text
PRO-персонал

Личная карточка работника: образец 2018

  • 29 июля 2018
  • 24435

Личная карточка - хит кадрового делопроизводства, обманчиво простой документ, к которому тем не менее возникает больше всего вопросов у ГИТ. Читайте о том, как ее оформить правильно, скачайте образец

Что содержит личная карточка Т-2

Личная карточка работника по форме Т-2 заполняется кадровиком на каждого работника в организации. В нее вписывается информация о гражданине, отсортированная по 11 разделам – от общих сведений до оснований расторжения контракта.

Карточка объединяет в себе массив значимых данных: квалификацию сотрудника, его образование, воинский статус, квалификацию, контакты ближайших родственников и др. Таким образом, она - удобный унифицированный инструмент для сбора персональной информации. Не забудьте, с 1 июля ввели новый ГОСТ. Читайте о том, что поправить во всех кадровых документах, скачайте удобную шпаргалку.

Можно ли обойтись без личной карточки

Постановление Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках» однозначно устанавливает необходимость карточек. Обойтись без них не может ни одно предприятие, независимо от формы собственности. Это требование распространяется на штат полностью, включая внешних совместителей и занятых по срочным договорам. Индивидуальные предприниматели могут не заполнять карточки, но в практике обычно и они это делают.

Важно

Как вести личную карточку нормативные акты не объясняют, но ГИТ тут придирается чаще всего. В этой статье только краткая инструкция, а для полного понимания и уверенности в действиях мы подготовили ответы на семь самых частых вопросов по личной карточке,которые задают ваши коллеги.

Документы для заполнения

Строгих требований к срокам заполнения карты нет, но мы советуем оформить ее, как только подписан приказ о приеме на работу. Потребуются личные документы сотрудника:

  • Паспорт (или другое удостоверение. Иностранные подданные также предоставляют вид на жительство и т.д.),
  • Трудовая книжка. Если ее еще нет, то она заводится при найме.
  • Военный билет. Это требование распространяется только на мужчин.
  • Документы об образовании, квалификации и т.д. Если работа подразумевает
  • специальные навыки и компетенции – то об образовании в этой сфере.
  • СНИЛС.
  • Прочие документы при их наличии: медкнижка, водительские права и т.д.

Обратите внимание

Требовать с сотрудника можно только те документы, о которых идет речь в ст. 65 ТК. Следовательно, настаивать на наличии, например, характеристики или свидетельства о присвоении ИНН, нельзя. Часть сведений не переписывается из документов, а вносится под диктовку сотрудника, следовательно, его присутствие при первичном заполнении обязательно.

Порядок заполнения личной карточки

Актуальный образец карточки дается в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004. Часто спрашивают, надо ли переделывать карточки, если они были оформлены давно, по ранее действующим правилам. Мнения проверяющих инспекторов расходятся. Некоторые считают нужным переоформить старые карточки, другие советуют оставлять как есть. Мы рекомендуем обратиться в территориальный ГИТ с официальным письменным запросом и на основании его планировать работу с документами.

Как организовать работу с персональными данными, чтобы было удобно вам и безопасно для компании

Ответственность за корректное оформление возложена на кадрового специалиста, эту обязанность запрещено делегировать владельцу карточки. Заполняет только сам кадровик, а сотрудник расписывается, подтверждая информацию.Подпись требуется:

  • при начальном заполнении,
  • изменении в служебной деятельности, которое вносится в трудовую книжку. Например, повышении в должности или переводе.
  • коррекции ошибок и внесении новой информации. Переписать карточку заново можно, если кадровик ошибся при самом первом заполнении. Помарки и неточности, допущенные позднее, исправляются в этом же экземпляре.
  • уходе с работы.

Излишне упоминать, что записи выполняются четко, без помарок. Те, которые не изменятся в будущем, пишутся шариковой ручкой, остальные – карандашом. При увольнении карандашные пометки заменяются на сделанные ручкой.

Изменение информации

Если у работника изменились персональные данные, семейное положение, состояние здоровья или социальный статус, он должен сообщить вам об этом. За изменениями в личной жизни сотрудника вы следить не обязаны. Даже если они могут повлиять на трудовые отношения, объем гарантий и содержание кадровых документов. Вы не отвечаете за то, что не предоставили сотруднику гарантии, если не знали,что они необходимы Подробнее в статье журнала “Справочник кадровика”.

Ошибка зачеркивается чертой, рядом пишется правильная информация и пометка «Исправлено» с датой правки и подписями кадрового работника и владельца карточки. Никакие "корректоры" не используются. Недопустимо удалять разделы, даже если они остаются незаполненными. Возможно добавление строк либо вложенных листов.

Если нужная информация отсутствует либо ответ отрицательный, оставляется пустое место. Прочерк и «нет» писать нельзя. Часть сведений идут сразу в 2 поля – текстовое и кодовое. Используются классификаторы: ОКИН, ОКСО, ОКПДТР и ОКАТО. Запрещены знаки«:», «=», «/».

Обратите внимание

Кодирование осталось со времен, когда современные программы кадрового учета еще не имели столь массового распространения. Можно оставить графы для кодов незаполненными, но удалять сам реквизит нельзя. Надо внимательно следить, чтобы сведения в текстовом поле не "заходили" на кодовое - иначе карточка будет испорчена.

Заполнение “шапки”

Заголовочная часть документа, иначе называемая «шапкой», создается так. Сначала идет информация о предприятии:

  • Точное полное название. Если имеется официальное сокращение, оно пишется в скобках.
  • ОКПО.

Личная карточка работника: образец 2018

Код карточки по ОКУД – 0301002. Затем идут личные данные работника.

Личная карточка работника: образец 2018

  • Дата заполнения – например, 15.08.2018.
  • Табельный номер.
  • ИНН и СНИЛС. Если их номера неизвестны – допустимо вписать позднее. Утерянный СНИЛС восстанавливается через кадровый отдел.

Личная карточка работника: образец 2018

  • Буква, с которой начинается фамилия.
  • Характер работы в личной карточке Т-2 – пишется кратко «постоянно» или «временно», иные подробности не нужны.
  • Вид работы – выбирается основная либо по совместительству.
  • Пол. Тут можно ставить код либо указать традиционные "М" иди "Ж".

Новые возможности для карьерного роста

Попробуйте бесплатно! Курс повышения квалификации "Документационное обеспечение работы с персоналом". Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом», за прохождение — удостоверение о повышении квалификации. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются готовыми шаблонами документов, которые можно скачать и оставить себе для работы.

Общие сведения

В правом углу пишутся реквизиты контракта. Далее перечисляются:

  • ФИО. Целесообразно предусмотреть вероятную смену данных в будущем (например, присвоение новой фамилии в браке) и оставить место у правого края.
  • Дата и место рождения. Дата в текстовом поле прописью, в кодовом – цифрами. Можно использовать общепринятые сокращения формата «поселок городского типа» - «пгт» и т.д. Код ставится по ОКАТО.
  • Гражданство. Второе, если о нем известно, пишется в скобках. Например, «гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Венгрии) (двойное гражданство)». При найме иностранца пишут так: «Иностранный гражданин (Сербии)». Ставится код по ОКИН.

Личная карточка работника: образец 2018

Знание иностранного языка по ОКИН шифруется так: сначала сам язык, пробел, одна из 3 степеней владения. Поскольку это невозможно подтвердить достоверно, запись делается со слов.

Личная карточка работника: образец 2018

При проставлении кодов следует учитывать, что коды присвоены не только степеням знания иностранного языка, но и самим иностранным языкам, например: английский язык имеет код «014», французский – «213», итальянский – «070», немецкий – «135». Сначала проставляется код иностранного языка, а затем – после разделения несколькими пробелами – код степени знания языка.

Личная карточка работника: образец 2018

Образование ОКИН указывается двузначным кодом. Фиксируется только по представленным документам. Особенно это важно, если указывается неполное высшее – для этого необходимо пройти больше половины курса и иметь соответствующую справку или свидетельство. Запись лучше максимально сместить влево, чтобы иметь возможность потом дополнять ее.

Личная карточка работника: образец 2018

В табличную часть вносится название учебного учреждения (можно использовать сокращения), наименование полученного документа, присвоенная квалификация и год окончания. Указываются реквизиты диплома (свидетельства). Вторая табличная часть заполняется сведениями о послевузовском образовании. Профессия вписывается согласно документам и полученной квалификации, кодируется по ОКПДТР.

Личная карточка работника: образец 2018

Отдельно расскажем, как записывать стаж. В форме Т-2 указываются несколько видов стажа - общий (считается календарно по трудовой книжке), непрерывный (можно не заполнять), дающий право на выслугу и льготный. Исчисление производится согласно Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утв. постановлением Правления ПФР от 31.07.06 No192п. Если трудоустройство первое в жизни, стаж отмечается нулями.

Личная карточка работника: образец 2018

Личная карточка работника: образец 2018

Семейный статус.

Код по ОКИН «Состояние в браке» представлен на рисунке:

Личная карточка работника: образец 2018

  • Состав семьи указывается со слов. Записываются ФИО и год рождения, степень родства.
  • Паспортные данные - номер и серия, название выдавшего его учреждения.
  • Адрес места жительства: регистрация и фактическое проживание (включая почтовые индексы), телефон.

Личная карточка работника: образец 2018

Личная карточка работника: образец 2018

Личная карточка работника: образец 2018

Сведения о воинском учете

Форма Т-2 для воинского учета остается пустой, если сотрудник – не военнообязанный. Потребуются военный билет для пребывающих в запасе либо удостоверение призывника. Порядок внесения информации о службе в армии дается в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утв. постановлением Госкомстата России от 5 .01.2004 г. No1). Для вашего удобства мы подготовили таблицу, как правильно заполнить этот раздел.

Раздел заверяется подписями кадровика и владельца.

Личная карточка работника: образец 2018

Разделы I и II личной карточки работника заполняются на момент его приема на работу. После внесения информации вторая страница унифицированной формы № Т-2 подписывается работником кадровой службы (с указанием наименования должности и расшифровки подписи). Работник, на которого заполнена личная карточка, проставляет личную подпись и дату ознакомления с записями, сделанными в личной карточке.

Личная карточка работника: образец 2018

Прием на работу и переводы

В разделе III личной карточки дублируются записи в трудовой книжке. Сведения в оба документа вносятся на основании распоряжений о приеме на работу и переводах. Указываются: дата начала работы, структурное подразделение, должность, ставка или оклад, реквизиты распоряжения (дата и номер).

Запись удостоверяется подписью владельца карточки. Временные переводы и изменение зарплаты в любую сторону фиксировать не надо .В разделе обязательно указываются основания каждой записи – дата и номер приказа (распоряжения). Сведения должны вноситься без сокращений.

С каждой вносимой в этот раздел записью работник должен быть ознакомлен под роспись.

Личная карточка работника: образец 2018

Аттестация

Раздел заполняется, если во время работы в организации сотрудник проходил аттестацию. Фиксируется принятое решение комиссии - соответствие должности и реквизиты приказа. Если комиссия дала какие-либо рекомендации (увеличить зарплату, направить на обучение) - их тоже можно указать.

Личная карточка работника: образец 2018

Повышение квалификации

Оформляется аналогично предыдущей графе, с указанием реквизитов документа об обучении. Традиционно заносятся только длительные семинары и курсы - больше 100 часов. Краткосрочное обучение записывать нецелесообразно.

Личная карточка работника: образец 2018

Профессиональная переподготовка

Разделы V и VI личной карточки работника предназначены для отражения сведений об изменениях профессионального статуса работника, происходящих за время работы у работодателя. На практике же работники кадровых служб обычно вносят сведения о повышении квалификации и профессиональной переподготовке при приеме на работу на основании документов, представленных работником. А в дальнейшем дополняют эти записи на основании данных о повышении квалификации и профессиональной переподготовке в период работы.

Личная карточка работника: образец 2018

Награды

В раздел VII личной карточки работника вносятся сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях с указанием их наименования, а также название, дата и номер соответствующего документа.

Личная карточка работника: образец 2018

Отпуска

Перечисляются все без исключения отпуска, полученные за время деятельности на предприятии. Отмечаются вид отпуска, продолжительность и временные рамки, номера и даты соответствующих приказов, частичная замена отдыха финансовой компенсацией.

Обратите внимание

Раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника вы заполняете чаще всего летом. В этот раздел нужно записывать все отпуска, в том числе целевые и без сохранения заработной платы, но основная нагрузка по заполнению этого раздела приходится на сезон отпусков. Все о том, как вести личные карточки в сезон отпусков, читайте в журнале “Справочник кадровика”.

Личная карточка работника: образец 2018

Социальные льготы

Если гражданину положены льготы (например, за донорство крови или по инвалидности), он обязан предъявить документы-подтверждения. Кадровик вносит льготы в карточку, дополняя их отсылками к нормативным актам.

Личная карточка работника: образец 2018

Дополнительные сведения

Раздел X личной карточки предназначен для полноты учета сведений о работнике. На практике в этот раздел вносится информация, которая не нашла отражения в других разделах личной карточки, но по каким-то причинам важна для сторон трудового договора.

Личная карточка работника: образец 2018

Главная новость Инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу

Тема номера К чему придерется инспектор ГИТ, когда очевидных нарушений у вас нет, а план по штрафам сделать надо

В приватном разговоре с инспекторами мы узнали, где они будут «копать», когда компанию нужно оштрафовать, а явного повода нет. Готовьтесь к тому, что искать будут, – планы по штрафам планируют повысить.


Увольнение работника

Этот раздел оформляется в последнюю очередь, когда уже выпущен приказ о расторжении договора. Обязательна идентичность формулировки причины увольнения во всех документах – приказе, личной карточке и трудовой книжке. Разночтения будут серьезной ошибкой.

Личная карточка работника: образец 2018

Личная карточка «закрывается» подписями работника кадровой службы и работника.

Личная карточка работника: образец 2018

Возможно ли вести в электронном виде

Работодатель вправе вести личные карточки работников в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе.

Ситуация

Я веду личные карточки работников в электронном виде. Получается, если инспектор потребует их показать, придется распечатывать личные карточки на всех работников?

Хранение карточек Т-2

Срок хранения личной карточки работника – 75 лет.

Личная карточка ведется в течение всего периода работы сотрудника. При этом карточки в дела не подшиваются, а хранятся у лица, ответственного за их ведение, систематизируются в алфавитном порядке по начальной букве фамилий работников.

Личные карточки содержат персональные данные, поэтому работодатель должен обеспечить надлежащие правила хранения этих документов, исключающие несанкционированный доступ, порчу, пропажу карточек. Личные карточки уволенных работников формируют в отдельные дела, которые оформляют для последующего хранения.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.