Планирование затрат на обучение: руководство для начинающих

10168
Организации, системно занимающиеся обучением персонала, планируют соответствующие затраты. У них уже накоплена определенная статистика, на основе которой известны средние затраты на обучение: использование тех или иных его форм, объемов и т. д. Для таких компаний планирование затрат при формировании бюджета на следующий год не составляет труда. А как быть HR-менеджерам тех организаций, где система еще не выстроена, но отдельные обучающие мероприятия для сотрудников уже проводятся?

В первую очередь важно понять, какие средства компания готова потратить на обучение персонала. Лучше сразу определить, какая цифра в бюджете устроит руководство, будет психологически приемлемой, а потом рационально распорядиться ею. Рассмотрим процесс планирования обучения поэтапно на примере производственной компании, в которой пока еще не описаны профессиональные компетенции, не сформирована статья затрат на обучение, и организация этого процесса происходит ситуативно. Собственниками компании ежегодно выделяется 1% прибыли на обучение персонала, но занятия проводятся бессистемно.

В какой-то момент компания столкнулась с рядом трудностей. В условиях модернизации процесса управления (перехода на процессное и проектное управление) появилась необходимость в обучении сотрудников работе с новыми программными продуктами, развитии у них навыков проектного управления, регламентации бизнес-процессов. Из-за отсутствия плана обучения соответствующие затраты не были предусмотрены. Кроме того, в связи с уходом на пенсию нескольких сотрудников появился пробел в кадровом резерве. Кандидаты на замену ушедших сотрудников не были своевременно подготовлены, а когда потребовалась замена, оказалось, что средства на обучение уже потрачены и резерва нет. В связи с этим у менеджера по персоналу возникло понимание необходимости планового подхода к процессу подготовки персонала, который позволил бы, с одной стороны, четко определить, кого и чему учить (тем самым минимизируя риски, связанные с недостаточной квалификацией сотрудников или отсутствием специалистов нужной специализации в условиях планируемых изменений), с другой -исключить проблему нехватки денежных средств на подготовку персонала. Известно, что в отсутствие плана затрат невозможно рационально использовать выделенные на обучение деньги.

На основе опыта данной компании менеджер по персоналу определил этапы формирования бюджета на обучение для тех организаций, где ранее никогда не применялся системный подход к распределению затрат на повышение квалификации сотрудников.

Анализ затрат на обучение

Первое, с чего стоит начать бюджетирование затрат на обучение, -это структурирование в письменном виде всех осуществленных в прошлом году в компании вариантов обучения с указанием используемых форм и способов. Составим перечень сотрудников, которые посещали семинары и курсы повышения квалификации. Если они делали это без направления менеджера по персоналу и у отдела кадров не имеется сведений о таковых, лучше всего обратиться в бухгалтерию. Сотрудники данного подразделения смогут предоставить список учебных заведений, которым были перечислены средства за обучение. По счетам можно будет определить, кто, где и когда обучался.

Также выясним, обучались ли сотрудники в течение прошлого года новой профессии либо новым способам производства на рабочем месте или в учебных заведениях. Если такое обучение проводилось без участия HR-менеджера, можно запросить в отделе кадров или бухгалтерии1 приказы на установление доплат или надбавок за наставничество (при обучении на рабочем месте посредством института наставничества) либо почерпнуть информацию опять же из счетов на оплату за обучение (при внешнем обучении).

Далее нужно определить основания для прохождения обучения в каждом конкретном случае: инициатива самого работника; субъективное решение линейного менеджера; рабочая ситуация, выявившая пробелы в знаниях и навыках. Полную информацию об этом можно получить в ходе общения с обученными сотрудниками и их непосредственными руководителями. При этом сразу исключим из анализа информацию о людях, обучавшихся по своей инициативе.

Все полученные сведения нужно записать в любой удобной форме, например в виде таблицы, с указанием форм обучения, инициатора его проведения, цели организации обучающих мероприятий, категорий обучаемого персонала (табл. 1).

Планирование затрат на обучение: руководство для начинающих

Следующий шаг - оценка полученной структуры с формулированием выводов по ней, что позволит ответить на вопрос: нужно ли изменить подход к организации обучения, выбору способов его проведения, или существующее обучение персонала полностью соответствует потребностям организации, направлено на бизнес-результаты и на данном этапе не требует изменений?

Пример

На основании данных, приведенных в табл. 1, можно сделать следующие выводы. Всего в 2011 г. компания обучила 17 человек, из них: 13 - специалисты и 4 - руководители. Все, кроме одного, обучались с отрывом от производства. В полученной структуре наблюдаются следующие пробелы:

  • цели обучения служащих либо не выявлены (поскольку работники направлялись их непосредственными начальниками на основании субъективного мнения о необходимости обучения или с целью поощрения), либо неактуальны для компании. Лишь в двух случаях(в отношении инженера-программиста и инспектора по кадрам) обучение было обусловлено производственной необходимостью;
  • модернизация процесса управления повлекла за собой необходимость развития у сотрудников новых навыков управления, а также работы с двумя внедряемыми программными продуктами. Однако фактически обучили работать только с одним программным продуктом и лишь нескольких сотрудников, которые его используют (специалистов ОУП, бухгалтерии, коммерческой службы). Подобные пробелы -результат проведения обучения по инициативе лишь начальников структурных подразделений. Те руководители, которые учли планы развития компании, направили своих сотрудников на обучение, остальные не видели такой необходимости;
  • делопроизводство в компании отлажено, никаких проблем не возникает, соответственно, обучение новым способам делопроизводства в действующем периоде было неактуальным, а осуществленные затраты - неоправданными;
  • обучение нужной специализации сотрудников, состоящих в кадровом резерве, взамен ушедших на пенсию не проводилось.

Анализ данных табл. 1 свидетельствует об отсутствии в компании четкого понимания задач обучения сотрудников, выбор учебных заведений представляется необоснованным и т. д. Это результат того, что руководство не занимается комплексным пла нированием обучения персонала, не определяет конкретных задач данного мероприятия, не соотносит их с целями компании, не просчитывает объем бюджета на обучение, приемлемый для достижения поставленных целей, с учетом возможностей предприятия.

Планирование обучения

Процесс планирования сводится к разделению персонала на категории специалистов и руководителей. Осуществив такое разделение, проанализировав потребности в обучении каждой категории сотрудников и приняв во внимание реализуемые в компании нововведения, можно начать составление плана обучения.

Специалисты

В идеале выявление потребности в обучении специалистов должно осуществляться по итогам анализа результатов оценки знаний и навыков работников. Данный подход к планированию затрат применим в тех компаниях, где выстроена система периодической оценки и обучения персонала. В организациях, подобных описанной в начале данной статьи, планирование обучения специалистов для начала можно осуществить без оценки их знаний и навыков. В этом случае нужно определить важность результатов работы специалистов для компании и уровень их эффективности, а также негативные последствия некомпетентности таких сотрудников.

В первую очередь, следует обратить особое внимание на лояльных и наиболее эффективных специалистов, которые:

  • участвуют в основных рабочих процессах компании (входят в прибылеобразующие структурные подразделения);
  • не повышали квалификацию более трех лет;
  • работают в тех сферах деятельности, где за последнее время произошло много технических и технологических изменений. Даже если оценка знаний и навыков этих сотрудников на текущем этапе развития компании не проводилась, целесообразно повышать квалификацию именно этих категорий персонала.

Далее имеет смысл подготовить форму заявок на обучение, собрать заполненные заявки от руководителей подразделений, обобщить их пожелания и цели обучения и соотнести с планами компании на следующий год.

Выявив сотрудников, которых следует обучить в первую очередь, HR-менеджеру необходимо подобрать для них либо курсы повышения квалификации, либо семинары, либо дистанционные курсы обучения. В том случае, если какие-то знания и опыт могут быть переданы более опытным специалистом, целесообразно организовать подготовку сотрудника на рабочем месте под руководством наставника. Затраты на внешнее обучение будут складываться из расценок учебных заведений, затрат на командировочные расходы: проезд, проживание, суточные (если планируется обучение с выездом). В случае организации обучения на рабочем месте основу расходов составляет установленная на предприятии доплата наставникам за обучение.

При выборе формы обучения для каждого сотрудника важно учитывать их категорию, цели обучения, возможности отрыва от производства и количество выделенных средств. Обучение должно быть оптимальным с точки зрения затрат и качества. Так, с целью экономии затрат для подготовки резерва лучше всего максимально использовать институт наставничества, а при необходимости обучения большого количества сотрудников новым знаниям и навыкам - не отправлять их в командировку, а пригласить внешнего преподавателя для проведения обучения на месте. Это позволит уменьшить время «простоя» производства, сэкономить затраты. Также можно подобрать дистанционные курсы обучения.

Пример

Сотрудники технического отдела (ТО) рассматриваемой компании не повышали квалификацию уже несколько лет, при этом отдел является основным структурным подразделением, которое разрабатывает всю техническую документацию, регламенты основных бизнес-процессов, занимается модернизацией производства. Включив специалистов техотдела в план обучения, в первую очередь подбираем для них курсы. Для этого существует масса информационных источников: от СМИ до Интернета. Пример вариантов представлен в табл. 2. Оценив затраты на обучение, сроки и возможность его проведения с отрывом от производства, можно выбрать оптимальный для каждого сотрудника вариант повышения квалификации. Так, в текущем году у компании появилась потребность в обучении большого количества сотрудников: нескольких рабочих - для кадрового резерва, всех руководителей - для овладения процессным и проектным управлением, многих специалистов - для выработки навыков работы с новыми программными продуктами. Соответственно, затраты на обучение в этом году будут выше, чем обычно. В данном случае целесообразно не оплачивать повышение квалификации сразу всех специалистов технического отдела, а ежегодно выделять средства на обучение одного специалиста. Как видно из таблицы, наименее затратное повышение квалификации для данных специалистов предлагает ХГУ. Кроме того, такое обучение предусматривает небольшое количество часов. Направив на обучение в ХГУ одного сотрудника из технического отдела, компания не почувствует простоя в работе этого подразделения и понесет минимум затрат.

С направляемыми на обучение желательно заключать ученический договор, согласно которому обученный сотрудник обязан проработать в компании определенное время, позволив ей воспользоваться вложенными в его развитие ресурсами. В случае увольнения до установленного срока этот сотрудник обязан возместить компании расходы на свое обучение, в том числе командировочные. Такой подход убережет компанию от ряда финансовых потерь.

Планирование затрат на обучение: руководство для начинающих

Чтобы не ошибиться в расценках учебных заведений на будущий год, лучше закладывать в бюджет затраты на обучение с учетом инфляции.

Руководители

Если специалистов следует обучать профессиональным знаниям и навыкам, то руководителям важно повышать уровень своих управленческих компетенций. Российская действительность показывает, что на должность руководителей, как правило, назначаются специалисты, имеющие высокий уровень профессиональных знаний и большой опыт. В связи с этим целесообразно обучать руководителей управленческим знаниям (умению планировать, выстраивать эффективные коммуникации и др.) и развивать у них соответствующие навыки (проектного управления, эффективной организации работы и др.).

Выбор форм и методов развития руководителей зависит от потребностей компании.

Пример

В связи с изменением подходов к управлению в компании возникла потребность в развитии у менеджеров таких компетенций, как управление проектами, описание и оптимизация бизнес-процессов. Соответственно, в первую очередь следует обучить их именно этим навыкам.

Среди форм развития могут использоваться как индивидуальные программы обучения навыкам, актуальным для отдельных руководителей (например, управление проектами для участников проектов), так и групповые тренинги для развития навыков, актуальных для всех руководителей (навыки проведения презентаций, деловых переговоров). В первом случае затраты на обучение будут аналогичны затратам для специалистов, во втором - лучше выбрать корпоративное обучение в виде семинара или тренинга, тогда основными статьями затрат будут стоимость семинара (тренинга) и командировочные расходы преподавателя (табл. 3).

Планирование затрат на обучение: руководство для начинающих

Как видно из табл. 3, при индивидуальном обучении руководителей затраты существенно увеличиваются, пропорционально количеству участников обучения. Приглашение в компанию тренера для проведения группового обучения позволяет значительно снизить затраты и обучить большее количество человек. К тому же руководители, участвующие в таком тренинге, вырабатывают навыки командной работы и овладевают не просто набором готовых решений для внедрения, а технологией подготовки управленческих решений, адаптированных к конкретным условиям предприятия.

При этом снижается риск утраты новых знаний и потери средств, поскольку носителем этих знаний выступает уже не отдельный сотрудник, а целая команда.

Таким образом, формат обучения зависит от количества человек, которых нужно обучить, выбора учебного заведения и его местонахождения.

Подведение итогов

Когда сотрудники, обучение которых планируется в следующем году, отобраны, для каждого выбраны оптимальная форма и место обучения, все затраты объединяются в общий план и суммируются. Таким образом, план обучения и соответствующий бюджет готовы. Теперь следует обратить особое внимание на то, что без оценки персонала цель его обучения для работодателя может быть определена неверно, и тогда возможно повторение некоторых прошлых ошибок. В связи с этим в перспективе необходимо внедрить на предприятии систему оценки и развития персонала: описать основные требования к сотрудникам, ключевые компетенции, разработать методы оценки; провести оценку; выявить уровень соответствия персонала предъявляемым требованиям; разработать программу профессиональной подготовки кадров.

При системном подходе к оценке и развитию персонала компания сможет избежать лишних расходов на обучение.

Подписаться на журнал "Справочник по управлению персоналом" можно здесь.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль