Адаптация на производстве:слагаемые успеха

6850
От системы адаптации новых сотрудников в компании зависит многое: скорость их введения в должность, стабильность кадрового состава, отношение к бренду работодателя. Рассмотрим проект построения системы адаптации на производственном предприятии.

Предпосылки создания системы адаптации в ОАО «ЧМЗ»

Свою активную деятельность служба управления персоналом ОАО «ЧМЗ» начала 1 ноября 2004 г. Тогда были созданы четыре основных подразделения: отдел кадров, отдел организации труда и заработной платы, отдел коммуникаций и документа-ционного обеспечения и отдел развития персонала. В течение восьми лет методы и технологии работы с персоналом развивались вместе с предприятием.

На сегодняшний день служба управления персоналом завода - крупная бизнес-единица в структурепредприятия,перед которой в стремительно меняющихся условиях внешней среды стоят непростые задачи. Численность службы - 26 человек: директор по персоналу, отдел развития персонала (три человека), отдел кадров (четыре человека), отдел коммуникаций и докумен-тационного обеспечения (шесть человек), отдел организации труда и заработной платы (одиннадцать человек), здравпункт (два человека).

Основные задачи службы управления персоналом - сохранение высококвалифицированных кадров, привлечение на предприятие и закрепление на нем молодых специалистов. Один из инструментов решения поставленных задач - адаптация персонала. Сегодня - это четко отлаженный процесс, позволяющий полностью контролировать его прохождение каждым новым сотрудником. Адаптация входит в зону ответственности отдела развития персонала.

Справка о компании

Челябинский механический завод создан на базе эвакуированного Харьковского котельно-механического завода в 1942 г. Предприятие занимается серийным производством гусеничных и автомобильных кранов различной грузоподъемности. Численность персонала 1 тыс. 200 человек. Действуют торговые представительства в Москве, Сургуте, Набережных Челнах, Краснодаре, Красноярске.

Основными предпосылками для создания системы адаптации на предприятии стали:

  • высокая текучесть кадров среди вновь принятых сотрудников и, как следствие, увеличение затрат на поиск и подбор персонала;
  • отсутствие у менеджмента предприятия информации о процессе адаптации новых работников;
  • отсутствие у новых сотрудников четких задач на период адаптации;
  • непонимание руководителями структурных подразделений важности работы с новыми сотрудниками.

Поскольку на момент создания системы адаптации (в декабре 2007 г.) ОАО «ЧМЗ» проходило сертификацию по системе менеджмента качества ИСО 9001: 2001, начальник отдела развития персонала разработал стандарт «Адаптация персонала». В этом документе определен порядок прохождения адаптации новыми сотрудниками и разграничена ответственность за данный процесс между руководителями структурных подразделений.

Процедура адаптации новых сотрудников

В компании выделяются две основные группы персонала: рабочие и РСС (руководители, специалисты, служащие). Общая схема адаптации для представителей обеих групп одинакова, но есть различия в формате реализации некоторых этапов, которые будут обозначены далее.

Все новые сотрудники, за исключением тех, для кого согласно Трудовому кодексу РФ не устанавливается испытание при приеме на работу, принимаются в ОАО «ЧМЗ» с испытательным сроком три месяца. Для категории «выпускник начального / высшего профессионального учебного заведения» на предприятии действует «Положение по привлечению и закреплению молодых специалистов в ОАО "ЧМЗ"», в соответствии с которым период адаптации таких сотрудников составляет шесть месяцев. На это время за ними закрепляют наставника, предоставляют им определенные льготы и оказывают финансовую поддержку.

Система адаптации в ОАО «ЧМЗ» включает этапы знакомства с предприятием, постановки задач на испытательный срок, собеседования на тему результатов работы и подведения итогов. Далее эти этапы рассмотрены подробно.

Этап 1. Знакомство с предприятием

В период трудоустройства каждый вновь принимаемый сотрудник независимо от того, установлен ли для него испытательный срок, проходит небольшой инструктаж - знакомство в отделе развития персонала. Он знакомится с перечнем существующих в ОАО «ЧМЗ» социальных льгот, получает информацию (в письменном и в устном виде) о процедуре адаптации на предприятии.

Каждому новичку в отделе развития персонала вручают справочник нового сотрудника ОАО «ЧМЗ», в самом начале которого помещено вступительное слово генерального директора ОАО «ЧМЗ», а далее представлена вся необходимая информация о заводе:

  • краткая историческая справка о предприятии;
  • сведения об основных видах деятельности предприятия;
  • миссия, цели, видение, политика в области качества ОАО «ЧМЗ»;
  • перечень недопустимых действий, влекущих за собой наложение дисциплинарного взыскания;
  • общие данные о сайте завода и интранет-портале;
  • перечень часто задаваемых вопросов и ответов на них;
  • социальные гарантии предприятия;
  • схема расположения структурных подразделений и основных бытовых помещений.

В справочнике указано, что сотруднику предстоит сделать в первый рабочий день. До заключения трудового договора на этапе трудоустройства он в обязательном порядке должен ознакомиться с такими внутренними документами, как «Правила внутреннего трудового распорядка», «Положение о коммерческой тайне», «Положение о защите персональных данных», «Положение об оплате труда и премировании», «Положение о противопожарном режиме на заводе». Также новому сотруднику необходимо изучить должностную инструкцию и положение о структурном подразделении; ознакомиться с положениями «Об аттестации персонала» и «О тарифно-квалификационной комиссии», стандартами системы менеджмента качества, регламентом ценностей и принципов работы ОАО «ЧМЗ», пройти инструктаж по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности, а также инструктаж о пропускном режиме предприятия.

Все это способствует снижению внутренней напряженности и неуверенности у нового сотрудника, помогает ему ориентироваться на предприятии и снимает большую часть возникающих у него вопросов.

На первой встрече новому работнику обязательно вручают небольшой сувенир с символикой ОАО «ЧМЗ», например свечу, блокнот, ручку и т. п.

В первый рабочий день сотрудника из категории РСС менеджер по персоналу размещает информацию о нем на корпоративном сайте ОАО «ЧМЗ» (фото, фамилию, имя, отчество, дату приема, должность, структурное подразделение), для того чтобы все работники предприятия были в курсе кадровых перемещений и знали новых членов команды в лицо. Если сотрудник приходит на позицию руководителя, то директор по персоналу представляет его руководящему составу на оперативном совещании у генерального директора, где новый член коллектива рассказывает о своем образовании, опыте работе и достижениях.

Перед выходом сотрудника на работу начальник отдела развития персонала ОАО «ЧМЗ» проверяет готовность его рабочего места.

В первый рабочий день нового сотрудника руководитель структурного подразделения представляет его коллективу, показывает ему его рабочее место, проводит инструктаж по охране труда и знакомит с наставником, который будет помогать ему адаптироваться на предприятии, отвечать на возникающие вопросы, передавать свои профессиональные знания и навыки. Наставник, в свою очередь, знакомит вновь пришедшего сотрудника с коллегами, с действующим на предприятии документооборотом, принятыми в коллективе правилами и нормами, корпоративными традициями.

В роли наставника для рабочих выступает высококвалифицированный рабочий 4-5-го разряда с опытом работы на предприятии не менее трех лет; для руководителей, специалистов и служащих - руководитель структурного подразделения, ведущий специалист или рядовой специалист с опытом работы на предприятии не менее трех лет. Наставник закрепляется на весь период адаптации и впоследствии участвует в совместном с руководителем структурного подразделения принятии решения о прохождении новым сотрудником испытательного срока.

Быть наставником в ОАО «ЧМЗ» почетно. Наставничество закрепляется внутренним документом «Лист согласования» и распоряжением руководителя по структурному подразделению. Фото успешных наставников помещают на Доску почета, которую ежегодно обновляют к профессиональному празднику -Дню машиностроителя. Обычно сотрудники активно включаются в процесс наставничества, несмотря на отсутствие соответствующей материальной мотивации. Материальноепоощрениедоплата за участие в процессе стажировки нового сотрудника -осуществляется только в том случае, если последнего приходится обучать по причине отсутствия у него опыта работы. Эффективность труда наставника оценивается руководителем нового сотрудника при подведении итогов прохождения последним испытательного срока, а также посредством промежуточного контроля в процессе адаптации (критерий оценки - уровень освоения новым сотрудником знаний, умений и навыков).

На второй день работы нового сотрудника менеджер по персоналу осуществляет контроль его предыдущего (первого) рабочего дня и выполнение руководителем структурного подразделения своих обязательств по адаптации. Контроль подразумевает беседу с новым сотрудником и его руководителем лично или по телефону.

Этап 2. Постановка задач на испытательный срок

Для сотрудников категории РСС в течение первой недели работы предусмотрено заполнение «Плана-графика введения в должность». Для рабочих существует ежедневный наряд, в котором отражается перечень работ согласно производственной программе. Показателями работы служат качество, срок и количество.

В «Плане-графике введения в должность» прописаны задачи, решения которых руководитель ожидает от нового сотрудника в период адаптации. План формирует у работника понимание тех результатов, которые должны быть достигнуты им к окончанию испытательного срока, например: изучить устройства и основные узлы кранов КС и ДЭК; разработать план продаж в регионе; сформировать базу заказчиков по направлению «гусеничные краны» и т. д.

Задачи формулируются непосредственным руководителем предельно четко с указанием сроков. Одна из обязательных задач для всех сотрудников категории РСС - ознакомление со стандартами предприятия, распространяющимися на то структурное подразделение, в котором будет работать пришедший сотрудник. Такое ознакомление проводят непосредственный руководитель и начальник отдела стандартизации и сертификации. Таким образом, понимание действующей системы менеджмента качества вырабатывается у сотрудников с первого дня работы на предприятии. Во время испытательного срока работника план-график его введения в должность хранится в отделе развития персонала, а копии находятся у руководителя структурного подразделения и у него самого.

Ответственность за создание соответствующих условий для прохождения работником испытательного срока возлагается на руководителя структурного подразделения. В случае выявления фактов халатного отношения последнего к процессу адаптации нового сотрудника (не представил коллективу / не прикрепил наставника / не показал рабочее место / не дал задание) начальник отдела развития персонала вправе представить соответствующую информацию директору по направлению и директору по персоналу для принятия организационных мер.

Этап 3. Собеседование по результатам работы

По истечении первого месяца работы менеджер по персоналу или начальник отдела развития персонала проводят беседу с вновь принятым сотрудником по вопросам обеспечения обратной связи с ним, заполнения им адаптационного листа в целях выявления причин, отрицательно влияющих на процесс адаптации, и т. п.

На протяжении периода адаптации после адаптационной беседы менеджер по персоналу (начальник отдела развития персонала) продолжает курировать данный процесс, осуществляя периодическое взаимодействие с новым сотрудником (лично, по телефону, по внутреннему чату) и его непосредственным руководителем. В случае выявления факторов, отрицательно влияющих на адаптационный период, начальник отдела развития персонала разрабатывает меры по устранению таковых и контролирует их принятие назначенными ответственными лицами.

Пример

При приеме на работу нового материально ответственного лица необходимо проводить инвентаризацию и передавать ценности. Если руководитель структурного подразделения забывает об этом, новый сотрудник начинает испытывать беспокойство и нередко склоняется к увольнению, опасаясь неопределенности, ответственности за возможные недостачи, о которых он не знает, и пр. В этом случае подключается отдел развития персонала, который инициирует проведение необходимых процедур, после чего ситуация нормализуется - новый сотрудник понимает зону своей ответственности и получает ее официальное закрепление.

Причины неудовлетворенности новых работников во время испытательного срока озвучиваются директором по персоналу перед всеми руководителями предприятия на общем совещании по итогам квартала, где обозначаются дальнейшие задачи по развитию системы адаптации и назначаются лица, ответственные за их реализацию.

Этап 4. Подведение итогов

За две недели до окончания испытательного срока нового сотрудника руководитель структурного подразделения подает в отдел развития персонала отзыв о нем (приложение). В случае возникновения сложностей с принятием решения о прохождении испытательного срока менеджер отдела развития персонала (по желанию руководителя структурного подразделения) проводит опрос коллег данного сотрудника в его подразделении с использованием элементов методики «360 градусов».

Для сотрудников категории РСС руководитель структурного подразделения должен заполнить еще и оригинал «Плана-графика введения в должность». Он получает его на руки за две недели до окончания испытательного срока и в течение трех-пяти рабочих дней вписывает туда результаты выполнения задач, которые были поставлены подчиненному на период испытания, а затем сдает в отдел развития персонала.

На основании полученной информации менеджер по персоналу / начальник отдела развития персонала совместно с руководителем структурного подразделения осуществляют анализ данных о новом работнике, выявляют его слабые и сильные стороны и составляют представление о нем с точки зрения способа ведения межличностных и деловых коммуникаций; жизненных приоритетов; поведения в ситуации конфликта; отношения к делу; уровня культуры; перспектив работы в структурном подразделении.

На основании адаптационного листа, отзыва руководителя о сотруднике (а при необходимости -и результатов опроса коллег), заполненного «Плана-графика вхождения в должность» (для РСС), анализа личных и профессиональных качеств работника начальник ОРП совместно с руководителем структурного подразделения или директором по направлению делают вывод о прохождении работником испытательного срока.

Проблемы проекта

В начале реализации представленной системы адаптации новых сотрудников отдел развития персонала встретил сопротивление со стороны руководителей структурных подразделений, не понимавших, почему нужно действовать именно так, почему служба персонала вмешивается в их работу и запрашивает информацию. В связи с таким непониманием они не уделяли новым сотрудникам достаточно внимания,формальноотносились к заполнению необходимых документов. Сложности также возникали со своевременным заполнением отзывов о стажерах, постановкой им задач на период испытания. Однако создание системы адаптации персонала происходило при непосредственной поддержке собственника предприятия и генерального директора. Кроме того, начальником отдела развития персонала была проведена презентация для руководителей, в ходе которой он обосновал необходимость создания системы адаптации, показал, какую важную роль в этом процессе играют менеджеры. По завершении презентации состоялось обсуждение основных проблем руководителей в процессе адаптации новых подчиненных, затем начался совместный поиск решений.

В настоящее время специалисты отдела развития персонала постоянно оказывают методическую помощь руководителям, четко контролируют сроки проведения адаптационных процедур и продолжают разъяснительную работу на тему важности и полезности системы адаптации. Благодаря этому отношение начальников структурных подразделений к своим новым задачам изменилось в лучшую сторону.

Планы на будуще

Согласно статистике количество сотрудников, прошедших в 2011 г. испытательный срок, вдвое увеличилось по сравнению с 2008 г. Таков один из показателей процесса «Управление человеческими ресурсами» согласно руководству по качеству ОАО «ЧМЗ».

В настоящее время служба персонала и руководители структурных подразделений стремятся к стопроцентному достижению этого показателя. В дальнейших планах отдела развития персонала - создание и реализация программы Welcome-training, которая позволит сформировать системный подход к передаче информации новым сотрудникам и их обучению.

Обязательными блоками программы, которая сейчас находится в разработке, будут: экскурсия по ОАО «ЧМЗ» с демонстрацией новейших станков и технологий, и экскурсия в музей ОАО «ЧМЗ», открытие которого запланировано на октябрь 2012 г.

Обязательным разделом для всех новых работников станет изучение «Регламента ценностей и принципов работы в ОАО "ЧМЗ"» - локального нормативного акта, определяющего моральные и нравственные основы профессиональной деятельности, признаваемые в ОАО «ЧМЗ», а также основные вопросы этики профессионального поведения всех сотрудников при взаимодействии с коллегами и контрагентами, системы менеджмента качества, системы бережливого производства и, конечно, инструкции по охране труда и промышленной безопасности.

План развития системы адаптации разрабатывается с учетом стратегии развития предприятия в целом, а также результатов мониторинга работы системы адаптации (выявления «узких» мест) и преследует главную цель - привлекать и удерживать высококвалифицированный персонал.

Приложение.

Отзыв о новом сотруднике

Адаптация на производстве:слагаемые успеха



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль