Организация кадрового делопроизводства: строим систему с нуля

3855
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.

Семинар «Организация кадрового делопроизводства: строим систему с нуля» состоялся 28–29 ноября 2007 г. В нем принимала участие Валентина Ивановна Андреева, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия.

В ходе семинара были рассмотрены следующие темы:
- правовые основы документирования трудовых отношений;
- система кадровой документации;
- локальные нормативные акты и порядок ознакомления с ними работников;
- документы по оформлению трудовых отношений: трудовой договор, распорядительные (приказы по личному составу), учетные (личные карточки формы Т-2, табели учета рабочего времени), личные (трудовая книжка и др.) документы;
- документы, оформляемые кадровой службой в процессе трудовых отношений (дополнительные соглашения к трудовым договорам, акты, приказы о переводах, предоставлении отпусков и др.);
- организация работы с трудовыми книжками;
- систематизация и хранение кадровой документации, подготовка документов к передаче в архив;
- ответственность работодателя и специалистов кадровых служб за нарушение требований по обеспечению сохранности кадровой документации.

Валентина Ивановна ответила на многочисленные вопросы слушателей.

Необходимо ли в трудовой книжке указывать: «до поступления на работу трудового стажа не имел»?

Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 (далее – Инструкция), внесение данной записи в трудовую книжку не предусмотрено.

В каких случаях в трудовой книжке указывается учеба?

В соответствии с подп. «б» п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила), в трудовую книжку по месту работы со ссылкой на соответствующие документы вносятся записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров.

Правомерно ли на титульном листе трудовой книжки вносить изменения на основании паспорта (например, изменение фамилии, имени, отчества), или данные изменения должны быть внесены на основании свидетельства о заключении или расторжении брака и т.п.?

Пунктами 2.1 и 2.3 Инструкции установлены следующие правила: сведения о работнике, в частности фамилия, имя и отчество, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, записываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.).

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на титульный лист трудовой книжки. Одной тонкой чертой зачеркивается прежняя фамилия, имя, отчество или дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Может ли организация, обнаружившая ошибку в записях трудовой книжки, допущенную прежним работодателем, самостоятельно внести исправления без истребования справки из организации, внесшей неправильную запись?

Если ошибочная запись обнаружена на титульном листе трудовой книжки, то исправления не допускаются, поскольку Инструкция не допускает исправлений на титульном листе трудовой книжки, при наличии соответствующих документов возможно только внесение изменений. В этом случае необходимо в судебном порядке доказывать принадлежность данной трудовой книжки конкретному работнику и вносить соответствующие изменения на основании судебного решения.

Пункты 27–30 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке предусматривают возможность внесения соответствующих исправлений по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель в этом случае обязан оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных п. 34 Правил.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Что делать с трудовой книжкой, если испорчен титульный лист (фамилия замазана «корректором» или заклеена бумагой, а ниже следует другая фамилия)?

Данная трудовая книжка является недействительной, и работнику должен быть выдан ее дубликат. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки регулируются разделом 7 Инструкции.

Дубликат трудовой книжки заполняется по тем же правилам, что и трудовая книжка.

Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только сведения, имеющиеся в документах.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.

Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующей поступлению на работу к данному работодателю.

Как правильно исправлять недействительные записи в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе»?

Пункт 1.2 Инструкции устанавливает порядок внесения исправлений в трудовую книжку. Так, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи; в графе 3 делается запись: Организация кадрового делопроизводства: строим систему с нуля. После этого производится правильная запись: Организация кадрового делопроизводства: строим систему с нуля и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.

Например: Организация кадрового делопроизводства: строим систему с нуля.

При изменении формулировки причины увольнения указывается: Организация кадрового делопроизводства: строим систему с нуля(указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись:Организация кадрового делопроизводства: строим систему с нуля . На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: Организация кадрового делопроизводства: строим систему с нуля с указанием его серии и номера.

Кто из работников организации должен вести табель учета рабочего времени?

Согласно ч. 3 ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1 утверждены две унифицированные формы табеля учета рабочего времени для ручного и автоматизированного заполнения (Т-12 и Т-13).

В сложившейся практике во многих организациях, особенно с относительно небольшой штатной численностью, эту работу поручают специалистам кадровых служб, руководителям структурных подразделений, секретарям, бухгалтерам и т.д. При этом «процедура поручения» работы по ведению табеля названным категориям специалистов крайне проста: эту работу «автоматически» вписывают в соответствующую должностную инструкцию, с которой знакомят работника при приеме на работу. По нашему мнению, такую практику вряд ли можно признать правомерной.

Как правило, должностные инструкции разрабатываются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37. Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых работником функций. В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения в организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики, независимо от их ведомственной подчиненности.

В названном Справочнике ведение табельного учета фактического времени пребывания работников на работе отнесено к должностным обязанностям табельщика. При этом должность табельщика включена в раздел 3 «Должности других служащих (технических исполнителей)» Справочника. В квалификационных характеристиках специалиста по кадрам и инспектора по кадрам ведение табельного учета не предусмотрено, а в должностные обязанности начальника отдела кадров входит организация табельного учета.

Таким образом, ведение табеля учета рабочего времени – это самостоятельный участок работы, и в штатном расписании организации должна быть предусмотрена должность табельщика. Однако во многих организациях такая должность не предусмотрена из-за сравнительно небольшого объема работ по ведению табельного учета. В такой ситуации данная функция и «попадает» в должностные инструкции других работников, увеличивая объем их работ и ответственность за заполнение документа, по которому рассчитывается заработная плата.

В случае отсутствия должности «табельщик» в штатном расписании выполнение работы по ведению табельного учета следует оформить как увеличение объема работ с согласия работника, которому эта работа поручается, и с установлением доплаты (ст. 602 ТК РФ). При этом согласно ст. 151 ТК РФ размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы.

Для документирования рассмотренной ситуации необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и на его основе издать приказ об увеличении работнику объема работ и установлении доплаты.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль