Образец заполнения трудовой книжки

20797
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
С вопросами, связанными с заполнение трудовой книжки, кадровик сталкивается практически ежедневно. И множество ситуаций довольно стандартны, каждый специалист знает, как оформить новую трудовую книжку или внести запись о приеме на работу или увольнении. Но встречаются неординарные случаи, которые прямо не урегулированы нормативными актами. Поэтому для того, чтобы вы смогли на практике сразу решать сложные ситуации, мы приводим образец заполнения книжки для различных сложных случаев.

Образец заполнения трудовой книжки при ошибках в титульном листе

Одной из таких ситуаций является обнаружение в предъявленной сотрудником трудовой книжке ошибочных сведений в титульном листе, касающихся его фамилии, имени, отчества или даты рождения.

При оформлении документа впервые особенно важно, чтобы в титульный лист правильно были внесены фамилия, имя, отчество и дата рождения лица, поступающего на работу. Именно эти сведения важны для трудовой книжки как для документа, в котором не предусмотрено наличие фотографии.

Именно по этим сведениям при сравнении их с паспортными данными сотрудника будет определяться принадлежность трудовой книжки тому или иному гражданину. Нередко возникающие в этой ситуации ошибки создают в дальнейшем много проблем как самим работникам, так и кадровикам.

Каков порядок исправления неправильных записей в титульном листе трудовой книжки?

Официального ответа на вопрос о внесении исправлений в титульный лист трудовой книжки нет. Этот вопрос не рассмотрен ни в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее – Правила), ни в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 (далее – Инструкция).

Так, Правила (п. 27) говорят об исправлении неправильных данных на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (а не на основании паспорта – личного документа гражданина), т. е. речь идет об исправлении информации в содержательной части, в сведениях о профессиональной деятельности и о награждениях. Аналогично в Инструкции (п. 1.2) сказано о признании недействительными и об исправлении только информации в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Порядок исправления неправильных записей в титульном листе трудовой книжки

Порядок исправления неправильных записей в титульном листе трудовой книжки

Образец заполнения заполнения трудовой книжкиУвеличить изображение >>>

Образец заполнения трудовой книжки для исправления ошибки

Обратите внимание!

Неверные сведения в титульном листе не подлежат исправлению

Это позволяет сделать вывод, что неверные записи в титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению. Значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене.

Этот вывод подтверждается и п. 48 Правил об оплате работодателем испорченного бланка документа или вкладыша в нее «в случае неправильного первичного заполнения».

Следует также отметить, что и в п. 26 Правил, и в п. 2.3 Инструкции говорится об изменении данных о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов сотрудника, а не об их исправлении как ошибочных. Кроме того, п. 42 Правил содержит прямое указание об уничтожении испорченных при заполнении бланков и вкладышей в них с составлением соответствующего акта.

Следовательно, допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а уничтожить испорченный бланк. В ранее действовавшей инструкции по работе с трудовыми книжками приводилась форма акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. В настоящее время форма такого акта официально не предусмотрена и определяется самим работодателем (приложение).

И все же в реальной жизни нередки случаи предъявления сотрудником давно оформленной трудовой книжки с незамеченной своевременно ошибкой в титульном листе.

За неимением установленного порядка исправления такой ошибки можно посоветовать практикам поступить аналогично тому, как полагается действовать в ситуации, когда требуется внести изменение в сведения о фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника: одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (или имя, отчество, дата рождения) и записываются новые данные.

Ссылки на соответствующие документы (паспорт, свидетельство о рождении, заключении или расторжении брака) с указанием серии, номера и даты делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение документов, и печатью.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Применение печатей при заполнении трудовой книжки

Удостоверение оттиском печати внесенной в документ информации – еще один проблемный момент, требующий обсуждения. Определенные сложности в этом вопросе возникли в связи с принятием Правительством РФ постановления от 01.03.08 № 132 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225» (далее – Постановление от 01.03.08 № 132).

До внесения изменений и в Правилах (п. 35 – при увольнении сотрудника), и в Инструкции (пп. 2.2 и 2.3 – в титульном листе и на внутренней стороне обложки книжки) предусматривалось удостоверение сведений печатью организации или печатью кадровой службы.

Эта норма потребовала определенного изменения после вступления в силу Федерального закона от 30.06.06 № 90-ФЗ. Работодателей – физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями, по данному закону обязали вести трудовые книжки на каждого сотрудника (ранее они не имели права производить записи в книжках и оформ­лять документы работникам, принимаемым на работу впервые).

В соответствии с этим Федеральным законом Постановлением от 01.03.08 № 132 словосочетание «печать организации» в п. 35 Правил заменено словосочетанием «печать работодателя», охватывающим как работодателей – юридических лиц, так и работодателей – физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями.

Однако при этом из Правил исчезло словосочетание «печать отдела кадров», что означает прекращение с 22 марта 2008 г. (дата вступления в силу Постановления от 01.03.08 № 132) использования при увольнении сотрудника печатей кадровых служб для удостоверения всех сведений, внесенных в его документ за время профессиональной деятельности у данного работодателя.

Очевидно, что это создает определенные неудобства в деятельности отделов персонала. Вместо использования «своей» печати кадровики теперь должны каждый раз при увольнении сотрудника обращаться к сотрудникам, которые отвечают за использование печати работодателя, т. е. печати организации.

Посмотрите видео по теме:

Виды печати при заполнении трудовой книжки

Заметим также, что применение печатей всегда было тесно связано с полномочиями должностных лиц, и ставить оттиск печати организации (особенно гербовой) «на должность» рядового работника, отвечающего за ведение кадровых документов, безусловно, неверно, а передавать книжку на подпись руководителю организации практически нереально.

Необходимо отметить и то, что принятые изменения привели к некоторым противоречиям, возникающим при сравнении норм об использовании печатей для удостоверения записей в трудовых книжках, включенных в новый текст п. 35 Правил, и норм, содержащихся в оставшихся в прежнем виде текстах пп. 2.2 и 2.3 Инструкции.

Если из п. 35 Правил исключено словосочетание «печатью организации (кадровой службы)», то в пп. 2.2 и 2.3 Инструкции остались такие словосочетания: в п. 2.2 – «печать организации (печать кадровой службы)», в п. 2.3 – «печатью организации (или печатью кадровой службы)».

По Инструкции получается, что в титульном листе трудовой книжки и на внутренней стороне ее обложки может ставиться печать кадровой службы. В то же время при увольнении согласно Правилам надо ставить печать организации.

Такое положение с применением печатей, конечно, недопустимо. В одном и том же документе, пусть и в разных его частях, должна использоваться печать одного вида. Понятно, что теперь, с учетом нормы Постановления от 01.03.08 № 132, это должна быть печать организации, а не кадровой службы. В то же время это не означает полного отказа от использования печати кадровой службы.

Оттиск этой печати по-прежнему следует проставлять на других документах, оформляемых в данном подразделении: на копиях трудовых книжек или выписках из них; на копиях других документов, с которыми работают кадровики (например, на копиях документов об образовании, помещаемых в личное дело работника); на выдаваемых кадровой службой справках и т. д.

Необходимость использование печати при заполнении трудовой книжки

С 7 апреля 2015 г. получил актуальность еще один вопрос: а нужно ли вообще использовать печать при оформлении документа? Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ печати признаны необязательным элементом делового оборота. Их использование необходимо только в случаях, установленных федеральным законодательством.

Вместе с тем, п. 35 Правил обязывает заверять титульный лист трудовой книжки печатью работодателя, который впервые оформил сотруднику этот документ.

Ранее все компании должны были иметь круглую печать, на которой указывалось наименование организации и адрес. Теперь же такой обязанности у организаций нет, работодатель может вообще не иметь печати. Как же быть в таком случае с требованиями п. 35 Правил?

Если организация продолжает использовать печать, то данные в трудовой книжке можно заверять печатью работодателя, содержащей информацию о его наименовании и месте его нахождения, что фактически позволит подтвердить факт наличия трудовых отношений.

Однако правила оформления документов, в том числе трудовых книжек, не должны влиять на решение руководства компании, использовать или нет печать. Требования федерального закона имеют преимущество перед нормами, установленными Правительством РФ.

Поэтому если печати в компании нет (сведения о ее наличии не внесены в Устав и она не применяется при оформлении документов, будь то трудовые книжки или гражданские договоры), это не должно повлечь негативных последствий, в том числе признания недействительными всех документов, оформленных без печати. Организация действует в рамках, предусмотренных федеральным законодательством, и это не может быть признано незаконным.

Решение об исполшьзовании печати в любом случае остается за работодателем.

Внесение сведений о работе при заполнении трудовой книжки

Немало разночтений связано и с внесением информации в раздел «Сведения о профессиональной деятельности». Выделим некоторые ошибки, наиболее характерные для начинающих кадровиков, нередко постигающих порядок заполнения документов путем изучения записей, сделанных их предшественниками.

Во многих документах книжках раздел «Сведения о работе» при первичном заполнении до настоящего времени начинается со стандартной фразы Трудовая книжка: оформление и заполнение Однако ни Правила, ни Инструкция не требуют внесения такой информации, т. е. первой информацией должна быть информация о трудоустройстве. В пункте 10 Правил содержится положение о необходимости точного соответствия всех вносимых в трудовую книжку записей тексту приказа (распоряжения) по личному составу.

Это требование часто воспринимается практиками не вполне верно (слишком буквально): в документ дословно вписывается содержание приказа, в т. ч. информация о сроке заключенного трудового договора, об установлении сотруднику испытания при приеме на работу (иногда и с указанием его срока), о причине отсутствия сотрудника, для замещения которого временно принят на работу данный работник, и т. п.

Следует подчеркнуть, что внесение подобной информации в данные о приеме на работу не предусмотрено п. 3.1 Инструкции, где четко сказано, что «в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования… наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации».

Названная ошибка, видимо, происходит от того, что не все сотрудники, отвечающие за ведение книжек, правильно понимают, что именно в документе должно точно соответствовать приказу. Для устранения этой ошибки надо уяснить, что в соответствии с п. 3.1 Инструкции запись о трудоустройстве фактически является краткой выпиской из приказа о конкретном месте трудовой деятельности, на которое принят сотрудник (подразделение, должность, профессия).

Именно эта информация должна точно соответствовать приказу. Другие сведения из приказа: срок договора, срок испытания, режим работы, замещение другого работника и причина его отсутствия, условия оплаты труда, характер работы (подвижной, разъездной, в пути) и другое – не переносятся в документ сотрудника.

Запись о трудоустройстве обязательно должна содержать информацию о квалификации работника (п. 3.1 Инструкции): Трудовая книжка: оформление и заполнение

Исключением из общего правила является порядок внесения в трудовую книжку информацию о приеме на работу в том случае, когда сотрудника переводят на другую постоянную работу к другому работодателю. В данной ситуации недостаточно руководствоваться только п. 3.1 Инструкции, а следует учитывать и требование п. 6.1, где указывается, что информация о приеме на работу должна быть дополнена словами о приеме сотрудника «в порядке перевода».

Отметим, что в этом пункте Инструкции не сказано о необходимости обязательно давать название организации, из которой работник был уволен в порядке перевода, при внесении записи о приеме на работу, например: Трудовая книжка: оформление и заполнение

Довольно распространенной ошибкой, особенно у индивидуальных предпринимателей, которые стали вести документы работников только с 6 октября 2006 г., является удостоверение сведений о приеме на работу подписью и печатью. Это прямое нарушение п. 3.1 Инструкции, так как реквизиты, удостоверяющие записи, внесенные в трудовую книжку (подписи и оттиск печати), проставляются только при увольнении сотрудника.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу совместителя

В нормативных актах недостаточно подробно раскрыт вопрос о порядке внесения в документ сведений о работе по совместительству. В Инструкции сказано, что они производятся по желанию сотрудника по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (п. 3.1).

Если работник приносит документ о трудовой деятельности по совместительству (обычно справку с места работы), которая началась после его приема на работу по основному месту в данную организацию, то в хронологическом порядке в документе будут следовать записи о приеме на основную работу и на деятельность по совместительству.

Однако сотрудник может представить справку о работе по совместительству в любой момент времени («по желанию»), а значит и тогда, когда он уже прекратил трудовую деятельность по совместительству, но вдруг пожелал все же иметь о ней сведения в своей книжке.

В Инструкции ничего не сказано о каких-либо временных ограничениях для внесения таких сведений, поэтому отказывать сотруднику в их внесении в документ нет оснований.

Образец заполнения трудовой книжки о бывшей работе по совместительству

Как следует вносить запись о «бывшей» работе по совместительству?

Специального указания по этому вопросу в Инструкции нет, значит нужно руководствоваться общим правилом:

  • в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя (а не дата внесения записи о работе по совместительству);
  • в графе 3 делается запись о принятии в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования;
  • в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.
Таким образом, строго соблюдая требование Инструкции, мы вынужденно нарушаем хронологическую последовательность вносимых сведений: дата записи о приеме на основное место трудовой деятельности оказывается более поздней, чем дата приема на работу по совместительству и дата увольнения с этой работы (в случае, когда сотрудник «несвоевременно» обратился в кадровую службу с просьбой о внесении информации о работе по совместительству).

Пример внесения сведений о работе по совместительству (с нарушением хронологии)

Трудовая книжка: оформление и заполнение

Безусловно, нарушение хронологии в сведениях, сделанных в содержательной части документа, не вполне удобно для последующего считывания этих записей, однако формально нельзя признать правильным следующий вариант внесения приведенных выше записей.

Пример неверного внесения сведений о работе по совместительству

Трудовая книжка: оформление и заполнение

Образец заполнения трудовой книжки при переводе

Еще одна причина возникновения трудностей при обращении с документом – «отставание» нормативных правовых актов, регламентирующих порядок заполнения данного документа, от тех изменений, которые периодически вносятся в ТК РФ и иногда требуют внесения соответствующих записей. Отсутствие в Инструкции примеров таких сведений негативно сказывается на качестве ведения трудовых книжек.

Наглядным примером сказанному является проблема, связанная с отражением в трудовой книжке перевода сотрудника на другую работу, когда первоначально перевод был временным, а затем стал считаться постоянным в связи с тем, что по окончании срока перевода прежняя работа сотруднику не была предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать (ч. 1 ст. 722 ТК РФ).

Сложность данной ситуации заключается в том, что факт перевода работника на другую работу не может быть зафиксирован в документе в момент его осуществления, так как временные переводы в трудовую книжку не вносятся (ч. 4 ст. 66 ТК РФ).

Только после того как условие о временном характере перевода утратило силу и перевод стал считаться постоянным, можно и нужно сделать соответствующую запись в трудовой книжке сотрудника. В данном случае дата внесения сведений о переводе не совпадет с датой самого перевода, причем временная дистанция между этими датами может измеряться и годами.

Поэтому при внесении информации в документ необходимо будет оперировать обеими датами: и датой самого перевода, и датой признания его постоянным, что весьма необычно для традиционной структуры записи о переводе работника на другую постоянную работу.

В связи с отсутствием официального примера такой записи в документе можно предложить следующую ее схему.

В графе 2 проставляется дата внесения сведений о переводе (после издания приказа о признании перевода постоянным). Приказ издается после подписания соглашения с работником о признании перевода постоянным.

В графе 3 делается запись о переводе с дополнительным указанием его фактической даты, т. е. даты, с которой начался временный перевод (дата приказа о временном переводе).

В графе 4 соответственно делается ссылка на два приказа: на приказ о временном переводе и на приказ о признании этого перевода постоянным.

Образец заполнения трудовой книжки при внесении исправлений в содержательной части

Одним из самых сложных при работе с трудовыми книжками всегда был вопрос об исправлении неточных, неправильных или иных признанных недействительными сведений в разделах документа «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Как известно, зачеркивание таких записей не допускается, они должны переписываться заново в правильном виде в порядке, установленном Инструкцией. Казалось бы, этот порядок довольно четко прописан в п. 1.2 Инструкции, и все же трактуется он по-разному как самими кадровиками, так и специалистами, пишущими о трудовых книжках в статьях и пособиях.

Прежде всего необходимо отметить, что многие не понимают основного правила исправления сведений, содержащегося в Инструкции: неверную информацию нужно не просто переписать, а с обязательным пояснением, почему это делается. Пояснение представляет собой стандартную фразу:Трудовая книжка: оформление и заполнение После этого, говорится в Инструкции, делается правильная запись: Трудовая книжка: оформление и заполнение и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого внесена неправильно, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Приведем еще два примера из Инструкции: Трудовая книжка: оформление и заполнение

О чем говорят все приведенные примеры? О том, что при исправлении записей стандартная фраза Трудовая книжка: оформление и заполнениене может быть отделена от нового, правильного, варианта исправляемой информации. Исправляемая запись не может существовать самостоятельно, без своего предварительного пояснения, потому что мы не принимаем, не переводим и не увольняем сотрудника, а только вынужденно повторяем ранее сделанную запись. Обе эти фразы вместе образуют новую информацию и, значит, пишутся под одним порядковым номером.

Пример внесения исправления в запись сведений о работе

Трудовая книжка: оформление и заполнение

Полагаем, что нельзя согласиться с авторами публикаций, которые предлагают под очередным порядковым номером писать только фразу «Запись за номером таким-то недействительна», а саму правильную информацию вносить под следующим порядковым номером как самостоятельную.

К сожалению, в Инструкции приведены примеры по исправлению сведений только в графе 3, однако ошибки нередко возникают и в других графах. Очевидно, что исправлять их нужно по аналогии с графой 3, т. е. без зачеркиваний, подчисток и фразы «Исправленному верить».

Например, при внесении записи о приеме на работу была неверно указана дата приема. Можно предложить следующий вариант ее исправления.

Пример исправления сведений даты приема на работу

Трудовая книжка: оформление и заполнение

Образец заполнения трудовой книжки при пропущенной записи

Следует рассмотреть и еще одну не отраженную в Инструкции ситуацию, когда при увольнении сотрудника, после внесения в документ сведений об увольнении со всеми удостоверяющими ее реквизитами, вдруг обнаруживается, что одна из записей, например о переводе на другую постоянную работу, пропущена, а работник настаивает на ее обязательном внесении.

Многие кадровики считают, что в этой ситуации надо отменить запись об увольнении, внести пропущенную запись и после нее вновь сделать запись об увольнении. Такие действия нельзя признать правильными, так как в данном случае отменять запись об увольнении нет оснований.

Пропущенная информация вносится дополнительно после записи об увольнении с повторным указанием наименования организации и удостоверяющими реквизитами.

Пример внесения пропущенной записи

Трудовая книжка: оформление и заполнение

Образец заполнения трудовой книжки при невосребованности документа

Завершая краткий обзор проблемных ситуаций, возникающих при ведении трудовых книжек, необходимо обратить внимание кадровиков на изменение порядка хранения не востребованных при увольнении документов, введенное Постановлением от 01.03.08 № 132.

Раньше в п. 43 Правил было указано, что трудовые книжки и дубликаты документов, не полученные сотрудниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации, после этого передаются в архив организации, где хранятся в течение 50 лет, а затем уничтожаются.

Теперь же в п. 43 Правил говорится о хранении таких документов до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством РФ об архивном деле. Таким образом, из Правил исключено указание об уничтожении невостребованных документов.

Приложение

Пример оформления акта об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки

Трудовая книжка: оформление и заполнение



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль