Аудит кадровых документов своими руками

4153
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.

Бизнес-класс «Аудит кадровых документов своими руками» состоялся 16–17 апреля 2008 г. На занятиях, которые вела канд. истор. наук, профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия Валентина Ивановна Андреева, слушатели обменивались опытом и обсуждали, как проверить правильность ведения документов, чтобы устранить ошибки, допущенные отделом кадров и другими службами в ходе документирования работы с персоналом, как избежать возможных санкций со стороны проверяющих органов, в частности государственной инспекции труда.

Участники бизнес-класса детально разбирались с «бумажной» работой – документированием различных ситуаций в процессе трудовых отношений. Особенно дотошно вникали в ситуацию, когда в кадровую службу приходит новый человек и обнаруживает ошибки предшественника: как следует принимать дела и как зафиксировать ошибки, которые ему самому и придется исправлять?

Для лучшего усвоения материала слушателям был предложен бизнес-спектакль из жизни отдела кадров. На протяжении трех действий «выясняют отношения» новый начальник отдела кадров и инспектор-старожил (по сценарию, особа, ведущая себя несколько фамильярно). Первое действие – это первый рабочий день нового начальника. Он принимает дела и обнаруживает, что их ведение сильно запущено: нет локальных нормативных актов, трудовых договоров и много чего еще – в общем, как замечает подчиненная, «на вас вся надежда, недостатки надо устранять».

Во втором действии руководитель занимается трудовыми книжками, с которыми в организации также сложилась «любопытная ситуация», а в третьем – архивными документами (и там «пыль столбом»!). Зрители – участники бизнес-класса – с интересом обсуждали ошибки, допущенные действующими лицами сцен.

Ответы на наиболее актуальные вопросы, обсуждавшиеся в бизнес-классе, мы публикуем для читателей журнала «Справочник кадровика».

Могут ли руководитель и другие должностные лица организации ставить на кадровых документах (трудовых договорах, приказах о приеме на работу, о предоставлении отпуска, об увольнении и т. п.) факсимильную подпись?

Обратите внимание!Факсимильную подпись на кадровых документах использовать нельзя

Определение понятия «подпись» дано в Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28. Согласно п. 50 данного документа подпись – это реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В данном определении речь идет именно о росписи, сделанной собственной рукой, а не о ее оттиске.

Статья 160 ГК РФ при совершении сделок допускает использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Однако, во-первых, порядок использования факсимиле не установлен действующим законодательством, во-вторых, несмотря на то, что использование факсимиле и допускается при взаимном соглашении сторон, это касается сферы гражданско-правовых, а не трудовых отношений. Поэтому, с нашей точки зрения, нельзя использовать факсимильную подпись на кадровых документах.

Аналогичной точки зрения придерживается ФНС России в отношении бухгалтерских документов. Так, например, в своем письме от 07.04.05 № 03–1-03 / 557 / 11 ФНС России отметила, что налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Инспектор ГИТ потребовал предъявить графики отпусков за последние 3 года. Однако согласно ст. 356 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, график отпусков имеет срок хранения 1 год. Можем ли мы отказать инспектору в предоставлении графика, к примеру, за 2005 г., сославшись на то, что он уничтожен?

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством, поэтому теоретически график отпусков за 2005 г. действительно мог быть уничтожен с наступлением 2007 г. Однако, заявляя об этом инспектору, все же необходимо учитывать, что уничтожить какой-либо документ – это не просто выкинуть его в мусор или сжечь. Уничтожение документа – это сложная процедура, которая производится поэтапно и сопровождается оформлением большого числа других документов. Поэтому, сообщая инспектору, что вы уничтожили график отпусков, будьте готовы к тому, что он потребует предоставить соответствующие документы: акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; протокол экспертной комиссии организации, согласовывающей данный акт; приемо-сдаточную накладную о сдаче макулатуры.

Если мы принимаем на работу иностранного работника, должны ли мы заводить ему трудовую книжку?

Трудовая книжка согласно ст. 66 ТК РФ является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка ведется на каждого работника в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Трудовую книжку ведут все работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Никаких иных исключений, в т. ч. связанных с гражданством работника, законодательством не предусмотрено. Поэтому даже если работник является иностранным гражданином, трудовая книжка на него все-таки ведется.

НА № 6‘2003Обратите внимание: несмотря на то, что работник является гражданином другого государства и, возможно, у него уже есть трудовая книжка образца, действующего в его государстве, на территории России ему придет­ся завести трудовую книжку, форма которой утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках».

Если работник, находясь в ежегодном основном оплачиваемом отпуске, сообщил по телефону, что заболел и взял больничный, что надо ставить в табеле учета рабочего времени?

Если бы работник не находился в отпуске, а работал, его невыход на работу до момента предоставления им листка нетрудоспособности обозначался бы «НН» – неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств). При предоставлении им листка нетрудоспособности в табеле учета рабочего времени была бы произведена корректировка, и «НН» были бы исправлены на «Б» (временная нетрудоспособность). Однако рассматриваемая ситуация несколько иная. Несмотря на то что работник сообщил о своей болезни, документа, подтверждающего данный факт, он еще не представил, поэтому доказательств его болезни работодатель пока не имеет. Поэтому, пока работник не предъявит листок нетрудоспособности, в табеле ему надлежит ставить «ОТ», так как работник находится в ежегодном основном оплачиваемом отпуске.

В дальнейшем, когда работник представит листок нетрудоспособности, в табеле учета рабочего времени надо будет произвести корректировку и в дни болезни, теперь уже подтвержденные листком нетрудоспособности, вместо «ОТ» поставить «Б».

Вносится ли запись в трудовую книжку предпринимателя?

Несмотря на то что с 6 октября 2006 г. работодатели – индивидуальные предприниматели должны вести на своих работников трудовые книжки, в их собственные трудовые книжки записи все-таки не вносятся. Дело в том, что индивидуальные предприниматели осуществляют свою деятельность на основании норм гражданского законодательства, с ними заключаются гражданско-правовые договоры и трудовых отношений у них не возникает. Индивидуальный предприниматель по своему статусу работником не является – он не выполняет трудовую функцию (работу по должности), а занимается предпринимательской деятельностью. А поскольку трудовая книжка является документом о трудовой (а не предпринимательской) деятельности лица, на индивидуальных предпринимателей она не ведется.

Можно ли в штатное расписание акционерного общества включить должность «Председатель совета директоров» и заключить с ним трудовой договор?

Прежде чем решить этот вопрос, следует определиться со статусом совета директоров. Согласно ст. 64 Федерального закона от 26.12.95 №208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Закон об акционерных обществах) совет директоров (наблюдательный совет) общества осуществляет общее руководство деятельностью общества, за исключением решения вопросов, отнесенных к компетенции общего собрания акционеров.

В компетенцию совета директоров (наблюдательного совета) общества входит решение вопросов общего руководства деятельностью общества, за исключением вопросов, отнесенных к компетенции общего собрания акционеров. Перечень вопросов, отнесенных к компетенции совета директоров, установлен ст. 65 Закона об акционерных обществах. Вопросы, отнесенные к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества, не могут быть переданы на решение исполнительному органу общества.

Несмотря на то что по решению общего собрания акционеров членам совета директоров (наблюдательного совета) общества в период исполнения ими обязанностей может выплачиваться вознаграждение и (или) могут компенсироваться расходы, связанные с исполнением ими функций членов совета директоров (наблюдательного совета) общества, речь все же идет не о зарплате, выплачиваемой на основании трудового договора. Члены совета директоров, как и председатель такого совета, являются субъектами гражданско-правовых, а не трудовых отношений.

В отличие от совета директоров, исполнительный орган общества осуществляет руководство его текущей деятельностью, организует выполнение решений общего собрания акционеров и совета директоров (наблюдательного совета) общества.

Исполнительные органы подотчетны совету директоров (наблюдательному совету) общества и общему собранию акционеров.

Параллельно с гражданскими правоотношениями у лиц, являющихся членами совета директоров, могут возникать и трудовые отношения – в тех случаях, когда они заключают трудовой договор, в т. ч. с организацией, членом совета директоров которой они являются.

Закон об акционерных обществах устанавливает некоторые ограничения, при которых параллельное существование гражданско-правовых и трудовых отношений для членов совета директоров (в т. ч. председателя совета директоров) недопустимо. Так, согласно ст. 66 Закона об акционерных обществах члены коллегиального исполнительного органа общества не могут составлять более одной четвертой состава совета директоров (наблюдательного совета) общества. Лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа, не может быть одновременно председателем совета директоров (наблюдательного совета) общества.

В отличие от совета директоров, на отношения между обществом и единоличным исполнительным органом общества (директором, генеральным директором) и (или) членами коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции) действие законодательства РФ о труде распространяется в части, не противоречащей положениям Закона об акционерных обществах.

Несмотря на то что работодатель сам утверждает штатное расписание и может включать в него те или иные должности на свое усмотрение, все-таки нужно отметить, что председатель совета директоров – это не должность.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль