Увольняется работник, получивший отпуск «авансом». Как закрыть «долг»?

20682
Орлова Елена Васильевна
Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»
Новый менеджер по продажам отработал у нас всего три месяца и попросил дать ему полный отпуск. У него маленький ребенок, да и план продаж он за время работы даже перевыполнил. В общем, директор его в отпуск отпустил со словами, что таких сотрудников нужно поощрять. Но рано мы радовались. Работник вышел из отпуска и написал заявление об увольнении. Отказать ему, конечно, нельзя, но директор настаивает на удержании с него при увольнении суммы «незаработанных» отпускных. Как в подобных ситуациях можно закрыть «долг»?

Из этой статьи вы узнаете: 

  • вправе ли работодатель удержать излишне выплаченные отпускные за неотработанные дни отпуска
  • каков максимальный размер удержания из заработной платы при увольнении
  • какие варианты закрытия "долга" работника по переплате отпускных есть у работодателя
  • может ли работодатель отказаться от удержания излишне выплаченных сумм

Ситуация в самом деле непростая. Но на практике такие истории встречаются достаточно часто. Поэтому давайте посмотрим, что здесь можно предпринять.

Согласно ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако отпуск по соглашению сторон может быть предоставлен работнику и раньше.

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

В период нахождения в отпуске работник имеет полное право предупредить работодателя об увольнении по собственному желанию. В этой ситуации время отпуска входит в срок предупреждения об увольнении. Дата увольнения также может приходиться на день отпуска, никаких ограничений на этот счет в законе нет.

Процедура увольнения в таких ситуациях не отличается от общего порядка. Так, работодатель в день увольнения должен произвести с работником полный расчет (если ему причитаются какие-то выплаты). Что касается удержаний из заработной платы, то при увольнении работника до окончания рабочего года работодатель может (но не обязан) удержать из заработной платы сумму отпускных за неотработанные дни отпуска (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ), за исключением случаев, когда такое удержание запрещено.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель имеет право удержать излишне выплаченные отпускные за неотработанные дни отпуска (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ)

Так, удержания за неотработанные дни отпуска не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы) или п. 1 (ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем), 2 (сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя), 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, а также п. 1, 2, 5, 6 и 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Более подробное разъяснение смотрите в видео:

При этом решение об удержании из заработной платы за неотработанные дни отпуска может быть принято работодателем без учета мнения работника по основаниям и размерам такого удержания.

Решение работодателя об удержании с работника соответствующих сумм оформляется, как правило, приказом или распоряжением, составленным также в произвольной текстовой форме на бланке приказа организации.

ВАЖНО!

В случае увольнения работника в порядке перевода в другую организацию работодатель вправе произвести удержание из заработной платы за неотработанные дни отпуска (письмо Роструда от 23.06.2006 № 947-6)

Следует учитывать, что из выплат, причитающихся работнику при увольнении, работодатель вправе удержать не более 20 % суммы после вычета налога на доходы физических лиц. Это ограничение касается и удержания отпускных, выплаченных авансом (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, п. 1 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»; письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 №22-2-4852).

Поскольку расходы организации, понесенные в связи с предоставлением работнику ежегодного оплачиваемого отпуска, а также страховые взносы в ПФР, ФСС России, ФФОМС с этих сумм учитываются при расчете налога на прибыль, то доходы в виде удержания за неотработанные дни отпуска из оплаты труда работника в связи с его увольнением, а также излишне начисленные страховые взносы необходимо учесть в составе внереализационных доходов (письмо УФНС по г. Москве от11.01.2007 № 21-08/001467@).

НЕЛЬЗЯ!

Удержать из причитающихся работнику выплат при увольнении более 20 % после вычета НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ)

Приняв решение об удержании переплаты отпускных, работодатель должен не позднее десяти рабочих дней письменно сообщить работнику о том, что с суммы отпускных за неотработанные дни отпуска был излишне удержан налог на доходы физических лиц, а работник должен написать заявление на возврат излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ; далее - НК РФ). Но при этом перечислять излишне удержанный НДФЛ на счет работника не нужно. На эту сумму можно просто уменьшить долг работника по НДФЛ, рассчитанный с последней выплаты ему.

Если с учетом 20%-го ограничения суммы удержания при увольнении окажется недостаточно для погашения задолженности за неотработанные дни отпуска, возможны следующие варианты действий работодателя.

Вариант 1. Договориться с работником о добровольном возврате переплаченной суммы отпускных путем внесения в кассу или перечисления на расчетный счет организации (письмо Минфина России от 25.10.2010 № 03-03-06/1/658).

Если суммы, возвращенные работником добровольно или удержанные в судебном порядке, ранее были учтены организацией в составе расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли, то их следует отразить в качестве внереализационных доходов на основании ст. 250 НК РФ (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224).

Вариант 2. Оформить соглашение об отказе взыскания суммы за неотработанные дни отпуска и отказаться взыскивать указанную сумму. Учтите, что в этом случае такие расходы работодатель не сможет учесть для целей налогообложения прибыли как экономически необоснованные (п. 1 ст. 252 НК РФ; письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

В то же время сумма прощенного работнику долга по переплате отпускных не будет облагаться страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды, если прощение долга вы оформите как договор дарения. Основанием тому служат:

  • ч. 1 и 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее - Закон № 212-ФЗ);
  • письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 № 406-19. Однако, на наш взгляд, не стоит рисковать, оформляя прощение долга по переплате отпускных договором дарения, - подарить и сэкономить на взносах вряд ли получится! Учитывая, что в случае переплаты отпускные работнику были выплачены в сумме большей, чем нужно, т. е. база по взносам была завышена в периоде выплаты отпускных, то проверяющие, скорее всего, не согласятся с вашими корректировками в периоде увольнения на основании договора дарения (письмо Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 № 1376-19).

Вариант 3. Документально не оформлять прощение долга, но и с работника ничего не взыскивать, а по истечении трех лет списать непогашенный долг как безнадежный (ст. 196, п. 1 ст. 1102 Гражданского кодекса РФ; далее - ГК РФ). Это избавит организацию от каких-либо корректировок в учете и отчетности в периоде увольнения работника. Однако списать образовавшуюся в этом случае дебиторскую задолженность по зарплате (за неотработанные дни отпуска) после истечения срока исковой давности и учесть ее в составе внереализационных расходов при расчете налога на прибыль работодатель не сможет. Ведь расходы на оплачиваемый отпуск, начисленные согласно ТК РФ, были приняты ранее к учету в качестве расходов на оплату труда, поэтому повторно данные расходы в виде образовавшейся дебиторской задолженности по зарплате за неотработанные дни отпуска в силу ст. 252 НК РФ не учитываются (письмо Минфина России от 10.12.2009 № 03-03-06/1/799). Преимуществом является то, что в этом случае с работника не придется удерживать НДФЛ.

Вариант 4. Обратиться в суд по вопросу взыскания неотработанных отпускных в порядке гражданского судопроизводства (ст. 391 ТК РФ, ст. 1102 и 1109 ГК РФ; письмо Минфина России от 25.10.2010 № 03-03-06/1/658).

Здесь нужно сказать, что судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Отметим, что некоторые суды не поддерживают работодателя в этом вопросе (определение Судебной коллегии по гражданским делам Омского областного суда от 17.02.2010 № 33-949/201).

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

...при оформлении договора дарения не исключены споры с проверяющими лицами из фондов. И вот почему.

В случае прекращения обязательства по погашению задолженности за неотработанные дни отпуска сумма долга, не возвращенного работником, скорее всего, будет квалифицирована проверяющими из фондов как выплата, произведенная в пользу работника в рамках его трудовых отношений с компанией, подлежащая обложению страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»; письма Минздравсоцразвития России от 21.05.2010 № 1283-19, от 17.05.2010 № 1212-19). Ведь в данной ситуации установить причинно-следственную связь между фактом выплаты и трудовыми отношениями не составит труда (письма Минздравсоцразвития России от 23.03.2010 № 647-19, от 16.03.2010 № 589-19). Хотя прощение долга работнику, оформленное договором дарения, не относится к отношениям, установленным трудовым договором, однако долг прощается компанией именно в силу того, что работодатель принимает во внимание сложившиеся трудовые отношения.

Таким образом, чтобы закрыть «долг» работника по переплате отпускных при увольнении, работодатель может выбрать несколько вариантов (таблица).

Варианты закрытия «долга» работника по переплате отпускных при его увольнении

В пределах 20% от выплаченной при увольнении суммы При превышении 20% от выплаченной при увольнении суммы
1. Издать приказ на удержание переплаты отпускных в произвольной форме
2. Не позднее 10 рабочих дней со дня издания такого приказа письменно сообщить работнику об излишнем удержании НДФЛ с суммы отпускных за неотработанные дни отпуск
3. Получить от работника заявление на возврат излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ
Либо договориться с работником о добровольном возврате переплаты отпускных (путём внесения в кассу или перечисления на расчётный счёт организации)
Либо оформить соглашение о прощении долга работнику за неотработанные дни отпуска и ничего с него не взыскивать
Либо документально не оформлять прощение "долга", но и с работника ничего не взыскивать, а по истечении трёх лет списать непогашенный "долг" как безнадёжный
Либо обратиться в суд в порядке гражданского судопроизводства

Скачать таблицу

Резюме

Работодатель может удержать сумму переплаченных отпускных из выплат, полагающихся работнику при увольнении, если размер удержания не превышае т 20 % выплаченных сумм.

ПРИМЕР

Приказ об удержании из заработной платы задолженности за неотработанные дни отпуска (фрагмент)

Увольняется работник, получивший отпуск «авансом». Как закрыть «долг»?

Увеличить изображение

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль