Утверждение графика отпусков

46412
Когда утверждается график отпусков на предприятии? В соответствии с законом график должен быть утвержден работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Сам процесс составление документа и учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) занимают определенное время. Поэтому к подготовке этого документа необходимо приступить заранее. Остановимся на процедуре разработки и подписании подробнее.

Правовая основа утверждения графика отпусков

На основании ст. 123 ТК РФ работодатель осуществляет разработку плана отдыха сотрудников. Это мероприятие происходит ежегодно с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Утверждение графиков не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Для отражения данных сведений применяется унифицированная форма приказ № Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты содержится норма о том, что учитываются:

  • положения действующего законодательства,
  • специфика деятельности организации,
  • пожелания работников.

Учет прав работников специфики компании при разработке графика отпусков

К положениям действующего законодательства можно отнести:

  • общие правила предоставления и исчисления продолжительности отпусков;
  • особенности использования времени отдыха отдельными категориями работников (например лица в возрасте до 18 лет имеют право отдыхать в удобное для них время);
  • особую продолжительность отпуска (например отдельным работникам может предоставляться удлиненный основной отпуск, а также дополнительные отпуска);
  • особенности использования отпуска отдельными работниками (например, сотрудник может не использовать полностью или частично отпуск за предыдущий рабочий период).
Прочитайте полезные статьи по теме:

Специфика деятельности работодателя учитывается таким образом, чтобы отсутствие людей не влияло на нормальный ход работы. Принимаются во внимание, например, взаимозаменяемость сотрудников, планы работы на следующий календарный период.

Что касается учета пожеланий работников, то трудовое законодательство не предусматривает норму о том, что очередность отпусков определяется соглашением сторон. В соответствии с ч. 1 ст. 123 ТК РФ фактически графики отпусков могут быть составлены и утвержден работодателем.

Однако для соблюдения баланса интересов сторон трудового договора желательно, чтобы сотрудники имели возможность принимать участие в планировании времени в графике. На практике чаще всего в этот процесс вовлекаются все заинтересованные лица. В т. ч. работники, их непосредственные руководители, руководители структурных подразделений, кадровая служба.

ОСНОВНОЙ ВЫВОД

Подготовку графиков работодатель организует на свое усмотрение. Желательно, чтобы процедура, сроки составления и лица, ответственные за его подготовку, были определены работодателем в локальных нормативных актах. Например в Инструкции по кадровому делопроизводству [1]. В этом случае у работодателя не будет необходимости ежегодно организовывать работу по утверждению графиков заново.

Получение сведений о планируемом времени использования отпусков

На практике информация о времени использования отпуска конкретным человеком поступает в кадровую службу в 2017 году различными способами.

Во многих организациях руководители структурных подразделений составляют графики планируемых дат, когда хотят отдохнуть их подчиненные в этом году. Такие сведения для передачи в кадровую службу могут оформляться, например, в виде докладной записки.

Прочитайте полезные статьи по теме:

У некоторых работодателей учет пожеланий работников и рекомендаций руководителей структурных подразделений относительно графика осуществляют работники кадровой службы. При этом могут оформляться отдельные документы в произвольной форме, например анкеты, опросные листы, ведомости.

Все предварительные сведения анализируются кадровиками и корректируются с учетом положений действующего законодательства, о которых было сказано выше. При этом в отношении каждого работника учитываются его индивидуальные особенности. Например, если сотрудник не использовал отпуск за предыдущий рабочий период.

Составление графика отпусков

План отпусков – сводный, в нем отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год по месяцам.

НАША СПРАВКА

Такой план отпусков составляется в форме таблицы, состоящей из десяти граф. При его составлении заполняются только графы 1–6 таблицы.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации

График отпусков принимается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в соответствии с порядком, установленным в ст. 372 ТК РФ.

Графы таблицы (унифицированная форма № Т-7)

Особенности заполнения граф

1. Структурное подразделение в графике

Наименования структурных подразделений указываются в соответствии с классификатором структурных подразделений, утверждённым работодателем.

При отсутствии утверджённого классификатора наименования могут приводиться в алфавитном или любом другом порядке

2. Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию

Наименования должностей (специальностей, профессий) переносятся без сокращений из штатного расписания.

3. Фамилия, имя, отчество

Данные о работниках указываются без сокращений.

4. Табельный номер

Переносится в график из табеля учёта рабочего времени.

5. Отпуск. Количество календарных дней.

Указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику по графику. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

6. Отпуск. Дата запланированная в графике

Указывается полностью цифровым способом.

7. Отпуск. Дата фактическая

Заполняется в течение календарного года.

Указывается полностью цифровым способом после предоставления отпуска.

8. Перенесение отпуска. Основание (документ)

Заполняется в течение календарного года.

Указываются реквизиты документа, на основании которого отпуск работника переносится, в т. ч. на следующий рабочий период работника.

9. Перенесение отпуска. Дата предполагаемого отпуска

Заполняется в течение календарного года.

Указывается полностью цифровым способом дата предполагаемого отпуска, в т. ч. в следующем рабочем году работника.

10. Примечание

Заполняется в течение календарного года.

Указывается дополнительная информация: причины, по которым отпуск не был использован работником в календарном году или был использован в незапланированные в графике даты, или был использован частично; информация о выплате компенсации за неиспользованный отпуск работникам, уволенным в течение календарного года, и др.

Скачать верхний фрагмент

Скачать нижний фрагмент

Шаг 1. Направляем проект в выборный орган первичной профсоюзной организации

Обратите внимание! Процедура учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не проводится, если в организации нет профсоюза

Часть 1 ст. 372 ТК РФ предусматривает, что работодатель перед принятием решения направляет проект документа и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющей интересы всех или большинства работников.

НАША СПРАВКА

Направление документов в выборный орган первичной профсоюзной организации целесообразно осуществлять с сопроводительным письмом. В нем указываются: наименования документов, количество листов и число экземпляров каждого документа.

Сопроводительное письмо можно оформить, например, в виде уведомления. Его подписывает руководитель организации или иное уполномоченное лицо и регистрируется в специальной учетной форме.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Шаг 2.

Получаем мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации

Выборный орган первичной профсоюзной организации в течение установленного ч. 2 ст. 372 ТК РФ срока (не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта) направляет мотивированное мнение по проекту в письменной форме. Далее может быть несколько вариантов развития событий:

Вариант 1

Мотивированное мнение отражает согласие.

Вариант 2

Мотивированное мнение не содержит согласия. Работодатель согласен с внесенными в проект поправками. Тогда проект дорабатывается по замечаниям и подписывается приказ в редакции, предложенной выборным органом первичной профсоюзной организации.

Вариант 3

Мотивированное мнение не содержит согласия с проектом. Работодатель не согласен с внесенными поправками

Прочитайте полезные статьи по теме:

Обратите внимание! Если выборный орган первичной профсоюзной организации в установленный срок не направил работодателю мотивированное мнение в письменной форме, работодатель имеет право утвердить графики в том виде, в котором подготовлен проект.

В течение трех дней после получения мотивированного мнения работодатель должен провести дополнительные консультации. Для этого ему следует известить выборный орган первичной профсоюзной организации о времени и месте консультаций.

Результаты консультаций (переговоров) оформляются протоколом, который может фиксировать:

  • новые даты предоставления отпусков работникам, согласованные сторонами;
  • факт недостижения соглашения сторонами по возникшим разногласиям по поводу запланированных дат использования отпусков.
Прочитайте полезные статьи по теме:

Работодатель вправе утвердить план отпусков в редакции, которую он считает целесообразной.

Шаг 3. Оформляем отметку об учете мнения выборного органа первичной профсоюзной организации

После получения письменного мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации на документе делается отметка о том, что это мнение учтено. 

Оформление и утверждение графика отпусков

Необходимо заполнить следующие реквизиты унифицированной формы.

1. Наименование организации в графике.

Указывается в соответствующей строке унифицированной формы № Т-7 в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

Прочитайте полезные статьи по теме:

2. Код организации.

Код, включающий восемь знаков, проставляется в зоне кодирования унифицированной формы № Т-7 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3. Дата составления графика.

Оформляется цифровым способом в соответствующей графе. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами.

Кроме даты составления, в соответствующей графе унифицированной формы № Т-7 указывается, на какой календарный год составлен график.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Шаг 1. Подписываем график отпусков

Он должен быть подписан руководителем кадровой службы. Реквизит «Подпись» содержит наименование должности, личную подпись и ее расшифровку.

Шаг 2.Утверждаем график отпусков

График принимается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизит «Гриф утверждения» содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утвердившего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Шаг 3. Регистрируем график отпусков

Унифицированная форма № Т-7 содержит графу «Номер документа». Документ составляется в одном экземпляре и действует в течение всего календарного года, поэтому на практике этому документу при регистрации присваивается номер 1.

Ознакомление работников с графиком отпусков

Часть 2 ст. 22 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя знакомить сотрудников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Форма ознакомления с данным документом законодательством не предусмотрена. Унифицированная форма № Т-7 не содержит специальной графы для оформления виз ознакомления работников с графиком отпусков.

Работодатель может использовать разные варианты ознакомления работников с этим документом.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Образец таблицы унифицированной формы № Т-7 графой 11

Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20, позволяет работодателю при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом – приказом или распоряжением работодателя.

Пример дополнения графой 11, приведен в приложении.

Пример оформления графика отпусков (унифицированная форма № Т-7)

Утверждение графика отпусков

Увеличить изображение

Прочитайте полезные статьи по теме:

Применение специальной учетной формы

Для ежегодного оформления виз ознакомления работников организации могут применяться специальные учетные формы, например, Журнал ознакомления с графиками отпусков. Такой журнал можно вести в течение нескольких лет.

Часть 3 ст. 123 ТК РФ предусматривает, что о времени начала своего отдыха работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Некоторые работодатели ограничиваются ознакомлением всех работников организации с графиком отпусков, которое осуществляется в любом случае «не позднее чем за две недели» до начала запланированного отпуска.

НАША СПРАВКА

Чаще всего на практике работники в течение года извещаются специальным уведомлением, что, на наш взгляд, более правильно, так как трудовое законодательство предусматривает норму об извещении работников  «в дополнение» к общим правилам ознакомления их с локальными нормативными актами работодателя.

Сам график, как правило, хранится в кадровой службе организации. Выписки из графика могут быть направлены в соответствующие структурные подразделения.

В течение календарного года ответственное лицо заполняет графы 7–10 таблицы унифицированной формы № Т-7.

Срок хранения данного документа – один год (ст. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом от 06.10.2000).

Утверждение графика отпусков

Увеличить изображение

Авторы: Батура Анна Владимировна, Потапова Лидия Александровна.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально





      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль