Планируем затраты на подбор

1701
Подбор персонала в условиях ограниченного бюджета - задача сложная, но вполне выполнимая. Рассмотрим основные этапы ее решения на примере типичной практической ситуации.

В качестве примера возьмем компанию, предоставляющую услуги по управлению недвижимостью (бизнес- и офисно-администра-тивными центрами), в структуру которой входят офис и 30 рабочих объектов (крупных бизнес-центров). Численность персонала компании - 500 человек. На объектах соотношение персонала является следующим: 80% - рабочие и специалисты (инженеры, электрики, сантехники, специалисты по направлениям); 20% - управленцы и административные работники (управляющие, помощники управляющих, главные инженеры, администраторы). Поиском и подбором сотрудников занимается один из менеджеров службы персонала. Руководство выделило ему на год 200 тыс. руб. Для того чтобы правильно распределить указанную сумму на предстоящий период и не оказаться в определенный момент в ситуации, когда средства на подбор специалиста на открывшуюся вакансию отсутствуют, необходимо планировать поэтапное осуществление соответствующих затрат.

Этап 1. Анализ статистики

В первую очередь менеджеру по персоналуследуетизучить статистику компании: данные по текучести кадров на основе анкет заполняемых увольняющимися сотрудниками (наименование и количество должностей, количество увольнений по месяцам и т. п.), данные по сезонности набора персонала и пр. Такую статистику можно получить в отделе кадров. Наличие подобной информации позволит равномерно и правильно распределить выделенные средства по месяцам и необходимым источникам подбора кадров.

Например, по статистике в компании основное количество увольнений среди рабочих приходится на зимнее время. Летом, в период отпусков, люди увольняются реже. Так, с ноября по январь предыдущего года уволились 15 рабочих и трое руководящих работников, а за период с июня по август - всего четверо рабочих. Скорее всего, в новом году компания будет испытывать потребность как в рабочих, так и в руководителях, значит, менеджеру по персоналу целесообразно запланировать на октябрь -декабрь1 оплату публикаций о вакансиях на специализированных сайтах (для руководителей) и в печатных СМИ (для рабочих), а в летний период уменьшить затраты, например, оплачивать размещение объявлений в СМИ раз в три месяца (то есть в мае оплатить, а в июне и июле не оплачивать и т. д.), а на сайтах - вообще не оплачивать.

Предположим, у менеджера по персоналу есть по предыдущим плановым периодам данные о том, что компания начнет вводить в действие свои объекты в основном в конце года или весной. Так, в прошлом году было введено два объекта в декабре-январе и еще два в мае. С учетом данной информации максимальную оплату публикаций на специализированных сайтах и в СМИ целесообразно запланировать на октябрь, ноябрь и декабрь, а также на апрель и май. При открытии новых объектов компании обычно требуются специалисты рабочих профессий и инженеры, значит, нужно будет задействовать СМИ и сайты, ориентированные на соответствующие категории персонала.

Исходя из изложенного (с учетом статистики увольнений в зимний и летний периоды, а также при вводе в строй новых объектов) расходы можно распределить следующим образом:

  • ноябрь, декабрь, январь, май -оплата пакетов «10 вакансий» и «100 вакансий»(публикация резюме) на одном из платных специализированных сайтов плюс оплата публикаций в СМИ в течение двух недель в месяц (одну неделю оплачиваем, вторую пропускаем, так как еще идут отклики, третью оплачиваем). При этом лучше давать одно объявление с описанием вакансий сразу по нескольким специальностям, например: «Требуются специалисты по эксплуатации теплоснабжения, водоснабжения, электрики, кондиционирования»);
  • декабрь - оплата доступа к базе резюме на одном из сайтов (платим 2 тыс. руб. за размещение вакансии и 150 руб. за открытие резюме). Можно разместить две наиболее редкие вакансии и открывать действительно интересные резюме.

Этап 2. Анализ плана развития компании

Помимо статистики необходимо знать, какие изменения происходят в компании: планируется ли в предстоящем периоде реализация новых проектов, открытие филиалов, ввод новых объектов, участие в каких-либо тендерах и т. п.

Например, HR-менеджер по персоналу поставлен в известность о том, что к концу весны в компании будет введено в действие два новых объекта. Для каждого из них необходимо подобрать около 20 человек рабочего персонала, одного помощника управляющего, одного менеджера по работе с арендаторами, четырех администраторов и трех инженеров. Время, отведенное на поиск, - один месяц. Менеджер обязательно должен запланировать на этот месяц оплату публикаций вакансий в СМИ (например, объявление будет опубликовано в первую и третью недели месяца определенное количество раз) и оплатить публикацию нескольких вакансий на платном специализированном сайте на конкретный срок, а также доступ к базе резюме, чтобы получить возможность отвечать на те из них, которые сочтет интересными.

Этап 3. Составление плана по количеству вакансий

На основе данных (статистики и плана развития) составляется план по подбору сотрудников на первое полугодие. Допустим, в июне ожидается открытие двух новых объектов, и еще не полностью набран персонал на объекты, открытые в конце прошлого года. Менеджеру по персоналу предстоит набрать на работу 81 сотрудника:

  • 64 рабочих (24 - на два объекта, введенных в действие в прошлом году, и 40 - на два объекта, которые должны вскоре быть введены);
  • 8 администраторов, 2 помощника управляющего, 1 менеджера по работе с арендаторами, 6 инженеров на новые объекты (таков объем поиска в расчете на двух рекрутеров, сроки устанавливают руководители отделов).

По предварительному прогнозу из компании уйдет 20 человек (15 рабочих и специалистов, которые прошли испытательный срок, уволятся по собственному желанию и прочим причинам; пятеро сотрудников административного и управленческого состава уволятся по собственному желанию, в связи с повышением в должности и прочими причинами). Таким образом, ориентировочно придется закрыть 101 вакансию.

Далее нужно рассчитать, сколько времени понадобится на поиск сотрудников разных категорий (это уменьшит ошибки при распределении денежных средств на поиск).

Статистика компании свидетельствует о том, что рабочий персонал можно подобрать в течение двух-трех недель (в месяц закрывается около 40 вакансий при массовом приеме). Соответственно, с подбором сотрудников на уже введенные в строй объекты можно справиться за месяц, и еще останется некоторый запас времени на подбор персонала для новых объектов. Для дополнительного набора персонала на открытые в текущем году объекты, например, в январе и феврале нужно поставить в план оплату в декабре. До открытия новых объектов в новом году, которое ожидается в июне-июле, остается четыре месяца (февраль, март, апрель, май), значит, нужно поставить в план оплату в январе, марте и мае.

Существует вероятность того, что не все зачисленные в резерв (набранные в предыдущие месяцы, когда были проведены собеседования) кандидаты дождутся открытия объектов и оставшееся количество придется добрать уже за месяц, остающийся до их ввода в строй, то есть в мае или в декабре. Нужны девять специалистов (помощники управляющих, менеджер по работе с арендаторами, инженеры), из них трое - редкие (помощники управляющих и менеджер по работе с арендаторами). Инженеров и администраторов можно найти за месяц, а на поиск редких специалистов уйдет от месяца до трех.

Всю имеющуюся информацию удобно сформировать в виде таблицы (табл. 1), отметив период поиска для каждой позиции.

Планируем затраты на подбор

Этап 4. Определение методов поиска

Далее следует выбрать методы поиска, предварительно продумав бесплатные альтернативные источники на случай, если платные не дадут желаемого результата, а средств на использование другого платного источника уже не останется. Для массовых позиций нет необходимости оплачивать публикацию вакансий на дорогих специализированных сайтах. Целесообразнее использовать печатные СМИ и сайты, на которых размещаются в основном вакансии по рабочим специальностям, а также бесплатные сайты. Можно расклеить объявления вблизи строящихся объектов и дать заявку на биржу труда (лучше центральную), также хорошо работает «сарафанное радио». Если компания открывает очень крупный объект с большим количеством рабочих должностей, заполнить которые необходимо в очень короткий срок, можно воспользоваться услугами специализированных кадровых агентств и потратить на это около 10 тыс. руб. Однако в рассматриваемом случае, когда необходимо подобрать 64 рабочих и имеется достаточно времени на это, поиск вполне можно осуществить своими силами.

У менеджера по персоналу нет возможности оплатить полный доступ к резюме на всех сайтах, поэтому ему понадобятся резервные бесплатные методы поиска (сайты городов, расположенных в непосредственной близости к Москве, бесплатные специализированные сайты, форумы, социальные сети, а также рекомендации сотрудников компании).

При закрытии руководящих позиций (в рассматриваемом случае это восемь администраторов, два помощника управляющего, один менеджер по работе с арендаторами) ко времени запуска нового проекта без использования платных специализированных сайтов уже не обойтись. Однако нужно разбираться в том, какие сайты на что больше ориентированы. В данном случае нужны те, на которых свои резюме размещают в основном профессионалы. Бесплатным запасным вариантом поиска в данном случае будет регулярный выход на профессиональные форумы и социальные сайты, где общаются специалисты в сфере недвижимости. Там можно оставить информацию о компании и ее вакансиях. Также есть множество социальных сетей, где можно найти тематические группы по сфере деятельности компании. С учетом необходимости экономить на средствах поиска имеет смысл договориться с руководством о предоставлении менеджеру по персоналу полного доступа к Интернету, что на данный момент является профессиональной необходимостью.

Для руководящих позиций (помощников управляющих и менеджера по работе с арендаторами) необходим прямой поиск, возможно, даже хантинг. Это самый дорогой трудоемкий и долгий метод поиска. В данном случае могут помочь кадровые агентства, но они обычно хотят получить от 13 до 25% от годового дохода данного специалиста. В рассматриваемом случае таких специалистов трое. С учетом уровня их дохода (заработная плата помощника может составлять от 45 до 80 тыс. руб. в месяц, а у менеджера по работе с арендаторами со свободным владением английским языком вилка заработной платы - 60-80 тыс. руб.) гонорар агентства будет составлять от 300 до 500 тыс. руб. за закрытие одной вакансии. Для менеджера по персоналу, имеющего в наличии только 200 тыс. руб. на весь год, такой вариант неприемлем.

Из данного положения возможен следующий выход. В определенный период, когда станет понятно, что все средства использованы и не помогли в поиске, нужно будет оплатить на специализированном сайте доступ к интересным резюме в базе данных, а также опубликовать за плату несколько вакансий на специализированном ресурсе, который посещает большое количество данных специалистов. Стоимость этой услуги на месяц примерно такая же, как стоимость публикации в СМИ, но нужно учитывать, какие сайты на что больше ориентированы. Бесплатной альтернативой будут все те же профессиональные форумы и группы в социальных сетях.

Информацию о выбранных способах подбора и предполагаемых затратах удобно сформировать в виде таблицы (табл. 2).

Планируем затраты на подбор

Этап 5. Обобщение данных

Все полученные данные сводятся в единую таблицу по конкретным источникам поиска и размеру средств, которые потребуются на это (табл. 3).

Планируем затраты на подбор

По окончании планирования затрат в запасе остается некоторая сумма (примерно 30 тыс. руб.), которую можно будет потратить при возникновении какой-либо незапланированной потребности в персонале.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль