Компенсация за использование имущества работника в служебных целях

6529

Актуальным для сторон трудового договора – работника и работодателя – является вопрос о возмещении расходов при использовании личного имущества работника. В Трудовом кодексе РФ данный вопрос регулируется ст. 188, а в отношении надомников (лиц, осуществляющих выполнение работы на дому по трудовому договору с работодателем) – ст. 310.

Условия возмещения затрат

В трудовом законодательстве понятие компенсации дано в ст. 164 ТК РФ: это денежная выплата, возмещающая работнику затраты, связанные с выполнением трудовых или иных предусмотренных законом обязанностей. Установленные в ст. 188 ТК РФ нормы в отношении использования личного имущества работника содержат ряд условий, при которых возмещение должно быть произведено.

Первое условие – использование работником личного имущества.

Существует точка зрения, что имущество должно использоваться работником самостоятельно. Однако на надомников это правило не распространяется, поскольку ч. 1 ст. 310 ТК РФ предусматривает, что надомник может выполнять работу, обусловленную трудовым договором, с участием членов его семьи. При этом трудовые отношения между членами семьи надомника и работодателем не возникают.

Какие виды личного имущества могут быть использованы работником?

Специалисты уделяют внимание вопросам возмещения затрат, связанных с использованием личных автомобилей работников, – от амортизации автомобиля до затрат на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт, запчасти, расходы на парковку и т. д. Закон не ограничивает работодателя каким-либо конкретным перечнем; в качестве личного имущества может выступать компьютерная и иная оргтехника, инструмент, мобильный телефон.

Из практики следует, что в качестве «личного» работник может использовать как имущество, принадлежащее ему по праву собственности, так и имущество, используемое им на основании доверенности от собственника. Как правило, в качестве примера приводится только управление автомобилем, однако иное имущество также может быть использовано работником при соответствующем оформлении права пользования.

Второе условие для возмещения затрат: имущество работника используется в интересах работодателя. Следует отметить, что налоговые органы, проверяя экономическую обоснованность расходов работодателя, уделяют внимание должностным инструкциям работников: связаны ли производимые затраты с должностными обязанностями работника.

Мнение эксперта

Компенсация за использование имущества работника в служебных целях А.В. Селютина, доцент кафедры экономической теории и менеджмента МГПУ

Законодательство действительно не устанавливает ограничений на виды личного имущества работника, используемого им в интересах работодателя, и на размер компенсаций. Размеры компенсаций, порядок определения данного размера, порядок выплаты и прочие условия могут устанавливаться в коллективном договоре или в трудовых договорах с каждым работником. Однако отсутствие единого подхода со стороны работодателя к определению размера компенсаций может вызвать ненужные вопросы со стороны налоговых органов в отношении обоснованности таких расходов организации.

Единый подход может быть установлен, например, в коллективном договоре, а при его отсутствии – в приказе руководителя организации (предприятия). Это совершенно не противоречит нормам ТК РФ, который требует закрепления размера компенсации и условий ее выплаты в письменном соглашении сторон трудового договора. Необходимо обратить внимание и на то, что порядок и условия определения размера компенсации за использование работником личного имущества должны быть едины для всех работников предприятия (организации) относительно определенного вида имущества.

Работодателя при налоговом администрировании в первую очередь интересует возможность учета сумм, выплаченных им своим работникам в качестве компенсации за использование личного имущества, при формировании налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, а также необходимость уплаты единого социального налога. Данные выплаты производятся сверх сумм компенсаций, и каждый компенсационный рубль может обойтись организации слишком дорого, если не будет правильно оформлен и подтвержден соответствующими документами.

Для работников учреждений и организаций, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, нормы компенсации установлены приказом Министерства финансов РФ от 04.02.00 № 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок». Постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92 устанавливает нормы компенсации для работников всех других организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы в целях формирования налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в соответствии с подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Письмо Минфина России от 21. 07. 92 № 57 интересно, прежде всего, тем, что в нем установлены условия выплаты компенсации работнику за использование личных легковых автомобилей. В частности, в п. 3 указанного письма определено следующее: в размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт). В случае если предприятие примет решение о возмещении стоимости ГСМ сверх установленных норм, необходимо подтверждать производственный характер данного вида расходов путевыми листами.

В соответствии с подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ датой признания прочих расходов, к которым относятся компенсации за использование личного транспорта, является дата перечисления средств с расчетного счета (выплаты из кассы) налогоплательщика. Кроме того, общие положения указанной статьи НК РФ указывают на то, что расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся.

При установлении размера компенсации работнику за использование в производственных целях личного имущества наибольший интерес вызывает проблема учета установленного размера при формировании налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. В соответствии со ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Такие нормы в настоящее время установлены постановлением Правительства РФ №92, о котором говорилось выше. Безоговорочно данные нормы действуют в отношении формирования налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. В пределах установленных норм выплаты в пользу работников будут уменьшать налогооблагаемую базу, сверх установленных норм выплаты в пользу работников могут быть осуществлены предприятием (организацией) только за счет собственных средств. Именно данное требование налогового законодательства налагает определенные ограничения на работодателя при принятии решения о размере компенсационных выплат.

Внимание к должностным инструкциям работников является только одной стороной обоснованности расходов, связанных с использованием личного имущества работника. Если же говорить о производственной направленности таких расходов, то необходимо подтвердить связь данных расходов с деятельностью предприятия (организации).

Необходимо различать имущественные права, их использование в интересах работодателя и услуги сторонних организаций, которые никак не могут быть связаны с использованием личного имущества и с получением компенсации за такое использование. Во многом такая ошибка обусловлена непониманием экономической и финансовой сущности используемых категорий.

Например, спецодежда, которую работник использует в процессе трудовой деятельности, не относится к категории амортизируемого имущества. При приобретении данного вида имущества за счет работника работодатель, как правило, сразу выплачивает ее стоимость. Это не рассматривается как компенсация расходов. Нет необходимости оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору. На практике этого и не происходит. Просто через кассу предприятия как расчеты с подотчетными лицами эта сумма возмещается (выплачивается) работнику.

Другим примером может служить оплата почтовых и телеграфных услуг. Эти виды услуг сторонних организаций никак не связаны с понятием компенсаций за использование работником личного имущества. Оплата работником данных услуг за счет личных денежных средств – это несколько иное. Возмещение расходов производится аналогично примеру, рассмотренному выше.

В практике деятельности предприятий (организаций) необходимо руководствоваться нормами гражданского, налогового и трудового законодательства в совокупности, учитывая по мере возможности все требования, касающиеся рассматриваемого вопроса или проблемы.

Третье условие – использование личного имущества производится работником с согласия или ведома работодателя. При этом работодатель в соответствии со ст. 20 ТК РФ выступает как физическое лицо либо как юридическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником.

Необходимо отметить, что данное условие весьма расплывчато, поскольку ТК РФ не содержит обязанности закреплять согласие или извещение работодателя письменно.

Четвертое условие – размер возмещения расходов должен быть установлен соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Требование о закреплении размера возмещения в письменном соглашении сторон защищает интересы работника, препятствует возникновению злоупотреблений со стороны работодателя. При наличии письменного соглашения отказаться от выплаты возмещения работнику под предлогом отсутствия согласия невозможно. Кроме того, письменное закрепление обязательств сторон по данному вопросу – в интересах работодателя, поскольку способствует снижению налогооблагаемой базы.

Не останавливаясь подробно на вопросе налогообложения, отметим, что позиция Арбитражного суда отражена в постановлении Федерального арбитражного суда (ФАС) Северо-Западного округа от 17.07.07 № А 56–49256 / 200. Арбитражный суд указал, что работодатель не должен с этих сумм уплачивать налог на доходы физических лиц (НДФЛ).

Определение размера компенсации

На практике возникают вопросы при определении размера затрат на использование личного автомобиля работника, работающего в бюджетной организации.

Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 №92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу (далее – Постановление от 08.02.02 №92) установлены нормы указанных расходов. В зависимости от рабочего объема двигателя автомобиля нормы расходов составляют:
- до 2000 куб. см – 1200 руб. в месяц,
- свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц;
- для мотоциклов – 600 руб. в месяц.

Данное Постановление не распространяется на бюджетные организации.

До вступления в силу Постановления от 08.02.02 № 92 были приняты нормативные акты Минфина России: письмо от 21.07.92 № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» (далее – письмо от 21.07.92 № 57) и приказ от 04.02.00 № 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» (далее – приказ от 04.02.00 № 16н).

Письмо от 21.07.92 № 57 установило: компенсация работнику может быть выплачена только в тех случаях, когда работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами работника в соответствии с его должностными обязанностями.

Кстати сказать

В письме МНС России от 02.06.04 № 04-2-06/419 «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта» указано, что основанием выплаты является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации. Однако нельзя не учитывать, что исходя из требований ст. 188 ТК РФ

размер возмещения расходов работнику за использование личного имущества определяется соглашением между ним и работодателем, оформленным в письменной форме. Таким образом, приказ работодателя должен создаваться на основе соглашения, достигнутого между работником и работодателем.

Приказ от 04.02.00 № 16н устанавливает следующие нормы компенсации работникам в учреждениях и организациях, финансируемых из средств бюджета всех уровней:

Компенсация за использование имущества работника в служебных целях

В постановлении ФАС Уральского округа от 26.01.04 № Ф09–5007 / 03-АК сказано, что нормы компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, учитываемые в целях обложения НДФЛ, законодательством РФ не установлены, а в силу ст. 188 ТК РФ размер возмещения указанных расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Постановление от 08.02.02 № 92 и приказ от 04.02.00 № 16н устанавливают нормирование расходов исключительно для целей исчисления налога на прибыль, но они не распространяются на трудовые отношения и не ограничивают размер возмещения расходов при использовании личного имущества работника.

Такая же позиция высказана в постановлениях ФАС Поволжского округа от 18.01.05 № А49–6290 / 04–540А / 2 и ФАС Северо-Западного округа от 23.01.06 № А26–6101 / 2005–210.

Таким образом, законодательство не установило ограничений на размер компенсаций и виды личного имущества работника, которое может быть использовано в служебных целях.

Для того чтобы иметь основания для применения ст. 188 ТК РФ, работодатель обязан письменно оформить соглашение с работником о размере возмещения расходов. Как правило, этот вопрос подробно фиксируется в трудовом договоре либо дополнении к нему.

Для надлежащего экономического обоснования выплат также необходимо помнить, что ст. 188 ТК РФ определяет два вида выплат, которые производит работодатель:1) компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;2) возмещение расходов, связанных с использованием указанного имущества.

Каким образом работодателю можно произвести расчет возмещения?

Что касается компенсации за использование и износ (амортизацию), то применяется Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. постановлением Правительства РФ от 01.01.02 № 1).

В качестве примера можно привести использование персонального компьютера. Он включен в третью амортизационную группу, срок полезного использования – от 3 до 5 лет. Исходя из стоимости компьютера 20 000 руб. и срока полезного использования 3 года (36 мес.), можно установить размер ежемесячной компенсационной выплаты в сумме 555 руб. 55 коп. (20 000 руб. : 36 мес.).

В отношении возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника, в качестве подтверждающих расходы могут быть приняты самые различные документы – в зависимости от вида имущества.

Например, если используется компьютер, то расходы можно подтвердить кассовыми, товарными чеками на расходные материалы – бумагу, тонер, счетом-фактурой, актом на выполненные ремонтные работы.

При использовании автомобилей расходы могут быть подтверждены чеками на горюче-смазочные материалы, кассовыми и товарными чеками на запчасти, квитанциями об оплате услуг станций техобслуживания и т. д.

Оформление расходов

Каким образом оформить выплату работнику компенсации за использование личного имущества?

Трудовой кодекс РФ в ст. 188 содержит единственное требование к оформлению: указание в соглашении сторон трудового договора размера возмещения расходов.

Как уже говорилось, размер возмещения можно закрепить как в трудовом договоре, так и в дополнении к нему. Однако часто работодатель сталкивается с «претензиями» налоговой инспекции к экономической обоснованности произведенных затрат. Одного указания в трудовом договоре на размер возмещаемых затрат оказывается недостаточно.

В соглашении между работником и работодателем желательно указать следующие сведения:

  • вид используемого имущества и его характеристики (наименование, технические и регистрационные данные);
  • права работника в отношении имущества (в собственности, на основании доверенности и др.);
  • порядок использования имущества;
  • размер возмещаемых расходов: компенсации за использование, износ (амортизацию) имущества, а также размер выплат, связанных с использованием имущества;
  • порядок возмещения расходов (например, выплата производится на основании приказа работодателя при предъявлении работником документов, подтверждающих расходы);
  • срок использования имущества;
  • сроки возмещения расходов.

Для заключения соглашения и выплаты компенсации работник должен представить:
- документы, подтверждающие права на используемое имущество (например, договор купли-продажи, регистрационное свидетельство и др.);
- документы, подтверждающие характеристики имущества (например, техпаспорт, сертификат и др.);
- документы, подтверждающие произведенные расходы (например, чеки, акты выполненных работ/услуг и др.).

В качестве дополнительных документов, которые может затребовать налоговая инспекция, можно назвать:1) должностную инструкцию работника, подтверждающую взаимосвязь расходов c его служебной деятельностью;2) документы, подтверждающие выплату работнику сумм (расходный ордер, в случае перечисления на карточку – выписка из лицевого счета и др.);3) в случае, если размер возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника, невозможно установить в твердой сумме непосредственно в соглашении (поскольку он может изменяться в связи с повышением цен, необходимостью срочного ремонта и т.д.), в соглашении должна быть ссылка на документ, где определялся бы размер расходов работника за определенный период.

Сроки выплаты компенсации

ТК РФ не устанавливает конкретных сроков выплаты компенсации. Данный вопрос решен в письме от 21.07.92 № 57. Пункт 5 указывает: «…компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней».

Пункт 6 письма от 21.07.92 № 57 в отношении использования автомобиля сотрудника указывает: «…за время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается».

Полагаем, что данное положение обоснованно и применимо к возмещению расходов и в отношении другого имущества, поскольку в вышеуказанные периоды работник имущество не использует (по крайней мере, в служебных целях) и не производит затрат на эксплуатацию, следовательно, расходы возмещению не подлежат.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль