Кадровое делопроизводство в организациях с обособленными структурными подразделениями

6929

Обособленные структурные подразделения являются составными частями создавшего их юридического лица. Такие подразделения располагаются вне места нахождения головного офиса организации. Территориальная обособленность – это главное отличие филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений от других подразделений организации. Именно тем, что обособленные структурные подразделения находятся, как правило, на значительном территориальном удалении от головной организации, объясняется специфика их деятельности и та степень самостоятельности, которой они наделены.

Обособленные структурные подразделения перечисляются в учредительных документах организации и действуют на основании положений, утверждаемых руководителем организации. Руководители обособленных структурных подразделений назначаются руководителем организации и действуют на основании доверенности и в рамках предоставленных им полномочий.

Два способа ведения кадрового делопроизводства

Регулирование деятельности обособленных структурных подразделений (в частности, организация кадрового делопроизводства) производится в т. ч. путем локального регулирования. Как правило, руководитель юридического лица организует производство и все процессы, связанные с деятельностью организации. Он определяет численность работников организации в целом и обособленных структурных подразделений в частности, утверждает штатное расписание организации с распределением по обособленным структурным подразделениям, утверждает инструкцию по кадровому делопроизводству.

В зависимости от объема полномочий руководителя обособленного структурного подразделения и предоставленных ему прав кадровое делопроизводство в организации с обособленными структурными подразделениями может быть организовано двумя способами.

1. В том случае, когда руководитель обособленного структурного подразделения не наделен правом приема, перевода и увольнения работников, кадровое делопроизводство ведется, как правило, централизованно – в головной организации. Все документы по кадровым функциям создаются, хранятся и готовятся к передаче в архив в головной организации.

2. Если же руководитель обособленного структурного подразделения является полномочным представителем работодателя, осуществляющим прием, перевод, увольнение работников и решающим остальные вопросы в рамках трудовых отношений, кадровое делопроизводство, как правило, в полном объеме ведется в каждом обособленном структурном подразделении отдельно от головной организации.

Ниже рассмотрены особенности организации кадрового делопроизводства в обоих случаях.

Способ первый: кадровые документы оформляются в головной организации

За ведение кадрового делопроизводства в организации, как правило, отвечает отдельное структурное подразделение: отдел кадров, служба управления персоналом. Оно выделяется в штатном расписании организации и имеет свою внутреннюю структуру. Обычно деятельность такого самостоятельного подразделения регулируется с помощью положения о структурном подразделении, утверждаемого руководителем организации.

Ведение кадрового делопроизводства может быть поручено одному специалисту, должность которого включена в штатное расписание. Обязанности по ведению кадрового делопроизводства закрепляются в трудовом договоре такого работника и в должностной инструкции.

В случае отсутствия отдельного работника, отвечающего за ведение и хранение кадровой документации, ведение кадрового делопроизводства осуществляется работниками организации на условиях совместительства или совмещения профессий.

По вопросам организационного обеспечения деятельности кадровой службы официальные рекомендации отсутствуют, поэтому каждый работодатель решает их по своему усмотрению. Специально в законодательстве урегулирован вопрос о лице, ответственном за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках», содержит норму о том, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Таким образом, независимо от того, как организовано кадровое делопроизводство в организации, работники, ответственные за ведение трудовых книжек, должны быть определены специально (см. приложение 1).

Наряду с организационным оформлением деятельности кадровой службы необходимо решить вопросы, связанные с кадровой документацией. Работа с документами, включающая процедуры создания, обработки и хранения документов, может быть регламентирована в локальном нормативном акте, например в Инструкции по кадровому делопроизводству, которая разрабатывается в организации и утверждается руководителем (см. приложение 2).

В организациях, имеющих обособленные структурные подразделения, наличие такого специального локального нормативного акта крайне желательно, поскольку в нем можно подробно урегулировать все процедуры работы с документами, особенности передачи документов в необходимых случаях из подразделений в головную организацию и наоборот, а также другие вопросы.

При централизованном ведении кадрового делопроизводства все документы, которые предъявляют граждане при приеме на работу и работники в процессе трудовой деятельности, хранятся в головной организации. Здесь же создаются, обрабатываются и хранятся все документы по кадровым функциям, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации в целом, в т. ч. и работников обособленных структурных подразделений.

Способ второй: делопроизводство ведется и в центре, и на местах

Определение штатной численности, утверждение штатного расписания, организационное обеспечение деятельности кадровой службы, разработка и утверждение локальных нормативных актов по кадровому делопроизводству – эти вопросы решаются в головной организации и в том случае, когда руководители обособленных структурных подразделений являются уполномоченными представителями работодателя в трудовых отношениях с работниками, работающими в этих подразделениях.

На основании утвержденного штатного расписания, в рамках полномочий, определенных доверенностью, и руководствуясь утвержденными руководителем организации локальными нормативными актами, руководитель обособленного структурного подразделения несет ответственность за ведение кадрового делопроизводства в его подразделении и назначает работников, ответственных за ведение и хранение трудовых книжек (см. приложение 3).

Документы, которые предъявляют граждане при приеме на работу в обособленные структурные подразделения организации, а также документы, предъявляемые работниками этих подразделений, хранятся в самих подразделениях. Здесь же создаются, обрабатываются и хранятся договорные, распорядительные и учетные документы, фиксирующие движение кадров и учитывающие личный состав в обособленном структурном подразделении.

При выборе способа организации кадрового делопроизводства работодателю следует учитывать специфику деятельности, территориальную удаленность обособленных структурных подразделений, а также продумывать механизм передачи личных документов работников в тех случаях, когда кадровое делопроизводство ведется централизованно.

Приложение 1

Пример оформления приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в организации

Кадровое делопроизводство в организациях с обособленными структурными подразделениями

Приложение 2

Пример оформления приказа об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству

Кадровое делопроизводство в организациях с обособленными структурными подразделениями

Приложение 3

Пример оформления приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в обособленном структурном подразделении

Кадровое делопроизводство в организациях с обособленными структурными подразделениями



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль