Должностные инструкции: аргументы «за» и «против»

10956
Орлова Елена Васильевна
Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»
Нужно или не нужно разрабатывать должностные инструкции? Мы решили помочь вам ответить на этот один из вечных «кадровых» вопросов, учитывая потребности и особенности вашей организации. Вы узнаете все «плюсы» и «минусы» такого документа, ситуации, когда наличие должностной инструкции имеет большое значение, а когда может «сыграть» и не в пользу работодателя. Какими документами можно заменить инструкции, и когда этого делать не стоит. Ну и, конечно, как разработать, утвердить и хранить эти документы, если вы придете к выводу, что должностные инструкции необходимы в вашей работе.

Должностная инструкция - это внутренний документ, закрепляющий трудовую функцию и перечень обязанностей, права и пределы ответственности по конкретной должности с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также квалификационные требования, предъявляемые к занятию этой должности. При этом должностная инструкция утверждается как самостоятельный документ, а в определенных случаях она может быть приложением к трудовому договору. Именно таким видит ее Роструд (письма Роструда от 24.05.2011 № 1412-6-1, от 30.11.2009 № 3520-6-1, от 31.10.2007 № 4412-6).

СОДЕРЖАНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Обратите внимание!
Должностная инструкция носит обезличенный характер

Назначение должностной инструкции - объяснить работнику, что от него требуется, определить круг его прав и обязанностей, установить пределы его ответственности. При этом необходимо учитывать, что мотивировать работника к выполнению его должностных обязанностей должностная инструкция не может. Поэтому не стоит надеяться, что, изучив свою должностную инструкцию, вдохновленный работник бросится ее выполнять. Вовсе нет, руководителю придется его мотивировать к этому, используя систему мотивации, разработанную в компании.

Недавно я устроилась на работу в крупную компанию, буду заниматься подбором персонала и оформлением приема на работу. Изучая необходимые для моей работы документы, я заметила, что в этой компании у каждого работника есть «своя» должностная инструкция. Вот, например, в отделе кадров три инспектора по кадрам и три разные инструкции. Но ведь инструкция разрабатывается на определенную должность, а не для конкретного работника, или я не права?

Действительно, особенностью такого документа, как должностная инструкция, является то, что ее содержание не «привязывается» к характеристикам конкретного сотрудника. В ней определяются требования к должности, независимо от того, какой человек будет эту должность занимать. В практике управления считается, что инструкция должна составляться по каждой штатной должности организации (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0) и носить обезличенный характер.

Права, обязанности и ответственность работника фиксируются и в таком важном документе, как трудовой договор. Сравнение должностной инструкции и трудового договора представлено в таблице 1.

В нашей компании открыта вакансия. Мы провели несколько собеседований и выявили наилучшего кандидата, которому направили job offer. На текущий момент руководитель хочет расширить обязанности будущего сотрудника и закрепить это в должностной инструкции. Не будет ли нарушением, если обязанности, указанные в должностной инструкции, будут отличаются от тех, которые мы уже указали в job offer?

Нельзя путать должностную инструкцию с предложением о найме (job offer) - письменным предложением работы, направляемым соискателю до официального устройства на работу. Предложение о найме не является правовым документом, в связи с этим описание должностных обязанностей работника в нем может не совпадать с должностной инструкцией. Предложение о найме фактически не влечет юридических последствий ни для направившего его работодателя, ни для получившего такое предложение потенциального работника. Учтите, что и в дальнейшем при оценке степени соответствия работника занимаемой им должности, например в период прохождения испытания, следует руководствоваться трудовым договором и должностной инструкцией (см. определение Московского городского суда от 20.05.2011 по делу № 33-14936).

Раз речь зашла о таком документе, как предложение о найме, отметим, что в настоящее время многие компании, чтобы облегчить подбор кандидатов на должности и четко организовать работу сотрудников, стали создавать документы, описывающие основные характеристики, которыми должен обладать сотрудник для успешной работы, - профессио- граммы, профессиональные стандарты, профессиональные портреты, квалификационные карты и карты компетенции, разнообразные профили должности (профильные анализы должности). Необходимо понимать, что указанные документы также не являются должностными инструкциями.

Таблица 1

Сравнительная характеристика трудового договора и должностной инструкции

Должностные инструкции: аргументы «за» и «против»

Есть ли случаи, в которых наличие должностных инструкций обязательно? Есть ли нормативные требования к содержанию должностных инструкций?

По общему правилу для коммерческих компаний обязательность наличия должностных инструкций законодательством не предусмотрена. Однако ряд законодательных и иных нормативных правовых актов в отдельных случаях содержит требования к наличию и содержанию должностных инструкций работников (табл. 2).

Таблица 2

Нормативные требования к наличию и содержанию должностных инструкций

Должностные инструкции: аргументы «за» и «против»

Как видим, на федеральном уровне нет единого нормативного правового акта, устанавливающего порядок составления должностных инструкций. Имеются лишь отдельные ведомственные документы, регламентирующие процесс подготовки должностной инструкции работника соответствующего ведомства.

В то же время ТК РФ не содержит ни норм, предусматривающих обязанность работодателя по разработке и применению должностных инструкций, ни даже простого упоминания о них. Для коммерческих компаний должностная инструкция - это не обязательный, а рекомендуемый документ, его разработка - право, а не обязанность работодателя. Оштрафовать коммерческую компанию за отсутствие должностных инструкций нельзя (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0). А раз так, давайте посмотрим, нужна ли вообще должностная инструкция?

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ: НУЖНЫ ИЛИ НЕТ?

Итак, в коммерческих компаниях введение должностных инструкций является собственным решением их руководителей.

Вместе с тем Государственная инспекция труда при проверке соблюдения работодателем трудового законодательства вправе затребовать должностные инструкции в двух случаях.

Случай 1. Если их наличие прямо предусмотрено законом.

Случай 2. Если их наличие предусмотрено локальными нормативными актами работодателя.

На практике и работодатели, и работники чаще всего либо недооценивают, либо, наоборот, сильно преувеличивают возможности должностных инструкций или же вообще считают их бюрократическими бумагами, не приносящими никакой пользы. Связано это как с непониманием роли этого документа в управлении организацией, так и со стереотипами из прошлого. Далее мы будем говорить не о формальных документах, пылящихся на полках отдела кадров, а о работающих (в актуальном состоянии), составленных не по шаблону. Такие должностные инструкции чрезвычайно полезны и нужны с точки зрения трудового и налогового права. Рассмотрим аргументы «за» и «против» составления должностных инструкций.

Аргументы «против»

Аргумент 1. Большой объем связанной с этим «бумажной» работы.

Аргумент 2. Необходимость знать специфику работы соответствующих специалистов компании и учитывать требования налогового законодательства (табл. 3).

Аргумент 3. Трудности в регламентации действий отдельных структурных подразделений организации.

Аргумент 4. Частые изменения структуры и профиля деятельности отдельных организаций.

Аргумент 5. Отсутствие в организации специального подразделения, занимающегося в том числе составлением должностных инструкций.

Разработка такого документа - очень непростая и ответственная задача, труд долгий и кропотливый. Ведь описания должностных обязанностей работника, ограничивающегося только названием его должности, здесь явно недостаточно.

Таблица 3

Официальные разъяснения налоговых органов о значении должностной инструкции

Должностные инструкции: аргументы «за» и «против»

Например, если в должностной инструкции вы напишете, что специалист по МСФО занимается МСФО, менеджер по продажам продает, программист программирует и т. д., это значит, что вы не напишите ничего.

И наоборот, призывы типа «специалист обязан прилагать максимальные усилия для приумножения доходов компании и ее процветания» сводят на нет эффективность должностных инструкций.

Именно поэтому для многих работодателей составление должностных инструкций - это «больная» тема, добавляющая много трудностей к работе.

Аргументы «за»

Аргумент 1. Должностная инструкция - важнейший документ, регулирующий взаимоотношения между работником и работодателем.

Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно перечислять обязанности подчиненного. Ведь этот документ должен описывать прямые обязанности соответствующего специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, взаимодействие по должности и управленческую структуру, имеющую отношение к данному специалисту. Если все это в должностной инструкции отражено и, более того, соответствует действительности, у работодателя в руках отличный инструмент управления персоналом, позволяющий решать многие производственные и кадровые проблемы, а также избежать внутренних конфликтов и трудовых споров.

Аргумент 2. Наличие и содержание должностных инструкций может использоваться работодателем в следующих целях:

  • для регламентации обязанностей, выполняемых работниками, и оценки качества их работы в процессе аттестации, поощрения или наложения дисциплинарных взысканий;
  • для правильного подбора, расстановки и использования кадров;
  • при сокращении штата или численности работников (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) либо увольнении за несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
  • для оценки и развития персонала, а также адаптации новых сотрудников;
  • при введении новой должности; расширении полномочий существующей должности;
  • при изменении организационной структуры компании или функций соответствующего структурного подразделения;
  • при смене руководства компании или структурного подразделения, ведущей к изменению трудовых процессов и перераспределению ответственности;
  • при возникновении проблемных ситуаций, причиной которых является нечеткое распределение ответственности между соответствующими должностями и структурными подразделениями;
  • для доказывания аргументов сторон по самым различным категориям индивидуальных трудовых споров, в том числе: при отказе в заключении трудового договора; при увольнении работника как не выдержавшего испытание; при увольнении работника по инициативе работодателя за совершение дисциплинарного проступка; по поводу условий труда; об изменении определенных сторонами условий трудового договора; связанных с удержанием из заработной платы; об оплате труда в условиях отклонения от нормальных; касающихся трудовой дисциплины; о снятии дисциплинарных взысканий; о возмещении работником вреда, причиненного работодателю;
  • для составления предложения о найме (job offer) при подборе персонала, формулирования требований к вакансии, проверки соответствия соискателя на вакантную должность требованиям организации;
  • для составления профиля должности (профильного анализа должности) в целях подбора кандидатов при приеме на работу; аттестации сотрудников, прошедших испытание, и последующей аттестации работающего персонала по истечении определенного времени; определения целей и планирования обучения сотрудников; формирования кадрового резерва; планирования карьеры сотрудников;
  • для ранжирования работ и должностей, оценки сложности работ и формирования компенсационных пакетов для работников различных категорий в компании в целях построения системы мотивации персонала;
  • для получения сертификата ISO 9001 (сертификация систем менеджмента качества, применяемая в целях подтверждения выполнения в организациях требований стандарта ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001: 2008));
  • для привлечения компанией иностранного инвестора;
  • для обоснования размера оплаты труда, доплат и различных выплат, связанных с исполнением трудовых обязанностей, в том числе при проверке контролирующих органов - ГИТ, ИФНС, отделений ПФР и ФСС России (табл. 3).

Налоговый инспектор при проверке компании потребует представить должностные инструкции по тем работникам, которым работодатель компенсирует затраты на сотовый телефон, горюче-смазочные материалы, проезд в общественном транспорте и т. д. В должностных инструкциях таких работников должно быть указано, что поездки на общественном и личном транспорте и сотовый телефон используются исключительно в служебных целях.

Если в должностной инструкции не будет указан разъездной характер работы, в отношении компенсации стоимости проезда проверяющие из ИФНС, ПФР, ФСС России укажут на необходимость доплаты НДФЛ в бюджет (письмо Минфина России от 04.05.2006 № 03-05-01-04/112) и страховых взносов во внебюджетные фонды.

Аргумент 3. Должностная инструкция поможет в признании экономически оправданными для целей налогообложения прибыли расходов на работы (услуги), которые выполнены сторонними специалистами или организациями, даже если у компании в штате есть подразделения или работники с аналогичными функциями.

Должностная инструкция штатного специалиста отдела аренды поможет доказать, что его обязанности состоят исключительно в выставлении счетов и сборе арендных платежей с арендаторов и не совпадают с той работой по поиску и привлечению потенциальных арендаторов для компании, которую выполняет по договору возмездного оказания услуг сторонняя фирма (письмо Минфина России от 16.07.2008 № 03-03-06/1/83).

В нашей компании, занимающейся продажами аудио- и видеотехники, очень сложные отношения между сотрудниками отдела продаж и работниками бухгалтерии. Периодически между ними возникают серьезные конфликты, суть которых заключается в несвоевременном представлении менеджерами по продажам необходимых документов (договоров, накладных, счетов-фактур, актов выполненных работ) в бухгалтерию. Вместе с тем продавцы считают, что они кормят всех бездельников, которые не могут вовремя выписать счет или отгрузить товар. К сожалению, такие внутрикорпоративные конфликты отражаются на объемах продаж. Что следует предпринять для разрешения нашей ситуации?

Действительно, успех продаж зависит как от активности ее подразделений - продавцов товаров, работ, услуг, так и от эффективности подразделений, которые с клиентами и контрагентами непосредственно не общаются, но отвечают за документальное оформление и сопровождение сделок, заключенных продавцами (бухгалтерия). Хорошо, когда и те и другие понимают важность и значимость работы каждого отдела компании. Однако на практике бывает так, что обе стороны недовольны работой друг друга. В такой ситуации для идеального функционирования бизнес-процессов будет нелишним разработать детальные должностные инструкции и отслеживать их выполнение сотрудниками обоих подразделений.

Так, обязанность своевременно представлять необходимые документы в бухгалтерию может быть закреплена в должностной инструкции менеджера по продажам.

Например, в них можно предусмотреть, что «счет-фактура должен быть истребован от контрагента не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав». Таково требование п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ, и выполнение менеджером по продажам требований должностной инструкции в части сроков представления контрагентами счетов-фактур избавит его компанию от налоговых рисков по налогу на добавленную стоимость.

Или, например, функцию борьбы с просроченной дебиторской задолженностью можно разбить на несколько подфункций и распределить их между отделом продаж и бухгалтерией в должностных инструкциях работников.

Для бухгалтера установить обязанность регулярно (например, еженедельно) предоставлять структурным подразделениям, занимающимся продажами, информацию о величине дебиторской задолженности в разрезе контрагентов, договоров, сроков возникновения и погашения.

Для менеджера по продажам, который плотно общается с фирмами-должниками, установить:

  • обязанность контролировать реальное состояние дебиторской задолженности в разрезе контрагентов по срокам возникновения и срокам погашения на основе данных, представленных бухгалтерией, с использованием методов финансового анализа;
  • ответственность за своевременную оплату отгруженной продукции и за оперативное поступление документов по авансам, выплаченным поставщикам.

С учетом приведенных выше аргументов полагаем, что без четких, исчерпывающих и юридически грамотно составленных должностных инструкций трудно осуществлять эффективное управление персоналом, причем это не зависит от размеров организации или вида ее деятельности.

Количество сотрудников нашей компании невелико, что позволяет решить любой вопрос посредством личных коммуникаций, например: «Сделай вот это. Приду - проверю». Такая форма поручения работы всегда нас устраивала. Но вот на днях наш новый сотрудник на возмущение начальника за допущенную оплошность ответил: «А где написано, что я должен это делать?». Как необходимо поступить в указанной ситуации, ведь, действительно, порученное задание начальника нигде прописано не было?

Работник прав, и возразить ему в такой ситуации нечего. Поэтому даже для самой маленькой компании вербальное общение - это плохой способ регулирования взаимодействия между работником и работодателем. И дело не только в том, что визит инспектора ГИТ или ИФНС может повлечь за собой определенные неприятности.

Все-таки главная задача должностных инструкций заключается в обеспечении прозрачности трудового процесса, четком описании функций и взаимодействия по каждой должности. Это позволит работникам почувствовать себя уверенно, а работодателю получить эффективные рычаги управления.

Итак, должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях препятствует работодателю:

  • осуществить обоснованный отказ в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
  • объективно оценить деятельность работника в период прохождения испытания;
  • распределить трудовые функции между работниками;
  • временно перевести работника на другую работу;
  • оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой?

ответственность, однако может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием. Такие выводы сделаны Рострудом в письме от 09.08.2007 № 3042-6-0.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ - ЛОКАЛЬНЫЙ НОРМАТИВНЫЙ АКТ

Если у работодателя разработаны и утверждены должностные инструкции, то в этих документах обычно максимально детализированы трудовые обязанности, объем работы, участки, за которые отвечают работники. Должностные инструкции, разработанные не под конкретных работников, а обезличенно - по должностям, являются локальными нормативными актами работодателя (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ, определение Санкт-Петербургского городского суда от 23.08.2011 № 33-12886).

К признакам нормативности актов относится совокупность следующих критериев:

  • неоднократность применения акта (это означает в нашей ситуации, что после введения в организации должностных инструкций в процессе их применения они не утрачивают силу и продолжают свое действие);
  • неперсонифицированность акта (должностная инструкция создана не под конкретного работника, например аудитора Иванова, а введена обезличенно по каждой штатной должности, например для должности аудитора, ведущего аудитора и т. д.).

Cовет Вручите копии должностных инструкций работникам, занимающим соответствующие должности. Это поможет избежать конфликтов - все четко будут знать свои обязанности

Так, должностная инструкция аудитора (до внесения в нее изменений) будет действовать и после увольнения, например Иванова, и при приеме в организацию новых аудиторов.

С таким локальным нормативным актом работодатель обязательно должен ознакомить работника под роспись как при приеме на работу (до подписания трудового договора), так и в случае внесения в него соответствующих изменений (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Помните, что неознакомление работника с должностной инструкцией может привести к трудовому спору.

Московский городской суд в Определении от 26.08.2010 по делу № 3326803 одним из доводов в пользу работника для освобождения его от обязанности возмещения ущерба работодателю, причиненного хищением, указал тот факт, что работник не был ознакомлен с должностной инструкцией, инструкцией о сдаче под охрану помещений. Хотя самим бланком инструкции были предусмотрены подписи ознакомленного с ней работника на каждой странице этого документа.

По общему правилу работодатель вправе самостоятельно принять решение об изменении локального нормативного акта, в том числе и должностной инструкции.

Кстати сказать

Для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, следует разрабатывать и утверждать не должностные инструкции, а «производственные инструкции» или «рабочие инструкции». Такой позиции придерживается и Роструд (письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).

Руководством нашей организации было принято решение изменить квалификационные требования к должности бухгалтера. Соответственно в должностную инструкцию по указанной должности были внесены изменения. При каком условии эти изменения будут распространяться на уже работающих бухгалтеров?

Конечно, никто не может запретить работодателю изменять квалификационные требования к определенной должности путем внесения изменений в должностную инструкцию, являющуюся самостоятельным документом. Вот только новые положения должностной инструкции в полной мере будут распространяться на вновь принимаемых работников бухгалтерии, занимающих указанную должность. Чтобы внесенные в должностную инструкцию изменения распространялись на уже работающих бухгалтеров, необходимо, во-первых, ознакомить работников с внесенными изменениями, во-вторых, получить от них письменное согласие на изменение условий заключенного с ними трудового договора.

В тех случаях, когда внесение изменений в должностную инструкцию не влечет за собой необходимости изменения определенных сторонами условий трудового договора, удобнее будет утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работников, занимающих соответствующие должности.

В следующем номере «Справочника кадровика» мы рассмотрим процедуру составления и утверждения должностных инструкций, а также подробнее остановимся на содержании этих документов.

Советы работодателю

Совет 1.

Должностные инструкции лучше утвердить. Вам будет проще контролировать работников, поощрять их и применять меры дисциплинарного воздействия, отстаивать свои интересы в трудовых и налоговых спорах.

Совет 2.

Введение должностных инструкций, а также порядок их разработки и утверждения лучше закрепить в локальном нормативном акте компании, например в Положении о порядке разработки и утверждения должностных инструкций.

Совет 3.

Недостаточно просто ознакомить работника с его должностной инструкцией под роспись, лучше передавать ему копию этого документа для работы.

Совет 4.

Должностная инструкция по каждой штатной должности должна быть тщательно проработана и безупречна с юридической точки зрения. Формальный подход к их составлению недопустим.

Совет 5.

Должностная инструкция должна четко описывать бизнес-процесс, которым занимается соответствующий специалист, его взаимосвязи и взаимоотношения с другими отделами, его начальником и подчиненными, а также содержать круг обязанностей такого специалиста, права, которые есть у него, его сферу влияния. Необходимо полностью исключить возможность двойного толкования записанных в должностную инструкцию положений и не допустить противоречий между отдельными ее пунктами.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль