляются по единым требованиям и образуют определенную систему документации. Все системы документации (например, кадровая документация или документы по личному составу) создаются по единым правилам и требованиям и содержат информацию, необходимую для управления в конкретной сфере деятельности.

Создание и обработка управленческих документов ведутся во всех структурных подразделениях организации: в кадровой службе, в бухгалтерии, в экономических, юридических и других отделах. Иными словами, для структурных подразделений характерно ведение специальных систем делопроизводства (кадрового, бухгалтерского и т. п.). Вместе с тем можно выделить общее делопроизводство, связанное с обработкой такой универсальной системы документации, как организационно-распорядительная документация, которая используется в каждом структурном подразделении в связи с особым значением в управленческой деятельности документов данного типа. Организационно-распорядительная документация (ОРД) отражает принятые решения по вопросам управления.

Документы, входящие в состав ОРД (распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма и др.), являются основой деятельности каждого работника и организации в целом. Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы фиксируют все необходимые сведения для выполнения управленческих действий, направленных на повседневное решение производственных задач.

Все виды и разновидности ОРД создаются и обрабатываются в соответствующих структурных подразделениях, в том числе и в кадровой службе.

СБОРНИК ТИПОВЫХ И ТРАФАРЕТНЫХ ТЕКСТОВ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Такой Сборник (приложение 4) должен отражать специфику деятельности организации и правила работы кадровой службы и помогать ее сотрудникам быстро, качественно и с минимальными трудозатратами составлять и оформлять документы по любым возникающим вопросам. Задача кадровиков - постоянно обновлять и пополнять Сборник новыми образцами текстов.

Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов - положений, должностных инструкций, договоров и т. д.

Например, в крупной организации, имеющей несколько обособленных структурных подразделений, целесообразно подготовить типовые правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, инструкцию по кадровому делопроизводству. Названные типовые тексты будут использоваться как в головной организации, так и в обособленных подразделениях с «привязкой» к особенностям деятельности конкретного подразделения, вызванным территориальными, климатическими, социальными и другими условиями.

Трафаретные тексты разрабатываются чаще всего для небольших по объему документов, многократно создаваемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год.

Например, организация ежегодно принимает студентов вузов для прохождения производственной практики, предварительно определяя численность и места работы. Соответствующее предложение, направляемое в вуз, должно быть трафаретным, т. е. содержать постоянные части текста и отведенные места для переменной информации.

ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА ОТДЕЛА КАДРОВ

Табель и Альбом форм кадровых документов, а также Сборник типовых и трафаретных текстов кадровых документов позволяют успешно решать проблему документирования различных кадровых вопросов. Однако после составления проекта документа у сотрудников кадровой службы могут возникать вопросы, связанные с последующими технологическими процедурами обработки документа:

  • согласование, учет замечаний и доработка проекта документа;
  • подписание и при необходимости утверждение документа;
  • регистрация документа и доведение его до исполнителей;
  • контроль исполнения документов и оформление результатов исполнения;
  • подшивка исполненных кадровых документов в дела;
  • хранение дел (место хранения, сроки, порядок сдачи дел в архив).

Все эти вопросы должны найти отражение в специальном документе организационно-методического характера, который называется График документооборота. Именно он позволяет определить весь «жизненный цикл» документа в конкретной организации: от создания или получения до исполнения или отправки.

В Графике должны быть показаны все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, указаны их исполнители и приведены необходимые характеристики выполняемых процедур (приложение 5).

ИНСТРУКЦИЯ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Инструкция по кадровому делопроизводству - это основной локальный нормативный акт в сфере работы с документами по личному составу. Именно в Инструкции закрепляются все принципиальные положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранением и поиском кадровых документов. В ней обобщается накопленный опыт и отражаются особенности структуры и сферы деятельности организации, штатного состава и документационного обеспечения управления.

Текст Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 6) может включать следующие разделы (табл.).

Содержание Инструкции по кадровому делопроизводству

Создание кадровой службы. Шаг 2

Перечисленные в таблице разделы Инструкции по кадровому делопроизводству при необходимости могут быть дополнены другими по усмотрению работодателя: например: порядок движения документов, содержащих персональные данные сотрудников, совершенствование системы кадрового делопроизводства и др.

Разработанные и согласованные с заинтересованными должностными лицами (при необходимости) проекты Инструкции по кадровому делопроизводству и всех документов, являющихся приложениями к ней, как правило, утверждаются приказом руководителя организации (приложение 7).

Приложение 1

Пример оформления приказа о разработке нормативно-методических документов по кадровому делопроизводству

Создание кадровой службы. Шаг 2

Приложение 2

Пример оформления Табеля форм документов отдела кадров (фрагмент)

Создание кадровой службы. Шаг 2

Приложение 3

Пример оформления Альбома форм документов отдела кадров (фрагмент)

Создание кадровой службы. Шаг 2
Создание кадровой службы. Шаг 2

Приложение 4

Пример оформления Сборника типовых и трафаретных текстов документов кадровой службы (фрагмент)

Создание кадровой службы. Шаг 2

Приложение 5

Пример оформления Графика документооборота отдела кадров (фрагмент)

Создание кадровой службы. Шаг 2

Приложение 6

Примерная форма Инструкции по кадровому делопроизводству

Создание кадровой службы. Шаг 2

Приложение 7

Пример оформления приказа об утверждении нормативно-методических документов по кадровому делопроизводству

Создание кадровой службы. Шаг 2



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль