Личная карточка

22062

НА № 6‘2004Унифицированная форма № Т-2 «Личная карточка работника» утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». На обязательное ведение этого документа указывает п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения трудовых книжек): «С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку».

Ответственность за правильное оформление личной карточки несет работник кадровой службы.

Личные карточки ведутся на всех работников организации, в т. ч. на работников, заключивших срочный трудовой договор, совместителей.

Форма личной карточки предусматривает использование бумаги формата А3 с заполнением лицевой и оборотной сторон листа. Поскольку это документ длительного хранения, желательно печатать его на плотной бумаге (тонкий картон).

В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20, работодатель при необходимости может вносить изменения в унифицированную форму № Т-2 в части включения дополнительных строк и вкладных листов. Все реквизиты унифицированной формы при этом должны оставаться без изменения.

Обратите внимание!Удаление отдельных реквизитов в унифицированных формах не допускается

Работодатель вправе вести личные карточки работников в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе.

Для заполнения личной карточки необходимы следующие документы:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность работника;
  • трудовая книжка;
  • документы воинского учета (для военнообязанных);
  • документы об образовании, профессии, квалификации;
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • другие документы (например медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.).

Недостающая дополнительная (персональная) информация может быть получена непосредственно от работника, который должен присутствовать при заполнении личной карточки.

Первичное заполнение унифицированной формы № Т-2 производится работником кадровой службы, сам работник не может вносить в карточку какие-либо записи, кроме своей личной подписи.

Обратите внимание!Срок хранения личной карточки работника – 75 лет

Личная карточка ведется в течение всего периода работы сотрудника. При этом карточки в дела не подшиваются, а хранятся у лица, ответственного за их ведение, систематизируются в алфавитном порядке по начальной букве фамилий работников. Личные карточки содержат персональные данные, поэтому работодатель должен обеспечить надлежащие правила хранения этих документов, исключающие несанкционированный доступ, порчу, пропажу карточек.

Личные карточки уволенных работников формируют в отдельные дела, которые оформляют для последующего хранения.

Содержание личной карточки

Текст личной карточки работника включает 11 разделов, пронумерованных римскими цифрами:I. Общие сведения.II. Сведения о воинском учете.III. Прием на работу и переводы на другую работу.IV. Аттестация.V. Повышение квалификации.VI. Профессиональная переподготовка.VII. Награды (поощрения), почетные звания.VIII. Отпуск. IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.X. Дополнительные сведения.XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Если информация в текстовой части отсутствует или сотрудник отрицательно отвечает на вопрос, то строки (графы) остаются пустыми, т. е. в них не следует делать прочерк или проставлять другие символы, так как сведения о работнике могут изменяться.

Помимо текстовой информации, личная карточка содержит зоны кодирования. Коды в этих зонах проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами:

  • Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95 (ОКИН), утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412;
  • Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО), утв. постановлением Госстандарта России от 30.09.03 № 276-ст;
  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 367;
  • Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-65 (ОКАТО), утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413.

Правила заполнения кодов были определены в отраслевом стандарте ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров». Использование таких служебных символов, как двоеточие, знак равенства, косая черта в полях для кодирования не допускается. Текст записей-описаний не должен заходить на поле кодирования. При отсутствии записей в описательной части реквизитов личной карточки или при отрицательных ответах на вопросы кодируемая часть этого реквизита остается пустой.

Оформление заголовочной части и таблицы

В заголовочной части личной карточки заполняются общие учетные сведения:

  • наименование организации;
  • код организации по ОКПО;
  • код унифицированной формы № Т-2 по ОКУД.

Наименование работодателя указывается в соответствии с учредительными документами. При наличии официального сокращенного наименования оно указывается после полного (в скобках). Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код унифицированной формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) уже внесен в форму (0301002).

Личная карточка

Далее заполняется таблица, в которую заносятся следующие сведения.

1. Дата составления. Указывается цифровым способом. Элементы даты записывают арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами.

Срок составления личной карточки после приема на работу нормативными актами не определен. Желательно не откладывать надолго ее оформление, поскольку работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке с записью о приеме на работу, сделанной в трудовой книжке.

2. Табельный номер. Переносится в личную карточку из приказа (распоряжения) работодателя о приеме работника на работу. Как правило, присваивается каждому вновь принятому работнику для целей ведения табельного учета отработанного времени.

3. Идентификационный номер налогоплательщика. В соответствии с Порядком и условиями присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика и форм документов, используемых при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц, утв. приказом МНС России от 03.03.04 № БГ-3-09/178, физическое лицо вправе (но не обязано) обратиться в налоговый орган по месту жительства с соответствующим заявлением для получения документа, подтверждающего присвоение ИНН. Если принимаемое на работу лицо имеет свидетельство о присвоении ИНН, оно может представить его работодателю. Если же такого свидетельства у работника нет, то графа личной карточки остается незаполненной.

4. Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. На основании п. 3 ст. 7 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования хранятся у застрахованных лиц (у работников). Графа личной карточки заполняется на основании предъявленного работником при приеме на работу страхового свидетельства (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

Если работник поступает на работу впервые, свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работодателем (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). В этом случае графа остается незаполненной до получения свидетельства.

Если страховое свидетельство утеряно, то на основании заявления сотрудника, которое он передает в соответствующий орган ПФР через кадровую службу, работнику выдается новое свидетельство. Номер свидетельства вносится в личную карточку на основании свидетельства, выданного взамен утраченного.

5. Алфавит. В графе указывается первая буква фамилии работника.

6. Характер работы. Информация указывается на основании приказа (распоряжения) работодателя о приеме работника на работу. При заключении трудового договора на неопределенный срок в графе указывается «Постоянно», при заключении срочного трудового договора – «Временно». При этом конкретизировать причины заключения срочного трудового договора не следует.

7. Вид работы (основная, по совместительству). Из описательной части реквизита следует, что в этой графе должно указываться, на каких условиях человек принят на работу. Личная карточка заводится только на работника, принимаемого на условиях основной работы или внешнего совместительства. На внутреннего совместителя личная карточка не заводится.

8. Пол (мужской, женский). Если кодирование информации осуществляется на основе ОКИН, то мужской пол кодируется цифрой «1», женский – «2». На практике чаще всего пол работника указывается буквами «М» или «Ж».

Личная карточка

Заполнение разделов личной карточки

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

В правом углу указываются реквизиты трудового договора работника – его номер и дата.

1. Фамилия, имя и отчество работника записываются полностью и разборчиво на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Эти данные желательно вписывать ближе к левому краю строки, для того чтобы оставалось место для внесения изменений (например в случае смены фамилии).

Мнение эксперта

Личная карточкаПотапова А. В., эксперт журнала «Справочник кадровика»

Вид работы (основная, по совместительству) является сведением, указываемым при заполнении личной карточки (унифицированная форма № Т-2). При этом унифицированная форма не содержит уточнения, что речь идет только о внешнем совместительстве (т. е. исключительно о тех случаях, когда место основной работы и место работы по совместительству не совпадают). В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1, также не говорится, что личная карточка оформляется на работника-совместителя только при работе

на условиях внешнего совместительства.

При заключении трудового договора о работе на условиях совместительства у того же работодателя (внутреннее совместительство) на работника, как правило, уже оформлена и ведется личная карточка. Исключение составляют случаи, когда работник и работодатель одновременно заключают два трудовых договора – по основной работе и по работе по совместительству. Чаще всего на практике специалисты кадровых служб считают, что сведения о таком лице уже учитываются в оформленной личной карточке и дублировать информацию о нем же после заключения трудового договора о работе по внутреннему совместительству нет необходимости.

Между тем следует обратить внимание: помимо общих сведений о работнике, которые действительно будут повторяться при заведении второй личной карточки, при ведении этого документа заполняются разделы, связанные

с его трудовой деятельностью именно на работе по совместительству.

Например, работник начал работать по совместительству у того работодателя, где он проработал по основному месту работы несколько лет. Он имеет право на предоставление ему ежегодного оплачиваемого отпуска на работе по совместительству одновременно с использованием отпуска по основному месту работы. Однако периоды, за которые одновременно будут предоставляться эти отпуска, не совпадают. И если о приеме на работу по совместительству можно сделать запись в разделе III личной карточки работника, то отражать разные периоды и отпуска в разделе VIII очень неудобно.

Считаем, что заполнение и ведение личной карточки на работника-совместителя при заключении трудового договора по внутреннему совместительству облегчает ведение кадрового учета и позволяет более полно отражать сведения о работе по совместительству.

Личная карточка

2. Дата рождения указывается на основании документа, удостоверяющего личность. В текстовой части формы дата рождения записывается словесно-буквенным способом, а в поле кодирования – цифровым.

3. Место рождения заполняется на основании документа, удостоверяющего личность. При указании типа административно-территориальной единицы допускаются общепринятые сокращения. В поле для кодирования должен указываться код по ОКАТО.

4. Гражданство. Данные указываются на основании документа, удостоверяющего личность (паспорта гражданина РФ, паспорта иностранного гражданина, вида на жительство, разрешения на временное проживание и др.). Информация о гражданстве указывается с использованием формулировок, содержащихся в ОКИН.

У гражданина может быть двойное гражданство, о чем, однако, отметка в паспорте гражданина РФ не проставляется. Если работник не сообщает работодателю информацию о втором гражданстве, то эти сведения в личной карточке не указываются.

В случае предъявления работником документов, свидетельствующих о наличии второго гражданства, желательно в скобках указать страну второго гражданства: «гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Болгарии) (двойное гражданство)».

В личных карточках иностранных работников страну следует указывать таким же способом: «Иностранный гражданин (Украины)».

Таким образом, в личной карточке может быть сделана одна из следующих записей:

Личная карточка

5. Знание иностранного языка. Запись должна содержать наименование иностранного языка и степень его знания. Эти сведения фиксируются в карточке на основе данных, сообщенных работником.

Степень знания иностранного языка указывается по фасету 05 ОКИН:

Личная карточка

При проставлении кодов следует учитывать, что коды присвоены не только степеням знания иностранного языка, но и самим иностранным языкам, например: английский язык имеет код «014», французский – «213», итальянский – «070», немецкий – «135».

Сначала проставляется код иностранного языка, а затем – после разделения несколькими пробелами – код степени знания языка.

Личная карточка

6. Образование. Под получением гражданином образования в соответствии с Законом РФ от 10.07.92 № 3266-1 «Об образовании» (далее – Закон об образовании) понимается достижение и подтверждение им определенного образовательного ценза, который удостоверяется соответствующим документом. В личную карточку работника сведения об образовании вносятся на основании таких документов.

Кодирование информации об образовании осуществляется по ОКИН:

Личная карточка

В том случае, если работник обучался в образовательном учреждении, но не окончил его, в п. 6 личной карточки указывается то образование, которое он имел до поступления в это учебное заведение. Записи «неполное высшее профессиональное образование» или «неполное среднее профессиональное образование» можно вносить в личную карточку работника только в том случае, если работник обучался в высшем (или среднем специальном) учебном заведении, прошел полный курс или большую часть курса, но был отчислен или не защитил диплом. Такие записи могут быть сделаны только в соответствии с представленным документом из образовательного учреждения.

При заполнении этой части п. 6 личной карточки запись об уровне образования желательно смещать влево, чтобы можно было внести запись о следующем уровне.

Далее в специально предусмотренную в унифицированной форме таблицу на основании документов об образовании вносятся сведения: о наименовании образовательного учреждения, о документе об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, о годе окончания учебного заведения.

При написании наименования образовательного учреждения разрешается сокращение слов, не искажающее смысл наименования. Данные о документе об образовании (наименование, серия, номер) указываются в строгом соответствии с представленным работником документом. Год окончания записывается арабскими цифрами.

Квалификация по документу об образовании указывается в следующем порядке:

  • освоившему образовательные программы высшего профессионального образования присваиваются квалификации (степени): «бакалавр», «специалист», «магистр». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» – специальность;
  • окончившим начальные профессиональные и средние профессиональные учебные заведения присваиваются квалификации: «техник», «товаровед», «бухгалтер» и т. д.

Личная карточка

Для отражения информации о получении работником образования следующего уровня (например среднего профессионального после начального профессионального) или второго образования по одному уровню (например второго высшего) предназначен второй табличный блок п. 6 унифицированной формы. Он заполняется по тем же правилам, что и первый блок.

Учету в личной карточке подлежит и послевузовское профессиональное образование. В третьем блоке п. 6 указывается форма послевузовской подготовки: аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура. В ОКИН докторантуре присвоен код 01, остальным формам – код 02.

Личная карточка

7. Профессия (основная и другая) указывается полностью в соответствии с документами об образовании.

Основной профессией считается та, которая была получена первой, по которой работник имеет основной опыт работы. Дополнительной является профессия, полученная работником позже и не совпадающая с основной профессией.

Информация о профессиях кодируется в соответствии с ОКПДТР.

Личная карточка

8. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.

Методика подсчета общего трудового стажа содержится в Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утв. постановлением Правления ПФР от 31.07.06 № 192п. Общий стаж работы записывается суммарно: указывается общее количество лет, месяцев и дней работы.

НА № 8‘2006Строка унифицированной формы «Непрерывный стаж работы» ранее заполнялась в целях исчисления выплат по социальному страхованию. При подсчете непрерывного стажа следовало руководствоваться Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утв. постановлением Совета Министров СССР от 13.04.73 № 252. В настоящее время пособия по государственному социальному страхованию начисляются на основании страхового стажа, поэтому на практике эту строку чаще всего оставляют незаполненной.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, исчисляется в соответствии со специальными отраслевыми нормативными правовыми актами.

В пункте 8 унифицированной формы также предусмотрена строка для указания иных видов стажа, с наличием которых законодательство связывает предоставление некоторых льгот и гарантий, например стажа работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Также в этой строке в настоящее время работники кадровых служб могут указывать общую продолжительность страхового стажа в целях исчисления выплат по социальному страхованию.

Личная карточка

9. Состояние в браке. Пункт унифицированной формы заполняется на основании паспорта работника или с его слов. При заполнении этого пункта следует использовать стандартные формулировки, содержащиеся в фасете 10 ОКИН:

Личная карточка

10. Состав семьи. Пункт 10 унифицированной формы требует заполнить сведения о составе семьи работника с указанием степени родства, фамилии, имени, отчества, года рождения. В личную карточку работника включаются те сведения о ближайших родственниках работника, которые он сообщает работнику кадровой службы.

Как правило, указываются сведения о ближайших родственниках (отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра) исходя из того, находятся ли они на иждивении у работника или проживают с ним вместе, или имеются другие значимые обстоятельства.

Личная карточка

11. Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом гражданина РФ или с паспортом иностранного гражданина. Обратите внимание, что в соответствующей строке личной карточки работника указываются реквизиты именно паспорта, а не другого удостоверения личности.

Личная карточка

12. Адрес места жительства работника указывается по паспорту в соответствии со штампом регистрации. В том случае, если фактический адрес проживания работника не совпадает с адресом, по которому он зарегистрирован, необходимо указать и фактический адрес проживания. Эта информация указывается или в соответствии с документом о регистрации по месту пребывания, или со слов работника.

Личная карточка

В случае если место жительства по паспорту и фактическое место проживания работника совпадают, строка «Фактический» остается незаполненной.

В следующем номере мы рассмотрим правила внесения в личную карточку сведений о воинском учете, отражения приема и переводов работника на другую работу, прохождения аттестации, повышения квалификации и переподготовки и других сведений.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль