Утверждение графика отпусков

46109
Утверждение графика отпусков - важное событие в любой организации. В соответствии с законом график должен быть утвержден работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Сам процесс составление графика и учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) занимают определенное время, поэтому к подготовке этого документа необходимо приступить заранее. Остановимся на процедуре разработки и утверждения графика отпусков подробнее.

Правовая основа утверждения графика отпусков

На основании ст. 123 ТК РФ работодатель осуществляет утверждение графика отпусков ежегодно с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Для отражения данных сведений применяется унифицированная форма № Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных названным постановлением, содержится норма о том, что учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников.

К положениям действующего законодательства можно отнести: общие правила предоставления и исчисления продолжительности отпусков; особенности использования времени отдыха отдельными категориями работников (например лица в возрасте до 18 лет имеют право отдыхать в удобное для них время); особую продолжительность отпуска (например отдельным работникам может предоставляться удлиненный основной отпуск, а также дополнительные отпуска); особенности использования отпуска отдельными работниками (например, сотрудник может не использовать полностью или частично отпуск за предыдущий рабочий год).

Прочитайте полезные статьи по теме:

Специфика деятельности работодателя учитывается таким образом, чтобы отсутствие людей не влияло на нормальный ход работы (принимаются во внимание, например, взаимозаменяемость сотрудников, планы работы на следующий календарный год).

Что касается учета пожеланий работников, то трудовое законодательство не предусматривает норму о том, что очередность отпусков определяется соглашением сторон. В соответствии с ч. 1 ст. 123 ТК РФ фактически график отпусков может быть составлен и утвержден работодателем. Однако для соблюдения баланса интересов сторон трудового договора желательно, чтобы сотрудники имели возможность принимать участие в планировании времени отдыха. На практике чаще всего в этот процесс вовлекаются все заинтересованные лица, в т. ч. работники, их непосредственные руководители, руководители структурных подразделений, кадровая служба.

ОСНОВНОЙ ВЫВОД

Подготовку работодатель организует на свое усмотрение. Желательно, чтобы процедура, сроки составления и лица, ответственные за его подготовку, были определены работодателем в локальных нормативных актах, например в Инструкции по кадровому делопроизводству[1]. В этом случае у работодателя не будет необходимости ежегодно организовывать работу по заново.

Получение сведений о планируемом времени использования отпусков

На практике информация о времени использования отпуска конкретным человеком поступает в кадровую службу различными способами.

Во многих организациях руководители структурных подразделений составляют перечень планируемых дат, когда хотят отдохнуть их подчиненные. Такие сведения для передачи в кадровую службу могут оформляться, например, в виде докладной записки.

Утверждение графика отпусков

Увеличить изображение

Прочитайте полезные статьи по теме:

У некоторых работодателей учет пожеланий работников и рекомендаций руководителей структурных подразделений осуществляют работники кадровой службы. При этом могут оформляться отдельные документы в произвольной форме, например анкеты, опросные листы, ведомости.

Утверждение графика отпусков

Увеличить изображение

Все предварительные сведения анализируются кадровиками и корректируются с учетом положений действующего законодательства, о которых было сказано выше. При этом в отношении каждого работника учитываются его индивидуальные особенности. Например, если сотрудник не использовал отпуск за предыдущий рабочий год/

Составление графика отпусков

График отпусков – сводный, в нем отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год по месяцам.

НАША СПРАВКА

Такой график составляется в форме таблицы, состоящей из десяти граф. При его составлении заполняются только графы 1–6 таблицы.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации

График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в соответствии с порядком, установленным в ст. 372 ТК РФ.

Графы таблицы (унифицированная форма № Т-7)

Особенности заполнения граф

1. Структурное подразделение

Наименования структурных подразделений указываются в соответствии с классификатором структурных подразделений, утверждённым работодателем.

При отсутствии утверджённого классификатора наименования могут приводиться в алфавитном или любом другом порядке

2. Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию

Наименования должностей (специальностей, профессий) переносятся без сокращений из штатного расписания.

3. Фамилия, имя, отчество

Данные о работниках указываются без сокращений.

4. Табельный номер

Переносится из табеля учёта рабочего времени.

5. Отпуск. Количество календарных дней.

Указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику. При исчислении общей продолжительности ежегодно оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

6. Отпуск. Дата запланированная

Указывается полностью цифровым способом.

7. Отпуск. Дата фактическая

Заполняется в течение календарного года.

Указывается полностью цифровым способом после предоставления отпуска.

8. Перенесение отпуска. Основание (документ)

Заполняется в течение календарного года.

Указываются реквизиты документа, на основании которого отпуск работника переносится, в т. ч. на следующий рабочий год работника.

9. Перенесение отпуска. Дата предполагаемого отпуска

Заполняется в течение календарного года.

Указывается полностью цифровым способом дата предполагаемого отпуска, в т. ч. в следующем рабочем году работника.

10. Примечание

Заполняется в течение календарного года.

Указывается дополнительная информация: причины, по которым отпуск не был использован работником в календарном году или был использован в незапланированные в графике даты, или был использован частично; информация о выплате компенсации за неиспользованный отпуск работникам, уволенным в течение календарного года, и др.

Скачать верхний фрагмент

Скачать нижний фрагмент

Шаг 1. Направляем проект графика отпусков в выборный орган первичной профсоюзной организации

Обратите внимание! Процедура учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не проводится, если в организации нет профсоюза

Часть 1 ст. 372 ТК РФ предусматривает, что работодатель перед принятием решения направляет проект документа и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющей интересы всех или большинства работников.

НАША СПРАВКА

Направление документов в выборный орган первичной профсоюзной организации целесообразно осуществлять с сопроводительным письмом, в котором указываются: наименования документов, количество листов и число экземпляров каждого документа.

Утверждение графика отпусков

Увеличить изображение

Сопроводительное письмо можно оформить, например, в виде уведомления, которое подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом и регистрируется в специальной учетной форме.

Утверждение графика отпусков

Увеличить изображение

Прочитайте полезные статьи по теме:

Шаг 2.

Получаем мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации

Выборный орган первичной профсоюзной организации в течение установленного ч. 2 ст. 372 ТК РФ срока (не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта) направляет мотивированное мнение по проекту в письменной форме. Далее может быть несколько вариантов развития событий:

Вариант 1

Мотивированное мнение отражает согласие.

Вариант 2

Мотивированное мнение не содержит согласия. Работодатель согаласен с внесенными в проект поправками. Тогда проект дорабатывается по замечаниям и утверждается в редакции, предложенной выборным органом первичной профсоюзной организации.

Вариант 3

Мотивированное мнение не содержит согласия с проектом. Работодатель не согласен с внесенными поправками

Прочитайте полезные статьи по теме:

Обратите внимание! Если выборный орган первичной профсоюзной организации в установленный срок не направил работодателю мотивированное мнение в письменной форме, работодатель имеет право на утверждение графика отпусков в том виде, в котором подготовлен проект.

В течение трех дней после получения мотивированного мнения работодатель должен провести дополнительные консультации. Для этого ему следует известить выборный орган первичной профсоюзной организации о времени и месте консультаций.

Результаты консультаций (переговоров) оформляются протоколом, который может фиксировать:

  • новые даты предоставления отпусков работникам, согласованные сторонами;
  • факт недостижения соглашения сторонами по возникшим разногласиям по поводу запланированных дат использования отпусков.
Прочитайте полезные статьи по теме:

Работодатель вправе утвердить график в редакции, которую он считает целесообразной.

Шаг 3. Оформляем отметку об учете мнения выборного органа первичной профсоюзной организации

После получения письменного мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации на документе делается отметка о том, что это мнение учтено. 

Утверждение графика отпусков

Увеличить изображение

Оформление и утверждение графика отпусков

Необходимо заполнить следующие реквизиты унифицированной формы.

1. Наименование организации.

Указывается в соответствующей строке унифицированной формы № Т-7 в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

Утверждение графика отпусков

Увеличить изображение

Прочитайте полезные статьи по теме:

2. Код организации.

Код, включающий восемь знаков, проставляется в зоне кодирования унифицированной формы № Т-7 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Утверждение графика отпусков

Увеличить изображение

3. Дата составления.

Оформляется цифровым способом в соответствующей графе. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами.

Кроме даты составления, в соответствующей графе унифицированной формы № Т-7 указывается, на какой календарный год составлен график.

Утверждение графика отпусков

Увеличить изображение

Прочитайте полезные статьи по теме:

Шаг 1. Подписываем график отпусков

Он должен быть подписан руководителем кадровой службы. Реквизит «Подпись» содержит наименование должности, личную подпись и ее расшифровку.

Утверждение графика отпусков

Увеличить изображение

Шаг 2.Утверждаем график отпусков

График утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизит «Гриф утверждения» содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утвердившего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения.

Утверждение графика отпусков

Увеличить изображение

Прочитайте полезные статьи по теме:

Шаг 3. Регистрируем график отпусков

Унифицированная форма № Т-7 содержит графу «Номер документа». Документ составляется в одном экземпляре и действует в течение всего календарного года, поэтому на практике этому документу при регистрации присваивается номер 1.

Утверждение графика отпусков

Увеличить изоражение

Ознакомление работников с графиком отпусков

Часть 2 ст. 22 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя знакомить сотрудников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Форма ознакомления с данным документом законодательством не предусмотрена, унифицированная форма № Т-7 не содержит специальной графы для оформления виз ознакомления работников с графиком отпусков.

Работодатель может использовать разные варианты ознакомления работников с этим документом.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Дополнение таблицы унифицированной формы № Т-7 графой 11

Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20, позволяет работодателю при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом – приказом или распоряжением работодателя.

Утверждение графика отпусков

Увеличить изображение

Пример дополнения графой 11, приведен в приложении.

Пример оформления графика отпусков (унифицированная форма № Т-7)

Утверждение графика отпусков

Увеличить изображение

Прочитайте полезные статьи по теме:

Применение специальной учетной формы

Для ежегодного оформления виз ознакомления работников организации могут применяться специальные учетные формы, например, Журнал ознакомления с графиками отпусков. Такой журнал можно вести в течение нескольких лет.

Утверждение графика отпусков

Увеличить изображение

Часть 3 ст. 123 ТК РФ предусматривает, что о времени начала своего отдыха работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Некоторые работодатели ограничиваются ознакомлением всех работников организации с графиком отпусков, которое осуществляется в любом случае «не позднее чем за две недели» до начала запланированного отпуска.

НАША СПРАВКА

Чаще всего на практике работники в течение года извещаются специальным уведомлением, что, на наш взгляд, более правильно, так как трудовое законодательство предусматривает норму об извещении работников  «в дополнение» к общим правилам ознакомления их с локальными нормативными актами работодателя.

Сам график, как правило, хранится в кадровой службе организации. Выписки из графика могут быть направлены в соответствующие структурные подразделения.

В течение календарного года ответственное лицо заполняет графы 7–10 таблицы унифицированной формы № Т-7.

Срок хранения данного документа – один год (ст. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом от 06.10.2000).

Утверждение графика отпусков

Увеличить изображение

Читайте в этом месяце

    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально


      Рассылка




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

      Вы находитесь на первом профессиональном сайте для специалистов по кадрам. Для Вас актуальные новости и статьи по кадровому делопроизводству и трудовому законодательству.

      Ваш подарок при регистрации: набор плакатов по кадровому делу, которые можно распечатать и повесить в офисе!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль